La planificación del año

La síntesis aparece en la página, para las personas clave, y quien lidera, si está entre ellas, decide ahí cada tarjeta (vea Decidir cada tarjeta) y, con cada tarjeta aceptada o dejada a un lado, empieza el despliegue: el árbol del plan, los entregables de cada parte y el tiempo de cada equipo (vea El despliegue: el árbol del plan, Los entregables del plan y El tiempo de cada equipo, trimestre a trimestre) y, por último, la aprobación de cada parte y la plenaria (vea La aprobación y la plenaria); guardar el plan en Y Managers todavía no está disponible. La página es de la organización y está en Configuración › Agrupación › Planificar el próximo año. Arriba, dice hasta cuándo van las entrevistas, el método y quién coordina. Justo debajo vienen las etapas, un bloque para cada una: Preparar, Balance del año, Entrevistas, Síntesis y decisión, Despliegue y Aprobación y plan. Cada bloque dice «Hecho», «Usted está aquí», «A continuación» o «Después», y una etapa ya hecha se abre de nuevo con un clic. Luego, la tarjeta Su próximo paso dice lo que le toca a usted en la etapa actual, como quien coordina, persona clave o alguien fuera de la lista, y trae el botón de la acción cuando hay una: abrir las entrevistas, invitar a quien falta, empezar o continuar su entrevista, o empezar el despliegue. En el despliegue, muestra los cuatro pasos — Dueños de las partes, Entregables, Indicadores y Tiempo de los equipos —, cada uno con lo que falta, y el título dice el paso que toca; hacer clic en un paso baja hasta su bloque.

Quién empieza y quién lidera

Quien empieza es el Admin. Al preparar, elige el año, el método, las personas clave y el plazo de las entrevistas (15 días por defecto; como máximo 30, contando el día de hoy), y puede indicar a una de ellas para liderar; si no indica a nadie, lidera quien prepara. Quien lidera ajusta la lista y las preguntas, abre las entrevistas, reabre una entrevista terminada y pide la síntesis a Orion. Sin suscripción, esos botones aparecen con 🔒. Al preparar, una franja dice el modo: revisar lo que ya existe, con lo que tiene la Agrupación — los objetivos, las iniciativas y los entregables abiertos vinculados a ellos —, o empezar desde cero, cuando todavía no tiene objetivos.

Preparar en cinco bloques

Preparar viene en cinco bloques numerados, en el orden del trabajo: Método, Personas clave, El guion de la entrevista, El núcleo del plan y Plazo de las entrevistas. Guardar queda en una barra fija abajo en la página, con el resumen de lo que va a guardar — cuántas personas clave y preguntas, el plazo y el método — y guarda todo de una vez. Con algún cambio aún sin guardar, la barra lo avisa y muestra Descartar los cambios, que vuelve todo a lo que está guardado. En el bloque del plazo, los recordatorios aparecen en tarjetas: la invitación (con Abrir las entrevistas en Balance del año; con las entrevistas abiertas, en cada guardado, a quien entró en la lista), el de quien no empezó, el de quien se detuvo a mitad y el del plazo, con su fecha, 2 días antes.

El método

Son cinco: CLEAR (el método de Y Managers: de tres a cinco objetivos, con pocas iniciativas cada uno), OKR, BSC, Árbol de problemas y Planificación Estratégica Situacional (Matus). El método trae las preguntas de la entrevista — que quien prepara puede cambiar — y define las columnas de la síntesis: los niveles del método y los entregables. La página muestra el elegido, con su resumen; Usar otro método muestra la lista. Después de que la primera persona responde, ya no cambia.

Las personas clave y el área de cada una

Las personas se eligen por la estructura, equipo por equipo. Haga clic en un equipo y marque a sus personas, una a una o con Marcar el equipo entero. Solo quien gestiona deja en la lista solo a los gerentes del equipo. Después, pase al siguiente equipo. La búsqueda busca en toda la organización, por el nombre, el cargo o el equipo. Quien ya fue elegido queda en la tabla Elegidas hasta ahora, con el cargo, el área, Lidera y la entrevista en una etiqueta — Entra al guardar para quien acaba de entrar en la lista. En la estructura, la cuenta de cada equipo queda verde cuando el equipo entero fue elegido, y gestiona marca a quien gestiona el equipo. El área viene del equipo en que la persona fue marcada, y se puede cambiar (por ejemplo: Comercial, Operaciones). Quien sale de la lista, con Quitar en su fila, queda fuera de la planificación. Si esa persona ya había recibido la invitación, su entrevista se cierra y recibe un aviso. Lo que ya confirmó sigue guardado, aparece en las respuestas con la marca ya no es persona clave, y Orion lo usa en la síntesis sabiendo que vino de quien salió. Si era quien faltaba terminar, quien lidera recibe, al guardar, el aviso de que terminaron las entrevistas. Una vez que existe la síntesis, quitar a alguien de la lista pide una confirmación.

La persona quitada de la organización (desactivada en Usuarios) sale de la cuenta del avance sin que nadie tenga que quitarla de la lista: sigue en Las entrevistas, con la etiqueta Fuera de la organización, no cuenta en el total ni entre quienes faltan, y lo que dijo queda, con la misma marca. Guardar no la quita de la lista ni le avisa; si se la restaura, vuelve a contar. Si era quien faltaba terminar, el aviso de que terminaron las entrevistas sale como máximo en un día.

Después del despliegue, quien es dueño de partes del plan solo sale de la lista después de pasarlas: en lugar de Quitar aparece Pasar las partes a… y la persona clave que se queda con ellas (las partes pasadas pierden la aprobación, y se avisa al nuevo dueño).

El guion de la entrevista

Las preguntas están en El guion de la entrevista, al preparar. Empiezan con las del método, y cada persona las ve en su idioma. Quien prepara puede cambiar el texto de cada una, Incluir una pregunta, Quitar y cambiar el orden con las flechas; desde ahí, el guion vale como se escribió, para todas las personas, en cualquier idioma. Son hasta 20 preguntas, de hasta 500 caracteres cada una, y Volver a las preguntas del método deshace los cambios. El guion puede cambiar con las entrevistas abiertas: la pregunta que cambia de texto mantiene sus respuestas; la que sale deja de contar en el avance, y lo que ya se le respondió sigue guardado y entra en el plan; la pregunta nueva vale para quien aún no terminó. El guion se guarda con el resto, en Guardar.

El núcleo del plan

La visión y la misión del plan son opcionales. Cuando están escritas, las tarjetas de la síntesis están al servicio de ellas, y Orion no las reescribe. En blanco, Orion propone una visión a partir de las entrevistas cuando arma la síntesis, para que ustedes la ajusten. Con la visión escrita, el bloque muestra cómo abre el mapa del despliegue, en la franja oscura. Toda la organización ve el núcleo en la etapa Preparar.

El balance del año

Después de guardar la lista, la etapa Balance del año muestra el año anterior al del plan: los entregables —los que tenían plazo en el año y los que recibieron horas—, por objetivo e iniciativa de la Agrupación (cada fila suma lo que está debajo de ella) y por equipo. En cada fila: cuántos salieron a tiempo, con atraso, cancelados o siguen abiertos y las horas de los planes de trabajo firmados; en Atención, cuántos dependen de una sola persona (cuando ella hizo el 80 % o más de las horas) y cuántos vencieron y siguen abiertos. Haga clic en una fila para abrir, debajo de la tabla, sus entregables: el equipo, el plazo — el planificado y el actual, cuando el entregable se reprogramó —, la situación y las horas. Lo que no estaba en ningún objetivo aparece en Fuera de cualquier objetivo. Si la Agrupación todavía no tiene objetivos, la planificación empieza desde cero, y el balance muestra el año por equipo. El balance es solo de quien lidera y de las personas clave; en una organización que lee por equipo, el nombre y el plazo de un entregable de otro equipo quedan ocultos, pero cuenta en los números.

La invitación y la entrevista

En la etapa del balance, el botón Abrir las entrevistas, en Su próximo paso, invita a cada persona clave: el aviso llega a la campana Esperando por usted, por correo y, si tiene Orion en WhatsApp, también por allí, con el plazo y el enlace que abre la página de la planificación directo en las preguntas. Cada recordatorio sale una sola vez: a quien no empezó, 3 días después de la invitación; a quien se detuvo a mitad, después de 3 días sin responder; y a quien no terminó, 2 días antes del plazo. Desde ese día, solo sale el recordatorio del plazo: nadie recibe dos el mismo día. A quien lidera se le avisa cuando alguien termina, cuando todos terminan y cuando vence el plazo; si alguien entra en la lista después de que todos habían terminado, el aviso de que todos terminaron sale de nuevo cuando esa persona termine. Quien entra en la lista después, con las entrevistas abiertas y antes del plazo, es invitado en el propio Guardar, con el mismo aviso; si el aviso no sale para alguien, Invitar a quien falta, en la misma tarjeta, lo intenta de nuevo. Después del plazo, a quien se incluye solo se le invita si el plazo se extiende en el mismo guardado.

La entrevista es un formulario en la propia página, en Su entrevista: arriba, la barra Respondió x de y preguntas; abajo, las preguntas. La persona escribe la respuesta y hace clic en Enviar respuesta: la respuesta queda guardada como borrador, y Orion comenta lo que quedó claro y lo que falta — por qué importa, cómo saber que funcionó, para cuándo y quién se encarga. Orion no reescribe la respuesta, no inventa y no juzga. La persona ajusta el texto, si quiere, y hace clic en Confirmar; Pedir otro comentario la envía de nuevo. Si el comentario no llega, la respuesta sigue guardada y se puede confirmar así. No aplica marca la pregunta que no corresponde a su área, y Cambiar la respuesta reabre una respuesta ya confirmada. Solo las respuestas confirmadas y las que no aplican cuentan en la barra. El comentario usa la IA de Y Managers, pagada por la organización; si la organización no tiene suscripción, la persona confirma directo, sin el comentario.

Se puede parar y volver cuando quiera, hasta el plazo: lo que se envió queda guardado. El enlace de la invitación y el botón Empezar mi entrevista (o Continuar mi entrevista), en Su próximo paso, llevan a las preguntas. Con todas respondidas, Terminar la entrevista cierra la entrevista y avisa a quien coordina.

Cuándo se cierra la entrevista, y cómo reabrirla

La entrevista queda abierta hasta el final del día del plazo. Si quien lidera cambia el plazo con las entrevistas abiertas, la entrevista de todos los que aún no terminaron sigue la fecha nueva, sin un mensaje nuevo; extender un plazo que ya venció abre de nuevo la entrevista de quien no terminó. Después del plazo, las preguntas quedan solo para lectura, y lo que se confirmó sigue guardado y entra en el plan. La entrevista terminada también queda solo para lectura. Para cambiar una respuesta después de terminar, antes del plazo, la propia persona usa Reabrir mi entrevista, en Su entrevista o en Su próximo paso. Quien lidera también reabre la de cualquier persona, con Reabrir la entrevista, en la línea de esa persona, en Las entrevistas, y entonces la persona recibe un aviso por el mismo camino de la invitación. Las respuestas siguen allí: la persona cambia lo que quiera y termina de nuevo.

Quién ve qué

En Las entrevistas, la página muestra cuántas están completas, en curso, invitadas sin empezar, cerradas y todavía sin invitar, una etiqueta con el estado de cada persona y cuántas preguntas respondió cada una. Las personas clave ven todo unas de otras, con el nombre de quien lo trajo: en Las respuestas, como cada uno las escribió, las respuestas confirmadas de cada una, por pregunta o por persona — el borrador no aparece —, y la página se lo avisa a quien responde. El resto de la organización, incluido un Admin que no está en la lista, ve quién participa y en qué punto está cada una, pero no el contenido.

La síntesis

Cuando quiera, quien lidera pide la síntesis a Orion con el botón Pedir la síntesis a Orion, en la etapa Síntesis y decisión, o en la conversación — por ejemplo, "Haz la síntesis de la planificación de 2027". Quien todavía no terminó entra con lo que ya confirmó. La síntesis no cierra las entrevistas: quien todavía no terminó sigue respondiendo hasta el plazo, y la barra de etapas muestra Abiertas hasta en la etapa Entrevistas. Orion trabaja en segundo plano y avisa en la conversación de quien la pidió cuántas tarjetas tiene la síntesis, cuántas quedaron vagas y cuántos puntos fueron a la agenda. La síntesis sale en el idioma de la organización (el campo Idioma de la página Organización), aunque quien lidera use otro idioma en su propia cuenta. Con respuestas nuevas, Pedir una versión nueva hace otra versión; sin nada nuevo, Orion dice que la síntesis de ahora ya cubre todo.

Orion arma las tarjetas a partir de las respuestas: separa las ideas de cada respuesta, junta las parecidas de personas diferentes, le da a cada una un tamaño — un nivel del método, un entregable o todavía vaga —, propone dónde entra y la compara con el plan del año anterior. Cada campo lleva solo lo que alguien dijo; lo que nadie dijo aparece como Falta: nadie lo dijo. Antes de guardar, el servidor revisa que cada tarjeta cite respuestas de verdad, que cada vínculo respete los niveles del método y que toda respuesta se haya vuelto tarjeta o aparezca en Respuestas que no se volvieron tarjeta, con el motivo.

En De las respuestas a las tarjetas, el mapa tiene una columna para cada nivel del método y una para los entregables. La línea punteada une cada tarjeta con la de arriba: es el vínculo propuesto por Orion, para revisar. La línea continua es la que quien lidera eligió o confirmó. La tarjeta sin vínculo queda en su columna, con el borde punteado, y las respuestas sueltas quedan en Todavía vagas, cada una con una propuesta concreta de Orion o una pregunta para quien la dijo. Haga clic en una tarjeta para ver quién la escribió y los campos: por qué importa; cómo saber que funcionó, con el indicador, la unidad, el número de hoy, la meta y la fórmula — marcada propuesta de Orion, para revisar cuando nadie la dijo —; en los entregables, cuándo quedan listos; para cuándo; y quién participa. La tarjeta abierta también muestra De dónde vino, con las palabras de cada uno, lo que muestra el plan del año anterior (por ejemplo, En el plan de 2026, en una planificación de 2027) y Dónde entra.

Debajo del mapa están En qué coinciden (cada tema, con cuántas personas lo trajeron), En qué difieren (cada lado, con la persona y su posición), La agenda de la reunión de decisión (cada pregunta con su etiqueta: Propuesta de Orion, Nuevo, Mantener y ajustar, Cerrar o Diferencia) y Lo que Orion leyó en las entrevistas, el resumen para la reunión. Quienes deciden son las personas clave, en la reunión; las tarjetas que quien lidera llevó a la reunión entran al final de la agenda.

La síntesis muestra lo que dijo cada persona clave, y por eso solo las personas clave la ven, incluso quien lidera, si está en la lista. Un Admin que lidera sin estar en la lista ve que está lista, pero no el contenido; el resto de la organización no la ve. Un borrador hecho antes de la síntesis por tarjetas aparece solo con el resumen, como La versión anterior del borrador.

Decidir cada tarjeta

Quien lidera, si está en la lista de personas clave, decide cada tarjeta en Usted decide, debajo de la tarjeta abierta. Cada cambio se guarda en el momento y aparece para las personas clave:

• Aceptar en el plan: la tarjeta va al mapa del despliegue, la próxima etapa, y todavía pasa por la aprobación, en la última;
• Llevar a la reunión: la tarjeta entra al final de La agenda de la reunión de decisión, como Decidir la tarjeta «…», y solo va al mapa si la reunión lo decide;
• Dejar a un lado: la tarjeta no entra en el plan, pero queda guardada con quien la trajo y el motivo — Es para otro período, Ya está en otra tarjeta o No es prioridad ahora —, y se puede traer de vuelta;
• Volver a «sin decisión» deshace la decisión.

Antes de decidir, se puede ajustar el Título (el de Orion queda registrado en la tarjeta, y Volver al título de Orion lo trae de vuelta), el Tamaño y Dónde entra: aparecen solo las tarjetas del nivel que el método acepta arriba, Confirmar este vínculo deja continua la línea que Orion propuso, y Quitar el vínculo deja la tarjeta sin vínculo. Unir con otra tarjeta sirve para dos tarjetas que dicen lo mismo: la elegida continúa, las palabras de quien trajo cada una se suman en De dónde vino, lo que estaba vinculado a la otra pasa a ella, y la otra sale del mapa y aparece en Unida aquí, con Separar para deshacerlo. Solo se unen tarjetas del mismo tamaño; una tarjeta todavía vaga se une con cualquiera. En el mapa, cada tarjeta decidida recibe un sello — En el plan, En la agenda o A un lado —, y la tarjeta abierta dice quién decidió y cuándo.

Las decisiones quedan ligadas a la versión de la síntesis. Una versión nueva empieza sin decisiones, porque sus tarjetas son otras; las decisiones de la anterior quedan guardadas con ella, y la página avisa antes de pedir la versión nueva. Las otras personas clave ven las decisiones y quién las tomó, pero no cambian nada. Quien lidera sin estar en la lista no ve la síntesis, y por eso no decide. Sin suscripción, los botones de Usted decide aparecen con 🔒.

El despliegue: el árbol del plan

El despliegue empieza cuando cada tarjeta de la síntesis está aceptada o dejada a un lado, y la vaga aceptada tiene un tamaño elegido. La tarjeta llevada a la reunión todavía espera: después de la reunión, se acepta o se deja a un lado. El panel junto al mapa cuenta las tarjetas sin decisión y las que están en la agenda de la reunión. Antes de empezar, la etapa Despliegue de la barra de etapas ya se abre y, como el final de la síntesis, muestra lo que todavía falta, tarjeta por tarjeta, cada una con Abrir la tarjeta, que vuelve a la síntesis con esa tarjeta abierta para decidirla. Con todo decidido, quien lidera, si está en la lista de personas clave, pulsa Empezar el despliegue, allí o en Su próximo paso. El árbol del plan nace de las tarjetas aceptadas, y desde ese momento las decisiones de la síntesis ya no cambian.

Cómo nace el árbol. Cada tarjeta aceptada se convierte en una parte del plan en su nivel del método (en CLEAR, objetivo o iniciativa), vinculada a la parte superior que quedó decidida en la síntesis. El indicador de la tarjeta se convierte en el indicador de la parte, con el número de hoy y la meta cuando lo que se dijo es un número; cuando no lo es (por ejemplo, «menos de 10»), lo que se dijo queda guardado, y la página lo muestra junto al campo. El Quién de la tarjeta se convierte en el dueño cuando es el nombre de una persona clave. La tarjeta de entregable se convierte en un entregable propuesto. La tarjeta que corresponde a algo del año anterior hace que la parte continúe lo que ya está en la Agrupación: la grabación del plan actualiza esa parte en vez de crear otra, y sus entregables abiertos entran como entregables que ya existen.

Los cuatro bloques. En la etapa, cada paso tiene su bloque, con el mismo número de Su próximo paso: 1, el mapa del plan; 2, Los entregables del plan, con Incluir un entregable en el plan justo después del mapa y la lista debajo; 3, Los indicadores del plan; y 4, El tiempo de cada equipo, trimestre a trimestre. Lo que quedó fuera del plan viene en una tarjeta aparte, al final, y Deshacer queda encima de los bloques.

Lo que queda fuera. Lo que está en la Agrupación y ninguna tarjeta aceptada trajo aparece en Quedó fuera del plan, con los entregables abiertos de cada parte. Esas partes siguen activas e intactas: la grabación del plan no borra ni desactiva nada. Para desactivar alguna, a propósito, use la página de Agrupación.

El mapa y la lista. La visión de Preparar va arriba, en una franja oscura. Cada parte superior ocupa una franja, una línea solo suya: a la izquierda, la parte; a la derecha, lo que está debajo — las partes del nivel inferior, cada una en una tarjeta de otro color, con sus entregables — o, sin nivel inferior, los entregables de la propia parte. Los entregables van en blanco, y la leyenda debajo del mapa da los colores de los niveles y las etiquetas. En cada franja, quien puede modificar la parte tiene + Incluir y el nombre del nivel inferior — en CLEAR, + Incluir iniciativa —, que crea la parte ahí mismo, solo con el nombre. Cada parte muestra el dueño y el primer indicador, hoy → meta; lo que falta aparece en naranja. Para quien puede modificar la parte, Sin dueño · elegir abre la parte con el cursor en el dueño, y Sin indicador · registrar abre la parte con un indicador nuevo, listo para completar, empezando por lo que se mide. La parte que continúa la Agrupación lleva la etiqueta Continúa de y el año anterior. Cada entregable lleva la etiqueta de dónde vino — Ya existe (en Y Managers), Propuesto (salió de las entrevistas, de Orion o de una persona clave) o Nuevo (creado en el plan) —, explicada en la leyenda debajo del mapa; hacer clic en un entregable lo abre debajo del mapa (vea Los entregables del plan). En la parte que recibe entregables, + Incluir un entregable aquí lleva a Incluir un entregable en el plan, con la parte ya elegida. Lista muestra el mismo árbol, con sangría.

Quién modifica qué. Quien lidera modifica todo. El dueño de una parte la modifica a ella y a todo lo que está debajo. Las demás personas clave ven el árbol completo y de quién es cada parte. Quien lidera sin estar en la lista, y el resto de la organización, solo ven que el despliegue está en marcha.

Lo que se puede hacer en una parte. Haga clic en la parte para abrirla:

• Texto y Guardar el texto;
• Dueño: una persona clave, o Sin dueño. El dueño se cambia en cualquier momento: quien lidera, el propio dueño (pasando la parte a otra persona) o el dueño de una parte superior. Para dar la parte a otra persona, primero hay que incluirla en la lista de Preparar;
• Indicadores: hasta diez por parte, incluidos con Incluir un indicador, cada uno con lo que se mide, la Unidad, la Fórmula, Hoy, Meta, Hasta (mes y año), Se mide (cada día, cada semana, cada quince días, cada mes o cada trimestre), Mejor cuando (sube o baja; sin elección, valen el de hoy y la meta) y El número viene de: El dueño lo informa, la opción por defecto, o Y Managers lo calcula, solo para una medida elegida en una lista de lo que ya sabe contar — los entregables de la parte concluidos a tiempo, los entregables concluidos y la ejecución de los entregables de la parte. La fórmula escrita describe el número; nunca se convierte en cálculo. Ningún campo es obligatorio, y lo que falta aparece en naranja;
• Mover a: solo a una parte del nivel superior;
• Fusionar con: solo con una parte del mismo nivel. La que recibe continúa, con su dueño; lo que estaba debajo de la otra, los indicadores y los entregables pasan a ella, y el texto de la otra queda registrado en Fusionado aquí. Al fusionar, se elige el nombre que queda: el de una, el de la otra o los dos juntos;
• Incluir debajo: una parte del nivel inferior, sin dueño y sin indicador;
• Incluir un entregable en esta parte: solo en la parte que recibe entregables; lleva a Incluir un entregable en el plan, con la parte ya elegida (vea Los entregables del plan);
• Borrar esta parte del plan…, en rojo, al final de la parte abierta: la parte y todo lo que está debajo salen del plan, con una confirmación. Un entregable que ya existe en Y Managers no se borra: queda en el día a día, sin vínculo con el plan. Un entregable propuesto sale.

Quien lidera también incluye partes del nivel superior, con + Incluir y el nombre del nivel, arriba del mapa.

Deshacer. Encima de los bloques, cada persona deshace su propio último cambio, también los de texto y de indicador, y después el anterior. Cuando otra persona modificó después el mismo ítem, Deshacer se niega, para no borrar el cambio de esa persona.

Los indicadores del plan. En el bloque 3, una tabla muestra los indicadores parte por parte — el indicador, Hoy → meta, Hasta y El número viene de —, y lo alto del bloque dice cuántas partes tienen indicador. Cada línea abre la parte: la de un indicador pone el cursor en él; para quien puede modificar la parte, la de una parte sin indicador la abre con un indicador nuevo, como el Sin indicador del mapa.

Nada del despliegue cambia Y Managers: el plan sigue a la aprobación, en la etapa 6, y la grabación en Y Managers todavía no está disponible. Sin suscripción, los botones que guardan aparecen con 🔒.

Los entregables del plan

Cada entregable del plan queda en una parte del último nivel del método — en CLEAR, la iniciativa, o el objetivo que no tiene iniciativa debajo —, en un equipo y en los trimestres en que el equipo va a trabajar en él. Los entregables nacen con el árbol: los que están abiertos en los componentes de la Agrupación que continúan del año anterior entran junto con la parte que continúa cada uno, y los de las tarjetas de la síntesis entran como propuestos. Todos empiezan en el 1.er trimestre y Por confirmar. Cada entregable dice de dónde vino, en una etiqueta y una frase corta: Ya existe, con vino con y el componente de la Agrupación, vinculado por una tarjeta de la síntesis o traído por y el nombre de quien lo trajo; Propuesto, por Orion, a partir de las entrevistas o por quien lo propuso; y Nuevo, creado por y el nombre. El entregable abierto lo dice completo, en De dónde vino. El que ya existe viene con su equipo en Y Managers; el propuesto empieza Sin equipo todavía, y el equipo se elige en su página.

La lista de los entregables. En el bloque 2, justo después del mapa, viene Incluir un entregable en el plan y, debajo, la lista de todos, con los filtros Todos, Ya existen, Nuevos y propuestos y Por confirmar. Cada línea muestra el entregable, con la etiqueta y la frase de dónde vino; la parte, que quien puede modificar el entregable cambia ahí mismo — por otra parte que recibe entregables, o por Fuera del plan (día a día) —, confirmado o no; el equipo; los trimestres, que también se marcan ahí; y la confirmación: quien lidera aprieta Confirmar, y el confirmado dice Confirmado. Hacer clic en el nombre abre el entregable justo debajo de su línea.

Incluir un entregable en el plan. Se elige la parte en En qué parte — el + Incluir un entregable aquí del mapa y el Incluir un entregable en esta parte de la parte abierta ya la eligen y ponen el cursor en el nombre — y:

• Crear nuevo, solo con el nombre: el entregable nace «por confirmar», en el 1.er trimestre, en el equipo principal del dueño de la parte, y se abre enseguida para completar el resto;
• Elegir uno que ya existe: la búsqueda por el nombre empieza con dos letras y muestra hasta ocho entregables abiertos de la organización, entre los que la persona ve en Y Managers, cada uno con dónde está hoy (en una parte del plan, fuera del plan, en una agrupación o en el día a día), su situación y su equipo. Traer aquí pone el entregable en la parte; si estaba en otra parte del plan, sale de ella, y el aviso dice de cuál.

El entregable abierto. Hacer clic en un entregable lo abre debajo del mapa, cuando el clic viene del mapa o de la parte abierta, o debajo de su línea, cuando viene de la lista: De dónde vino, su situación en Y Managers (cuando ya existe), Por confirmar o Confirmado por y el nombre, el Equipo, los Trimestres, el Tiempo del equipo en cada trimestre marcado y la Parte del plan, la parte en que está. Para quien puede modificarlo:

• Trimestres: del T1 al T4, para marcar y desmarcar. Desmarcar un trimestre quita el porcentaje del entregable en ese trimestre;
• Cambiar el vínculo: a otra parte que recibe entregables, o Sale del plan (queda en el día a día);
• Fusionar con: solo el entregable nuevo o propuesto, en otro entregable del plan. El otro continúa; el nombre del que se fusionó queda registrado en él, y los trimestres de los dos se suman;
• Borrar este entregable…, en rojo, para el nuevo o el propuesto, que sale del plan; o Sacar del plan…, para el que ya existe, que no se borra de Y Managers: queda en el día a día, sin vínculo.

La página del entregable. En el entregable nuevo o propuesto, Abrir la página del entregable muestra, dentro de la planificación, el Título, el Equipo, el Inicio, el Fin, los Trimestres y la Descripción, con Volver al plan. Cambiar el equipo quita los porcentajes del entregable en el tiempo de los equipos. En el que ya existe, la página es la de Y Managers: Abrir la página del entregable en Y Managers.

Quién modifica qué. En los entregables vale la regla de las partes: quien lidera, el dueño de la parte y el dueño de una parte superior. Traer un entregable de otra parte requiere poder modificar las dos. Solo quien lidera confirma: Confirmar, en la lista, o Confirmar el entregable, en el entregable abierto; Volver a «por confirmar» lo deshace. Cada cambio entra en Deshacer, como los de las partes.

El tiempo de cada equipo, trimestre a trimestre

En el bloque 4, la planificación muestra el tiempo de cada equipo, un trimestre a la vez — Trimestre 1 a Trimestre 4; el que pasa de 100% aparece marcado en la pestaña. El gerente de cada equipo reparte el tiempo del equipo en porcentajes, por prioridad, entre los entregables en que el equipo va a trabajar en el trimestre, sin necesidad de saber cuántas horas tiene el equipo: Orion convierte cada porcentaje en horas (el porcentaje por el tiempo del equipo). Quien lidera y el gerente de un equipo superior también lo completan; las demás personas clave ven los números. El gerente que no está en la lista de personas clave no ve el despliegue: para completarlo, primero hay que incluirlo en la lista de Preparar. El porcentaje se guarda al salir del campo; vacío es «sin porcentaje».

Cada equipo tiene una tarjeta con:

• el gerente, o Sin gerente en el registro, y las horas del equipo en el trimestre: para cada persona cuyo equipo principal es ese, los días hábiles del país en el trimestre, ya sin los feriados, por la jornada semanal del registro (sin jornada, 8 horas por día). Cada persona cuenta una vez, en su equipo principal, y solo cuentan personas. Es la misma cuenta del plan de trabajo;
• el día a día: la parte del tiempo que no va a entregables, como apoyo, gestión del equipo y capacitación. En el 1.er trimestre, es Día a día, de los planes firmados: lo que esos planes ya ocupan, sin campo para cambiar, y los entregables que vienen del año anterior aparecen con ya en los planes y las horas, sin porcentaje. Del 2.º trimestre en adelante todavía no hay planes de trabajo: el día a día empieza en el promedio del año anterior — las horas de las líneas sin entregable y de los entregables recurrentes, sobre las horas de los planes firmados ese año —, y el gerente lo ajusta trimestre a trimestre. El equipo sin historial empieza en 0%, con aviso;
• un porcentaje para cada entregable del equipo marcado en el trimestre;
• el total, y Libre o Por encima del 100%, en porcentaje y en horas. Por encima del 100%, la tarjeta dice los entregables que más pesan y sugiere bajar algún porcentaje o pasar un entregable a otro trimestre, en la lista de los entregables.

Las notas dicen lo que deja el número optimista: quien no tiene plan de trabajo firmado en el 1.er trimestre cuenta como libre, y el entregable sin porcentaje no suma en el total. El entregable nuevo o propuesto sin equipo queda fuera de las tarjetas hasta recibir uno, en su página; un aviso arriba cuenta cuántos faltan. Las ausencias y las vacaciones todavía no entran en la cuenta. De dónde vienen los números, al final, repite estas cuentas.

Como el resto del despliegue, nada del tiempo se graba en Y Managers antes de la aprobación.

La aprobación y la plenaria

Con el despliegue listo, quien coordina lleva el plan a la aprobación (la tarjeta Llevar el plan a la aprobación, debajo del árbol, dice antes qué revisar, sin bloquear). Empieza la etapa 6, Aprobación y plan, y cada dueño recibe un aviso personal con las partes que lo esperan.

1. Cada dueño aprueba su parte. Aprobar una parte (objetivo o iniciativa) es aprobar su texto, su dueño, sus indicadores y sus entregables; sin indicador, se sigue por la ejecución de sus entregables. Deciden el dueño, el dueño de una parte superior, quien está por encima de ellos en la línea de los equipos y quien coordina — cada persona solo ve los botones de lo que decide. Aprobar acepta un comentario; Reabrir la discusión retira la aprobación y avisa al dueño; editar una parte aprobada también la retira. Rechazar… (solo la no aprobada, con confirmación) saca la parte del plan con lo que está debajo; los entregables que ya existen en Y Managers quedan en el día a día. La rechazada va a Las rechazadas, desde donde Llevar a discusión la trae de vuelta, sin las aprobaciones de antes.

2. Lo que cada uno aprobó

quién aprobó cada parte, cuándo y el comentario.

3. La plenaria valida el todo. Con todo aprobado, las personas clave discuten el plan y quien coordina registra: Aprobado tal como está, Aprobado con ajustes o Vuelve a revisión (que reabre todas las partes). Aprobado, el plan queda bloqueado hasta la grabación; quien coordina puede Reabrir el plan. Se avisa a cada persona clave del resultado.

La grabación del plan en Y Managers todavía no está disponible: por ahora, el plan aprobado queda en la planificación. Los avisos van a cada persona, nunca a un grupo; sin suscripción, los botones aparecen con 🔒.