Entrar en la plataforma

Crear su organización

Crear una organización toma alrededor de dos minutos y no pasa por nadie. No existe fila de aprobación, llamada de activación ni alguien del otro lado habilitando su cuenta: usted termina el registro ya como Admin, con acceso completo.

Entrar por primera vez

La aplicación está en orionworkers.com (en español, orionworkers.com/es). En la página de inicio, Orion pregunta para quién va a trabajar ("Para mí" o "Para mi empresa"). "Iniciar sesión", arriba en la página (en el celular puede aparecer solo el ícono de persona), lleva a la pantalla que sirve para crear la cuenta y para entrar.

Usted entra con su cuenta de Google o de Apple, o con su correo. Con el correo, use la contraseña que creó al registrarse o pida un código de un solo uso, que llega a su bandeja. ¿Olvidó la contraseña? En la pantalla de entrada, la plataforma le envía un código para crear otra. Cuando usted entra con contraseña en un dispositivo o navegador nuevo, puede pedirle también un código enviado a su correo, para confirmar que es usted.

Para crear la cuenta con el correo, la plataforma pide el correo y una contraseña, y confirma el correo con un código. Nombre y apellido son opcionales, y no pide teléfono ni país. Lo que sabe de usted en el primer segundo es su correo (y el nombre y la foto que Google ya haya enviado).

También se puede crear la cuenta en la aplicación del celular, sin pasar por el sitio — vea En la aplicación del celular, aquí abajo.

En la aplicación del celular

La aplicación Orion Workers (App Store y Google Play) entra en una cuenta que ya existe y también crea la cuenta de quien todavía no la tiene. Entre con Google, con Apple (en iPhone y iPad) o con su correo — en ese caso llega a su bandeja un código de 6 dígitos, que vale 10 minutos. Si todavía no existe una cuenta Orion con ese correo, la aplicación muestra la pantalla "Crear su cuenta Orion": revise el correo, escriba su nombre (cuando Google o Apple lo informan, ya viene completado), marque la casilla "Tengo 18 años o más y acepto los Términos del Servicio y la Política de Privacidad." y toque "Crear mi cuenta". Sin el nombre o sin la casilla marcada, la cuenta no se crea. Usted tiene 15 minutos para confirmar: después, la aplicación avisa que la solicitud venció, y basta con entrar de nuevo.

La cuenta creada en la aplicación ya nace armada: una organización con su nombre, usted como Admin, un equipo — "Geral", con el celular en portugués; "General", en los otros idiomas — del que usted es gerente, y su Orion. Nace sin plan de canal y sin cobro, no pide tarjeta y ya empieza el período gratuito de 14 días de Y Managers, que cuenta como suscripción. La aplicación no hace las dos preguntas del registro del sitio ni pregunta el país (vea El país que nadie preguntó). En la pantalla de inicio, una tarjeta de bienvenida dice la zona horaria que quedó, dónde cambiarla (el recuadro Jefe) y cuándo empieza la prueba, con el atajo "Conectar WhatsApp"; y Orion envía un correo de bienvenida a la dirección de la cuenta.

La prueba gratuita del canal empieza cuando usted conecta el primer canal de mensajes — WhatsApp o Telegram —, no al tocar el micrófono; el período gratuito de Y Managers, en cambio, ya empezó al crear la cuenta. Hasta que usted conecte un canal, la voz espera: al tocar el micrófono, la aplicación dice lo que falta y ofrece el atajo "Conectar WhatsApp". La conversación por texto — "Buscar o preguntarle a Orion…", arriba en la pantalla de inicio — ya funciona, en el período gratuito de Y Managers.

Situaciones que conviene conocer:

• Usted ya tiene una cuenta, con otro correo. En la pantalla de crear la cuenta, toque "Ya tengo cuenta: entrar con otro correo" y entre con el correo de su cuenta. Pasa con quien elige ocultar su correo al entrar con Apple: Apple entrega a Orion una dirección de retransmisión, y no el correo de su cuenta — la aplicación avisa cuando es ese el caso. Y pasa con quien entra con el e-mail de contacto de Orion → Jefe, cuando no es el de inicio de sesión: para la aplicación, ese es un correo sin cuenta.
• Usted creó una segunda cuenta por error. Nace vacía. Elimine esa cuenta desde la propia aplicación (Inicio → Zona de peligro → Eliminar cuenta) y entre de nuevo con el correo de la cuenta correcta.
• A usted lo llamaron para una organización. Si un Admin registró su correo en Usuarios y usted todavía no entró, la aplicación muestra la invitación — "Fulano lo invitó a unirse a Acme Ltda.", con "Unirse a Acme Ltda." y "Rechazar" — y usted solo entra si acepta. Si rechaza, el correo queda libre para que usted cree su propia cuenta.
• La aplicación dice que no es posible crear la cuenta ahora. Inténtelo de nuevo más tarde, o cree la cuenta aquí, en el sitio, y luego entre en la aplicación.
• La aplicación dice que no hay una cuenta Orion con ese correo y le pide crearla en el sitio, en vez de mostrar la pantalla de crear la cuenta. Actualice la aplicación en la tienda e inténtelo de nuevo — o cree la cuenta aquí, en el sitio.
• El código no llegó, o usted pidió más de uno. La aplicación envía como máximo un código por minuto al mismo correo: pedirlo de nuevo antes no envía otro, y el código que ya llegó sigue valiendo sus 10 minutos — revise también la carpeta de spam. Son hasta 5 códigos por día para el mismo correo. Desde la misma red (el mismo Wi-Fi, por ejemplo) salen hasta 10 códigos por hora, sumando todas las cuentas: en un equipo que entra junto por primera vez, quien se quede sin código puede entrar con Google o con Apple, o pedirlo de nuevo una hora después. En raras ocasiones, por seguridad, el envío de códigos queda suspendido para todos hasta el cambio de día (medianoche UTC): si no llega ningún código, entre con Google o con Apple.
• La aplicación dice que la entrada con código está en pausa para este correo. Después de 10 códigos escritos en el mismo día para el mismo correo, la entrada con código queda en pausa para él, por seguridad — incluso con el código correcto. La pausa no pasa de un día: inténtelo de nuevo más tarde, o entre con Google o con Apple (en iPhone y iPad) con el correo de su cuenta.

Para entrar, vale el correo de la cuenta, el de inicio de sesión. La sesión de la aplicación dura 30 días. Cuando termina — o cuando una actualización de seguridad cierra las sesiones antiguas —, la aplicación avisa "Inicie sesión de nuevo" y vuelve a la pantalla de inicio de sesión: entre de nuevo con el mismo Google, el mismo Apple o el mismo correo de la cuenta. Si un Admin elimina a la persona de la organización — o la organización es borrada —, su sesión en la aplicación termina en el siguiente toque, y ese correo ya no entra en la cuenta; restaurada por el Admin, vuelve a entrar como antes.

Y Managers en la aplicación. En la pantalla de inicio de la aplicación, justo debajo de la búsqueda, la tarjeta Y Managers muestra cuántos elementos lo están esperando y abre la pantalla de Y Managers. Arriba está Esperando por usted: planes para firmar, ciclos para evaluar, informes para enviar y avisos. Después vienen, en bloques, Panel, Entregables, Planes de equipo, Planes de trabajo e Informes, según su rol (vea Dónde entra cada rol en la barra lateral). Al final, en una sola línea, Configuración abre Organización, Usuarios, Equipos, Agrupación, Suscripción y Mi perfil, también según su rol. Cada elemento abre la página del sitio dentro de la aplicación — menos Suscripción, que abre el sitio en el navegador del celular, ya con su cuenta —, y el botón "Y Managers", arriba, vuelve a esa pantalla. Para cerrar la sesión en la aplicación, Cerrar sesión está al final de la pantalla de inicio y pide confirmación antes de salir. La tarjeta es para quien tiene un plan con el panel del equipo; en los planes sin él (Orion Light, el Orion BYOK gratuito y, para clientes en Brasil, Orion MEI y Orion MEI+) aparece bloqueada. Sin suscripción (el miembro sin asiento, o la organización sin suscripción) la tarjeta aparece en Solo lectura: se puede consultar todo, pero no firmar, evaluar ni crear. Quien es Admin lo resuelve en Configuración › Suscripción; los demás se lo piden a su Admin.

Las dos preguntas del registro

Al entrar sin organización, aparecen dos pantallas — y solo dos.

1. "Cree su espacio de trabajo". Pide un campo: el nombre de su espacio de trabajo — en el resto del panel aparece como su organización. Nada de identificación fiscal, dirección, tamaño de la empresa ni sector. El panel abre en el idioma de esta pantalla; para cambiarlo después, use EN · PT · ES · FR en la barra lateral.

2. "¿Qué quiere resolver primero?" Tres botones, un clic:

• "Tener un gerente de IA en WhatsApp" — Orion lleva la operación, reclama plazos y le trae lo que necesita su decisión.
• "Organizar los entregables y el equipo" — prioridades del equipo por período, contribución de cada persona, plazos y evaluación por ciclo.
• "Los dos" — el gerente de IA llevando el día a día sobre el trabajo registrado en el sistema.

Esa elección decide dónde aterriza usted: quien responde "organizar los entregables y el equipo" abre en el panel de entregables; las otras dos respuestas abren en Orion. Es una decisión de puerta de entrada, no de plan contratado — ninguna funcionalidad queda escondida, y usted puede cambiarla después. Como dice la propia pantalla: "Nada queda bloqueado — el resto está disponible cuando quiera."

Ninguna de las dos pantallas pide tarjeta de crédito. Lo que hace cada plan, y lo que cuesta, está en /pricing. La organización ya nace en el período gratuito de 14 días de Y Managers, que cuenta como suscripción: crear, firmar y generar en Y Managers, Pregúntele a Orion y el gerente de IA funcionan desde el primer minuto. La prueba gratuita de un canal de Orion — WhatsApp o Telegram — es otra, y empieza cuando usted conecta el primer canal (Conectar Orion); lo que pasa cuando el período gratuito termina está en Sin suscripción.

El país que nadie preguntó

Usted nunca informa en qué país está. La plataforma lo infiere de la zona horaria y del idioma de su navegador, en el momento en que se crea la organización:

• zona horaria brasileña (São Paulo, Recife, Manaus, Fortaleza…) o el navegador en portugués de Brasil (pt-BR, o solo pt) → Brasil, en reales — esta regla vale antes que las otras;
• zona horaria de otro país que la plataforma reconoce (Nueva York, Toronto, Ciudad de México, Bogotá, Lisboa…) → el país de esa zona horaria, en dólares;
• otra zona horaria de las Américas o de Europa → no se afirma ningún país, y el cobro es en dólares;
• cualquier otra zona horaria, o ninguna → no se afirma ningún país, y la facturación pregunta cuando llegue el momento (con el navegador en otro portugués, como pt-PT, el cobro va a la cuenta de Brasil, en reales).

Si la cuenta nace en la conversación de WhatsApp, decide el número. Un número de Brasil (que empieza con 55), o quien dijo que es MEI, nace en Brasil, en reales. Cualquier otro número nace con el país del número, en dólares, en el idioma en que la persona escribió (si no se puede saber, el del país del número) y en la zona horaria principal de ese país. En el mensaje de bienvenida Orion dice qué zona horaria asumió; para corregirla, basta decirle el nombre de una ciudad grande cerca de usted o la diferencia con el GMT.

Si la cuenta nace en el sitio, fuera de Brasil, Orion empieza en el idioma en que usted usa el panel y, la primera vez que usted abre una página de Orion en el panel, en la zona horaria del dispositivo en que la abrió (computadora o celular) — o en la zona horaria que usted ya había elegido en su perfil. No cambia una zona horaria ni un idioma que usted eligió o le dijo — con una excepción, solo en las cuentas creadas antes de la actualización de octubre de 2026: si, antes de ella, usted le había pedido a Orion el horario de Brasilia en la conversación, o lo había elegido en Orion → Jefe, la zona horaria puede pasar a la de su dispositivo (o a la zona horaria de su perfil, si la hay) la próxima vez que abra una página de Orion en el panel; si pasa, basta decírselo de nuevo o elegir la zona horaria en Orion → Jefe. Si el país de la dirección en su perfil ya es Brasil cuando usted abre Orion por primera vez, se queda en el horario de Brasilia. Para corregirlo después, use Orion → Jefe o dígale el nombre de una ciudad grande cerca de usted.

Si la cuenta nace en la aplicación del celular, el país y la moneda siguen la lista de arriba, con la zona horaria y el idioma del celular en lugar de los del navegador. Orion ya nace en la zona horaria del celular y en su idioma, si es portugués, inglés o español, y la tarjeta de bienvenida de la pantalla de inicio dice la zona horaria que quedó. Para cambiarla, toque el recuadro Jefe de la aplicación — es la misma página de Orion → Jefe, en el panel.

Esto no es cosmético: esa inferencia decide en qué cuenta de facturación se le cobrará a su organización — la cuenta brasileña en R$ o la canadiense en US$ — y la primera compra — con tarjeta o por Pix — fija la organización en esa cuenta. Por eso vale la regla de la casa: la pantalla de facturación siempre muestra la moneda antes de cobrar, y le deja corregirla — el país de la cuenta se corrige en la página Suscripción hasta la primera compra (si hay una página de pago abierta, el cambio puede ser rechazado por unos minutos). Si creó la organización estando de viaje, verifique la moneda antes de suscribirse.

Lo que la plataforma arma para usted

Al terminar el registro, su organización ya nace armada:

Organización activa

creada y activa al instante, con el nombre que usted le dio.

Usted como Admin

el rol organizacional más alto, con acceso a todo (vea Roles y permisos).

Un equipo llamado "General"

ya es su equipo principal, y usted ya es gerente de él. No necesita crear su primer equipo para empezar — y puede renombrar "General" o crear otros cuando quiera.

Su registro de trabajador

es a él que pertenecen los planes de trabajo. Todo humano registrado recibe uno.

Usted como contacto principal de la organización.

El manual antiguo decía que, después de crear la organización, "usted no está asignado a ningún equipo". Eso dejó de ser verdad: usted ya es gerente de General antes de tocar nada.

"Primeros pasos"

En las dos pantallas iniciales (el panel de entregables y la pantalla inicial de Orion) existe una tarjeta llamada Primeros pasos, contraída de forma predeterminada, que muestra un anillo de progreso y "x de y completados".

No es un tour con casillas para marcar. Cada línea se deriva del estado real de la organización, calculada en el servidor: un paso queda marcado porque el número de WhatsApp está de hecho conectado, porque el plan de entregables está de hecho firmado — nunca porque alguien hizo clic en "entendido". Cada una de ellas muestra los pasos que se resuelven ahí:

Mientras un paso está pendiente, muestra por qué importa ("Sin equipo no hay a quién delegar ni a quién reclamar"). Cuando todos los pasos de una de ellas están hechos, la tarjeta desaparece sola de ahí.

Un detalle de alcance: Primeros pasos solo aparece para quien es Admin. Quien entra en una organización ya armada no configura nada y no ve la lista.

Ver una empresa funcionando antes de decidir

En la pantalla de registro hay un atajo fácil de perder: "Antes de empezar, vea una empresa ficticia ya en funcionamiento", con el botón 🎬. Lo pone dentro de una organización de demostración — la Aurora Digital — con cerca de seis meses de trabajo registrado: tres equipos, una docena de personas y dos workers de IA; entregables en todas las situaciones (en plazo, reprogramados, vencidos, concluidos, cancelados); planes de trabajo que dicen lo que cada persona va a hacer y lo que hizo en cada ciclo, con la evaluación y su justificación; la Situación ya escrita; y el Panel con historial para comparar períodos y seguir la evolución.

Dos cosas para saber: esa organización es solo lectura (el servidor rechaza cualquier escritura), y la salida es una franja fija en la parte superior de la pantalla. La única excepción es el botón ✨ de la Situación (Actualizar, o Generar cuando todavía no existe): funciona, y quien hace clic paga — el uso de IA va a la franquicia de IA de su organización, como si usted la generara allí. Sin suscripción, o todavía sin organización, el botón muestra el 🔒 con el motivo, el mismo que usted vería en la suya. La Situación generada reemplaza la que estaba y queda para quien visite después, hasta que la demostración se restaure (una vez al día). Se abre en el idioma de la pantalla — portugués, inglés o español —, con los mismos equipos, personas, entregables y planes en los tres; para verla en otro idioma, salga de la demostración, cambie el idioma y entre de nuevo. El atajo no aparece dentro de la aplicación de celular.

Y el atajo no se queda atrás después del registro: en el navegador, el botón 🎬 Ver demostración sigue en la parte superior de todas las pantallas, para cualquier persona conectada — incluso quien entró en la organización invitada por otra. Es por él que usted le muestra a un colega cómo queda una empresa con todo el trabajo registrado. Desaparece mientras usted está dentro de la demostración, porque ahí quien queda en la parte superior es la franja de salida.

Entrar en una organización existente

Si alguien ya creó la organización y a usted lo llamaron para ella, el camino es corto — pero tiene una consecuencia que vale la pena leer antes de hacer clic.

No existe código de invitación

Saquemos esto del camino primero, porque el manual antiguo repetía lo contrario en cinco lugares: no existe código de invitación. Nadie genera un código, nadie comparte un código por WhatsApp, y no hay pantalla de "unirse a un equipo" donde usted escriba algo.

La invitación es siempre por correo, y quien invita es siempre un Admin de la organización — en la página Usuarios, escribiendo su dirección. Un gerente de equipo no invita a nadie de afuera (vea Roles y permisos).

Existe otro código en la plataforma, y no sirve para entrar en ningún lado. Es el código de referido de un socio de Orion, que el cliente informa al momento de suscribirse — no invita a nadie, no da acceso a ninguna organización y no cambia el precio. Está descrito en Planes, salida y glosario. Para entrar en una organización, el camino es el correo, y solo él.

De ahí en adelante, lo que sucede depende de una sola pregunta: ¿su correo ya existe en alguna organización de la plataforma?

Camino 1 — su correo es nuevo por aquí

El Admin registra su correo en Usuarios, eligiendo, en ese mismo momento, su rol en la organización, su equipo principal y su rol en ese equipo. Su registro queda preparado, a la espera de su aceptación — en Usuarios aparece como Invitación pendiente —, y usted recibe un correo con el enlace de acceso (si ya tiene una cuenta con esa dirección, inicie sesión normalmente con ella).

La primera vez que usted entra con ese correo — en orionworkers.com o en la aplicación —, aparece la pantalla "Lo han invitado", con [ Unirse a Acme Ltda. ] y [ Rechazar ]. Nadie entra a una organización sin aceptar. Si acepta, usted entra en el registro que el Admin preparó, con el rol y el equipo que eligió. Si rechaza, ese registro sale de la organización (pasa a los usuarios eliminados) y su correo queda libre: usted puede crear su propio espacio de trabajo con él.

Camino 2 — usted ya pertenece a otra organización

Aquí la plataforma toma otro camino, a propósito. Como una cuenta pertenece a una organización a la vez, el Admin no puede crear un segundo registro para usted: el sistema crea una invitación pendiente y envía un correo escrito para explicar exactamente eso.

Como usted ya entra normalmente en su organización actual, la invitación no abre una pantalla propia: aparece como una franja en la parte superior de la página — en cualquier página de la aplicación, y sigue ahí hasta que usted responda:

> Fulano lo invitó a unirse a Acme Ltda. > Al aceptar, su cuenta será movida de Beta Ltda. a Acme Ltda. > [ Unirse a Acme Ltda. ] [ Rechazar ]

Hacer clic en "Unirse a Acme Ltda." todavía no cambia nada: abre una confirmación — "¿Unirse a Acme Ltda.?" — que repite en tres líneas lo que va a suceder (su cuenta será movida y usted entrará como miembro; usted saldrá de Beta Ltda., y su acceso y su función ahí se darán por terminados; un administrador de la organización antigua puede invitarlo de vuelta después), con los botones [ Cancelar ] y [ Confirmar y unirse a Acme Ltda. ].

Lea el aviso con atención, porque es literal. Aceptar mueve su cuenta. En el momento en que usted confirma:

• usted deja la organización donde estaba, y su acceso a ella termina;
• todos sus roles de equipo anteriores se dan por terminados;
• su registro de trabajador pasa a la nueva organización;
• su rol organizacional se redefine a Usuario, y usted entra como miembro del equipo indicado en la invitación.

No es un cambio de contexto que se pueda deshacer con un clic: para volver, alguien de la organización antigua tiene que invitarlo de nuevo — y usted volverá como Usuario, sin los roles de equipo que tenía.

"Rechazar" rechaza la invitación, que desaparece. Rechazar es reversible: el Admin puede invitar de nuevo.

Un efecto colateral que confunde a quien llega: mientras haya una invitación pendiente para su correo, la plataforma no crea una organización nueva para usted. Si su intención es tener su propia organización y no entrar en la de quien lo invitó, use "O cree su propio espacio de trabajo" en la pantalla de la invitación: crear el suyo rechaza las invitaciones pendientes, y la pantalla lo avisa antes.

Y una verificación honesta antes de aceptar: si usted es hoy el único Admin de su organización actual, nada bloquea su salida. La organización antigua no se borra, y la plataforma promueve a Admin a la persona más antigua que quede — pero, si no queda nadie, se queda sin dueño activo. Promueva a otro Admin antes de mudarse.

Carga horaria y salario: quién los completa

El manual antiguo le mandaba a "pedirle a su gerente" que completara su carga horaria semanal y su salario. Eso no funciona.

Esos campos son de RR. HH.: solo quien tiene rol organizacional Admin o RR. HH. puede grabarlos — en su perfil aparecen con un candado 🔒 y, si alguien lo intenta por fuera de la pantalla, el servidor lo rechaza. El gerente de su equipo no puede, a menos que también tenga uno de esos dos roles organizacionales.

Vale la pena que estén completos: la carga horaria es la base del esfuerzo en el plan de trabajo, y la remuneración es lo que le permite a la organización calcular el costo de un entregable. Pero el pedido tiene destinatario correcto: un Admin o RR. HH.

Dos campos de la misma tarjeta — Rol en la organización y Activo — son solo del Admin: RR. HH. también los ve con 🔒, incluso en su propio perfil, con el motivo debajo.

Roles y permisos

Este es el capítulo que más cambió. El manual anterior describía esta sección como "inferida con base en prácticas estándar de software de gestión" — y se equivocaba en casi cada línea. No es inferencia: son roles reales, con una lista cerrada de valores, verificados por el servidor en cada solicitud. Abajo está lo que la plataforma hace hoy.

Dos capas

Toda persona tiene un rol en la organización y, además, un rol en cada equipo del que participa. Las dos capas responden preguntas distintas:

Rol en la organización

lo que usted alcanza en la empresa entera — registro de personas, configuración, suscripción, lectura amplia. Uno por persona.

Rol en el equipo

lo que puede hacer dentro de ese equipo — crear entregables, firmar planes, evaluar ciclos. Uno por equipo, y puede tener roles distintos en equipos distintos.

En las lecturas, el rol organizacional es el más fuerte: un Admin, un RR. HH. o una Auditoría ven la organización entera independientemente del equipo.

Y la suscripción vale por encima de los dos. El rol dice lo que usted puede hacer; la suscripción, si puede hacerlo ahora. Sin suscripción, o en un plan sin el panel del equipo, crear, firmar y generar en Y Managers quedan con 🔒 sea cual sea el rol — también para el Admin, salvo el de una organización que paga el panel del equipo —, y leer, editar y registrar el avance siguen. Durante el período gratuito de Y Managers de la organización, todos crean, firman y generan. Quién está sin suscripción, y el camino de vuelta, está en Sin suscripción.

Los cuatro roles en la organización

Admin

control total. Registra, edita, desactiva y elimina personas; define el rol organizacional de los demás; crea y reorganiza equipos; edita la configuración de la organización; inicia y cancela la suscripción; y pasa por encima de cualquier traba de equipo. El primer Admin es quien creó la organización.

Un límite del Admin que sorprende

"control total" vale para el trabajo registrado, no para autorizar a Orion a concluir actos en lugar del gerente. Ese permiso solo puede concederlo un gerente de ese equipo (o de un equipo superior). Ser Admin no basta, y es a propósito: Admin es perfil técnico — quien configura la organización no autoriza a la IA a firmar en nombre de un gerente que no es. Quien acumula los dos roles concede como gerente, no como Admin. Y un gerente que sea un AI worker nunca concede nada: la IA no se autoriza a sí misma.

RR. HH.

cuida de las personas. Abre la página Usuarios y edita el registro — remuneración, tipo de contrato, modalidad, carga horaria semanal, moneda, equipo principal y habilidades. Puede también reescribir los textos de la escala de evaluación de 1 a 5 estrellas, la única configuración de la organización abierta a quien no es Admin. Lo que RR. HH. no hace: agregar personas nuevas, eliminar personas, cambiar el rol organizacional de alguien — ni el propio, en Mi perfil — o desactivar una cuenta, incluida la propia — eso sigue siendo del Admin. Y no existe gestión de vacaciones, licencias ni ausencias en la plataforma; evaluar un ciclo es acto del gerente del equipo, no de RR. HH.

Auditoría

lectura amplia; de escritura, solo sus notas personales en el Conocimiento. Lee entregables, planes de entregables y planes de trabajo de toda la organización, sin restricción de equipo. En esas pantallas, todo intento de escritura es rechazado por el servidor. Las pantallas de detalle acompañan la regla: un entregable o un plan de trabajo abre en modo solo lectura, con los campos bloqueados y sin los botones de acción. Las listas, no: Crear entregable, Crear plan de entregables y Nuevo plan de trabajo siguen apareciendo para cualquier persona conectada — el rechazo solo llega a la hora de guardar. En el Conocimiento, la Auditoría solo lee lo que es de la empresa: lee, busca y pregunta a la biblioteca, y los ítems de la organización y los de entregables abren como solo lectura, sin ✎ Editar ni 🗑 Eliminar. Sus notas 🔒 Personales, sí: los botones de nueva nota y de adjuntar guardan siempre un ítem 🔒 Personal, que solo ella ve y que ella edita y elimina — la pantalla no ofrece 🏢 Organización, 🌐 Público ni entregable. Su Orion no archiva nada en la biblioteca de la empresa, y un worker de IA que trabaja a pedido suyo tampoco: entrega el material y dice que no lo guardó. Un hecho que ella confirma en el Radar queda en las Anotaciones de su Orion, no en el Conocimiento de la empresa. Pero "amplia" no es "todo". El registro de personas (salarios, contratos, roles) está restringido a Admin y RR. HH. Los valores de costo tampoco llegan: el servidor solo envía el número al Admin y a quien es gerente de algún equipo — y el rol de Auditoría, solo, no es ni lo uno ni lo otro. Por la misma regla, la página Informes no aparece.

Usuario

el rol predeterminado, y el de casi todo el mundo. Solo, no da nada más allá de su propio trabajo: lo que usted alcanza viene de sus roles de equipo.

Dónde entra cada rol en la barra lateral

La barra tiene tres grupos: Orion, Y Managers (con las secciones de trabajo justo debajo) y Configuración (Organización, Usuarios, Equipos, Agrupación, Suscripción y Mi perfil). En cada uno, cada rol ve:

Informes sigue otra regla, porque carga evaluaciones individuales: aparece para el Admin y para quien es gerente o asistente de algún equipo. Un RR. HH. que no lidere ningún equipo no la ve.

La página Gobernanza del Equipo de IA tiene reglas propias. El registro de auditoría (al final de la página) es solo del Admin y del dueño de la cuenta — el Contacto principal de la organización —, aunque no sea Admin: RR. HH., Auditoría y los gerentes de equipo ven la página, pero no el registro. Las aprobaciones pendientes de los workers de IA (el bloque "Esperando su aprobación") solo aparecen con su contenido, y solo pueden aprobarse o rechazarse, por el Admin, el dueño de la cuenta y quien lidera el equipo del worker — gerente o asistente del equipo en el que tiene el plan de trabajo vigente y pactado, o de un equipo por encima; para los demás, el bloque muestra solo cuántas están esperando y a quién corresponden. La postura y las reglas de un worker son de las mismas personas que deciden sus aprobaciones; contratar, editar y quitar workers es solo del Admin; y las reglas de la fila "Orion (Gerente)" son del Admin y del dueño de la cuenta. Y la respuesta de su propio Orion en un grupo con la política "Siempre consúltame" es solo suya: solo usted la ve y la decide — ni el Admin ni el dueño de la cuenta.

Los cuatro roles en el equipo

Son cuatro, no tres — el manual antiguo se olvidaba del último.

Gerente

responde por el equipo. Crea entregables y planes de entregables, crea planes de trabajo para las personas del equipo, firma la línea del supervisor, aprueba o rechaza solicitudes de edición y evalúa los ciclos. Firmar y cerrar un plan de entregables es exclusividad suya (o del Admin) — y, después de la firma, solo él (o el Admin) incluye o quita entregables del plan.

Asistente

un miembro con poderes de gestión, con tres excepciones nítidas. Crea entregables, planes de entregables y planes de trabajo, aprueba y rechaza solicitudes de edición — pero no firma la línea del supervisor, no evalúa ciclos y, en el plan de entregables, solo incluye y quita entregables antes de la firma (después de ella, corresponde al gerente o al Admin). Hay un efecto colateral que sorprende: si "asistente" es su único rol de equipo en toda la organización, usted no logra firmar ni su propio plan de trabajo, que un miembro común firma sin problema.

Miembro

ejecuta. Trabaja en los entregables, mueve las tareas en las que actúa, arma y firma su propio plan de trabajo, envía el reporte del ciclo de su propio plan y puede pedir ajustes y ediciones. No crea entregables ni evalúa a nadie.

Observador

lectura, y nada más que eso. Fue hecho para mentor, consejero o consultor externo: ve los planes de trabajo del equipo, nunca cuenta como liderazgo, no ve valores de costo (salvo que el Admin lo habilite, en Acceso al panel, al costo y a la evaluación media) y no recibe ningún poder de escritura sobre el trabajo del equipo. El rol de observador se asigna en la tarjeta del equipo, en la página Equipos.

Lo que puede hacer cada rol de equipo

El observador quedó fuera de la tabla porque no marcaría ninguna línea de ella: el rol no concede escritura.

Un Admin de la organización pasa en todas las líneas de esta tabla, en cualquier equipo. La Auditoría no pasa en ninguna. La excepción es el plan de entregables cerrado: su lista no cambia, ya no se firma y ya no genera planes de trabajo, para nadie, ni para el Admin. El plan que pasó su fecha de término sin haber sido firmado no está cerrado — sigue siendo un borrador.

Cuatro cosas que no caben en la tabla:

Crear el propio plan de trabajo no depende del rol de equipo. Cualquier persona de la organización crea el suyo. Lo que exige gerente, asistente o Admin es crear el plan de otra persona.

Los actos de gestor valen para los planes de su equipo — y de los equipos debajo de él. Firmar la línea del supervisor, evaluar el ciclo y responder a una solicitud de revisión corresponden al gerente del equipo del plan o de un equipo superior; crear el plan de otra persona, incluir, quitar y editar sus entregables (el esfuerzo, la promesa y las tareas marcadas), solicitar un ajuste en el plan de otra persona (antes del acuerdo), aprobar o rechazar una edición y eliminar el plan de otra persona, al gerente o al asistente de esa misma cadena. El gerente de un equipo hermano — o de un equipo debajo del equipo del plan — no actúa en esos planes. En el plan de entregables vale la misma cadena: firmarlo y cerrarlo corresponde al gerente del equipo del plan o de un equipo superior; incluir y quitar entregables y generar planes de trabajo, al gerente o al asistente de esa cadena (en el plan firmado, solo el gerente incluye y quita). Registrar o corregir una decisión en el plan — de trabajo o de entregables — corresponde al gerente o al asistente de esa misma cadena (en el plan de trabajo, también a la propia persona). El Admin de la organización pasa en todos.

Los planes autogestionados son diseño, no resquicio. Un gerente que también es el participante del plan cumple las dos condiciones y firma las dos líneas de su propio plan — participante y supervisor — sin un segundo gerente. En las organizaciones pequeñas, donde el gerente es quien ejecuta, esto es lo que permite que el ciclo funcione.

Solicitar la edición de un plan ya acordado es acto del participante, no del gerente. Después de que entran las dos firmas, quien reabre el plan es la persona del plan: el botón de solicitar edición solo aparece para ella (y para el Admin de la organización), y el pedido hecho por un gerente sobre el plan de otra persona es rechazado. Al gerente le toca aprobar o rechazar ese pedido. Antes del acuerdo la regla es la opuesta: el pedido de ajuste está abierto al gerente y al asistente sobre el plan de cualquier persona del equipo, y borra las firmas ya dadas — el plan vuelve a necesitar las dos.

Un rol por equipo

En un mismo equipo usted es o gerente, o asistente, o miembro, o observador — nunca dos. Asignar un rol nuevo borra el anterior en ese equipo, sin aviso de conflicto, porque no hay conflicto que resolver.

En equipos distintos, los roles son independientes: se puede ser gerente de Marketing y miembro de Comercial.

Quién ve qué

Además de las pantallas, hay dos reglas de contenido que vale la pena conocer, porque explican por qué dos personas ven números distintos en la misma página.

Costo y salario se eliminan en el servidor. En el predeterminado, los valores de costo aparecen para el Admin y para quien es gerente de algún equipo; asistentes, miembros y observadores no los reciben — y no es la pantalla la que los esconde: el servidor no envía el número. Cada organización puede cambiarlo: en la página Organización, en Acceso al panel, al costo y a la evaluación media, el Admin elige quién ve el panel y quién ve el costo, por perfil y por rol en el equipo. Su propio salario usted siempre lo ve, en su perfil; el de otra persona, nunca, a menos que sea Admin o RR. HH.

Los planes de trabajo ya vienen restringidos, siempre. Para quien tiene rol organizacional "Usuario", la lista muestra: su propio plan, siempre; los planes de los equipos que usted gestiona o asiste (incluidos los subequipos); y los planes de los equipos que usted observa. Quien no lidera ni observa ningún equipo ve solo su propio plan. Admin, RR. HH. y Auditoría abren cualquier plan de la organización.

Privacidad por equipo

En la página Organización existe un interruptor llamado Privacidad por equipo, que solo el Admin activa.

Desactivada (predeterminado)

los entregables y los planes de entregables son visibles para toda la organización. Es el modo de quien quiere que el equipo entero vea lo que la empresa está haciendo.

Activada

quien tiene rol organizacional "Usuario" solo lee entregables y planes de entregables de los equipos a los que pertenece, y su Panel también muestra solo esos equipos. Admin, RR. HH. y Auditoría siguen viendo todo.

Vale notar que el interruptor gobierna entregables y planes de entregables; los planes de trabajo ya están restringidos de forma predeterminada, con él o sin él, por la regla de la sección anterior.

Rol no es lo mismo que "trabajar en el entregable"

Existe un tercer eje, y agarra a mucha gente por sorpresa: para tocar un entregable o una tarea, tener el rol correcto no basta — hay que tener relación con ese entregable.

Editar un entregable

gerente o asistente de su equipo (o del equipo superior), o Admin. Ser gerente de Marketing no le da poder sobre los entregables de Comercial.

Crear un entregable en un equipo

la misma regla, aplicada al equipo elegido.

Crear tarea en un entregable

quien trabaja en él — el líder del equipo del entregable, alguien marcado como candidato en una de sus tareas, o quien tiene ese entregable en su propio plan de trabajo.

Tocar una tarea (progreso, estado)

quien actúa en ella, el gerente o asistente del equipo del entregable, o el Admin.

Registrar una decisión en el entregable

estar en el equipo no basta. Hay que liderar el equipo del entregable (o el equipo superior) o de hecho trabajar en él. En el plan de trabajo y en el plan de entregables, vale la regla de los actos de gestor, más arriba: quien lidera el equipo del plan o un equipo superior — y, en el plan de trabajo, la propia persona.

La regla entera cabe en una frase: quien trabaja en el entregable.

Quién registra personas

Vale repetirlo, porque es la confusión más cara del manual antiguo: traer a alguien nuevo a la organización es acto de Admin, hecho por correo en la página Usuarios.

Un gerente de equipo puede agregar a su equipo personas que ya existen en la organización, y definir su rol ahí. No abre el registro de personas, no ve salarios y no invita a nadie de afuera. Si necesita a alguien que todavía no está en la plataforma, el pedido va para un Admin.

La protección del último Admin

Una organización necesita tener dueño. Por eso el servidor rechaza tres movimientos cuando dejarían a la organización sin ningún Admin activo:

• degradar al único Admin a otro rol;
• desactivar al único Admin;
• eliminar al único Admin.

Vale en Usuarios y en Mi perfil: el único Admin tampoco puede degradarse ni desactivarse desde su propio perfil. Y las consecuencias son las mismas por las dos puertas: desactivarse o cambiar el propio rol en Mi perfil hace lo que haría la página Usuarios. Quien se desactiva deja de aparecer en la lista de personas al crear un plan de trabajo, y quien hereda los equipos que esa persona gestionaba recibe un aviso; y, si el cambio deja a la persona sin suscripción, el pedido de número extra de WhatsApp que haya hecho sale de la cuenta de la organización.

El mensaje es siempre la misma idea: promueva a otra persona a Admin primero. Y nadie se elimina a sí mismo de la lista de personas — la eliminación es siempre de otra persona.

Qué pasa cuando desactiva a alguien

Desactivar no es borrar. La persona pierde el acceso de inmediato: ya no entra en la plataforma, deja de recibir avisos y recordatorios, y Orion deja de responderle sobre la organización. Su prospección también se detiene: no sale nada más por su casilla de envío, y las campañas que creó quedan detenidas, con los contactos donde estaban. La atención por Instagram que haya conectado también se calla: los mensajes siguen llegando a Instagram, pero nadie recibe respuesta, ninguna conversación detenida se retoma y no se envía ningún aviso de contacto nuevo. Si lo intenta, ve un aviso que dice que su acceso está desactivado y que hable con un Admin.

Su trabajo sigue donde estaba — entregas, tareas, evaluaciones e historial no se borran. Y el gesto tiene vuelta: reactive a la persona y el acceso — y la prospección, desde donde se detuvo, y la atención por Instagram — vuelve tal como estaba. Con un AI worker es igual, con una diferencia en el cobro: desactivado, sale de la cuenta de la organización (con tarjeta, su cobro se detiene, con prorrateo); reactivado, vuelve a ella, pero solo donde la organización podría contratarlo (vea El equipo de IA): con tarjeta, se cobra de nuevo en el momento; pagando por Pix Automático (clientes en Brasil), si el importe autorizado no lo cubre, solo vuelve a trabajar cuando se acredita el primer pago de una autorización que lo incluye (la página Suscripción pide el nuevo importe). El plan Y Managers elegido para alguien desactivado también espera a que la persona vuelva: solo entonces entra en la cuenta de la organización.

Son tres gestos distintos, y solo el último no tiene vuelta. Desactivar quita el acceso y detiene su prospección y la atención por Instagram que haya conectado, y nada más — al reactivar, todo eso vuelve. Eliminar saca a la persona de la organización y apaga su Orion y su prospección — incluida la atención por Instagram que haya conectado, que deja de responder y de avisar sobre contactos nuevos —, pero también tiene vuelta: al restaurar, el acceso, el Orion, la prospección y la atención vuelven juntos. Borrar es definitivo — por eso la plataforma se niega a borrar a quien ya tiene historial de plan de trabajo: los registros de la organización deben permanecer íntegros — y desconecta también la cuenta de Instagram y la casilla de envío de la prospección que la persona haya conectado.