Organizar el trabajo: estructura y entregables

Organización, equipos y personas

Usted llega a esta parte para responder tres preguntas: cómo está diseñada mi empresa aquí adentro, quién trabaja en qué, y dónde quedan acordadas las reglas de convivencia del equipo. Son tres páginas y un cuestionario.

Dónde están estas pantallas

Organización, Usuarios y Equipos están en Configuración, la entrada de la barra lateral justo debajo de las secciones de trabajo. Abre una página con una línea para cada una, más Agrupación, Suscripción y Mi perfil. La primera entrada de la barra es siempre Orion, justo debajo de Esperando por usted — con fondo naranja mientras usted está en otra pantalla. Después viene Y Managers, que abre la casa de la gestión del equipo, con las secciones de trabajo con sangría justo debajo: Panel, Entregables, Planes de equipo, Planes de trabajo e Informes — más Curso, que solo aparece si su organización tiene un curso activo. Al final de la lista están el Manual (que abre en el capítulo correspondiente a la pantalla en la que usted está) y el Tour guiado.

La línea Usuarios solo aparece para quien tiene rol en la organización Admin o RR. HH. Quien no lo tiene nunca ve el registro de personas — ni la línea en la Configuración.

Otras dos entradas también dependen del rol. Suscripción solo aparece para el Admin — y, dentro de ella, las acciones de facturación quedan con quien fue designado gestor de facturación. Informes aparece para el Admin y para quien es gerente o asistente de algún equipo, porque los informes cargan evaluaciones por persona: quien no es ni una cosa ni la otra recibe un rechazo del servidor incluso escribiendo la dirección directa. El mapa completo de quién ve cada página está en el capítulo de roles y permisos.

Sin suscripción: lo que queda abierto y lo que queda con 🔒

En Y Managers, crear, firmar y generar exigen suscripción, en un plan que incluya el panel del equipo — Orion Light (fuera de Brasil, pagado con tarjeta), el Orion BYOK gratuito y, en Brasil, Orion MEI y MEI+ no lo incluyen. Eso vale después del período gratuito de Y Managers de la organización — durante él, todos crean, firman y generan, sea cual sea el plan —, y el Admin de una organización que paga el panel del equipo pasa, sea cual sea su plan. Quien está sin suscripción, o en un plan sin el panel, sigue con todo lo que ya existe abierto para leer, editar, borrar y registrar el avance. Quién cuenta como sin suscripción — por ejemplo, quien no tiene ningún plan en una organización que paga — y qué más cambia están en Sin suscripción.

Quedan con 🔒

crear (entregable, tarea, plan de entregables, plan de trabajo, decisión — incluso corregir una —, equipo, agrupación, adjunto en un entregable, la copia de un entregable o de un plan); firmar (los planes, la etiqueta Revisión solicitada o Aprobada de un entregable, el enlace de aceptación, la renovación del plan de un AI worker); y generar (informes, la Situación y las sugerencias de la IA — esas usan la franquicia de IA de la organización, y por eso exigen también que ella tenga suscripción). El botón no desaparece: aparece con 🔒, y el clic solo dice el motivo, con el atajo para resolverlo.

Siguen

invitar, importar y restaurar personas (Admin); incluir y quitar entregables de un plan; solicitar ajuste; cerrar un plan de entregables; marcar las tareas de un plan de trabajo, incluso aprobar una asignación propuesta; registrar el "Lo que se hizo"; solicitar la revisión de su propia evaluación; y la decisión de quien recibe el enlace de aceptación de un entregable.

La franja de arriba. En las páginas de Y Managers, una franja lo dice una sola vez — "🔒 En Y Managers usted lee, edita y registra el avance" —, con el motivo y el camino de vuelta: Suscribirse, para el Admin (lleva a la página Suscripción); pedírselo a un Admin, para los demás; Ver los planes, para quien está en un plan sin el panel. Por Orion — en WhatsApp, en Telegram, en la app o en la voz — vale lo mismo: no crea, no firma ni genera, dice el motivo y el camino, y no lo intenta de nuevo.

La página Organización

Es donde vive la identidad de su empresa. La página aparece para Admin, RR. HH. y Auditoría; un miembro regular no la ve en el menú. Solo el Admin edita — RR. HH. y Auditoría ven en modo solo lectura. La única excepción es la tarjeta de la escala de estrellas de la evaluación (vea Ciclos, feedback y apelación), que RR. HH. también edita.

Identidad

razón social, nombre comercial y logo.

Ubicación e impuestos

dirección, país y el documento fiscal con el formato del país (CNPJ en Brasil, EIN en Estados Unidos, RFC en México y así sucesivamente). La moneda no se elige ni se deduce del nombre del país: es la moneda de cobro — reales en Brasil, dólares en los demás países —, y la página solo la muestra. Cambiar el país aquí sigue la misma regla de la página Suscripción: solo cambia la moneda cuando el cambio lleva a la organización a la otra cuenta de cobro (de Brasil a otro país, o de otro país a Brasil), y, si hay una página de pago abierta en la cuenta anterior, el cambio puede ser rechazado por unos minutos. Después de la primera compra — con tarjeta o por Pix —, la cuenta ya no cambia: la lista muestra solo los países del mismo lado de la cuenta, y un país del otro lado es rechazado, con el motivo, sin guardar nada. El país de cobro se corrige en la página Suscripción.

Contacto

correo electrónico, teléfono, sitio web y LinkedIn.

Perfil

tamaño de la empresa, idioma de la organización (el idioma en el que el sistema escribe lo que produce para la empresa — informes y textos generados; el idioma de su pantalla es otro ajuste, y está en Mi perfil), Modo consultoría (actívelo para empresas de servicios que facturan trabajo a clientes) y Privacidad por equipo.

Personas y responsables

el contacto principal — el representante de la organización para facturación y avisos legales, elegido entre los Admins — y la lista de Admins. Los roles en sí se definen en el perfil de cada persona, no aquí.

Acceso al panel, al costo y a la evaluación media

una tabla de casillas en la que el Admin elige quién abre el Panel y, entre esas personas, quién ve el costo — por perfil en la organización (Admin, RR. HH., Auditoría, Usuario) y por rol en el equipo (gerente, asistente, miembro, observador). Basta un perfil o un rol marcado para dar acceso, y el Admin siempre queda marcado. El predeterminado es el de siempre: todos ven el panel, y el costo queda con el Admin y los gerentes. La tercera columna, Ve la evaluación media, elige quién ve la evaluación media de los ciclos en la página del entregable y en el plan de entregables; no depende del panel. Un perfil marcado la ve en todos los entregables; un rol de equipo marcado la ve en los entregables de sus propios equipos y en los sin equipo. En el predeterminado: el Admin, el gerente y el asistente. Volver al predeterminado deshace la elección.

Facturación y suscripción

plan y estado, gestionados por el área de suscripción.

El interruptor que más cambia el día a día es Privacidad por equipo. Desactivado (el predeterminado), los entregables y los planes de entregables son visibles para toda la organización. Activado, un miembro regular solo ve los entregables y los planes de entregables de los equipos a los que pertenece. Admin, RR. HH. y Auditoría siguen viendo todo en ambos casos.

Los planes de trabajo siguen otra regla, independiente de este interruptor: un miembro regular siempre ve solo su propio plan, más los planes de los equipos que gestiona, asiste u observa.

Equipos

La página Equipos tiene dos paneles: a la izquierda la jerarquía de la organización (con búsqueda y ramas que usted contrae), a la derecha el equipo seleccionado — configuración, miembros y su acuerdo de trabajo.

Crear un equipo es un acto de Admin: quien no es Admin no ve el botón ＋ Nuevo en la parte superior de la jerarquía, y el servidor lo rechaza de nuevo, por garantía. El formulario pide dos campos: el nombre y el equipo superior (o "nivel superior", si no hay). Nada más. El equipo nace activo — activar y desactivar existe después, en la configuración del equipo ya seleccionado.

El formulario de creación no pregunta quién es el gerente. El gerente se designa enseguida, agregando a la persona al equipo con el rol gerente. Y el selector de miembros ofrece únicamente personas que ya existen en la organización: traer a alguien de fuera es un acto de Admin, en la página Usuarios.

Son cuatro roles de equipo — gerente, asistente, miembro y el rol de observador (observer), solo lectura. El de observador se asigna desde la tarjeta del equipo, aquí en la página Equipos. Cada persona tiene un rol por equipo: elegir uno borra el anterior automáticamente.

Use el equipo superior para agrupar por departamento ("Marketing", "TI"): la jerarquía alimenta los filtros del panel y, como verá en Planes de entregables del equipo, un equipo hijo hereda el plan de entregables de un equipo superior.

Las protecciones de la estructura

Algunas acciones se rechazan a propósito, para que usted no pierda historial sin darse cuenta.

Eliminar un equipo

es un acto de Admin, y solo es posible si no tiene subequipos, no tiene miembros y no es el equipo principal de nadie. La pantalla desactiva el botón y dice qué mover primero; el servidor lo rechaza de nuevo, por garantía. El historial de trabajo se conserva.

Cambiar el equipo superior

solo Admin. Y el sistema rechaza cualquier cambio que crearía un lazo en la jerarquía (un equipo convirtiéndose en ancestro de sí mismo).

El último Admin está protegido

no se puede degradar, desactivar ni quitar al único Admin de la organización. Promueva a otra persona a Admin antes.

Quitar a un miembro del equipo quita el rol, no a la persona: sigue en la organización, y el trabajo que hizo sigue atribuido a ella.

En la tarjeta del equipo usted también ve sus AI workers. No aparecen por asociación de miembro — aparecen por el plan de trabajo, que es lo que de hecho vincula a un worker con este equipo y con sus entregables. En el bloque de AI workers está el botón Asignar AI worker — no crea un vínculo de miembro: abre directamente la creación del plan de trabajo, que es lo que vincula al worker con el equipo. El botón queda desactivado cuando todos los workers de la organización ya tienen plan en este equipo. El equipo de IA tiene un capítulo propio.

Usuarios: una persona o una lista entera

La página Usuarios es el registro de personas, restringido a Admin y RR. HH. La invitación es siempre por correo — no existe código de invitación en ninguna parte del producto.

Al agregar, usted puede elegir de una vez el rol en la organización, el equipo principal y el rol dentro de él. Un correo de invitación sale de inmediato, y la persona solo entra a la organización cuando acepta — hasta entonces aparece como Invitación pendiente, y usted ya puede preparar su registro. Si rechaza, sale de la lista y pasa a los usuarios eliminados. Cada dirección recibe como máximo un correo de invitación por día, venga de cualquier organización: si ya recibió uno hoy (por ejemplo, cuando usted elimina y restaura a la persona el mismo día), la invitación se crea igual, pero el correo no sale de nuevo — la pantalla lo avisa, y la persona ve la invitación cuando entra en la plataforma con ese correo.

Para equipos enteros, cambie a la pestaña Varios (pegar lista) y pegue las líneas. El formato acepta dos formas:

• solo el correo, uno por línea; o
• CSV: correo, Nombre, Apellido, RolOrg, Equipo, RolEquipo.

Los campos vacíos usan los valores predeterminados que usted define justo arriba de la caja, y el equipo se busca por el nombre. El límite es de 200 líneas por lote. La lista va al servidor en partes de 50; si una parte falla, sus líneas aparecen como «no se envió» y las otras entran normalmente — envíe de nuevo solo las que faltaron. Al enviar, usted recibe el resultado línea por línea — invitados, agregados, reactivados, sin el correo de invitación por ahora, por encima del límite del día, ya son miembros, duplicados, inválidos, errores — en vez de un "listo" genérico.

Límite de invitaciones por día. Cada organización hace hasta 50 invitaciones por día sin plan pago (en el período de prueba o sin suscripción) y hasta 300 con suscripción — sumando las invitaciones una por una, los lotes y las personas restauradas que nunca habían entrado. Arriba de + Agregar usuario aparece cuánto queda hoy. Pasado el límite, la invitación no se hace (no se guarda ni se envía nada) y, en el lote, las líneas excedentes aparecen como «por encima del límite del día» — las anteriores entran normalmente. El conteo recomienza a la medianoche UTC. Para una implementación grande, el equipo de Orion puede aumentar el límite de una organización con suscripción.

Una nota importante sobre las salidas: quitar a un usuario lo desactiva. Pierde el acceso de inmediato, pero sus contribuciones (planes de trabajo, actividades, evaluaciones) siguen atribuidas a él, para que los registros de la organización sigan siendo verdaderos — y usted puede restaurarlo. Esto no es borrado de datos: la opción "Eliminar permanentemente" existe y solo se habilita para quien no tiene historial de planes de trabajo. Las solicitudes de eliminación/anonimización (LGPD en Brasil, GDPR en la Unión Europea) se tratan como una acción separada y explícita.

El acuerdo de trabajo: las reglas de la casa, en forma de cuestionario

No existe un campo de texto libre para "reglas del equipo". Lo que existe es el acuerdo de trabajo: un cuestionario estructurado de 13 preguntas, organizado en cuatro bloques:

Estilo y lugar de trabajo

modo principal de trabajo y política para los días en la oficina (con un selector de días de la semana cuando los días son fijos).

Trabajo síncrono y asíncrono

ritmo principal, eventos síncronos recurrentes, antelación mínima para agendar una reunión y la ventana núcleo de disponibilidad (con horarios de inicio y fin cuando es fija).

Protocolos de comunicación

plataforma de chat, canales y su finalidad, tiempo de respuesta esperado para mensajes no urgentes, cómo comunicar la urgencia y los límites fuera del horario.

Cultura de reuniones

expectativa sobre las cámaras y preparación mínima para una reunión.

Cada pregunta tiene opciones ya listas y un campo abierto, por si su respuesta no está en la lista.

El acuerdo de trabajo baja en cascada: organización → equipo → persona. La respuesta que vale es la del nivel más específico que respondió; un nivel dejado en blanco hereda el de arriba, y el editor muestra en gris lo que usted heredaría si no responde. Así la empresa define la regla general una vez, el equipo ajusta lo que es diferente en él, y la persona solo registra la excepción real.

Cada persona ve su acuerdo de trabajo consolidado — las tres capas ya resueltas — en Mi perfil, en modo lectura.

Y es aquí donde deja de ser papel: al firmar un plan de trabajo, las tres capas del acuerdo de trabajo vigente quedan congeladas dentro del plan. Si la organización cambia la política después, lo que se acordó en ese plan no cambia con ella. Usted lee el texto congelado al pie del propio plan de trabajo.

Entregables

El entregable es la unidad que hace que el trabajo aparezca. Sin él, el equipo tiene tareas; con él, el equipo tiene resultado — y Orion tiene qué acompañar, qué exigir y qué narrarle a usted.

Qué es un entregable

Entregable es el producto o el servicio final que resulta del trabajo de su equipo. Hace visible el valor generado para quien lo recibe y muestra progreso real hacia los objetivos. Cuando los entregables están claros, todo el mundo entiende exactamente qué tiene que existir al final — lo que aumenta la coordinación, la comunicación y la motivación.

Ejemplos: "Encuesta de satisfacción del cliente realizada" (servicio), "Prototipo de la aplicación creado" (producto).

Tareas y actividades son las acciones necesarias para producir el entregable. El entregable es el resultado de esas acciones. Si usted logra tachar un ítem de la lista y nadie de afuera nota la diferencia, probablemente sea tarea, no entregable.

Por qué insistir en esto: los entregables eliminan la ambigüedad sobre lo que se espera (foco), dan un número para acompañar (mensurabilidad) y conectan el trabajo del día con el plan táctico y estratégico (conexión).

Proyectos y procesos

Un proyecto termina. Un proceso se repite. La plataforma maneja los dos, y la diferencia está en el estado del entregable, no en el tipo de meta.

No existe un tipo de meta "binaria". La lista de tipos de meta viene de los tipos ya usados en los entregables de su organización. Mientras no haya ninguno, la plataforma ofrece %, unit y $ como punto de partida.

Todo entregable marcado como Recurrente nace con un reloj de ciclo encendido, mensual por defecto. Usted cambia la duración en la tarjeta "Reloj del ciclo" (semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual o personalizado). Dentro del ciclo, cada etapa del proceso vale una porción proporcional a su peso; al final del ciclo el porcentaje real queda registrado en el historial y las etapas se reinician para la vuelta siguiente. Por eso el progreso de un proceso no se filtra de un mes al otro. Un proceso antiguo sin reloj que forme parte del plan de trabajo de un AI worker queda ajustado a mensual por el gerente de IA — quien gestiona el equipo recibe un aviso y un enlace para deshacerlo con un toque.

Creando un entregable

Vaya a Entregables → ＋ Crear entregable. Solo dos campos son obligatorios:

Título del entregable

escriba el resultado, no la actividad — "PRD de las funciones del backlog movidas a desarrollo" funciona mejor que "hacer el PRD".

Equipo responsable

el equipo que gestiona este entregable. Elija con atención — es inmutable en la edición común.

La fecha de inicio y la fecha de término son obligatorias en la creación — vale para la pantalla, para el chat, para la voz y para lo que Orion crea por su cuenta. Un entregable sin plazo no se puede planificar: queda fuera del bloque de riesgo, no aparece en los cuellos de botella y se traba en No iniciado aunque el trabajo esté listo. La única excepción es el entregable Recurrente, un proceso continuo que no lleva ninguna fecha — en él ambos campos desaparecen del formulario. Si el plazo aún no se decidió, Orion pregunta en vez de inventarlo. Los demás campos son opcionales en la creación y editables después, en la página del entregable: estado, destinatario, tipo, categoría, agrupación, tipo de meta y meta planificada. La agrupación conecta el entregable con la jerarquía del plan estratégico (objetivos, iniciativas, resultados clave) que los Admins mantienen en la página Agrupación. Cada agrupación puede tener un dueño, una persona activa de la organización: el Admin lo elige en la página, y la grabación de la planificación del año pone el dueño de cada objetivo e iniciativa.

Por el chat también se puede: "crea el entregable 'Onboarding de clientes revisado'". Cuando usted no dice el equipo, Orion usa su equipo principal.

Crear y editar entregables corresponde al gerente o asistente del equipo responsable (o del equipo que está encima), y al Admin. Crear exige suscripción (vea Sin suscripción, al comienzo de este capítulo); editar, no. Un miembro regular abre el entregable en modo lectura, con el aviso en pantalla — su contribución aparece por el progreso de las tareas.

Qué se bloquea, y cuándo

Cuatro campos forman la línea base planificada: fecha de inicio planificada, fecha de término planificada, tipo de meta y meta planificada. No son fijos desde la creación — usted puede ajustarlos mientras la planificación siga abierta.

Lo que bloquea es la llegada de la fecha de inicio planificada. A partir de ella, esos cuatro campos quedan congelados y el sistema rechaza la edición, mostrando el aviso "🔒 La línea base planificada está bloqueada (la fecha de inicio ya pasó)". De ahí en adelante usted usa los campos paralelos — fecha de inicio actualizada, fecha de término actualizada y meta actualizada —, y es exactamente esa diferencia entre planificado y actualizado la que muestra cuánto se corrió el plan.

El equipo responsable es inmutable en la edición común. Desde el 27/07/2026, sin embargo, un Admin puede reasignar el entregable a otro equipo mediante una acción dedicada — ya no es un "nunca".

Eliminar un entregable se rechaza en cuatro situaciones, y el mensaje dice cuál — y qué hacer:

• alguna tarea ya tiene progreso — ponga el progreso de las tareas en cero primero;
• pertenece a un plan de entregables — si el plan está abierto, quítelo de él primero (🗑 en su fila, en la página del plan — en el borrador, quitar corresponde al gerente o al asistente del equipo del plan (o de un equipo superior), o a un Admin; en el plan firmado, solo al gerente o a un Admin). Si el plan ya fue cerrado, no se puede: la lista de un plan cerrado es un registro y no cambia;
• está en un plan de trabajo — si el plan todavía está en elaboración, quítelo de él primero. Si ya tiene firma, el entregable solo sale por el propio plan: con una firma, solicitando un ajuste; con las dos, por el flujo de Edición (vea Planes de trabajo). De un plan de trabajo finalizado ya no sale;
• es la plantilla de un programa — se copia a cada grupo nuevo; un Admin necesita desvincularlo del programa primero.

Cuando el entregable forma parte de un registro (plan cerrado o finalizado) y ya no se va a realizar, el camino es cambiar su estado a Cancelado: sale del trabajo abierto sin borrar la historia. También existe Crear una copia, que es el camino normal para repetir un entregable parecido en el período siguiente: pide la fecha de inicio y la de término del nuevo período y lleva la lista de tareas, sin el progreso.

Progreso, estado y qué hace Orion con eso

El progreso del entregable se calcula, nunca se escribe: es el promedio del progreso de las tareas, ponderado por el peso de cada una. Una tarea sin peso definido cuenta como peso 1; una tarea con peso 0 queda fuera del cálculo a propósito.

Quién puede tocar el progreso de una tarea: el Admin, el gerente o asistente del equipo del entregable (o del equipo que está encima), quien está marcado como colaborador de la tarea, y quien seleccionó esa tarea en su propio plan de trabajo. Los campos de planificación de la tarea — fecha final, inicio planificado y predecesora — son del líder del equipo.

El estado también se mueve solo, por el progreso y por las fechas — en ese orden. *Un progreso del 100% cierra el entregable como Completado de inmediato, aunque el plazo siga por delante: el plazo dice si el trabajo salió a tiempo, no si terminó. Por debajo del 100%, mandan las fechas: antes del inicio es No iniciado; entre el inicio y el término es En curso; si usted empujó la fecha de término, aparece como Atrasado entre la fecha planificada y la nueva; pasado el término sin llegar al 100%, pasa a No completado. Los estados que usted define a mano — Recurrente, Pausado, Cancelado, Completado, No completado — el sistema los respeta y no los sobrescribe. Con el entregable Completado, No completado o Cancelado — por usted o por el propio sistema, con el progreso en 100% o el plazo vencido —, sus tareas quedan congeladas. Para reabrirlo, cambie el estado. Si el plazo ya pasó, replanifique también la fecha de término: si no, en menos de media hora el sistema vuelve a cerrarlo como No completado*.

Dos cosas ocurren encima de esto sin que usted lo pida. El resumen de la mañana trae los entregables en riesgo, con el motivo calculado: plazo vencido con trabajo pendiente, progreso por detrás del ritmo esperado para la porción de tiempo ya consumida, o progreso detenido desde hace varios días. Y, en la página del entregable, el botón Situación compila en texto lo que dicen los planes de trabajo ligados a él — útil antes de una reunión de seguimiento (compilar usa IA, así que pide suscripción).

El costo proyectado y la evaluación media

En la página del entregable, la tarjeta Quién ha trabajado en este entregable suma las horas y el costo de los planes de trabajo firmados y muestra dos líneas más:

• Costo proyectado hasta el final (para quien ve el costo): el costo de los días ya pasados de los planes firmados, el de los días que aún vienen en ellos y, si el entregable sigue abierto después del último plan, el mismo ritmo de los últimos planes hasta el plazo. Un entregable concluido, cancelado o recurrente no se proyecta más allá de los planes; con el plazo vencido, la línea avisa que la proyección se detiene en los planes firmados.
• Evaluación media de los ciclos (en el predeterminado, para el Admin y para el gerente o el asistente del equipo del entregable; la organización elige en Organización): las estrellas de los ciclos ya evaluados de los planes que trabajaron en el entregable, ponderadas por el esfuerzo de cada plan en él. El 3★ automático entra en la cuenta, y la línea dice cuántos fueron.

El costo proyectado sigue la columna de costo de la misma elección. Los planes de AI worker quedan fuera de las dos. El botón Cómo se calcula, debajo de las líneas (y debajo de la tabla del plan de entregables), explica cada cuenta en la propia pantalla. Orion no lee esos dos números en la conversación: para verlos, abra la página del entregable.

Aceptación: quién dice que el entregable está listo

Todo entregable tiene una tarjeta ✅ Aceptación del entregable. Es donde usted registra quién aprueba ese resultado: alguien de dentro, elegido en una búsqueda entre las personas registradas, o alguien de fuera — por correo electrónico o por WhatsApp, con nombre y contacto escritos a mano.

Con el responsable definido, el botón Generar enlace de aceptación crea una dirección propia de ese entregable, que abre una página de decisión sin inicio de sesión: quien lo recibe ve el título, el equipo, el progreso y las tareas, y decide entre aprobar o devolver para ajustes. Devolver exige un comentario — sin él el sistema rechaza la decisión. Cuando el aprobador es alguien de dentro, recibe el enlace por correo en el momento; para alguien de fuera, usted envía el enlace por el canal que prefiera. Generar el enlace corresponde al gerente o asistente del equipo del entregable (o del equipo que está encima), o al Admin, y exige suscripción: sin ella, el botón aparece con 🔒. Generar el enlace también pone el entregable en revisión y marca un plazo de revisión de 30 días, si todavía no tenía uno. Como toda página que abre sin iniciar sesión, la de aceptación acepta un número limitado de decisiones por hora desde la misma conexión — muy por encima del uso de una persona (vea seguridad y privacidad).

La página de decisión habla portugués, inglés y español. Primero intenta el idioma del propio aprobador, cuando es alguien de dentro; después, el idioma del navegador de quien abrió el enlace — que suele ser la señal correcta cuando el aprobador es un cliente de fuera. En la parte superior de la página hay un selector EN/PT/ES, por si la suposición falla. El correo que avisa al aprobador interno sale en su idioma.

La decisión vuelve escrita en la página del entregable: aprobado o devuelto, por quién, cuándo y con el comentario. Devolver no crea tareas por sí solo — usted lee las observaciones y define las tareas de la revisión.

Sin manifestación hasta el plazo, el entregable queda aprobado por decurso de plazo — y queda marcado con esa palabra, para que nadie lo confunda con una aceptación de verdad. Esto vale para el entregable que tiene aprobador registrado y plazo de revisión definido, que es lo que el enlace establece. El plazo predeterminado es de 30 días y usted lo edita en el campo de plazo de la revisión — pero fíjese en que el enlace enviado vale 30 días: si usted estira el plazo más allá de eso, la dirección ya entregada deja de abrir y hay que generar otra.

Sin suscripción, no hay aprobación por decurso de plazo. Mientras la organización está sin suscripción, ese plazo queda en pausa, y el bloque de la revisión, en el entregable, lo dice. Cuando vuelve a suscribirse, el plazo de la revisión abierta pasa a ser de 30 días desde ese día — o la fecha que ya estaba, si es posterior. Si el enlace enviado venció durante la pausa, genere otro en el entregable.

El campo Aprobación, en el bloque de detalles, es el mismo control por el lado de dentro: Sin etiqueta, Revisión solicitada o Aprobado. Sin suscripción, Revisión solicitada y Aprobado aparecen con 🔒 (pedir la aceptación y aprobar cuentan como firmar); Sin etiqueta y Descartar revisión siguen. Mientras haya una revisión en curso, el estado del entregable pasa a leerse de ella: En revisión mientras las tareas de revisión no llegan al 100%, Revisado cuando llegan (trabajo hecho, esperando aprobación) y Aprobado después de la aceptación. En ese período el estado normal queda bloqueado — quien manda es la revisión. Las tareas de la revisión tienen barra propia y no entran en el progreso del entregable: el trabajo original no se diluye con el retrabajo. Aprobar no borra la revisión — queda como registro, solo de lectura. Y la entrega aprobada queda congelada por completo: las tareas originales y las de la revisión ya no cambian, y no entra ninguna tarea nueva. Para reabrirla, vuelva el campo a Revisión solicitada. Para deshacer todo esto existe Descartar revisión, la primera opción del mismo campo Aprobación cuando ya hay revisión: pide confirmación, elimina las tareas de la revisión y la justificación y devuelve el entregable al estado normal.

En la página del entregable usted además adjunta material en Asociados a este entregable: un enlace (Drive, Workspace, URL) o un archivo subido — PDF o texto (txt, md, csv), hasta 25 MB. Adjuntar en un entregable es crear, así que exige suscripción; el material suelto, en el Conocimiento, sigue. El texto de los archivos txt, md y csv se lee al enviarlos, y es lo que Orion usa cuando usted pregunta sobre el contenido de ese entregable. El PDF queda guardado para descargar, pero su texto todavía no se lee: para que Orion lo use, abra el ítem en Conocimiento, toque ✎ Editar y pegue el texto en él. Quien tiene el rol Auditoría solo lee el material del entregable: no adjunta ni edita — en el Conocimiento, solo guarda sus notas 🔒 Personales.

Planes de entregables del equipo

El plan de entregables es el portafolio que el equipo se compromete a trabajar en un período. Existe por un motivo práctico: es su firma la que libera la construcción de los planes de trabajo individuales. Sin plan de entregables firmado, el equipo no tiene en qué apoyarse — y el sistema lo rechaza.

Para qué sirve

El plan de entregables define las prioridades del equipo durante su período efectivo y sirve de referencia para los planes de trabajo de los miembros. Garantiza alineación (el trabajo diario empuja los resultados acordados) y anticipa dependencias y asignación antes de que el período empiece.

Pertenece a un equipo. Y vale para los equipos que están debajo: un subequipo sin plan propio se apoya en el plan de un equipo ancestro.

Paso 1 — Crear

Vaya a Planes de equipo → Crear plan de entregables. Son cuatro campos: título, equipo, fecha de inicio y fecha de término. El plan nace como Borrador.

La lista de Planes de equipo abre mostrando los planes en curso y los borradores — todo lo que aún no cerró, incluido el Planificado. Así el plan que acaba de nacer no desaparece de la vista mientras espera la firma. El selector de estado en lo alto aísla un estado, o muestra todos. Por la conversación con Orion la cuenta es la de siempre: él responde por los planes en curso y dice cuántos quedaron fuera.

Un cuidado que ahorra retrabajo: revise los cuatro antes de crear. Hoy no existe pantalla para editar ni para eliminar un plan de entregables después de creado — el título, el equipo y el período quedan como fueron guardados. Lo que cambia después es el contenido (los entregables entran y salen — vea quién puede en el Paso 2) y el estado (por la firma, por el calendario o por el cierre anticipado).

Por el chat: "crea un plan de entregables para el equipo de Producto, del 01/09 al 31/12, llamado 'Q4 2026 — Producto'".

Paso 2 — Insertar entregables

En la página del plan, use ＋ Insertar entregables. Busque por el título, marque los que el equipo va a trabajar en el período y confirme con Agregar (n).

Para quitar un entregable del plan, use el 🗑 (Quitar del plan) en su fila. Quitarlo del plan pide una confirmación doble: el 🗑 solo abre la confirmación, que dice lo que va a pasar — el entregable sale de la lista del plan, pero sigue existiendo, con sus tareas y su progreso, y puede volver al plan después con ＋ Insertar entregables; en el plan ya firmado, la salida queda registrada en las decisiones del plan —, y el botón Sí, quitar del plan solo se habilita después de que usted marca Entiendo que el entregable sale de este plan. Cada entregable abre su propia confirmación. Quitarlo del plan no elimina el entregable.

Una excepción sobre la vuelta: ＋ Insertar entregables solo lista entregables abiertos. El entregable que ya está Completado, Cancelado o No completado no aparece ahí — para que vuelva al plan, pídaselo a Orion por el chat. La confirmación ya lo dice cuando es el caso.

El entregable quitado del plan firmado deja de valer para los planes de trabajo. Un entregable solo vale para un plan de trabajo mientras está en la lista de un plan de entregables firmado y vigente. Quitado del plan firmado, si no está en otro plan así, ya no entra en ningún plan de trabajo (ni con ＋ Agregar entregable, ni con ⧉ Copiar, ni con ✨ Generar planes de trabajo para el equipo), y el plan de trabajo que ya lo tiene y todavía no fue firmado por ambas partes solo se firma después de que vuelva a un plan firmado o salga de él — el rechazo de la firma dice de qué plan salió y cuándo. El plan de trabajo ya firmado por ambas partes sigue como está, con el entregable, sus ciclos y sus reportes. La confirmación del 🗑 lo dice en el plan firmado. Quitarlo de un borrador no cambia nada de esto: el entregable de un borrador todavía no valía para planes de trabajo.

Quién incluye y quién quita

• En el borrador (antes de la firma), incluir y quitar entregables — la misma regla para los dos — corresponde al gerente o al asistente del equipo del plan (o de un equipo superior) y al Admin — el asistente ayuda a armar el plan.
• Un gerente o asistente de otro equipo — un hermano, o uno debajo del equipo del plan — no toca este plan.

La pantalla solo muestra ＋ Insertar entregables y el 🗑 a quien puede usarlos, y el servidor lo rechaza de nuevo, como garantía.

Después de la firma (Planificado o En curso), el portafolio se volvió un compromiso: incluir y quitar entregables pasa a ser solo del gerente (o del Admin), y el asistente ve el aviso 🔒 en lugar de los botones. Cada cambio queda registrado en Decisiones y lecciones del plan: qué entró o salió, quién lo cambió y cuándo — con el motivo, cuando usted lo diga por el chat.

Después de cerrado (por el calendario o anticipadamente), el plan ya no cambia de entregables: nadie incluye ni quita — ni el Admin, ni por la pantalla, ni por el chat. Un entregable suyo que todavía se va a trabajar entra en el plan del nuevo período.

El plan que llega a su fecha de término sin haber sido firmado no se cierra: sigue como Borrador, y sus entregables entran y salen por las reglas del borrador (vea el Paso 3).

Por el chat: "quita el entregable 'Onboarding revisado' del plan Q4 de Producto". Orion sigue las mismas reglas y verifica antes de preguntar: si el entregable no estaba en el plan, dice que no se quitó nada; si quien lo pide no puede cambiar este plan (en el firmado, solo el gerente lo cambia), o si el plan está cerrado, lo dice. Cuando se puede quitar, dice qué entregable sale de qué plan — en el plan firmado, también lo que cambia para los planes de trabajo — y solo lo quita después de su sí.

La tabla del plan muestra, para cada entregable: progreso, estado, meta, fecha de término y quién ha trabajado en él — con el conteo de planes de trabajo por persona. Arriba, la barra de finalización de entregables del plan. Quien ve el costo ve también, debajo de las horas de cada entregable, el costo proyectado hasta el final; el Admin y el gerente o el asistente del equipo del entregable ven, debajo de quién ha trabajado, la evaluación media de los ciclos (vea El costo proyectado y la evaluación media, en Entregables).

Paso 3 — Firmar

Cuando el portafolio esté armado, aparece el botón ✍ Firmar plan (gerente). Firmar es un acto del gerente del equipo del plan (o de un equipo superior) o de un Admin — el gerente de otro equipo (un hermano, o uno debajo del equipo del plan) no firma, y los asistentes arman el plan, pero no firman por él. Sin suscripción, el botón aparece con 🔒.

El borrador no cambia de estado solo, ni cuando pasa su fecha de término: sigue como Borrador y el gerente todavía puede firmarlo. Firmado después del final de su período, pasa a En curso, y el reloj lo cierra en la ronda siguiente, porque el período ya terminó.

La firma elige entre dos estados, según la fecha:

Planificado

el período todavía no empezó. No es un borrador — es un compromiso ya revisado, esperando la fecha. Usted ya puede construir planes de trabajo sobre él; es justamente para eso que este estado existe.

En curso

el período ya empezó (o empieza hoy).

De ahí en adelante el reloj se encarga del resto. Cada 30 minutos el sistema promueve Planificado → En curso en la fecha de inicio, y En curso → Cerrado cuando el período termina. Al cerrar, quien gestiona el equipo recibe una invitación para registrar las lecciones del período — una retrospectiva corta que se vuelve precedente para el ciclo siguiente.

El aviso en pantalla después de firmar dice lo esencial: "✓ Firmado — ahora se pueden crear planes de trabajo con base en este plan." Es también aquí donde está el atajo ✨ Generar planes de trabajo para el equipo, que distribuye los entregables del plan entre los miembros activos para que usted revise antes de que se cree cualquier cosa (vea Planes de trabajo). Aparece solo para quien lidera el plan: el gerente o el asistente del equipo del plan (o de un equipo superior) y el Admin. Los demás ven el aviso, pero no el atajo. Cuando el plan se cierra (por el calendario o anticipadamente), el aviso y el atajo salen de la página: un plan cerrado ya no genera planes de trabajo, ni por la pantalla ni por el chat. Los entregables que todavía se van a trabajar entran en el plan de entregables del nuevo período, y los planes de trabajo salen de él.

Orion propone el desglose en tareas

Un entregable que entró en un plan firmado y está sin ninguna tarea viva es alcance sin "cómo": nadie sabe qué hacer mañana por la mañana. Desde el 14/08/2026, cuando eso ocurre, el gerente de IA escribe un borrador de 2 a 5 tareas para cada entregable en esa situación y lo manda para decisión. (En una organización sin suscripción, el gerente de IA queda en pausa y no escribe borrador alguno.)

El borrador llega marcado con todas las letras — "📝 Borrador del gerente de IA — aguarda SU decisión" — y aparece para todos los gerentes de ese equipo, en la casilla Esperando por ti y en el canal de Orion: quien llegue primero decide. Usted aprueba, ajusta o rechaza, y solo la aprobación crea las tareas — por eso aprobar exige suscripción: sin ella, el borrador aparece con 🔒 en Esperando por ti, la aprobación por la conversación se rechaza y sigue esperando; rechazar sigue. Si el equipo activó la autonomía "Desglosar trabajo por mí" (vea Planes de trabajo), él pasa a crear en la fecha, avisando siempre en la víspera cuáles entregables entran y cuántas tareas nacen.

Cerrar anticipadamente

A veces el período cambia de cara a mitad de camino: el equipo es reasignado, la prioridad cae, el proyecto termina antes. El botón Cerrar anticipadamente existe para eso, y está al mismo nivel que la firma — quien abrió el compromiso es quien lo cierra (el gerente del equipo del plan o de un equipo superior, o el Admin).

Antes que nada, el sistema hace un prevuelo: calcula y muestra las consecuencias reales, no un aviso genérico.

• cuántos días antes de lo previsto está cerrando;
• qué entregables siguen vivos y quedan sin plan de entregables — con el progreso de cada uno;
• cuántos planes de trabajo siguen corriendo (los ciclos y las evaluaciones no se detienen);
• qué AI workers quedan bloqueados para renovar plan sobre esos entregables hasta que entren en un nuevo plan firmado;
• qué equipos quedan sin plan fuente, lo que bloquea la creación de nuevos planes de trabajo — también para personas, no solo para la IA.

Después de eso, el cierre exige una justificación de al menos 15 caracteres. No es burocracia: queda registrada como decisión del plan y es lo que leerá el próximo período. Solo entonces se acepta la confirmación, y la acción es irreversible por la interfaz.

Dos cosas que no ocurren, porque es la duda real de quien hace clic: los entregables y los planes de trabajo no se cierran junto con él. Siguen vivos, con sus ciclos y sus evaluaciones. Los entregables abiertos pueden entrar en otro plan después — y eso no hace falta decidirlo ahora.

El mismo contrato vale por el chat. Si usted dice "cierra el plan de entregables del equipo de Producto", Orion primero le devuelve la lista de consecuencias calculada por el servidor, palabra por palabra, le pregunta el motivo con sus propias palabras y solo cierra después de su sí explícito. Nunca inventa la justificación.

Después de cerrado así, el plan aparece con el sello Cerrado anticipadamente, con la fecha, quién lo cerró y la justificación visibles en la propia página.

Lo que todavía no se puede hacer

Vale la pena decirlo con claridad, para que usted planifique en torno a eso: no hay edición del plan después de creado (título, equipo, período), no hay eliminación de plan, y la firma no es reversible — el camino para deshacer un compromiso firmado es el cierre anticipado, con justificación registrada.

La planificación del año

La planificación del año tiene capítulo propio: La planificación del año. Ahí están quién empieza y quién lidera, el preparar, las entrevistas, la síntesis, la decisión de cada tarjeta, el despliegue en el árbol del plan, los entregables del plan, el tiempo de cada equipo, y la aprobación y la plenaria.