Organizar el trabajo: estructura y entregables

12. Organización, equipos y personas

Usted llega a esta parte para responder tres preguntas: cómo está diseñada mi empresa aquí adentro, quién trabaja en qué, y dónde quedan acordadas las reglas de convivencia del equipo. Son tres páginas y un cuestionario.

Dónde están estas pantallas

No existe un menú "Configuración". La barra lateral es una lista plana de destinos, y cada uno de ellos es una entrada propia: Panel, Entregables, Planes de equipo, Planes de trabajo, Orion, Organización, Usuarios, Equipos, Agrupación, Informes, Suscripción y Mi perfil.

La entrada Usuarios solo aparece para quien tiene rol en la organización Admin o RR. HH. Quien no lo tiene nunca ve el registro de personas — ni el ítem en el menú.

La página Organización

Es donde vive la identidad de su empresa. La página aparece para Admin, RR. HH. y Auditoría; un miembro regular no la ve en el menú. Solo el Admin edita — RR. HH. y Auditoría ven en modo solo lectura.

Identidad

razón social, nombre comercial y logo.

Ubicación e impuestos

dirección, país y el documento fiscal con el formato del país (CNPJ en Brasil, EIN en Estados Unidos, RFC en México y así sucesivamente). La moneda no se elige — está definida por el país.

Contacto

sitio web y LinkedIn.

Perfil

tamaño de la empresa, Modo consultoría (actívelo para empresas de servicios que facturan trabajo a clientes) y Privacidad por equipo.

Personas y responsables

el contacto principal — el representante de la organización para facturación y avisos legales, elegido entre los Admins — y la lista de Admins. Los roles en sí se definen en el perfil de cada persona, no aquí.

Facturación y suscripción

plan y estado, gestionados por el área de suscripción.

El interruptor que más cambia el día a día es Privacidad por equipo. Desactivado (el predeterminado), los entregables y los planes de entregables son visibles para toda la organización. Activado, un miembro regular solo ve los entregables y los planes de entregables de los equipos a los que pertenece. Admin, RR. HH. y Auditoría siguen viendo todo en ambos casos.

Los planes de trabajo siguen otra regla, independiente de este interruptor: un miembro regular siempre ve solo su propio plan, más los planes de los equipos que gestiona, asiste u observa.

Equipos

La página Equipos tiene dos paneles: a la izquierda la jerarquía de la organización (con búsqueda y ramas que usted contrae), a la derecha el equipo seleccionado — configuración, miembros y su Combinado (acuerdo de trabajo).

Crear un equipo pide dos campos: el nombre y el equipo superior (o "nivel superior", si no hay). Nada más. El equipo nace activo — activar y desactivar existe después, en la configuración del equipo ya seleccionado.

El formulario de creación no pregunta quién es el gerente. El gerente se designa enseguida, agregando a la persona al equipo con el rol gerente. Y el selector de miembros ofrece únicamente personas que ya existen en la organización: traer a alguien de fuera es un acto de Admin, en la página Usuarios.

Son cuatro roles de equipo — gerente, asistente, miembro y el rol de observador (observer), solo lectura. El de observador se asigna desde la tarjeta del equipo, aquí en la página Equipos. Cada persona tiene un rol por equipo: elegir uno borra el anterior automáticamente.

Use el equipo superior para agrupar por departamento ("Marketing", "TI"): la jerarquía alimenta los filtros del panel y, como verá en el capítulo 14, un equipo hijo hereda el plan de entregables del equipo que está encima.

Las protecciones de la estructura

Algunas acciones se rechazan a propósito, para que usted no pierda historial sin darse cuenta.

Eliminar un equipo

solo es posible si no tiene subequipos, no tiene miembros y no es el equipo principal de nadie. La pantalla desactiva el botón y dice qué mover primero; el servidor lo rechaza de nuevo, por garantía. El historial de trabajo se conserva.

Cambiar el equipo superior

solo Admin. Y el sistema rechaza cualquier cambio que crearía un lazo en la jerarquía (un equipo convirtiéndose en ancestro de sí mismo).

El último Admin está protegido

no se puede degradar, desactivar ni quitar al único Admin de la organización. Promueva a otra persona a Admin antes.

Quitar a un miembro del equipo quita el rol, no a la persona: sigue en la organización, y el trabajo que hizo sigue atribuido a ella.

En la tarjeta del equipo usted también ve sus AI workers. No aparecen por asociación de miembro — aparecen por el plan de trabajo, que es lo que de hecho vincula a un worker con este equipo y con sus entregables. En el bloque de AI workers está el botón Asignar AI worker — no crea un vínculo de miembro: abre directamente la creación del plan de trabajo, que es lo que vincula al worker con el equipo. El botón queda desactivado cuando todos los workers de la organización ya tienen plan en este equipo. El equipo de IA tiene un capítulo propio.

Usuarios: una persona o una lista entera

La página Usuarios es el registro de personas, restringido a Admin y RR. HH. La invitación es siempre por correo — no existe código de invitación en ninguna parte del producto.

Al agregar, usted puede elegir de una vez el rol en la organización, el equipo principal y el rol dentro de él. Un correo de invitación sale de inmediato.

Para equipos enteros, cambie a la pestaña Varios (pegar lista) y pegue las líneas. El formato acepta dos formas:

• solo el correo, uno por línea; o
• CSV: correo, Nombre, Apellido, RolOrg, Equipo, RolEquipo.

Los campos vacíos usan los valores predeterminados que usted define justo arriba de la caja, y el equipo se busca por el nombre. El límite es de 200 líneas por lote. Al enviar, usted recibe el resultado línea por línea — agregados, reactivados, ya son miembros, duplicados, inválidos, errores — en vez de un "listo" genérico.

Una nota importante sobre las salidas: quitar a un usuario lo desactiva. Pierde el acceso de inmediato, pero sus contribuciones (planes de trabajo, actividades, evaluaciones) siguen atribuidas a él, para que los registros de la organización sigan siendo verdaderos — y usted puede restaurarlo. Esto no es borrado de datos: la opción "Eliminar permanentemente" existe y solo se habilita para quien no tiene historial de planes de trabajo. Las solicitudes de eliminación/anonimización (LGPD/GDPR) se tratan como una acción separada y explícita.

El Combinado: las reglas de la casa, en forma de cuestionario

No existe un campo de texto libre para "reglas del equipo". Lo que existe es el Combinado (acuerdo de trabajo): un cuestionario estructurado de 13 preguntas, organizado en cuatro bloques:

Estilo y lugar de trabajo

modo principal de trabajo y política para los días en la oficina (con un selector de días de la semana cuando los días son fijos).

Trabajo síncrono y asíncrono

ritmo principal, eventos síncronos recurrentes, antelación mínima para agendar una reunión y la ventana núcleo de disponibilidad (con horarios de inicio y fin cuando es fija).

Protocolos de comunicación

plataforma de chat, canales y su finalidad, tiempo de respuesta esperado para mensajes no urgentes, cómo comunicar la urgencia y los límites fuera del horario.

Cultura de reuniones

expectativa sobre las cámaras y preparación mínima para una reunión.

Cada pregunta tiene opciones ya listas y un campo abierto, por si su respuesta no está en la lista.

El Combinado baja en cascada: organización → equipo → persona. La respuesta que vale es la del nivel más específico que respondió; un nivel dejado en blanco hereda el de arriba, y el editor muestra en gris lo que usted heredaría si no responde. Así la empresa define la regla general una vez, el equipo ajusta lo que es diferente en él, y la persona solo registra la excepción real.

Cada persona ve su Combinado consolidado — las tres capas ya resueltas — en Mi perfil, en modo lectura.

Y es aquí donde deja de ser papel: al firmar un plan de trabajo, las tres capas del Combinado vigente quedan congeladas dentro del plan. Si la organización cambia la política después, lo que se acordó en ese plan no cambia con ella. Usted lee el texto congelado al pie del propio plan de trabajo.

13. Entregables

El entregable es la unidad que hace que el trabajo aparezca. Sin él, el equipo tiene tareas; con él, el equipo tiene resultado — y Orion tiene qué acompañar, qué exigir y qué narrarle a usted.

Qué es un entregable

Entregable es el producto o el servicio final que resulta del trabajo de su equipo. Hace visible el valor generado para quien lo recibe y muestra progreso real hacia los objetivos. Cuando los entregables están claros, todo el mundo entiende exactamente qué tiene que existir al final — lo que aumenta la coordinación, la comunicación y la motivación.

Ejemplos: "Encuesta de satisfacción del cliente realizada" (servicio), "Prototipo de la aplicación creado" (producto).

Tareas y actividades son las acciones necesarias para producir el entregable. El entregable es el resultado de esas acciones. Si usted logra tachar un ítem de la lista y nadie de afuera nota la diferencia, probablemente sea tarea, no entregable.

Por qué insistir en esto: los entregables eliminan la ambigüedad sobre lo que se espera (foco), dan un número para acompañar (mensurabilidad) y conectan el trabajo del día con el plan táctico y estratégico (conexión).

Proyectos y procesos

Un proyecto termina. Un proceso se repite. La plataforma maneja los dos, y la diferencia está en el estado del entregable, no en el tipo de meta.

No existe un tipo de meta "binaria". La lista de tipos de meta viene de los tipos ya usados en los entregables de su organización. Mientras no haya ninguno, la plataforma ofrece %, unit y $ como punto de partida.

Todo entregable marcado como Recurring nace con un reloj de ciclo encendido, mensual por defecto. Usted cambia la duración en la tarjeta "Reloj del ciclo" (semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual o personalizado). Dentro del ciclo, cada etapa del proceso vale una porción proporcional a su peso; al final del ciclo el porcentaje real queda registrado en el historial y las etapas se reinician para la vuelta siguiente. Por eso el progreso de un proceso no se filtra de un mes al otro.

Creando un entregable

Vaya a Entregables → ＋ Crear entregable. Solo dos campos son obligatorios:

Título del entregable

escriba el resultado, no la actividad — "PRD de las funciones del backlog movidas a desarrollo" funciona mejor que "hacer el PRD".

Equipo responsable

el equipo que gestiona este entregable. Elija con atención — es inmutable en la edición común.

Los demás campos son opcionales en la creación y editables después, en la página del entregable: estado, destinatario, tipo, categoría, agrupación, fecha de inicio planificada, fecha de término planificada, tipo de meta y meta planificada. La agrupación conecta el entregable con la jerarquía del plan estratégico (objetivos, iniciativas, resultados clave) que los Admins mantienen en la página Agrupación.

Por el chat también se puede: "crea el entregable 'Onboarding de clientes revisado'". Cuando usted no dice el equipo, Orion usa su equipo principal.

Crear y editar entregables corresponde al gerente o asistente del equipo responsable (o del equipo que está encima), y al Admin. Un miembro regular abre el entregable en modo lectura, con el aviso en pantalla — su contribución aparece por el progreso de las tareas.

Qué se bloquea, y cuándo

Cuatro campos forman la línea base planificada: fecha de inicio planificada, fecha de término planificada, tipo de meta y meta planificada. No son fijos desde la creación — usted puede ajustarlos mientras la planificación siga abierta.

Lo que bloquea es la llegada de la fecha de inicio planificada. A partir de ella, esos cuatro campos quedan congelados y el sistema rechaza la edición, mostrando el aviso "🔒 La línea base planificada está bloqueada (la fecha de inicio ya pasó)". De ahí en adelante usted usa los campos paralelos — fecha de inicio actualizada, fecha de término actualizada y meta actualizada —, y es exactamente esa diferencia entre planificado y actualizado la que muestra cuánto se corrió el plan.

El equipo responsable es inmutable en la edición común. Desde el 27/07/2026, sin embargo, un Admin puede reasignar el entregable a otro equipo mediante una acción dedicada — ya no es un "nunca".

Eliminar un entregable se rechaza en tres situaciones, y el mensaje dice cuál: cuando alguna tarea ya tiene progreso, cuando pertenece a un plan de entregables, o cuando está en un plan de trabajo. Quítelo de los planes (o ponga el progreso en cero) primero. También existe Crear una copia, que es el camino normal para repetir un entregable parecido en el período siguiente.

Progreso, estado y qué hace Orion con eso

El progreso del entregable se calcula, nunca se escribe: es el promedio del progreso de las tareas, ponderado por el peso de cada una. Una tarea sin peso definido cuenta como peso 1; una tarea con peso 0 queda fuera del cálculo a propósito.

Quién puede tocar el progreso de una tarea: el Admin, el gerente o asistente del equipo del entregable (o del equipo que está encima), quien está marcado como colaborador de la tarea, y quien seleccionó esa tarea en su propio plan de trabajo. Los campos de planificación de la tarea — fecha final, inicio planificado y predecesora — son del líder del equipo.

El estado también se mueve solo, por las fechas y por el progreso: antes del inicio es Not started (no iniciada); entre el inicio y el término es In progress (en curso); si usted empujó la fecha de término, aparece como Overdue (atrasada) entre la fecha planificada y la nueva; pasado el término efectivo, pasa a Completed (completada, con el progreso en 100%) o Not completed (no completada). Los estados que usted define a mano — Recurring, On hold, Cancelled, Completed, Not completed — el sistema los respeta y no los sobrescribe.

Dos cosas ocurren encima de esto sin que usted lo pida. El resumen de la mañana trae los entregables en riesgo, con el motivo calculado: plazo vencido con trabajo pendiente, progreso por detrás del ritmo esperado para la porción de tiempo ya consumida, o progreso detenido desde hace varios días. Y, en la página del entregable, el botón Situación compila en texto lo que dicen los planes de trabajo ligados a él — útil antes de una reunión de seguimiento.

En la página del entregable usted además adjunta material en Asociados a este entregable: un enlace (Drive, Workspace, URL) o un archivo subido — PDF o texto (txt, md, csv), hasta 25 MB. Es lo que Orion lee cuando usted pregunta sobre el contenido de ese entregable.

14. Planes de entregables del equipo

El plan de entregables es el portafolio que el equipo se compromete a trabajar en un período. Existe por un motivo práctico: es su firma la que libera la construcción de los planes de trabajo individuales. Sin plan de entregables firmado, el equipo no tiene en qué apoyarse — y el sistema lo rechaza.

Para qué sirve

El plan de entregables define las prioridades del equipo durante su período efectivo y sirve de referencia para los planes de trabajo de los miembros. Garantiza alineación (el trabajo diario empuja los resultados acordados) y anticipa dependencias y asignación antes de que el período empiece.

Pertenece a un equipo. Y vale para los equipos que están debajo: un subequipo sin plan propio se apoya en el plan de un equipo ancestro.

Paso 1 — Crear

Vaya a Planes de equipo → Crear plan de entregables. Son cuatro campos: título, equipo, fecha de inicio y fecha de término. El plan nace como Draft (borrador).

Un cuidado que ahorra retrabajo: revise los cuatro antes de crear. Hoy no existe pantalla para editar ni para eliminar un plan de entregables después de creado — el título, el equipo y el período quedan como fueron guardados. Lo que cambia después es el contenido (los entregables entran y salen) y el estado (por la firma, por el calendario o por el cierre anticipado).

Por el chat: "crea un plan de entregables para el equipo de Producto, del 01/09 al 31/12, llamado 'Q4 2026 — Producto'".

Paso 2 — Insertar entregables

En la página del plan, use ＋ Insertar entregables. Busque por el título, marque los que el equipo va a trabajar en el período y confirme con Agregar (n). Un entregable puede quitarse del plan después, con el botón Quitar del plan en su fila.

La tabla del plan muestra, para cada entregable: progreso, estado, meta, fecha de término y quién ha trabajado en él — con el conteo de planes de trabajo por persona. Arriba, la barra de finalización de entregables del plan.

Paso 3 — Firmar

Cuando el portafolio esté armado, aparece el botón ✍ Firmar plan (gerente). Firmar es un acto de un gerente (o de un Admin) — los asistentes arman el plan, pero no firman por él.

La firma elige entre dos estados, según la fecha:

Planned (planificado)

el período todavía no empezó. No es un borrador — es un compromiso ya revisado, esperando la fecha. Usted ya puede construir planes de trabajo sobre él; es justamente para eso que este estado existe.

In progress (en curso)

el período ya empezó (o empieza hoy).

De ahí en adelante el reloj se encarga del resto. Cada 30 minutos el sistema promueve Planned → In progress en la fecha de inicio, y In progress → Finished cuando el período termina. Al cerrar, quien gestiona el equipo recibe una invitación para registrar las lecciones del período — una retrospectiva corta que se vuelve precedente para el ciclo siguiente.

El aviso en pantalla después de firmar dice lo esencial: "✓ Firmado — ahora se pueden crear planes de trabajo con base en este plan." Es también aquí donde está el atajo ✨ Generar planes de trabajo para el equipo, que distribuye los entregables del plan entre los miembros activos para que usted revise antes de que se cree cualquier cosa (capítulo 15).

Cerrar anticipadamente

A veces el período cambia de cara a mitad de camino: el equipo es reasignado, la prioridad cae, el proyecto termina antes. El botón Cerrar anticipadamente existe para eso, y está al mismo nivel que la firma — quien abrió el compromiso es quien lo cierra (gerente o Admin).

Antes que nada, el sistema hace un prevuelo: calcula y muestra las consecuencias reales, no un aviso genérico.

• cuántos días antes de lo previsto está cerrando;
• qué entregables siguen vivos y quedan sin plan de entregables — con el progreso de cada uno;
• cuántos planes de trabajo siguen corriendo (los ciclos y las evaluaciones no se detienen);
• qué AI workers quedan bloqueados para renovar plan sobre esos entregables hasta que entren en un nuevo plan firmado;
• qué equipos quedan sin plan fuente, lo que bloquea la creación de nuevos planes de trabajo — también para personas, no solo para la IA.

Después de eso, el cierre exige una justificación de al menos 15 caracteres. No es burocracia: queda registrada como decisión del plan y es lo que leerá el próximo período. Solo entonces se acepta la confirmación, y la acción es irreversible por la interfaz.

Dos cosas que no ocurren, porque es la duda real de quien hace clic: los entregables y los planes de trabajo no se cierran junto con él. Siguen vivos, con sus ciclos y sus evaluaciones. Los entregables abiertos pueden entrar en otro plan después — y eso no hace falta decidirlo ahora.

El mismo contrato vale por el chat. Si usted dice "cierra el plan de entregables del equipo de Producto", Orion primero le devuelve la lista de consecuencias calculada por el servidor, palabra por palabra, le pregunta el motivo con sus propias palabras y solo cierra después de su sí explícito. Nunca inventa la justificación.

Después de cerrado así, el plan aparece con el sello Closed early (cerrado anticipadamente), con la fecha, quién lo cerró y la justificación visibles en la propia página.

Lo que todavía no se puede hacer

Vale la pena decirlo con claridad, para que usted planifique en torno a eso: no hay edición del plan después de creado (título, equipo, período), no hay eliminación de plan, y la firma no es reversible — el camino para deshacer un compromiso firmado es el cierre anticipado, con justificación registrada.