Quién ve qué en su CRM

La regla en una frase: el contacto es de todos, la negociación es de quien responde por ella

Dentro de Orion, su empresa tiene una agenda compartida. Todo el mundo que entra en el panel ve los contactos y las empresas: nombre, teléfono, correo, historial de conversaciones comunes. Eso es a propósito — es la agenda de la casa.

Las negociaciones funcionan al revés. Nacen cerradas. Solo dos personas las ven: quien es Admin de la empresa y quien está en la lista de responsables de esa negociación. Ser responsable de una negociación no abre las otras. Eso vale para todo lo que la negociación carga: el título, la etapa, el valor, la fecha prevista de cierre, quién responde por ella y las anotaciones hechas dentro de ella.

Ese es el estándar de fábrica y hoy está activado en todas las empresas. Nadie tuvo que elegirlo; vino así.

Por qué la pestaña Procesos aparece vacía para usted

Si usted no es Admin y no responde por ninguna negociación, la pestaña Procesos del CRM muestra: "Ningún proceso abierto. Confirme un lead en Acciones pendientes o abra uno arriba."

Esa frase es el punto débil de hoy, y vale decirlo con todas las letras: no distingue "la empresa no tiene ninguna negociación" de "la empresa tiene negociaciones y ninguna es suya". Las dos situaciones producen exactamente la misma pantalla. Si un colega dice que hay una propuesta en marcha y usted abre la pestaña y no encuentra nada, la explicación más probable no es un fallo — es que usted no está en la lista de responsables.

Lo mismo ocurre de forma más silenciosa en las fichas: al abrir una empresa o una persona, el bloque de negociaciones desaparece entero. No queda gris, no queda bloqueado, no existe. La ficha parece la de un contacto sin ningún historial comercial.

Quién puede ver el embudo entero — y quién no, aunque parezca que debería

Solo quien tiene el cargo de Admin de la empresa ve todas las negociaciones. No hay término medio: o usted es Admin, o ve únicamente aquellas en las que es responsable.

Dos sorpresas comunes, y las dos son reales:

Liderar un equipo no abre el embudo. Un gerente que acompaña el trabajo de todo el equipo abre la pestaña Procesos y ve lo mismo que cualquier otra persona — solo lo suyo. No es un fallo de la herramienta; es la regla actual.

Quien está sin cargo definido en la empresa cae automáticamente en el grupo que no ve. Cargos como auditoría o RR. HH. tampoco abren el embudo.

Y el otro lado: si usted es Admin, ve la lista llena y no tiene cómo percibir, por la pantalla, que sus colegas están viendo otra cosa. Vale saberlo antes de reclamarle a alguien por "no haber mirado el pipeline".

Una limitación honesta: hoy no existe botón, pantalla ni pedido en el panel que abra el embudo para todo el equipo. Si su empresa prefiere el embudo abierto a todos, eso no se resuelve solo — hable con nosotros.

La caja "Previsión de este mes" que desaparece

En la parte de arriba de la pestaña Procesos hay una caja con la previsión de cierre del mes. Dos cosas sobre ella:

El total que usted ve es solo de las negociaciones que usted ve. La suma nunca entrega por diferencia lo que la lista escondió — no se puede descubrir el valor de la empresa restando. Eso es intencional.

Si usted no ve ninguna venta abierta, la caja no aparece de ninguna forma. Desaparece, sin ninguna frase en su lugar. Un Admin ve la caja; usted, en la misma pantalla, no ve ni el espacio donde estaba.

Un detalle que cambia la cuenta: solo las negociaciones del tipo Venta entran en la previsión. Alianza, atención y "otro" no suman ningún valor, aunque tengan dinero anotado.

Lo que pasa con lo que USTED escribe

Aquí está la parte que más confusión causa, porque afecta a quien escribe, no a quien lee.

Cuando usted registra una actividad — una nota, un resumen de reunión, una llamada — en una empresa (o en un contacto de ella) que tiene una Venta abierta, esa nota queda atada a esa venta automáticamente. Nadie lo pide, nadie avisa. Y, atada, pasa a seguir la regla de la negociación: solo los responsables y el Admin la ven.

La consecuencia incomoda: si usted no es responsable de esa venta, su propia anotación desaparece de su vista en cuanto la guarda. No da error. Desaparece. La lectura natural es "el sistema perdió lo que escribí" — y no es eso.

Dos salvedades útiles:

Solo la Venta ancla. Si la empresa tiene solo una alianza o una atención abierta, su nota queda abierta a todos.

Por el panel no existe hoy una casilla para marcar la nota como "general". Pidiéndoselo a Orion en la conversación, sí se puede: basta con decir que la anotación es general y queda visible para todo el mundo de la empresa.

Y, cuando la negociación se cierra, las notas nuevas vuelven a nacer abiertas — pero las que ya quedaron atadas siguen restringidas, incluida la nota de ganado o perdido.

Línea de tiempo: lo que desaparece, y un punto donde esto todavía no vale

En la pestaña Actividades, en la línea de tiempo de la empresa y en la línea de tiempo de la negociación, todo lo que esté atado a una negociación que usted no ve se retira. Reuniones, conversaciones transcritas y también las notas que el propio sistema escribe en cada movimiento ("valor: …", "previsión: …", cambio de etapa, cambio de responsable).

La lista simplemente viene más corta. No hay puntos suspensivos, ni marca de corte, ni contador. En la línea de tiempo de la propia negociación el efecto es más duro: viene vacía, porque allí todo carga el vínculo.

Tenemos que ser francos sobre una inconsistencia que todavía existe: al abrir la ficha de una PERSONA, su línea de tiempo se muestra entera, sin ese corte. Es decir, la misma información que la pestaña Actividades le esconde puede aparecer allí. Estamos igualando eso. Hasta entonces, considere restringido aquello que la pestaña Procesos y la ficha de la empresa esconden — y no tome la ficha del contacto como medida de lo que es privado.

Dos agendas diferentes: el CRM de la empresa y su tablero Relaciones

Existen dos cajones de contactos y no se mezclan.

El CRM (Orion › CRM) es la agenda de la empresa, compartida con todo el mundo de allí. El tablero Relaciones es el suyo, personal: ni colegas ni jefatura ven lo que hay allí, y cada persona tiene el suyo, separado.

Quien pertenece a una empresa se queda con el CRM fijado en la agenda de la empresa — no hay forma de alternar por allí. La puerta a su agenda personal es la pantalla Relaciones.

Lo que cae de cada lado: lo que Orion captura solo (mensaje de WhatsApp, correo, reunión de la agenda) va a su cajón personal. Lo que alguien guarda a propósito — porque usted se lo pidió a Orion o por la pantalla del CRM — va a la agenda de la empresa. Por eso la línea de tiempo de la empresa puede ser más pobre que la realidad: las conversaciones capturadas automáticamente no están allí.

La misma persona puede tener una ficha de cada lado, y no se comunican entre sí. Para llevar un contacto personal a la empresa, pídaselo a Orion en su conversación directa con él ("comparta este contacto con la organización"). No hay botón para eso, y es camino de ida: no se puede traer de vuelta.

Si usted borra su cuenta, su cajón personal se va con ella. La agenda de la empresa se queda — es de la empresa, no suya. La excepción es quien usa Orion solo: ahí se van las dos.

Si usted usa Orion solo, sin empresa

Nada de esto se aplica a usted. El embudo es suyo y usted lo ve todo. Las dos pantallas — CRM y Relaciones — leen la misma agenda, con recortes diferentes: en el tablero Relaciones quedan destacados los pocos que usted marcó para acompañar.

El día en que usted entre en una empresa, el CRM pasa a mostrar la agenda de ella. Sus contactos antiguos no desaparecen: siguen siendo suyos y pasan a aparecer en el tablero Relaciones.

El resumen de la mañana de las 07:00 sigue la misma regla — con una excepción

En el resumen de la mañana, el bloque de embudo muestra solo las negociaciones detenidas que usted puede ver. Si no hay ninguna suya, el bloque encoge o desaparece — sin decir que fue recortado. Es decir: "no hay nada trabado en mi resumen de la mañana" no quiere decir "la empresa no tiene nada trabado".

La excepción, que es lo contrario: la lista de retornos acordados y vencidos va por NOMBRE a todos los destinatarios del resumen, incluso a quien no ve ninguna negociación. El contacto es agenda de la empresa y no entra en la regla del embudo. Si un nombre no debe circular, no debe estar como retorno pendiente en la agenda corporativa.

Cuando usted le pregunta a Orion

Orion no esquiva la regla: lee el embudo con los ojos de la persona dueña de esa cuenta. En su conversación 1:1, esos ojos son los suyos.

Un detalle a favor: si usted pide la lista de negociaciones abiertas, él está instruido para decir cuántas existen que usted no puede ver. Es hoy el único lugar del producto que lo declara en voz alta.

Y dos puntos en los que todavía no lo declara, y que usted debe tener en cuenta: al pedir la previsión del mes, el número puede venir más bajo sin ninguna salvedad; y al pedir el historial de un contacto, cuenta una historia más corta con la misma naturalidad con que contaría la completa. Estamos corrigiendo esa asimetría.

En grupos de WhatsApp y Telegram

Ninguna información del embudo circula en un grupo. En un grupo, Orion no tiene acceso a negociaciones, valores, previsión ni historial de contacto — para nadie, ni siquiera para el dueño de la cuenta. Si alguien lo pide, responde que eso está fuera de lo que puede hacer allí. Esa es la garantía que ofrece el grupo.

Hay una excepción estrecha: en un grupo marcado como "Trabajo interno", y solo cuando es el propio dueño de la cuenta quien pregunta, Orion alcanza la agenda de contactos y empresas — y ahí la etiqueta de embudo del contacto (lead, cliente, descartado) puede decirse en voz alta en la sala. Vale saberlo antes de preguntar por un cliente en un grupo con gente de fuera.

Dos cosas que el participante no percibe y usted debe saber:

En un grupo marcado como grupo de trabajo, cada mensaje se convierte en registro de trabajo de la empresa, con texto, autor y fecha — audio incluido, transcrito. Eso es distinto de autorizar a Orion a responder: un grupo puede estar mudo y aun así quedar registrado.

En grupos autorizados de WhatsApp, quien ya es contacto del CRM gana una línea por día en su propia ficha, con un resumen de lo que trató. Quien no es contacto nunca entra. En grupos de Telegram esto no ocurre.

Quien escribe a su línea de atención

Una persona de fuera que habla con la atención de su empresa no lee nada: ni agenda, ni archivos, ni CRM, ni plan de trabajo. Incluso un cliente antiguo ya registrado es saludado por su nombre y nada más — Orion no ve su estado en el embudo, ni el cargo, ni las anotaciones, ni las conversaciones anteriores. Un teléfono identifica una línea, no a una persona.

Del material de la empresa, alcanza únicamente lo que fue publicado ítem por ítem como visible para visitantes. Si Orion dice "no tengo esa información" y el documento existe, es porque no fue publicado.

Lo que el visitante sí hace es escribir: cuando demuestra intención comercial clara, se convierte en un lead de la empresa y la conversación se convierte en una actividad. Si esa empresa ya tiene una venta abierta, esa actividad puede nacer visible solo para los responsables y para el Admin.

El trabajador de IA y Orion conectado a otro asistente

El trabajador de IA de su empresa no tiene visión propia. Trabaja dentro de la cuenta de quien delegó la tarea y ve el embudo exactamente como lo ve esa persona. Si quien delegó es Admin, el trabajador puede citar en un informe una negociación que usted no encuentra en su pantalla. Si quien delegó no es Admin, el informe viene más corto — y nada en el texto lo avisa. Vale comprobar de qué cuenta salió la tarea antes de tratar el número como total de la empresa.

Lo mismo vale cuando usted conecta Orion a otro asistente (por ejemplo, en Claude): ve lo que el dueño de esa conexión vería en el panel, ni una negociación más, y la empresa viene siempre de la propia clave — no hay forma de apuntar a otra.

Dos puntos ciegos que usted debe conocer

Negociación sin responsable. Como el acceso viene de estar en la lista de responsables, una negociación que quedó sin nadie es invisible para toda la empresa, menos para los Admins. Peor: el aviso "N negociaciones sin responsable", que existe justamente para que alguien tome la pelota, tampoco aparece para quien no es Admin. Si ningún Admin mira, se queda parada sin nadie que pueda notarla.

No todo número de la parte de arriba del CRM sigue la regla. Las píldoras de lead/cliente, el chip de seguimientos pendientes y los contadores de actividad de los últimos 7 y 30 días cuentan la empresa entera, para todo el mundo. Solo las negociaciones respetan el cierre. Entonces usted puede ver un contador mayor que la lista que consigue abrir — y, al preguntarle a Orion por los seguimientos pendientes, recibir el resumen escrito de un seguimiento atado a una negociación que su pantalla esconde. Es una inconsistencia conocida, no una filtración intencional, y está en la fila para ser cerrada.

Y, al intentar abrir una Venta o una Alianza para una empresa que ya tiene una abierta y escondida de usted, el sistema se niega diciendo que "está en la lista de abajo". No está — la lista está filtrada. No pierda tiempo buscando: pídaselo a un Admin.

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Última actualización: 05/09/2026.