Sus clientes: atención, agenda y prospección

Atención al público

Orion puede atender a sus clientes en WhatsApp con un rol que usted define. Dos condiciones, antes que nada:

Exige un número dedicado. En su número personal el rol público queda bloqueado, en la pantalla y en el servidor — encenderlo ahí haría que Orion respondiera a sus contactos personales. O el número principal de Orion está dedicado a él, o usted conecta un número adicional.

Usted escribe el rol. En Orion → Rol público: el Rol (lo que representa para quien llega), el Tono, el Flujo de la conversación (los pasos, en orden — se puede empezar a partir de una plantilla del rol elegido y editarla) y los Límites ("nunca compartir precios ni detalles internos", "nunca prometer plazos").

Lo que ocurre del otro lado:

Queda cercado. En la atención, Orion no usa ninguna de sus herramientas internas. Conversa, registra y escala — nada más.

Usted se entera. Orion le resume lo que quiso el visitante — la atención no corre a oscuras.

Responde con lo que usted publicó. Los documentos de Conocimiento marcados como visibles para visitantes (precios, servicios, políticas, cómo contratar) alimentan las respuestas. Lo que no esté ahí sigue bajo los límites que usted escribió: no inventa, escala.

Alimenta el CRM. Contactos e interacciones nacen de la atención, con el resumen de lo que se trató — una interacción por conversación, no una por mensaje.

Puede agendar, cuando su organización tiene profesionales y horarios configurados: los horarios vienen del servidor, nunca de la imaginación del modelo.

Números adicionales. Desde el 05/08/2026, un número extra entra únicamente por la API oficial de Meta, y solo en la función de atención — la antigua opción de número de prospección de ventas fue retirada. El camino es un inicio de sesión rápido en el Facebook de su negocio, directo en la pantalla de Conexión, y la cuenta de WhatsApp creada queda a su nombre. Lo que usted necesita saber antes:

La habilitación no es inmediata. WhatsApp analiza la cuenta antes. Suele llevar horas y puede llegar a 24h; en ese período el número aparece como "En revisión" y no envía ni recibe.
El número no puede estar en uso en WhatsApp hoy, y usted recibe un código para probar que es suyo (en línea fija o número virtual, pida el código por llamada — el SMS no llega).
Hay que registrar un método de pago en la cuenta de WhatsApp de su negocio; sin él WhatsApp bloquea los envíos.
El número pasa a ser una línea comercial: deja de funcionar en la aplicación común de WhatsApp en el celular.
Reglas de WhatsApp, no nuestras: las respuestas libres valen hasta 24h después del último mensaje del cliente; fuera de esa ventana solo salen plantillas pre-aprobadas. Y las conversaciones iniciadas por la empresa comienzan con un límite diario bajo, que sube conforme el número entrega con calidad.

Agenda Compartida — reservas para sus clientes

Una recepción por WhatsApp que ofrece horarios reales, reserva, registra y recuerda — sin usted en el medio. Es lo que sirve a clínicas, consultorios y cualquier negocio que viva de la hora agendada.

Qué hace

Un cliente escribe a su número de atención y conversa con Orion como conversaría con una recepcionista: pregunta quién atiende el sábado, elige un horario, informa nombre y teléfono, y sale con la cita reservada. Detrás de esa conversación, el sistema hace el trabajo técnico solo:

Ofrece solo horarios reales. La disponibilidad viene del registro de cada profesional y de su calendario de Google — un horario ocupado desaparece de la oferta. Orion tiene prohibido inventar horarios: los calcula el sistema, no el modelo de lenguaje.
Reserva de verdad. Cada reserva se convierte, de una vez, en: una fila en la hoja de control, un evento en el calendario compartido (y una invitación por correo al cliente, si informa su e-mail — con los recordatorios del propio Google), y un registro en el sistema. La sesión Online gana además, en el acto, un enlace de videollamada de Google creado dentro del propio evento: quien informó su e-mail recibe ese enlace junto con la invitación. Sin e-mail, el enlace existe solo en el evento del calendario — la confirmación y el recordatorio por WhatsApp no repiten la dirección de la sala.
Calcula el valor. Particular usa la tarifa del profesional; el seguro usa la tabla de precios de la hoja, con el reparto del profesional calculado junto. El cliente no necesita preguntar el precio para que la conversación avance.
Recuerda al cliente la víspera. El recordatorio sale solo en la mañana del día anterior (y, para reservas de última hora, en la mañana del mismo día), una única vez por reserva. Va por WhatsApp y, cuando hay e-mail del cliente, también por correo — con una diferencia que importa: responder por WhatsApp reprograma o cancela en la misma conversación, porque es Orion quien lee. El correo, en cambio, pide que la persona escriba por WhatsApp o responda el propio e-mail, y esa respuesta cae en la casilla del negocio para que alguien responda a mano: el correo no mueve la agenda solo. El recordatorio por WhatsApp depende del número conectado por la API oficial; sin él — por ejemplo, en un negocio que solo usa el puente con Calendly — queda únicamente el correo, cuando lo haya.
Alimenta el CRM. Un cliente conocido que escribe aparece en su propia línea de tiempo, y quien reserva un horario entra en el CRM como contacto. El registro completo — contactos, empresas, negociaciones e historial — está en el capítulo del CRM.

Las dos mitades: el motor y la voz

La Agenda Compartida son siempre dos páginas trabajando juntas — y entender la división evita la mayoría de las dudas:

El motor vive en Orion → Agenda: profesionales, días y franjas horarias de cada uno, duración de la sesión, intervalo entre sesiones, modalidad, valores, salas. Todo lo mecánico — buscar horarios libres, escribir en la hoja, crear el evento, calcular el reparto — es automático e invisible.

La voz vive en el Rol Público: qué rol asume Orion, el tono, el guion de la conversación (qué preguntar y en qué orden) y lo que nunca puede hacer. Ahí se define cómo suena la recepción.

Una regla que vale registrar, porque no es obvia (definida el 11/08/2026): la capacidad de reservar viene del registro de profesionales, no del rol elegido. Con profesionales registrados, Orion sabe reservar con cualquier rol público — un rol de "Atención al cliente" también reserva, cuando el cliente lo pide. El rol "Recepcionista de Reservas" existe porque trae el guion correcto: conduce la conversación activamente hacia la reserva, en vez de esperar a que surja el tema. ¿Quiere un híbrido — soporte que también reserva? Use el rol de atención y agregue pasos de reserva al guion.

Cómo encenderla — el circuito completo

La reserva está en línea cuando cinco cosas son verdad al mismo tiempo. La página exige las dos primeras ya en la entrada — sin la cuenta de Google conectada solo ofrece el botón de conectar, y sin ningún profesional registrado abre directo en el registro. Ya configurada, muestra arriba una tarjeta de estado que se ocupa del resto, el canal: qué número atiende, con qué rol, y qué falta encender. Son estas:

Google conectado — la cuenta del negocio, dueña de la hoja y del calendario.
Profesionales registrados — al menos uno, con disponibilidad.
Un número atendiendo al público — puede ser un número dedicado conectado por la API oficial de WhatsApp (bloque "Números para atención vía WhatsApp" en la página de Conexión) o el propio número principal de Orion, siempre que no sea su línea personal: en la línea personal el rol público queda bloqueado y el interruptor ni siquiera enciende. Una diferencia práctica entre los dos caminos: el recordatorio de la víspera por WhatsApp solo sale si la organización tiene un número de la API oficial activo — sin él, la conversación de reserva funciona normalmente, pero el recordatorio no va por WhatsApp. El capítulo de conectar Orion explica la conexión y los límites de la API oficial.
Rol público encendido en ese número.
Rol "Recepcionista de Reservas" — recomendado, no obligatorio (vea la regla de arriba).

La tarjeta de estado habla claro: verde = atendiendo, con el número y el último mensaje recibido ("envíele un hola para probar", si aún no hay ninguno); ámbar = algo pide acción — atención apagada, número aún en revisión de WhatsApp, o el último envío falló; rojo = ningún número de atención conectado. Cada aviso viene con el botón que lleva al lugar de la corrección.

La hoja y el calendario son espejos

La fuente de la verdad es el sistema. La hoja de control y Google Calendar son proyecciones: cómodas de mirar, pero reconstruibles. Si alguien borra o desordena la hoja, el botón "Reconstruir hoja desde el sistema" crea una nueva con todo el historial.

Reconstruir tiene una contrapartida que vale conocer antes de hacer clic. Todas las reservas vuelven — fecha, profesional, cliente, pagador, modalidad, sala y el desenlace de cada una —, y los profesionales y sus tarifas particulares por defecto siguen como estaban, porque vienen del registro. Lo que no vuelve es lo que se ajustó a mano dentro de la hoja: la tabla de precios renace en la versión estándar (precios, repartos y la lista de seguros que usted haya editado o agregado vuelven al original) y el porcentaje de reparto particular vuelve al estándar de 50%. Las columnas de llenado manual también nacen vacías: sin la marca de guía firmada, las atenciones por seguro vuelven a aparecer como guía pendiente; y cada atención particular sin valor escrito pasa a calcularse por la tarifa por defecto del profesional, que puede no ser lo que se cobró aquel día. La hoja reconstruida es un archivo nuevo, con enlace nuevo — los accesos directos antiguos siguen apuntando a la anterior. Y la anterior no se borra: permanece en la cuenta de Google del negocio, así que se pueden abrir las dos lado a lado, reajustar precios y porcentaje y copiar lo que falte antes de descartarla.

El acceso sigue un modelo simple y deliberado:

La hoja pertenece a la cuenta de Google del negocio — es a través de ella que Orion escribe.
Está compartida solo lectura con el correo del dueño de la organización. No hay enlace público: nadie más la abre.
Los bloqueos no rigen en la cuenta dueña. Como el correo del dueño recibe solo lectura, quien marca el desenlace de una atención necesita estar conectado en la cuenta de Google del negocio — o recibir acceso de edición por fuera. Y, en esa cuenta, los bloqueos no sujetan nada: conectado en ella usted cambia cualquier celda, incluso las bloqueadas, y la propia hoja lo avisa en la primera pestaña, Instrucciones (la descripción del calendario repite el aviso). Los bloqueos rigen para quien usted invite a editar: para esa persona quedan libres solo el desenlace de cada atención (columna Estado) y la guía firmada, además de los precios y los porcentajes en las pestañas de precio y de configuración; fechas, horarios, nombres, valores y fórmulas quedan bloqueados. Trate el aviso como regla de la casa, no como capricho: lo que se cambie a mano en las celdas bloqueadas no vuelve al sistema ni al calendario — la hoja deja de ser espejo y pasa a divergir en silencio. Cancelar y reprogramar pasan siempre por Orion.

Quien escribe el desenlace es su recepción. Toda reserva nace como Agendada y sigue Agendada después de que la hora pasa: ninguna rutina marca Realizada sola para los horarios que Orion reservó (la única excepción es quien conectó Calendly — en ese caso un barrido diario convierte en Realizada los horarios ya pasados). Escribir el desenlace en la hoja (Realizada, Ausencia, Cancelada) es rutina de fin de día, y es ella la que alimenta el cierre: la totalización por profesional — sesiones, facturado y reparto — cuenta solo las filas marcadas como Realizada. Mientras el desenlace no se escriba, la atención ocurrió en la vida real y no entra en ningún total. Por eso la columna de desenlace queda libre para edición mientras el resto de la fila permanece bloqueado.

En el calendario, cada profesional tiene su color — usted lo elige en su fila, y quien quede sin elección recibe un color distinto automáticamente. El título del evento nunca trae el nombre del cliente: dice la modalidad y el profesional ("🏥 Presencial — Dra. Ana", "💻 Online — Dra. Ana"), con la sala registrada, u "Online", en el campo de lugar. Nombre, contacto, pagador y modalidad viven en la descripción del evento, no en el título que cualquier pantalla compartida muestra.

¿Ya usa Calendly? (opcional)

Si su negocio ya reserva por Calendly, puede conectar las dos cosas: las reservas hechas allá entran solas en la misma hoja y el CRM, junto a lo que Orion reserva. La conexión es autoservicio, en la propia página de la Agenda, y exige plan pago de Calendly (Standard o superior). Si solo va a usar la reserva por WhatsApp, no necesita Calendly para nada.

Límites honestos

Un número en revisión no atiende. Al conectar un número nuevo por la API oficial, WhatsApp revisa la cuenta antes de liberarlo (horas, hasta 24h). La tarjeta de estado muestra "en revisión" y se actualiza sola.
Hoy el número oficial entiende texto. Audio e imágenes enviados por el cliente aún no se procesan en ese número — Orion lo dice y pide texto. (En su canal personal con Orion, el audio funciona normalmente.)
Fuera de la ventana de 24 horas, solo plantillas aprobadas. Es regla de WhatsApp: el recordatorio de la víspera sale como plantilla pre-aprobada justamente por eso. La conversación de reserva en sí siempre ocurre dentro de la ventana — el cliente escribe primero.
La oferta tiene piso y techo. Orion no ofrece horarios que empiecen en las próximas 12 horas, ni nada más allá de 21 días hacia adelante. En la práctica: quien escribe a las 9h no ve nada antes de las 21h de ese mismo día — aunque la agenda esté vacía — y una consulta de control para dentro de dos meses no aparece en la lista. Los dos límites son fijos hoy: no existe campo para cambiarlos en la página de la Agenda.
La sala es etiqueta, no bloqueo. La sala es un campo del registro del profesional: su nombre va a la fila de la hoja y al lugar del evento — en las atenciones presenciales. Pero la página de la Agenda no le da a la sala una agenda propia, y sin eso Orion no verifica si ya está ocupada ni reserva la sala. El choque de horario se revisa en la agenda de cada profesional; dos profesionales distintos pueden acabar reservados en la misma sala, en el mismo horario. Quien tiene pocas salas presenciales necesita revisar a mano.
La hoja debe seguir siendo espejo. Editar a mano lo que está bloqueado no está soportado — el camino es siempre Orion o la página de la Agenda.

Prospección

Orion → Prospección es la mesa de trabajo del worker de prospección: contactos, campañas de correo, cola de LinkedIn y las reglas de lo que puede salir. Cinco pestañas — Visión general, Contactos, Campañas, LinkedIn y Configuración.

La pantalla abre por lo que impide, no por el número. Si falta la casilla de envío, los países de actuación, una campaña activa o contactos en la cola, eso aparece arriba con qué hacer — porque un panel que muestra "0 enviados" sin decir el motivo convierte una configuración faltante en sospecha de defecto.

La casilla de envío es suya, y es dedicada. Los correos salen de una cuenta Google Workspace o Microsoft 365 que usted conecta — nunca de una casilla nuestra. Y no debe ser su correo principal: la prospección fría desgasta la reputación de quien envía, y ese desgaste tiene que caer en un dominio de prospección, no en aquel por donde pasan contratos y clientes. Hay un botón para enviar un correo de prueba: conectar prueba que la autorización pasó, no que existe una casilla del otro lado.

Países de actuación. Nadie fuera de ellos es abordado. Mientras los países no estén definidos, la pantalla avisa destacado arriba, y encender el envío por el chat es rechazado hasta que usted los declare. Y un contacto sin país conocido nunca es abordado, aun estando en la lista. Fue una traba aprendida en la práctica, no una preferencia.

Ritmo y volumen. Usted define cuántos mensajes por día (hasta 200) y la ventana de horario, en su zona horaria. Los mensajes se distribuyen a lo largo de la ventana, nunca en ráfaga: decenas de correos saliendo de una sola casilla en pocos minutos es exactamente lo que los proveedores leen como disparo masivo. Si usted escribe un número por encima del tope, la pantalla dice que lo ajustó y a cuánto: nada se corta en silencio.

La campaña es una secuencia de tres correos. El primero sale cuando el contacto entra; el segundo tres días después, con otro ángulo; el tercero siete días después del segundo, corto y cerrando. Usted describe en una o dos frases lo que ofrece la campaña y Orion escribe los tres mensajes; la campaña nace en borrador, para que usted la lea y la edite antes de encenderla. Se le puede pedir que reescriba todo — pero solo con la campaña pausada, porque reescribir debajo de quien ya recibió el primer correo haría que el segundo hablara de otra cosa.

Lo que la secuencia respeta sola:

Si la persona responde, la secuencia se detiene en el acto. La respuesta llega hasta usted y el contacto deja de ser prospección: pasa a ser relación en el CRM.
Cada persona entra en campaña una sola vez. Sin respuesta al final de los tres correos, la secuencia se cierra y el contacto queda quieto.
Quien pide no recibir más entra en la lista de bloqueo y nunca más es abordado, por ninguna campaña. Todo correo sale con la dirección de su empresa en el pie y un enlace de baja de un clic — exigencia legal, y por eso la dirección es campo obligatorio.
Quien ya usa el producto nunca recibe prospección.

Contactos. Usted sube una planilla (exportación de Apollo, de Sales Navigator, de su CRM o la suya propia — no hay formato obligatorio) y la pantalla muestra lo que entendió de cada columna antes de grabar nada. Después de la importación dice cuántos entraron, cuántos fueron actualizados, cuántos entraron en secuencia y cuántos quedaron fuera por país. También se puede agregar de a uno, corregir la ficha y eliminar de verdad.

La búsqueda automática de prospectos es opcional. Conectando una clave de enrich.so, el worker encuentra prospectos solo, por el perfil que usted definió. Sin ella, todo lo demás sigue funcionando con los contactos que usted traiga — y la búsqueda se cobra en su cuenta de enrich, no aquí.

LinkedIn: la cola es de él, el envío es suyo. El worker arma una cola de personas dentro de su perfil de cliente ideal. Quien abre el perfil y envía es usted, en su navegador — LinkedIn no permite que programas manden invitaciones, y quien automatiza eso pierde la cuenta. Son unos 15 segundos por persona. No existe conexión con su cuenta de LinkedIn: los datos de perfil vienen de la base de enrich, y nada se busca dentro de LinkedIn.

La invitación va sin texto; la conversación empieza después de la aceptación. Nada se escribe en la nota de la invitación — en LinkedIn la conversación de verdad solo es posible después de que la persona acepta. De ahí en adelante viene una secuencia de tres mensajes: presentación, algo de valor, e invitación a la acción. No se redactan uno a uno: existe un modelo por etapa, igual para todos los contactos, con el primer nombre y la empresa completados al momento. Usted edita los tres modelos en un solo lugar, y puede pedirle a Orion que escriba el primer borrador de cada uno — quien firma el texto es usted.

Los plazos organizan la cola; el clic siempre es suyo. Entre el primero y el segundo mensaje, y entre el segundo y el tercero, corre un intervalo que usted define. Cuando llega la fecha, el contacto recibe un sello de "hora de enviar", entra en la cuenta de para actuar hoy y sube al inicio de la lista. Agotados los tres sin respuesta, la pantalla sugiere cerrar ese contacto — y espera su confirmación, porque algunos leads tardan más en madurar. Ningún mensaje sale solo: usted copia y envía.

Cada contacto muestra su propia cinta: invitación enviada → invitación aceptada → mensaje 1 → mensaje 2 → mensaje 3 → respondió. Hacer clic en una etapa más adelante marca también las anteriores (uno puede olvidarse de marcar un paso); hacer clic en una etapa ya hecha la deshace de ahí en adelante. Cuando la persona responde, deja de ser prospección y se vuelve relación en el CRM — la misma regla del correo.

Cómo la cinta avanza sin trabajo manual. LinkedIn no avisa a nadie sobre aceptaciones y respuestas, y no abre eso a programas. El camino oficial es su propio export de datos, que la pantalla enseña a pedir: el archivo de Conexiones responde "¿quién aceptó?", y el de Mensajes (`messages.csv`) marca por sí solo cuáles mensajes de la secuencia salieron, con la fecha real de cada uno, y quién respondió. Basta subir el archivo en la pantalla de LinkedIn de la Prospección. Si usted ya marcó algo a mano, la importación no duplica; si pasa una semana sin importar y hay gente a mitad de la secuencia, Orion se lo recuerda.

La conversación queda registrada. Al importar el archivo de mensajes, el texto de las conversaciones con personas de su cola se guarda y queda en la propia tarjeta del contacto, en el botón Conversación en LinkedIn — y Orion puede consultarlo cuando usted pregunte qué ya se trató con alguien. Guardar no espera a que la persona responda: vale desde el primer contacto. Solo se guardan las conversaciones individuales con quien está en la cola — las conversaciones de grupo y todo el resto del archivo, que son sus otras conversaciones, nunca se graban.

La prospección por WhatsApp no existe hoy. El camino fue retirado el 05/08/2026 y sigue apagado. Prospección, aquí, es correo y LinkedIn.