El CRM: contactos, empresas y negociaciones

De quién es el CRM

Si usted pertenece a una organización, el CRM que abre es el de la organización, siempre. Está compartido con todos allí — es el registro de relaciones corporativas de la empresa: ventas, alianzas y contactos institucionales. No hay ningún interruptor en esta pantalla para volver a un CRM personal.

Si usted es solo, sin organización, el CRM es suyo y privado. Sigue existiendo cuando usted entra en una organización; lo que cambia es que la pantalla del CRM pasa a mostrar el de la organización.

Y existe una segunda pantalla, que es otra cosa: el cuadro de Relaciones. Es personal y privado, vinculado a usted y no compartido con su organización. Allí usted elige las pocas personas de las que quiere estar cerca, define cada cuántos días hablar con cada una, por qué le importa y sobre qué le gusta conversar. El CRM es el registro completo; Relaciones es la lista corta que usted acompaña de cerca. "Dejar de acompañar" saca a la persona del cuadro y la mantiene en el CRM; la papelera la borra en todos lados.

Cuatro pestañas, y una caja arriba

La pantalla tiene cuatro pestañas — Contactos, Empresas, Procesos y Actividades — y, encima de ellas, una caja de Acciones pendientes con lo que está esperando una decisión suya.

Debajo de la caja están los indicadores: cuántos leads, activos, cerrados e internos tiene, más las señales que existan en ese momento (seguimientos pendientes, negociaciones detenidas, leads sin contacto, negociaciones sin responsable). Hacer clic en una señal filtra la lista.

Dos cosas sobre esos números, porque ninguna es obvia. La primera: cuentan solo a quien es su propia unidad comercial — persona sin empresa, o única persona de su empresa. A partir del segundo contacto de una misma empresa, las personas salen del conteo, y la pantalla declara cuántas salieron y por qué: en ese caso la unidad es la empresa, y está en la pestaña Empresas. La segunda: la prospección fría no aparece en la lista de contactos. Un lead que vino de la prospección y todavía no respondió queda fuera de la pestaña Contactos hasta que conteste — sin eso, una importación de mil nombres sepultaría sus contactos de verdad.

La persona no tiene embudo

Este es el corte que explica casi todo lo que parece extraño al principio. Son tres vocabularios diferentes, y no se mezclan:

Fíjese en lo que la persona no tiene: Prospecto, Piloto y Usando gratis son estados de la empresa, no de gente. Eso se arregló a propósito el 07/08/2026 — antes, la etapa de venta estaba en la persona, y el resultado era que todo empleado de una empresa cliente aparecía dentro del embudo.

Cuando el contacto pertenece a una empresa con dos o más contactos, su campo de relación queda de solo lectura y muestra el de la empresa, con el aviso de que la relación es de ella. Para cambiarla, usted edita la empresa. En una persona que es su propia unidad, el campo es editable y trae el recordatorio de que la etapa de la negociación está en la pestaña Procesos.

Papel en la decisión. Sacar el embudo de la persona dejaría a todos en la empresa iguales, y las personas de una empresa no son iguales: una firma, otra pesa en la elección, otra solo usa. Ese es un campo propio — 🖋 Decisor, ◐ Influenciador, · Usuario — y es distinto del cargo: "Gerente de Obras" no dice si esa persona firma el contrato. En la lista de contactos de la empresa, los decisores suben al tope.

Procesos: donde vive la negociación

Un proceso es un flujo en marcha con etapas propias. Cuando el contacto tiene empresa, el proceso pertenece a la empresa, y la persona entra como contacto principal — varias personas de la misma empresa, una sola negociación. Son cuatro tipos:

Cada proceso abierto muestra cuántos días lleva detenido en la misma etapa, y el número se destaca a partir del séptimo día. Marcar Ganado convierte al contacto y a la empresa en clientes; marcar Perdido solo cierra ese proceso — nadie queda descalificado por eso.

Responsables. Un proceso tiene una o más personas responsables, con una marcada como principal (★). Responsable es gente de adentro: solo entra usuario activo de la misma organización, y un worker de IA nunca puede ser designado. El proceso pertenece a la empresa; el responsable es quien carga la pelota. Una negociación sin nadie designado se convierte en una señal propia en los indicadores.

Entregable vinculado. Un proceso puede apuntar a un entregable de Y Managers y crear tareas en él desde ahí mismo — es el puente entre lo que usted está vendiendo y el trabajo que va a ejecutar.

Acciones pendientes: la caja que no deja caer la pelota

Cuando Orion detecta un lead — alguien respondió queriendo saber más, pidió precio, apareció un interesado —, no se conforma con avisarle por mensaje. Registra la empresa, el contacto y lo que pasó, y crea una línea en la caja de Acciones pendientes, arriba del CRM: qué ocurrió, de dónde vino, y una sugerencia concreta del próximo paso. Esto existe porque un aviso por mensaje muere en el mensaje — que fue exactamente lo que pasó antes de que la caja existiera.

Cada línea espera una decisión suya, entre cuatro:

• Confirmar lead — y eso abre una Venta automáticamente.
• Convertir en tarea — crea una tarea en su lista, con vencimiento al día siguiente. Después de usarlo, el botón se vuelve un enlace a la tarea, y el ítem sigue en la caja.
• Pasar a alguien — elige un miembro de la organización. No aparece en el CRM personal, donde no hay a quién pasarlo.
• Descalificar — marca al contacto y a la empresa vinculada a él como descalificados. Las demás personas de esa empresa quedan como estaban.

Qué entra solo — y dónde

Aquí vale entender una división que el producto toma en serio: lo que se captura solo va a su cuadro personal; lo que va al CRM de la organización es lo que alguien guardó a propósito.

En la práctica, sobre la captura automática:

• Un mensaje de un desconocido no genera nada. Quien le escribe sin estar en su cuadro no crea contacto y no deja rastro. Solo lo que usted envía crea contacto automáticamente.
• Una línea por persona por día, por sentido. Para quien usted no marcó para acompañar de cerca, queda solo el registro de que hubo contacto — sin contenido. Para los acompañados de cerca, quedan los primeros 280 caracteres del texto del mensaje, en los dos sentidos.
• Una reunión en su agenda con alguien que todavía no está en el cuadro crea el contacto — una reunión es señal fuerte. Vale para quien conectó Google, y las invitaciones con mucha gente quedan fuera.
• Correo con Orion en copia. ¿Va a mandar un correo por fuera de Orion? Ponga su dirección en CC o CCO y el mensaje entra solo como actividad de salida en cada destinatario real. Solo lo acepta si el correo viene comprobadamente de su propia cuenta: un remitente falsificado se trata como correo común de entrada.
• En el CRM de la organización el registro automático es solo-coincidencia: un mensaje que Orion envía solo aparece en la línea de tiempo de la organización si el destinatario ya es contacto de allí. Nunca crea contacto de organización por su cuenta.

Para poner a alguien en el CRM de la organización, entonces, el camino es deliberado: usted lo registra en la pantalla, importa una planilla, o le pide a Orion.

Qué cambia el sistema solo — y cómo usted se entera

Una vez al día, de madrugada, un lead sin ningún contacto desde hace 60 días se cierra automáticamente. Dos cosas que la frase esconde y que valen más que ella:

Un lead que nunca tuvo ninguna actividad registrada se cierra en el primer barrido, por más reciente que sea el registro. La cuenta mira la última actividad, no la fecha en que la persona entró. Si usted importó una lista hoy y no registró nada sobre ella, puede aparecer cerrada mañana.

Quien está siendo trabajado nunca se cierra. Una secuencia de prospección en marcha cuenta como contacto — la secuencia es el toque.

Y nada de eso ocurre en silencio. Queda un aviso arriba del CRM diciendo cuántos se cerraron y por qué, con un botón Deshacer en cada uno (los ocho primeros; el resto aparece como "y N más"), y una nota en la línea de tiempo de cada persona. El aviso solo desaparece cuando usted hace clic en Entendido.

El destino de ese cierre es siempre Cerrado, nunca Descalificado — y la diferencia es a propósito: cerrado es "lo intentamos y no salió"; descalificado es un juicio suyo de que esa persona no sirve. La máquina no emite juicios.

Duplicados

Cuando usted registra a alguien que ya existe con ese correo o teléfono, la pantalla avisa antes de guardar y le da las dos salidas: actualizar el contacto existente o crearlo de todos modos.

Además está la pantalla Duplicados, que agrupa los probables repetidos en tres franjas — Alta certeza (mismo correo y un teléfono en común), Posible y Mismo nombre. Se puede fusionar un grupo por vez, y hay un botón que fusiona de una sola vez los de alta certeza. Al fusionar, el historial se mantiene.

También puede marcar un grupo como No es duplicado, y la sugerencia deja de aparecer. Sepa una cosa antes de hacer clic: eso no tiene botón de vuelta. La decisión queda guardada y no existe, hoy, cómo deshacerla desde la pantalla.

Dos señales de enfriamiento que no se mezclan

El CRM separa dos cosas que casi todo el mundo junta, y juntarlas es lo que hace mentir a un panel de ventas:

🕒 Negociación detenida — un proceso abierto en el que nada pasó en los últimos 30 días: ningún mensaje, reunión o nota. La etapa no importa; una negociación que sigue avanzando no entra aquí. Esto es negocio enfriándose.

💤 Lead sin contacto — alguien que no tiene negociación abierta y con quien nadie habló en los últimos 30 días (en la mayoría de los casos, nunca). Esto es fila de prospección detenida, no negocio perdido. Quien está con prospección en marcha queda fuera, y la pantalla declara cuántos quedaron.

Está además el ⚠️ negociación sin responsable: negocio abierto que nadie está cargando.

Por Orion, sin abrir la pantalla

Pidiéndolo en lenguaje normal, él: encuentra a una persona por nombre, teléfono o correo; registra una actividad en su línea de tiempo; lee lo que ya pasó ("¿en qué punto está con Ricardo?"); crea o actualiza un contacto; marca la fecha del próximo contacto con una nota de qué hablar y una cadencia de repetición; lista quién vence hoy; registra de una vez varios toques de una conversación entera; y resume su pipeline.

Los números de ese resumen los calcula el sistema, no el modelo — él narra lo que la base devolvió, y no inventa cifras.

Sobre la fecha del próximo contacto, una regla que evita frustración: después de que usted aprueba y el mensaje sale, la fecha avanza sola — con cadencia, salta N días adelante; sin cadencia, desaparece. Pero eso solo vale si la fecha ya había llegado. Un mensaje enviado antes del día marcado no toca el recordatorio.

Límites honestos

• Orion no mueve el embudo. Abrir, mover de etapa y cerrar un proceso son actos suyos, en la pantalla. Él lee el cuadro y comenta; quien mueve es usted. La única excepción es Confirmar lead, que abre una Venta.
• Él no ve el papel en la decisión. Decisor, influenciador y usuario no están entre los campos que le llegan, así que "¿quién decide en Acme?" no es una pregunta que responda desde el CRM. En la pantalla, ahí está.
• Él no etiqueta a nadie. Las etiquetas de segmento las escriben la importación y las pantallas de prospección, no la conversación.
• Registrar una actividad citando un nombre que no existe la guarda igual, sin dueño. La actividad entra en la pestaña Actividades y cuenta en los números, pero no aparece en la línea de tiempo de nadie. Verifique el nombre, o pídale que encuentre el contacto primero.
• En el registro manual usted elige entre cuatro tipos — nota, llamada, correo y reunión. WhatsApp, voz y LinkedIn entran por el registro automático o pidiéndoselo a Orion.
• El CRM de la organización no se borra cuando usted borra su agente. Lo que sale es su CRM personal. El registro corporativo pertenece a la organización, y es de ella mientras exista.