El CRM: contactos, empresas y negociaciones

De quién es el CRM

Si usted pertenece a una organización, el CRM que abre es el de la organización, siempre. Está compartido con todos allí — es el registro de relaciones corporativas de la empresa: ventas, alianzas y contactos institucionales. No hay ningún interruptor en esta pantalla para volver a un CRM personal.

Si usted es solo, sin organización, el CRM es suyo y privado. Sigue existiendo cuando usted entra en una organización; lo que cambia es que la pantalla del CRM pasa a mostrar el de la organización.

Y existe una segunda pantalla, que es otra cosa: el cuadro de Relaciones. Es personal y privado, vinculado a usted y no compartido con su organización. Allí usted elige las pocas personas de las que quiere estar cerca, define cada cuántos días hablar con cada una, por qué le importa y sobre qué le gusta conversar. El CRM es el registro completo; Relaciones es la lista corta que usted acompaña de cerca. "Dejar de acompañar" saca a la persona del cuadro y la mantiene en el CRM; la papelera la borra en todos lados.

Cuatro pestañas, y una caja arriba

La pantalla tiene cuatro pestañas — Contactos, Empresas, Procesos y Actividades — y, encima de ellas, una caja de Acciones pendientes con lo que está esperando una decisión suya.

Debajo de la caja están los indicadores: cuántos leads, activos, cerrados e internos tiene, más las señales que existan en ese momento (seguimientos pendientes, negociaciones detenidas, leads sin contacto, negociaciones sin responsable). Hacer clic en una señal filtra la lista.

Dos cosas sobre esos números, porque ninguna es obvia. La primera: cuentan solo a quien es su propia unidad comercial — persona sin empresa, o única persona de su empresa. A partir del segundo contacto de una misma empresa, las personas salen del conteo, y la pantalla declara cuántas salieron y por qué: en ese caso la unidad es la empresa, y está en la pestaña Empresas. La segunda: la prospección fría no aparece en la lista de contactos. Un lead que vino de la prospección y todavía no respondió queda fuera de la pestaña Contactos hasta que conteste — sin eso, una importación de mil nombres sepultaría sus contactos de verdad.

La persona no tiene embudo

Este es el corte que explica casi todo lo que parece extraño al principio. Son tres vocabularios diferentes, y no se mezclan:

Fíjese en lo que la persona no tiene: Prospecto, Piloto y Usando gratis son estados de la empresa, no de gente. Eso se arregló a propósito el 07/08/2026 — antes, la etapa de venta estaba en la persona, y el resultado era que todo empleado de una empresa cliente aparecía dentro del embudo.

Cuando el contacto pertenece a una empresa con dos o más contactos, su campo de relación queda de solo lectura y muestra el de la empresa, con el aviso de que la relación es de ella. Para cambiarla, usted edita la empresa. En una persona que es su propia unidad, el campo es editable y trae el recordatorio de que la etapa de la negociación está en la pestaña Procesos.

Papel en la decisión. Sacar el embudo de la persona dejaría a todos en la empresa iguales, y las personas de una empresa no son iguales: una firma, otra pesa en la elección, otra solo usa. Ese es un campo propio — 🖋 Decisor, ◐ Influenciador, · Usuario — y es distinto del cargo: "Gerente de Obras" no dice si esa persona firma el contrato. En la lista de contactos de la empresa, los decisores suben al tope.

Procesos: donde vive la negociación

Un proceso es un flujo en marcha con etapas propias. Cuando el contacto tiene empresa, el proceso pertenece a la empresa, y la persona entra como contacto principal — varias personas de la misma empresa, una sola negociación.

Quién ve un proceso. Los contactos y las empresas son la agenda corporativa — abiertos a toda la organización. La negociación no: su etapa, valor, previsión y actividades son visibles solo para los Admins y para los responsables de ese proceso. Quien está fuera no ve el proceso en ninguna lista — ni sus rastros: las anotaciones que el sistema genera en cada acción de la negociación (responsable, valor, previsión, etapa) también desaparecen de la línea de tiempo de la empresa y del contacto para quien no participa. Mientras una empresa tiene una negociación abierta, sus actividades nuevas entran vinculadas a la negociación por defecto — incluidas las que llegan solas, por correo o mensajes registrados. Quien registra puede marcar la nota como general para dejarla abierta al equipo: abrir es el acto deliberado. Cuando la negociación cierra, las actividades nuevas vuelven a ser abiertas. Las demás actividades de la empresa — reuniones, llamadas, anotaciones comunes — siguen abiertas. Y los totales que le llegan dicen cuántas negociaciones quedaron fuera de su vista — el número informa sin revelar. Un Admin puede abrir el funnel entero a la organización, si esa es la cultura de la casa; el estándar es cerrado.

Son cuatro tipos:

Cada proceso abierto muestra una señal de ritmo: Detenido (rojo) cuando no hay compromiso agendado y no hubo actividad real hace 14 días o más; compromiso el DD/MM cuando hay un seguimiento o retorno acordado en el futuro; o simplemente cuántos días pasaron desde la última actividad. Los días en la etapa siguen visibles, en gris — informan, no alarman. Ajustes de campo (valor, previsión) y stubs de agenda no cuentan como actividad. La pantalla, el buenos-días y el informe mensual leen esa misma señal. Marcar Ganado convierte al contacto y a la empresa en clientes; marcar Perdido solo cierra ese proceso — nadie queda descalificado por eso.

Responsables. Un proceso tiene una o más personas responsables, con una marcada como principal (★). Responsable es gente de adentro: solo entra usuario activo de la misma organización, y un worker de IA nunca puede ser designado. El proceso pertenece a la empresa; el responsable es quien carga la pelota. Una negociación sin nadie designado se convierte en una señal propia en los indicadores.

Entregable vinculado. Un proceso puede apuntar a un entregable de Y Managers y crear tareas en él desde ahí mismo — es el puente entre lo que usted está vendiendo y el trabajo que va a ejecutar.

Panel del negocio. Arriba de cada negociación abierta hay un panel con seis franjas, todas calculadas sobre lo registrado: próximo compromiso, de quién es el turno (en agenda · nuestro · de ellos · caído), ritmo, dinero y plazos (valor, cierre previsto y, cuando la empresa tiene cuenta en el sistema, el período de su cuenta — los dos relojes lado a lado, con aviso cuando quedan a 7 días o menos entre sí: uno es contrato, el otro es prueba), mapa de decisión (las personas de la empresa con rol, cargo e historial contado) y único próximo paso. Copias de la misma reunión aparecen una vez, con los participantes; los ecos de campo quedan fuera.

Reuniones que aún no ocurrieron. Las reuniones de su agenda con gente de la negociación aparecen en ella como próximo compromiso, sin que usted escriba nada. Solo entran cuando al menos un invitado ya es contacto de la organización, nunca crean gente nueva y desaparecen solas cuando el evento se cancela o se mueve fuera de la ventana. Una promesa que usted anotó para antes gana: el panel muestra siempre el compromiso más cercano.

Composición del negocio. El valor de la negociación es su techo. Debajo de él, la composición dice qué se está vendiendo: asientos por tipo de suscripción, en la cantidad esperada y al precio que usted practique (el de tabla viene rellenado, y usted lo cambia cuando da un valor diferenciado), más extras como consultoría o white label. De ella salen dos números que nunca se suman: el recurrente por mes y el valor único. La suscripción anual entra en el recurrente por su doceavo. Cuando la empresa tiene cuenta en el sistema, un toque rellena la cantidad de asientos con sus personas activas de hoy. Si la composición supera el techo, la pantalla avisa.

Previsión con los tres números. La previsión del embudo muestra el total de la ventana, cuánto es recurrente por mes y cuánto es valor único, y declara cuántas negociaciones tienen valor pero aún no tienen composición — de esas no se sabe la recurrencia.

Notas de la negociación. Un campo de texto libre en la negociación para la minuta de contrato, extras (consultoría, white label), condiciones en discusión. Se guarda al salir del campo y Orion lo lee cuando habla de ese negocio.

Previsión con baldes. La previsión del embudo elige la ventana (este mes, 30, 90 días, hasta fin de año) y declara lo que quedó fuera: negociaciones con fecha fuera de la ventana y negociaciones con cierre previsto en el pasado — estas piden una fecha o una etapa nueva. Nada de eso entra en el total; el total es la ventana.

Acciones pendientes: la caja que no deja caer la pelota

Cuando Orion detecta un lead — alguien respondió queriendo saber más, pidió precio, apareció un interesado —, no se conforma con avisarle por mensaje. Registra la empresa, el contacto y lo que pasó, y crea una línea en la caja de Acciones pendientes, arriba del CRM: qué ocurrió, de dónde vino, y una sugerencia concreta del próximo paso. Esto existe porque un aviso por mensaje muere en el mensaje — que fue exactamente lo que pasó antes de que la caja existiera.

Cada línea espera una decisión suya, entre cuatro:

• Confirmar lead — y eso abre una Venta automáticamente.
• Convertir en tarea — crea una tarea en su lista, con vencimiento al día siguiente. Después de usarlo, el botón se vuelve un enlace a la tarea, y el ítem sigue en la caja.
• Pasar a alguien — elige un miembro de la organización. No aparece en el CRM personal, donde no hay a quién pasarlo.
• Descalificar — marca al contacto y a la empresa vinculada a él como descalificados. Las demás personas de esa empresa quedan como estaban. Y el asunto queda cerrado: si esa misma persona vuelve a escribir después, el mensaje se sigue guardando en su historial, pero no aparece ninguna línea nueva aquí — Orion no te pregunta dos veces por alguien que ya descartaste. Para volver a tratarla como lead, cambia su estado en la pestaña Contactos.

Qué entra solo — y dónde

Aquí vale entender una división que el producto toma en serio: lo que se captura solo va a su cuadro personal; lo que va al CRM de la organización es lo que alguien guardó a propósito.

En la práctica, sobre la captura automática:

• Un mensaje de un desconocido no genera nada. Quien le escribe sin estar en su cuadro no crea contacto y no deja rastro. Solo lo que usted envía crea contacto automáticamente.
• Una línea por persona por día, por sentido. Para quien usted no marcó para acompañar de cerca, queda solo el registro de que hubo contacto — sin contenido. Para los acompañados de cerca, quedan los primeros 280 caracteres del texto del mensaje, en los dos sentidos.
• Una reunión en su agenda con alguien que todavía no está en el cuadro crea el contacto — una reunión es señal fuerte. Vale para quien conectó Google, y las invitaciones con mucha gente quedan fuera.
• Correo con Orion en copia. ¿Va a mandar un correo por fuera de Orion? Ponga su dirección en CC o CCO y el mensaje entra solo como actividad de salida en cada destinatario real. Solo lo acepta si el correo viene comprobadamente de su propia cuenta: un remitente falsificado se trata como correo común de entrada.
• En el CRM de la organización el registro automático es solo-coincidencia: un mensaje que Orion envía solo aparece en la línea de tiempo de la organización si el destinatario ya es contacto de allí. Nunca crea contacto de organización por su cuenta.

Para poner a alguien en el CRM de la organización, entonces, el camino es deliberado: usted lo registra en la pantalla, importa una planilla, o le pide a Orion.

Notas de reunión de cualquier app. Además de Gemini en Google Meet, entran notas y resúmenes de Zoom, Fireflies, Otter, tl;dv, Read.ai, Fathom, Fellow y Teams, y cualquier resumen que usted reenvíe desde su correo. Lo que decide no es quién lo envió sino si las notas coinciden con una reunión real de su agenda: el enlace de la reunión igual al del evento, o el inicio a 15 minutos o menos y al menos un participante de las notas entre los invitados. Título y día iguales bastan solo cuando el correo viene de la propia app o de usted. Dos reuniones a la misma hora sin participante que las distinga se rechazan, y los bloques personales sin invitados (Foco, Almuerzo) no compiten. Usted no cuenta como participante en común: usted está en todas sus reuniones. El mismo título en un día diferente no coincide, y las notas de una reunión que aún no ocurrió se rechazan. Las notas que llegan más de 2 días después de la reunión se rechazan. Solo entra lo que viene en el cuerpo del correo; los enlaces de transcripción que exigen login nunca se siguen. Todo rechazo queda contado con su motivo.

Reunión de la agenda: adónde va. La reunión entra en el CRM de la organización cuando al menos un invitado externo coincide con un contacto de la organización o con el dominio del sitio de una empresa registrada — y entonces se graba con el título real, para quien coincidió, y anclada a la negociación de la empresa cuando es única. De lo contrario queda en Relaciones (personal). Si coincide con los dos, no se graba en ninguno: queda un recibo, y le toca a usted mover a la persona a un solo lugar. Un invitado desconocido nunca se crea en el CRM de la organización. Las cuentas de Google compartidas por más de un usuario se leen una sola vez.

Un contacto existe en un solo lugar. CRM de la organización o Relaciones, nunca los dos. El registro se rechaza cuando la persona ya está en el otro, y dice dónde está; moverla es gesto suyo.

Prospección vedada. Las personas de una empresa que ya es cliente, está en piloto, usa gratis o es la propia casa nunca reciben abordaje frío — ni por e-mail de SDR, ni por LinkedIn, ni por importación. La protección es por empresa, no por el estado de la persona.

Qué cambia el sistema solo — y cómo usted se entera

Una vez al día, de madrugada, un lead sin ningún contacto desde hace 60 días se cierra automáticamente. Dos cosas que la frase esconde y que valen más que ella:

Un lead que nunca tuvo ninguna actividad registrada se cierra en el primer barrido, por más reciente que sea el registro. La cuenta mira la última actividad, no la fecha en que la persona entró. Si usted importó una lista hoy y no registró nada sobre ella, puede aparecer cerrada mañana.

Quien está siendo trabajado nunca se cierra. Una secuencia de prospección en marcha cuenta como contacto — la secuencia es el toque.

Y nada de eso ocurre en silencio. Queda un aviso arriba del CRM diciendo cuántos se cerraron y por qué, con un botón Deshacer en cada uno (los ocho primeros; el resto aparece como "y N más"), y una nota en la línea de tiempo de cada persona. El aviso solo desaparece cuando usted hace clic en Entendido.

El destino de ese cierre es siempre Cerrado, nunca Descalificado — y la diferencia es a propósito: cerrado es "lo intentamos y no salió"; descalificado es un juicio suyo de que esa persona no sirve. La máquina no emite juicios.

Duplicados

Cuando usted registra a alguien que ya existe con ese correo o teléfono, la pantalla avisa antes de guardar y le da las dos salidas: actualizar el contacto existente o crearlo de todos modos.

Además está la pantalla Duplicados, que agrupa los probables repetidos en tres franjas — Alta certeza (mismo correo y un teléfono en común), Posible y Mismo nombre. Se puede fusionar un grupo por vez, y hay un botón que fusiona de una sola vez los de alta certeza. Al fusionar, el historial se mantiene.

También puede marcar un grupo como No es duplicado, y la sugerencia deja de aparecer. Sepa una cosa antes de hacer clic: eso no tiene botón de vuelta. La decisión queda guardada y no existe, hoy, cómo deshacerla desde la pantalla.

Dos señales de enfriamiento que no se mezclan

El CRM separa dos cosas que casi todo el mundo junta, y juntarlas es lo que hace mentir a un panel de ventas:

🕒 Negociación detenida — un proceso abierto sin compromiso agendado y sin actividad real hace 14 días o más: ningún mensaje, reunión o nota (el ajuste de campo no cuenta). La etapa no importa; una negociación con reunión agendada está viva aunque siga en la etapa. Es la misma señal de la pantalla, del buenos-días y del informe — una sola definición. Esto es negocio enfriándose.

💤 Lead sin contacto — alguien que no tiene negociación abierta y con quien nadie habló en los últimos 30 días (en la mayoría de los casos, nunca). Esto es fila de prospección detenida, no negocio perdido. Quien está con prospección en marcha queda fuera, y la pantalla declara cuántos quedaron.

Está además el ⚠️ negociación sin responsable: negocio abierto que nadie está cargando.

Por Orion, sin abrir la pantalla

Pidiéndolo en lenguaje normal, él: encuentra a una persona por nombre, teléfono o correo; registra una actividad en su línea de tiempo; lee lo que ya pasó ("¿en qué punto está con Ricardo?"); crea o actualiza un contacto; marca la fecha del próximo contacto con una nota de qué hablar y una cadencia de repetición; lista quién vence hoy; registra de una vez varios toques de una conversación entera; y resume su pipeline.

Los dos cajones, y quién abre cada uno. Cuando usted le pregunta a Orion en su conversación directa, él busca en el CRM de la organización y en su tablero personal, y le dice de cuál vino cada persona — "este es suyo", "este es de la empresa". En un grupo, en un run de un worker de IA o atendiendo a un visitante, él ve solo el CRM de la organización. Un contacto personal es suyo y de su Orion, y de nadie más.

Pasar un contacto personal a la empresa es una decisión suya, en una frase: "pasa a Ricardo al CRM de la empresa". El contacto va junto con su historial, y el camino es de una sola vía — no existe herramienta para traerlo de vuelta, porque quitarle a la empresa un contacto que pasó a ser de ella no es una decisión que una conversación deba tomar.

Los números de ese resumen los calcula el sistema, no el modelo — él narra lo que la base devolvió, y no inventa cifras.

Sobre la fecha del próximo contacto, una regla que evita frustración: después de que usted aprueba y el mensaje sale, la fecha avanza sola — con cadencia, salta N días adelante; sin cadencia, desaparece. Pero eso solo vale si la fecha ya había llegado. Un mensaje enviado antes del día marcado no toca el recordatorio.

Límites honestos

• Orion no mueve el embudo. Abrir, mover de etapa y cerrar un proceso son actos suyos, en la pantalla. Él lee el cuadro y comenta; quien mueve es usted. La única excepción es Confirmar lead, que abre una Venta.
• Él no ve el papel en la decisión. Decisor, influenciador y usuario no están entre los campos que le llegan, así que "¿quién decide en Acme?" no es una pregunta que responda desde el CRM. En la pantalla, ahí está.
• Él no etiqueta a nadie. Las etiquetas de segmento las escriben la importación y las pantallas de prospección, no la conversación.
• Registrar una actividad citando un nombre que no existe la guarda igual, sin dueño. La actividad entra en la pestaña Actividades y cuenta en los números, pero no aparece en la línea de tiempo de nadie. Verifique el nombre, o pídale que encuentre el contacto primero.
• En el registro manual usted elige entre cuatro tipos — nota, llamada, correo y reunión. WhatsApp, voz y LinkedIn entran por el registro automático o pidiéndoselo a Orion.
• El CRM de la organización no se borra cuando usted borra su agente. Lo que sale es su CRM personal. El registro corporativo pertenece a la organización, y es de ella mientras exista.