O planejamento do ano

A síntese aparece na página, para as pessoas-chave, e quem lidera, se estiver entre elas, decide ali cada cartão (veja Decidir cada cartão) e, com cada cartão aceito ou deixado de lado, começa o desdobramento: a árvore do plano, as entregas de cada parte e o tempo de cada time (veja O desdobramento: a árvore do plano, As entregas do plano e O tempo de cada time, trimestre a trimestre) e, por fim, a aprovação de cada parte e a plenária (veja A aprovação e a plenária); gravar o plano na Y Managers ainda não está disponível. A página é da organização e fica em Configurações › Agrupamento › Planejar o próximo ano. No alto, ela diz até quando vão as entrevistas, o método e quem coordena. Logo abaixo vêm as etapas, um bloco para cada: Preparar, Balanço do ano, Entrevistas, Síntese e decisão, Desdobramento e Aprovação e plano. Cada bloco diz «Feito», «Você está aqui», «A seguir» ou «Depois», e uma etapa já feita se abre de novo com um clique. Em seguida, o cartão Seu próximo passo diz o que cabe a você na etapa atual, como quem coordena, pessoa-chave ou alguém de fora da lista, e traz o botão da ação quando há uma: abrir as entrevistas, convidar quem falta, começar ou continuar a sua entrevista, ou começar o desdobramento. No desdobramento, ele mostra os quatro passos — Donos das partes, Entregas, Indicadores e Tempo dos times —, cada um com o que falta, e o título diz o passo da vez; clicar num passo desce até o bloco dele.

Quem começa e quem lidera

Quem começa é o Admin. Ao preparar, ele escolhe o ano, o método, as pessoas-chave e o prazo das entrevistas (15 dias por padrão; no máximo 30, contando o dia de hoje), e pode indicar uma delas para liderar; sem indicação, lidera quem prepara. Quem lidera ajusta a lista e as perguntas, abre as entrevistas, reabre uma entrevista concluída e pede a síntese ao Orion. Sem assinatura, esses botões aparecem com 🔒. No preparar, uma faixa diz o modo: revisar o que já existe, com o que o Agrupamento tem — os objetivos, as iniciativas e as entregas em aberto ligadas a eles —, ou começar do zero, quando ele ainda não tem objetivos.

O preparar em cinco blocos

O preparar fica em cinco blocos numerados, na ordem do trabalho: Método, Pessoas-chave, O roteiro da entrevista, O núcleo do plano e Prazo das entrevistas. Salvar fica numa barra presa embaixo da página, com o resumo do que vai gravar — quantas pessoas-chave e perguntas, o prazo e o método — e grava tudo de uma vez. Com alguma mudança ainda não salva, a barra avisa e mostra Descartar as mudanças, que volta tudo ao que está gravado. No bloco do prazo, os lembretes aparecem em cartões: o convite (pelo Abrir as entrevistas do Balanço do ano; com as entrevistas abertas, a cada salvar, a quem entrou na lista), o de quem não começou, o de quem parou no meio e o do prazo, com a data dele, 2 dias antes.

O método

São cinco: CLEAR (o método da Y Managers: de três a cinco objetivos, com poucas iniciativas cada), OKR, BSC, Árvore de problemas e Planejamento Estratégico Situacional (Matus). O método traz as perguntas da entrevista — que quem prepara pode mudar — e decide as colunas da síntese: os níveis do método e as entregas. A página mostra o escolhido, com o resumo; Usar outro método mostra a lista. Depois que a primeira pessoa responde, ele não muda mais.

As pessoas-chave e a área de cada uma

As pessoas são escolhidas pela estrutura, time por time. Clique num time e marque as pessoas dele, uma a uma ou com Marcar o time inteiro. Só quem gerencia deixa na lista apenas os gerentes do time. Depois, passe ao próximo time. A busca procura em toda a organização, pelo nome, pelo cargo ou pelo time. Quem já foi escolhido fica na tabela Escolhidas até agora, com o cargo, a área, Lidera e a entrevista num selo — Entra ao salvar para quem acabou de entrar na lista. Na estrutura, a conta de cada time fica verde quando o time inteiro foi escolhido, e gerencia marca quem gerencia o time. A área vem do time em que a pessoa foi marcada e pode ser mudada (por exemplo: Comercial, Operação). Quem sai da lista, pelo Tirar na linha dela, fica fora do planejamento. Se essa pessoa já tinha recebido o convite, a entrevista é encerrada e ela recebe um aviso. O que ela já confirmou continua guardado, aparece nas respostas com a marca não é mais pessoa-chave, e o Orion o usa na síntese sabendo que veio de quem saiu. Se ela era quem faltava concluir, quem lidera recebe, ao salvar, o aviso de que as entrevistas terminaram. Depois que a síntese existe, tirar alguém da lista pede uma confirmação.

A pessoa removida da organização (desativada em Usuários) sai da conta do andamento sem ninguém precisar tirá-la da lista: ela continua em As entrevistas, com o selo Fora da organização, não conta no total nem entre quem falta, e o que ela disse fica, com a mesma marca. O Salvar não a tira da lista nem a avisa; se ela for restaurada, volta a contar. Se ela era quem faltava concluir, o aviso de que as entrevistas terminaram sai em até um dia.

Depois do desdobramento, quem é dono de partes do plano só sai da lista depois de passá-las: no lugar do Tirar aparecem Passar as partes para… e a pessoa-chave que fica com elas (as partes passadas perdem a aprovação, e o novo dono é avisado).

O roteiro da entrevista

As perguntas ficam em O roteiro da entrevista, no preparar. Elas começam com as do método, e cada pessoa as vê no idioma dela. Quem prepara pode mudar o texto de cada uma, Incluir uma pergunta, Tirar e trocar a ordem com as setas; a partir daí, o roteiro vale como foi escrito, para todas as pessoas, em qualquer idioma. São até 20 perguntas, de até 500 caracteres cada, e Voltar às perguntas do método desfaz as mudanças. O roteiro pode mudar com as entrevistas abertas: a pergunta que muda de texto mantém as respostas dela; a que sai deixa de contar no andamento, e o que já foi respondido a ela continua guardado e entra no plano; a pergunta nova vale para quem ainda não concluiu. O roteiro é gravado com o resto, no Salvar.

O núcleo do plano

A visão e a missão do plano são opcionais. Quando estão escritas, os cartões da síntese servem a elas, e o Orion não as reescreve. Em branco, o Orion propõe uma visão a partir das entrevistas quando monta a síntese, para vocês ajustarem. Com a visão escrita, o bloco mostra como ela abre o mapa do desdobramento, na faixa escura. A organização inteira vê o núcleo na etapa Preparar.

O balanço do ano

Depois de salvar a lista, a etapa Balanço do ano mostra o ano anterior ao do plano: as entregas — as que tinham prazo no ano e as que receberam horas —, por objetivo e iniciativa do Agrupamento (cada linha soma o que está abaixo dela) e por time. Em cada linha: quantas saíram no prazo, com atraso, canceladas ou ainda abertas e as horas dos planos de trabalho assinados; em Atenção, quantas dependem de uma pessoa só (quando ela fez 80% ou mais das horas) e quantas venceram ainda abertas. Clique numa linha para abrir, embaixo da tabela, as entregas dela: o time, o prazo — o planejado e o atual, quando a entrega foi remarcada —, a situação e as horas. O que não estava em nenhum objetivo aparece em Fora de qualquer objetivo. Se o Agrupamento ainda não tem objetivos, o planejamento começa do zero, e o balanço mostra o ano por time. O balanço é só de quem lidera e das pessoas-chave; numa organização que lê por time, o nome e o prazo de uma entrega de outro time ficam escondidos, mas ela conta nos números.

O convite e a entrevista

Na etapa do balanço, o botão Abrir as entrevistas, em Seu próximo passo, convida cada pessoa-chave: o aviso chega no sino Esperando por você, por e-mail e, se ela tiver o Orion no WhatsApp, por lá também, com o prazo e o link que abre a página do planejamento direto nas perguntas. Cada lembrete sai uma vez só: a quem não começou, 3 dias depois do convite; a quem parou no meio, depois de 3 dias sem responder; e a quem não terminou, 2 dias antes do prazo. Desse dia em diante, só sai o lembrete do prazo: ninguém recebe dois no mesmo dia. Quem lidera é avisado quando alguém termina, quando todos terminam e quando o prazo vence; se alguém entra na lista depois de todos terem terminado, o aviso de que todos terminaram sai de novo quando essa pessoa concluir. Quem entra na lista depois, com as entrevistas abertas e antes do prazo, é convidado no próprio Salvar, com o mesmo aviso; se o aviso não sair para alguém, Convidar quem falta, no mesmo cartão, tenta de novo. Depois do prazo, quem é incluído só é convidado se o prazo for estendido no mesmo salvar.

A entrevista é um formulário na própria página, em Sua entrevista: no alto, a barra Respondeu x de y perguntas; embaixo, as perguntas. A pessoa escreve a resposta e clica em Enviar resposta: a resposta fica guardada como rascunho, e o Orion comenta o que ficou claro e o que falta — por que importa, como saber que deu certo, até quando e quem cuida. O Orion não reescreve a resposta, não inventa e não julga. A pessoa ajusta o texto, se quiser, e clica em Confirmar; Pedir outro comentário manda de novo. Se o comentário não vier, a resposta continua guardada e dá para confirmar assim mesmo. Não se aplica marca a pergunta que não cabe à área dela, e Mudar a resposta reabre uma resposta já confirmada. Só as respostas confirmadas e as que não se aplicam contam na barra. O comentário usa a IA da Y Managers, paga pela organização; se a organização não tem assinatura, a pessoa confirma direto, sem o comentário.

Dá para parar e voltar quando quiser, até o prazo: o que foi enviado fica guardado. O link do convite e o botão Começar a minha entrevista (ou Continuar a minha entrevista), em Seu próximo passo, levam às perguntas. Com todas respondidas, Concluir a entrevista encerra a entrevista e avisa quem coordena.

Quando a entrevista fecha, e como reabrir

A entrevista fica aberta até o fim do dia do prazo. Se quem lidera muda o prazo com as entrevistas abertas, a entrevista de todos que ainda não concluíram acompanha a data nova, sem mensagem nova; estender um prazo que já venceu abre de novo a entrevista de quem não concluiu. Depois do prazo, as perguntas ficam só para leitura, e o que foi confirmado continua guardado e entra no plano. A entrevista concluída também fica só para leitura. Para mudar uma resposta depois de concluir, até o prazo, a própria pessoa usa Reabrir a minha entrevista, em Sua entrevista ou em Seu próximo passo. Quem lidera também reabre a de qualquer pessoa, com Reabrir a entrevista, na linha dela, em As entrevistas, e aí a pessoa recebe um aviso pelo mesmo caminho do convite. As respostas continuam lá: a pessoa muda o que quiser e conclui de novo.

Quem vê o quê

Em As entrevistas, a página mostra quantas estão completas, em andamento, convidadas sem começar, fechadas e ainda não convidadas, um selo com o estado de cada pessoa e quantas perguntas cada uma já respondeu. As pessoas-chave veem tudo umas das outras, com o nome de quem trouxe: em As respostas, como cada um escreveu, as respostas confirmadas de cada uma, por pergunta ou por pessoa — o rascunho não aparece —, e a página avisa isso a quem responde. O resto da organização, inclusive um Admin que não está na lista, vê quem participa e em que pé cada um está, mas não o conteúdo.

A síntese

Quando quiser, quem lidera pede a síntese ao Orion pelo botão Pedir a síntese ao Orion, na etapa Síntese e decisão, ou na conversa — por exemplo, "Faça a síntese do planejamento de 2027". Quem ainda não terminou entra com o que já confirmou. A síntese não fecha as entrevistas: quem ainda não terminou segue respondendo até o prazo, e a barra de etapas mostra Abertas até na etapa Entrevistas. O Orion trabalha em segundo plano e avisa na conversa de quem pediu quantos cartões a síntese tem, quantos ficaram vagos e quantos pontos foram para a pauta. A síntese sai no idioma da organização (o campo Idioma da página Organização), mesmo que quem lidera use outro idioma na própria conta. Com respostas novas, Pedir uma versão nova faz outra versão; sem nada novo, o Orion diz que a síntese de agora já cobre tudo.

O Orion monta os cartões a partir das respostas: separa as ideias de cada resposta, junta as parecidas de pessoas diferentes, põe cada uma num tamanho — um nível do método, uma entrega ou ainda vago —, propõe onde ela entra e compara com o plano do ano anterior. Cada campo leva só o que alguém disse; o que ninguém disse aparece como Falta: ninguém disse. Antes de guardar, o servidor confere que cada cartão cita respostas de verdade, que cada ligação respeita os níveis do método e que toda resposta virou cartão ou aparece em Respostas que não viraram cartão, com o motivo.

Em Das respostas aos cartões, o mapa tem uma coluna para cada nível do método e uma para as entregas. A linha tracejada liga cada cartão ao de cima: é a ligação proposta pelo Orion, para conferir. A linha cheia é a que quem lidera escolheu ou confirmou. O cartão sem ligação fica na coluna dele, com a borda tracejada, e as respostas soltas ficam em Ainda vagos, cada uma com uma proposta concreta do Orion ou uma pergunta a quem disse. Clique num cartão para ver quem escreveu e os campos: por que importa; como saber que deu certo, com o indicador, a unidade, o número de hoje, a meta e a fórmula — marcada proposta do Orion, a conferir quando ninguém a disse —; nas entregas, quando ficam prontas; até quando; e quem participa. O cartão aberto também mostra De onde veio, com as palavras de cada um, o que o plano do ano anterior mostra (por exemplo, No plano de 2026, num planejamento de 2027) e Onde entra.

Embaixo do mapa ficam Em que concordam (cada tema, com quantas pessoas o trouxeram), Onde divergem (cada lado, com a pessoa e a posição dela), A pauta da reunião de decisão (cada pergunta com o rótulo: Proposta do Orion, Novo, Manter e ajustar, Encerrar ou Divergência) e O que o Orion leu nas entrevistas, o resumo para a reunião. Quem decide são as pessoas-chave, na reunião; os cartões que quem lidera levou à reunião entram no fim da pauta.

A síntese mostra o que cada pessoa-chave disse, e por isso só as pessoas-chave a veem, inclusive quem lidera, se estiver na lista. Um Admin que lidera sem estar na lista vê que ela está pronta, mas não o conteúdo; o resto da organização não a vê. Um rascunho feito antes da síntese por cartões aparece só com o resumo, como A versão anterior do rascunho.

Decidir cada cartão

Quem lidera, se estiver na lista de pessoas-chave, decide cada cartão em Você decide, embaixo do cartão aberto. Cada mudança é gravada na hora e aparece para as pessoas-chave:

• Aceitar no plano: o cartão vai para o mapa do desdobramento, a próxima etapa, e ainda passa pela aprovação, na última;
• Levar à reunião: o cartão entra no fim de A pauta da reunião de decisão, como Decidir o cartão «…», e só vai para o mapa se a reunião decidir;
• Deixar de lado: o cartão não entra no plano, mas fica guardado com quem trouxe e o motivo — É para outro período, Já está em outro cartão ou Não é prioridade agora —, e dá para trazer de volta;
• Voltar a «sem decisão» desfaz a decisão.

Antes de decidir, dá para ajustar o Título (o do Orion fica registrado no cartão, e Voltar ao título do Orion o traz de volta), o Tamanho e Onde entra: aparecem só os cartões do nível que o método aceita acima, Confirmar esta ligação deixa cheia a linha que o Orion propôs, e Tirar a ligação deixa o cartão sem ligação. Juntar com outro cartão serve para dois cartões que dizem a mesma coisa: o escolhido continua, as palavras de quem trouxe os dois se somam em De onde veio, o que estava ligado ao outro passa para ele, e o outro sai do mapa e aparece em Juntado aqui, com Separar para desfazer. Só junta cartões do mesmo tamanho; um cartão ainda vago junta com qualquer um. No mapa, cada cartão decidido ganha um selo — No plano, Na pauta ou De lado —, e o cartão aberto diz quem decidiu e quando.

As decisões ficam presas à versão da síntese. Uma versão nova começa sem decisão, porque os cartões dela são outros; as decisões da anterior ficam guardadas com ela, e a página avisa antes de pedir a versão nova. As outras pessoas-chave veem as decisões e quem as tomou, mas não mudam nada. Quem lidera sem estar na lista não vê a síntese, e por isso não decide. Sem assinatura, os botões de Você decide aparecem com 🔒.

O desdobramento: a árvore do plano

O desdobramento começa quando cada cartão da síntese está aceito ou deixado de lado, e o vago aceito tem um tamanho escolhido. O cartão levado à reunião ainda espera: depois da reunião, ele é aceito ou deixado de lado. O painel ao lado do mapa conta os cartões sem decisão e os que estão na pauta da reunião. Antes de começar, a etapa Desdobramento da barra de etapas já abre e, como o fim da síntese, mostra o que ainda falta, cartão a cartão, cada um com Abrir o cartão, que volta à síntese com aquele cartão aberto para decidir. Com tudo decidido, quem lidera, se estiver na lista de pessoas-chave, aperta Começar o desdobramento, ali ou em Seu próximo passo. A árvore do plano nasce dos cartões aceitos, e a partir daí as decisões da síntese não mudam mais.

Como a árvore nasce. Cada cartão aceito vira uma parte do plano no nível dele no método (no CLEAR, objetivo ou iniciativa), ligada à parte de cima que ficou decidida na síntese. O indicador do cartão vira o indicador da parte, com o número de hoje e a meta quando o que foi dito é um número; quando não é (por exemplo, «abaixo de 10»), o que foi dito fica guardado, e a página o mostra ao lado do campo. O Quem do cartão vira o dono quando é o nome de uma pessoa-chave. O cartão de entrega vira uma entrega proposta. O cartão que corresponde a algo do ano anterior faz a parte continuar o que já está no Agrupamento: a gravação do plano atualiza essa parte, em vez de criar outra, e as entregas em aberto dela entram como entregas que já existem.

Os quatro blocos. Na etapa, cada passo tem o seu bloco, com o mesmo número do Seu próximo passo: 1, o mapa do plano; 2, As entregas do plano, com Incluir uma entrega no plano logo depois do mapa e a lista embaixo; 3, Os indicadores do plano; e 4, O tempo de cada time, trimestre a trimestre. O que ficou fora do plano vem num cartão à parte, no fim, e o Desfazer fica acima dos blocos.

O que fica de fora. O que está no Agrupamento e nenhum cartão aceito trouxe aparece em Ficou fora do plano, com as entregas em aberto de cada parte. Essas partes seguem ativas e intactas: a gravação do plano não apaga nem inativa nada. Para inativar alguma, de propósito, use a página de Agrupamentos.

O mapa e a lista. A visão do Preparar fica no alto, numa faixa escura. Cada parte de cima ocupa uma faixa, uma linha só dela: à esquerda, a parte; à direita, o que está abaixo dela — as partes do nível de baixo, cada uma num cartão de outra cor, com as entregas dela — ou, sem nível de baixo, as entregas da própria parte. As entregas ficam brancas, e a legenda embaixo do mapa diz as cores dos níveis e os selos. Em cada faixa, quem mexe na parte tem + Incluir e o nome do nível de baixo — no CLEAR, + Incluir iniciativa —, que cria a parte ali mesmo, só com o nome. Cada parte mostra o dono e o primeiro indicador, hoje → meta; o que falta aparece em laranja. Para quem pode mexer na parte, Sem dono · escolher abre a parte com o cursor no dono, e Sem indicador · cadastrar abre a parte já com um indicador novo, com o cursor no que se mede. A parte que continua o Agrupamento leva o selo Continua de e o ano anterior. Cada entrega leva o selo de onde veio — Já existe (na Y Managers), Proposta (saiu das entrevistas, pelo Orion ou por uma pessoa-chave) ou Nova (criada no plano) —, explicado na legenda embaixo do mapa; clicar numa entrega abre a entrega embaixo do mapa (veja As entregas do plano). Na parte que recebe entregas, + Incluir uma entrega aqui leva a Incluir uma entrega no plano, com a parte já escolhida. Lista mostra a mesma árvore, recuada.

Quem mexe em quê. Quem lidera mexe em tudo. O dono de uma parte mexe nela e no que está abaixo dela. As outras pessoas-chave veem a árvore inteira e de quem é cada parte. Quem lidera sem estar na lista, e o resto da organização, veem só que o desdobramento está em andamento.

O que dá para fazer numa parte. Clique na parte para abrir:

• Texto e Salvar o texto;
• Dono: uma pessoa-chave, ou Sem dono. O dono se troca a qualquer momento: quem lidera, o próprio dono (passando a parte adiante) ou o dono de uma parte acima. Para dar a parte a outra pessoa, ela entra antes na lista do Preparar;
• Indicadores: até dez por parte, incluídos em Incluir um indicador, cada um com o que se mede, a Unidade, a Fórmula, Hoje, Meta, Até (mês e ano), Mede-se (todo dia, toda semana, a cada quinze dias, todo mês ou todo trimestre), Melhor quando (sobe ou desce; sem escolha, vale o que o hoje e a meta mostram) e O número vem de: O dono informa, o padrão, ou A Y Managers calcula, só para uma medida escolhida numa lista do que ela já sabe contar — as entregas da parte concluídas no prazo, as entregas concluídas e a execução das entregas da parte. A fórmula escrita descreve o número; ela nunca vira cálculo. Nenhum campo é obrigatório, e o que falta aparece em laranja;
• Mover para: só para uma parte do nível de cima;
• Fundir com: só com uma parte do mesmo nível. A que recebe continua, com o dono dela; o que estava abaixo da outra, os indicadores e as entregas passam para ela, e o texto da outra fica registrado em Fundido aqui. Na hora de fundir, escolhe-se o nome que fica: o de uma, o da outra ou os dois juntos;
• Incluir abaixo: uma parte do nível de baixo, sem dono e sem indicador;
• Incluir uma entrega nesta parte: só na parte que recebe entregas; leva a Incluir uma entrega no plano, com a parte já escolhida (veja As entregas do plano);
• Apagar esta parte do plano…, em vermelho, no fim da parte aberta: a parte e o que está abaixo dela saem do plano, com uma confirmação. Uma entrega que já existe na Y Managers não é apagada: fica no dia a dia, sem vínculo no plano. Uma entrega proposta sai.

Quem lidera também inclui partes no nível de cima, em + Incluir e o nome do nível, no alto do mapa.

Desfazer. Acima dos blocos, cada pessoa desfaz a própria última mudança, inclusive de texto e de indicador, e depois a anterior. Quando outra pessoa mexeu depois no mesmo item, o Desfazer recusa, para não apagar a mudança dela.

Os indicadores do plano. No bloco 3, uma tabela mostra os indicadores parte a parte — o indicador, Hoje → meta, Até e O número vem de —, e o alto do bloco diz quantas partes têm indicador. Cada linha abre a parte: a de um indicador, com o cursor nele; a de uma parte sem indicador, para quem pode mexer nela, já com um indicador novo, como o Sem indicador do mapa.

Nada do desdobramento muda a Y Managers: o plano segue para a aprovação, na etapa 6, e a gravação na Y Managers ainda não está disponível. Sem assinatura, os botões que gravam aparecem com 🔒.

As entregas do plano

Cada entrega do plano fica numa parte do último nível do método — no CLEAR, a iniciativa, ou o objetivo que não tem iniciativa abaixo —, num time e nos trimestres em que o time vai trabalhar nela. As entregas nascem com a árvore: as que estão em aberto nos componentes do Agrupamento que continuam do ano anterior entram junto com a parte que continua cada um, e as dos cartões da síntese entram como propostas. Todas começam no 1º trimestre e A confirmar. Cada entrega diz de onde veio, num selo e numa frase curta: Já existe, com veio com e o componente do Agrupamento, ligada por um cartão da síntese ou trazida por e o nome de quem a trouxe; Proposta, pelo Orion, a partir das entrevistas ou por quem a propôs; e Nova, criada por e o nome. A entrega aberta repete isso por extenso, em De onde veio. A que já existe vem com o time dela na Y Managers; a proposta começa Sem time ainda, e o time se escolhe na página dela.

A lista das entregas. No bloco 2, logo depois do mapa, vem Incluir uma entrega no plano e, embaixo dele, a lista de todas, com os filtros Todas, Já existem, Novas e propostas e A confirmar. Cada linha mostra a entrega, com o selo e a frase de onde veio; a parte, que quem pode mexer na entrega troca ali mesmo — por outra parte que recebe entregas, ou por Fora do plano (dia a dia) —, confirmada ou não; o time; os trimestres, que se marcam ali também; e a confirmação: quem lidera aperta Confirmar, e a confirmada diz Confirmada. Clicar no nome abre a entrega logo abaixo da linha dela.

Incluir uma entrega no plano. Escolhe-se a parte em Em qual parte — o + Incluir uma entrega aqui do mapa e o Incluir uma entrega nesta parte da parte aberta já a escolhem e põem o cursor no nome — e:

• Criar nova, só com o nome: a entrega nasce «a confirmar», no 1º trimestre, no time principal do dono da parte, e abre em seguida para completar o resto;
• Escolher uma que já existe: a busca pelo nome começa com duas letras e mostra até oito entregas em aberto da organização, entre as que a pessoa vê na Y Managers, cada uma com onde está hoje (numa parte do plano, fora do plano, num agrupamento ou no dia a dia), a situação e o time. Trazer para cá põe a entrega na parte; se ela estava em outra parte do plano, sai de lá, e o aviso diz de qual.

A entrega aberta. Clicar numa entrega abre a entrega embaixo do mapa, quando o clique vem do mapa ou da parte aberta, ou embaixo da linha dela, quando vem da lista: De onde veio, a situação na Y Managers (quando já existe), A confirmar ou Confirmada por e o nome, o Time, os Trimestres, o Tempo do time em cada trimestre marcado e a Parte do plano, a parte em que ela está. Para quem pode mexer nela:

• Trimestres: do T1 ao T4, de marcar e desmarcar. Desmarcar um trimestre tira o percentual da entrega naquele trimestre;
• Mudar o vínculo: para outra parte que recebe entregas, ou Sai do plano (fica no dia a dia);
• Fundir com: só a entrega nova ou proposta, numa outra entrega do plano. A outra continua; o nome da que se fundiu fica registrado nela, e os trimestres das duas se somam;
• Apagar esta entrega…, em vermelho, para a nova ou a proposta, que sai do plano; ou Tirar do plano…, para a que já existe, que não é apagada da Y Managers: fica no dia a dia, sem vínculo.

A página da entrega. Na entrega nova ou proposta, Abrir a página da entrega mostra, dentro do planejamento, o Título, o Time, o Início, o Fim, os Trimestres e a Descrição, com Voltar ao plano. Trocar o time tira os percentuais da entrega no tempo dos times. Na que já existe, a página é a da Y Managers: Abrir a página da entrega na Y Managers.

Quem mexe. Nas entregas vale a régua das partes: quem lidera, o dono da parte e o dono de uma parte acima dela. Trazer uma entrega de outra parte pede poder mexer nas duas. Só quem lidera confirma: Confirmar, na lista, ou Confirmar a entrega, na entrega aberta; Voltar a «a confirmar» desfaz. Cada mudança entra no Desfazer, como as das partes.

O tempo de cada time, trimestre a trimestre

No bloco 4, o planejamento mostra o tempo de cada time, um trimestre por vez — 1º trimestre a 4º trimestre; o que passa de 100% vem marcado na aba. O gerente de cada time reparte o tempo do time em percentuais, pela prioridade, entre as entregas que o time vai trabalhar no trimestre, sem precisar saber quantas horas o time tem: o Orion converte cada percentual em horas (o percentual vezes o tempo do time). Quem lidera e o gerente de um time acima também preenchem; as outras pessoas-chave veem os números. O gerente que não está na lista de pessoas-chave não vê o desdobramento: para preencher, ele entra antes na lista do Preparar. O percentual grava ao sair do campo; vazio é «sem percentual».

Cada time tem um cartão com:

• o gerente, ou Sem gerente no cadastro, e as horas do time no trimestre: para cada pessoa cujo time principal (a equipe principal do cadastro) é aquele, os dias úteis do país no trimestre, já sem os feriados, vezes a jornada semanal do cadastro (sem jornada, 8 horas por dia). Cada pessoa conta uma vez, no time principal dela, e só pessoas contam. É a mesma conta do plano de trabalho;
• o dia a dia: a parte do tempo que não vai para entrega, como apoio, gestão do time e treinamento. No 1º trimestre, ele é Dia a dia, dos planos assinados: o que esses planos já ocupam, sem campo para mudar, e as entregas que vêm do ano anterior aparecem com já nos planos e as horas, sem percentual. Do 2º trimestre em diante ainda não há planos de trabalho: o dia a dia começa na média do ano anterior — as horas das linhas sem entrega e das entregas recorrentes, sobre as horas dos planos assinados naquele ano —, e o gerente ajusta trimestre a trimestre. O time sem histórico começa em 0%, com aviso;
• um percentual para cada entrega do time marcada no trimestre;
• o total, e Livre ou Acima de 100%, em percentual e em horas. Acima de 100%, o cartão diz as entregas que mais pesam e sugere baixar algum percentual ou passar uma entrega para outro trimestre, na lista das entregas.

As notas dizem o que deixa o número otimista: quem não tem plano de trabalho assinado no 1º trimestre conta como livre, e a entrega sem percentual não soma no total. A entrega nova ou proposta sem time fica fora dos cartões até ganhar um, na página dela; um aviso no alto conta quantas faltam. Ausências e férias ainda não entram na conta. De onde vêm os números, no fim, repete essas contas.

Como o resto do desdobramento, nada do tempo grava na Y Managers antes da aprovação.

A aprovação e a plenária

Com o desdobramento pronto, quem coordena leva o plano à aprovação (o cartão Levar o plano à aprovação, embaixo da árvore, diz antes o que conferir, sem travar). Começa a etapa 6, Aprovação e plano, e cada dono recebe um aviso pessoal com as partes que esperam por ele.

1. Cada dono aprova a sua parte. Aprovar uma parte (objetivo ou iniciativa) é aprovar o texto, o dono, os indicadores e as entregas dela; sem indicador, ela é acompanhada pela execução das entregas. Decidem o dono, o dono de uma parte acima, quem está acima deles na linha dos times e quem coordena — cada um só vê os botões do que decide. Aprovar aceita um comentário; Reabrir a discussão tira a aprovação e avisa o dono; editar uma parte aprovada também tira. Recusar… (só a não aprovada, com confirmação) tira a parte do plano com o que está abaixo dela; as entregas que já existem na Y Managers ficam no dia a dia. A recusada vai para As recusadas, de onde Levar para discussão a traz de volta, sem as aprovações de antes.

2. O que cada um aprovou

quem aprovou cada parte, quando e o comentário.

3. A plenária valida o todo. Com tudo aprovado, as pessoas-chave discutem o plano e quem coordena registra: Aprovado como está, Aprovado com ajustes ou Volta para revisão (que reabre todas as partes). Aprovado, o plano trava até a gravação; quem coordena pode Reabrir o plano. Cada pessoa-chave é avisada do resultado.

A gravação do plano na Y Managers ainda não está disponível: por enquanto, o plano aprovado fica no planejamento. Os avisos vão só a cada pessoa, nunca a grupo; sem assinatura, os botões aparecem com 🔒.