Se connecter à la plateforme

Créer votre organisation

Créer une organisation prend environ deux minutes et ne passe par personne. Il n’existe pas de file d’approbation, ni d’appel d’activation, ni quelqu’un de l’autre côté qui débloque votre compte : vous terminez l’inscription déjà en tant qu’Admin, avec un accès complet.

Se connecter pour la première fois

L’application se trouve sur orionworkers.com. Sur la page d’accueil, Orion demande pour qui il va travailler (« Pour moi » ou « Pour mon entreprise »). Le « Se connecter », en haut de la page (sur le téléphone, seule l’icône de personne peut apparaître), mène à l’écran qui sert à créer un compte et à se connecter.

Vous vous connectez avec votre compte Google ou Apple, ou avec votre e-mail. Par e-mail, utilisez le mot de passe que vous avez créé à l’inscription ou demandez un code à usage unique, qui arrive dans votre boîte. Mot de passe oublié ? Sur l’écran de connexion, la plateforme envoie un code pour que vous en créiez un autre. Quand vous vous connectez avec un mot de passe sur un appareil ou un navigateur nouveau, elle peut aussi demander un code envoyé à votre e-mail, pour confirmer que c’est bien vous.

Pour créer le compte par e-mail, la plateforme demande l’e-mail et un mot de passe, et confirme l’e-mail avec un code. Le prénom et le nom sont facultatifs, et elle ne demande ni téléphone ni pays. Ce qu’elle sait de vous à la première seconde, c’est votre e-mail (et le nom et la photo que Google a déjà envoyés).

Il est aussi possible de créer le compte depuis l’application mobile, sans passer par le site — voir Depuis l’application mobile, juste en dessous.

Depuis l’application mobile

L’app Orion Workers (App Store et Google Play) se connecte à un compte qui existe déjà et crée aussi le compte de qui n’en a pas encore. Connectez-vous avec Google, avec Apple (sur l’iPhone et l’iPad) ou avec votre e-mail — dans ce cas, un code à 6 chiffres arrive dans votre boîte et vaut 10 minutes. S’il n’existe pas encore de compte Orion avec cet e-mail, l’app affiche l’écran « Créer votre compte Orion » : vérifiez l’e-mail, écrivez votre nom (quand Google ou Apple le transmettent, il est déjà prérempli), cochez la case « J’ai 18 ans ou plus et j’accepte les Conditions de Service et la Politique de Confidentialité. » et touchez « Créer mon compte ». Sans le nom ou sans la case cochée, le compte n’est pas créé. Vous avez 15 minutes pour confirmer : passé ce délai, l’app signale que la demande a expiré, et il suffit de se connecter à nouveau.

Le compte créé par l’app naît déjà monté : une organisation à votre nom, vous comme Admin, une équipe — « Geral », avec le téléphone en portugais ; « General », dans les autres langues — dont vous êtes le manager, et votre Orion. Il naît sans forfait de canal et sans facturation, ne demande pas de carte bancaire et démarre déjà la période gratuite de 14 jours de Y Managers, qui compte comme un abonnement. L’app ne pose pas les deux questions de l’inscription du site et ne demande pas le pays (voir Le pays que personne n’a demandé). Sur l’écran d’accueil, une carte de bienvenue indique le fuseau horaire retenu, où le changer (le bloc Patron) et quand l’essai commence, avec le raccourci « Connecter WhatsApp » ; et Orion envoie un e-mail de bienvenue à l’adresse du compte.

L’essai gratuit du canal commence quand vous connectez le premier canal de messagerie — WhatsApp ou Telegram —, et non en touchant le microphone ; la période gratuite de Y Managers, elle, a déjà commencé à la création du compte. Jusqu’à ce que vous connectiez un canal, la voix attend : en touchant le microphone, l’app dit ce qui manque et propose le raccourci « Connecter WhatsApp ». La conversation par texte — « Rechercher ou demander à Orion… », en haut de l’écran d’accueil — fonctionne déjà, dans la période gratuite de Y Managers.

Des situations à connaître :

• Vous avez déjà un compte, avec un autre e-mail. Sur l’écran de création du compte, touchez « J’ai déjà un compte : me connecter avec un autre e-mail » et connectez-vous avec l’e-mail de votre compte. Cela arrive à qui choisit de masquer son e-mail en se connectant avec Apple : Apple transmet à Orion une adresse de relais, et non l’e-mail de votre compte — l’app le signale quand c’est le cas. Et cela arrive à qui se connecte avec l’e-mail de contact d’Orion → Patron, quand ce n’est pas celui de la connexion : pour l’app, c’est un e-mail sans compte.
• Vous avez créé un deuxième compte par erreur. Il naît vide. Supprimez ce compte depuis l’app elle-même (Accueil → Zone de danger → Supprimer le compte) et connectez-vous à nouveau avec l’e-mail du bon compte.
• Vous avez été appelé dans une organisation. Si un Admin a enregistré votre e-mail dans Utilisateurs et que vous ne vous êtes pas encore connecté, l’app affiche l’invitation — « Untel vous a invité à rejoindre Acme Ltda. », avec « Rejoindre Acme Ltda. » et « Refuser » — et vous n’entrez que si vous acceptez. En refusant, l’e-mail reste libre pour que vous créiez votre propre compte.
• L’app dit qu’il n’est pas possible de créer le compte maintenant. Réessayez plus tard, ou créez le compte ici, sur le site, puis connectez-vous dans l’app.
• L’app dit qu’il n’y a pas de compte Orion avec cet e-mail et demande de le créer sur le site, au lieu d’afficher l’écran de création du compte. Mettez l’app à jour dans la boutique et réessayez — ou créez le compte ici, sur le site.
• Le code n’est pas arrivé, ou vous en avez demandé plusieurs. L’app envoie au maximum un code par minute pour le même e-mail : en redemander avant cela n’en envoie pas d’autre, et le code déjà arrivé reste valable pendant ses 10 minutes — vérifiez aussi le dossier des indésirables. C’est jusqu’à 5 codes par jour pour le même e-mail. Depuis le même réseau (le même Wi-Fi, par exemple), il part jusqu’à 10 codes par heure, tous les comptes confondus : dans une équipe qui se connecte ensemble pour la première fois, celui qui reste sans code se connecte avec Google ou avec Apple, ou redemande une heure plus tard. Rarement, par sécurité, l’envoi de codes est suspendu pour tout le monde jusqu’au changement de jour (minuit UTC, 21 h à Brasília) : si aucun code n’arrive, connectez-vous avec Google ou avec Apple.
• L’app dit que la connexion par code est en pause pour cet e-mail. Après 10 codes saisis le même jour pour le même e-mail, la connexion par code est mise en pause pour lui, par sécurité — même avec le bon code. La pause ne dépasse pas un jour : réessayez plus tard, ou connectez-vous avec Google ou avec Apple (sur l’iPhone et l’iPad) avec l’e-mail du compte.

Pour se connecter, c’est l’e-mail du compte qui vaut, celui de la connexion. La session de l’app vaut 30 jours. Quand elle se termine — ou quand une mise à jour de sécurité met fin aux anciennes sessions —, l’app prévient « Reconnectez-vous » et revient à l’écran de connexion : connectez-vous à nouveau avec le même Google, le même Apple ou le même e-mail du compte. Si un Admin retire la personne de l’organisation — ou si l’organisation est supprimée —, sa session dans l’app se termine au toucher suivant, et cet e-mail n’entre plus dans le compte ; rétablie par l’Admin, elle se connecte à nouveau comme avant.

Y Managers dans l’app. Sur l’écran d’accueil de l’app, juste en dessous de la recherche, la carte Y Managers indique combien d’éléments vous attendent et ouvre l’écran de Y Managers. En haut de celui-ci se trouve En attente de vous : des plans à signer, des cycles à évaluer, des rapports à envoyer et les notifications. Viennent ensuite, en blocs, Tableau de bord, Livrables, Plans de livrables, Plans de travail et Rapports, selon votre rôle (voir Où chaque rôle apparaît dans la barre latérale). Enfin, sur une seule ligne, Paramètres ouvre Organisation, Utilisateurs, Équipes, Regroupement, Abonnement et Mon profil, également selon votre rôle. Chaque élément ouvre la page du site à l’intérieur de l’app — sauf Abonnement, qui ouvre le site dans le navigateur du téléphone, déjà avec votre compte —, et le bouton « Y Managers », en haut, ramène à cet écran. Pour quitter le compte dans l’app, Se déconnecter se trouve à la fin de l’écran d’accueil et demande une confirmation avant de sortir. La carte vaut pour qui a un forfait avec le tableau de bord de l’équipe ; dans les forfaits sans celui-ci (Orion MEI, Orion MEI+, Orion Light, qui est destiné à qui se trouve hors du Brésil, et Orion BYOK gratuit), elle apparaît verrouillée. Sans abonnement — le membre sans licence, ou l’organisation sans abonnement —, la carte apparaît en Lecture seule : il est possible de tout consulter, mais pas de signer, d’évaluer ni de créer. Qui est Admin règle cela dans Paramètres › Abonnement ; les autres le demandent à l’Admin.

Les deux questions de l’inscription

En vous connectant sans organisation, deux écrans apparaissent — et deux seulement.

1. « Créez votre espace de travail ». Il demande un champ : le nom de votre espace de travail — dans le reste du tableau de bord, il apparaît comme votre organisation. Pas de CNPJ, d’adresse, de taille de l’entreprise ni de secteur. Le tableau de bord s’ouvre dans la langue de cet écran ; pour la changer ensuite, utilisez EN · PT · ES dans la barre latérale.

2. « Que voulez-vous résoudre en premier ? » Trois boutons, un clic :

• « Avoir un manager IA sur WhatsApp » — Orion mène l’opérationnel, relance sur les délais et remonte ce qui a besoin de votre décision.
• « Organiser les livrables et l’équipe » — les priorités de l’équipe par période, la contribution de chaque personne, les délais et l’évaluation par cycle.
• « Les deux » — le manager IA s’occupe du quotidien sur le travail enregistré dans le système.

Ce choix décide où vous atterrissez : qui répond « organiser les livrables et l’équipe » arrive sur le tableau de bord des livrables ; les deux autres réponses ouvrent sur Orion. C’est une décision de porte d’entrée, pas de forfait souscrit — aucune fonctionnalité n’est cachée, et vous pouvez changer ensuite. Comme le dit l’écran lui-même : « Rien n’est verrouillé — vous pouvez utiliser le reste quand vous voulez. »

Aucun des deux écrans ne demande de carte bancaire. Ce que fait chaque forfait, et ce qu’il coûte, se trouve sur /pricing. L’organisation naît déjà dans la période gratuite de 14 jours de Y Managers, qui compte comme un abonnement : créer, signer et générer dans Y Managers, Demandez à Orion et le manager IA fonctionnent dès la première minute. L’essai gratuit d’un canal d’Orion — WhatsApp ou Telegram — est un autre, et il commence quand vous connectez le premier canal (Connecter Orion) ; ce qui se passe quand la période gratuite se termine est dans Sans abonnement.

Le pays que personne n’a demandé

Vous n’indiquez jamais dans quel pays vous êtes. La plateforme le déduit du fuseau horaire et de la langue de votre navigateur, au moment où l’organisation est créée :

• fuseau brésilien (São Paulo, Recife, Manaus, Fortaleza…) ou le navigateur en portugais du Brésil (pt-BR, ou juste pt) → Brésil, en reais — cette règle s’applique avant les autres ;
• fuseau d’un autre pays que la plateforme reconnaît (New York, Toronto, Mexico, Bogotá, Lisbonne…) → le pays de ce fuseau, en dollars ;
• autre fuseau des Amériques ou de l’Europe → aucun pays n’est affirmé, et la facturation est en dollars ;
• tout autre fuseau, ou fuseau absent → aucun pays n’est affirmé, et la facturation le demande le moment venu (avec le navigateur dans un autre portugais, comme pt-PT, elle part vers le compte du Brésil, en reais).

Si le compte naît dans la conversation WhatsApp, c’est le numéro qui décide. Un numéro du Brésil (qui commence par 55), ou qui a dit être MEI, naît au Brésil, en reais. Tout autre numéro naît avec le pays du numéro, en dollars, dans la langue dans laquelle la personne a écrit (si on ne peut pas le savoir, celle du pays du numéro) et dans le fuseau principal de ce pays. Dans le message de bienvenue, Orion indique quel fuseau il a retenu ; pour corriger, il suffit de lui dire le nom d’une grande ville près de vous ou l’écart par rapport au GMT.

Si le compte naît sur le site, hors du Brésil, Orion commence dans la langue dans laquelle vous utilisez le tableau de bord et, la première fois que vous ouvrez une page d’Orion dans le tableau de bord, dans le fuseau horaire de l’appareil sur lequel vous l’avez ouverte (ordinateur ou téléphone) — ou dans le fuseau que vous aviez déjà choisi dans votre profil. Il ne change pas un fuseau ou une langue que vous avez choisis ou que vous lui avez dits — avec une exception, uniquement dans les comptes créés avant la mise à jour d’octobre 2026 : si, avant elle, vous aviez demandé à Orion l’heure de Brasília dans la conversation, ou que vous l’aviez choisie dans Orion → Patron, le fuseau peut passer à celui de l’appareil (ou à celui du fuseau de votre profil, s’il y en a un) la prochaine fois que vous ouvrirez une page d’Orion dans le tableau de bord ; si cela arrive, il suffit de le lui dire à nouveau ou de choisir le fuseau dans Orion → Patron. Si le pays de l’adresse de votre profil est déjà le Brésil quand vous ouvrez Orion pour la première fois, il reste à l’heure de Brasília. Pour corriger ensuite, utilisez Orion → Patron ou dites-lui le nom d’une grande ville près de vous.

Si le compte naît dans l’application mobile, le pays et la devise suivent la liste ci-dessus, avec le fuseau et la langue du téléphone à la place de ceux du navigateur. Orion naît directement dans le fuseau horaire du téléphone et dans sa langue, si c’est le portugais, l’anglais ou l’espagnol, et la carte de bienvenue de l’écran d’accueil indique le fuseau retenu. Pour le changer, touchez le cadre Patron de l’application — c’est la même page que Orion → Patron, dans le tableau de bord.

Ce n’est pas cosmétique : cette inférence décide sur quel compte de facturation votre organisation sera facturée — le compte brésilien en R$ ou le canadien en US$ — et le premier achat — par carte ou par Pix — verrouille l’organisation sur ce compte. D’où la règle de la maison : l’écran de facturation affiche toujours la devise avant de facturer, et vous laisse corriger — le pays du compte se corrige sur la page Abonnement jusqu’au premier achat (si une page de paiement est ouverte, le changement peut être refusé pendant quelques minutes). Si vous avez créé l’organisation en voyage, vérifiez la devise avant de souscrire.

Ce que la plateforme met en place pour vous

À la fin de l’inscription, votre organisation naît déjà configurée :

Organisation active

créée et active immédiatement, avec le nom que vous avez donné.

Vous comme Admin

le rôle dans l’organisation le plus élevé, avec accès à tout (voir Rôles et permissions).

Une équipe nommée « Général »

elle est déjà votre équipe principale, et vous en êtes déjà le manager. Vous n’avez pas besoin de créer votre première équipe pour commencer — et vous pouvez renommer « Général » ou en créer d’autres quand vous voulez.

Votre fiche de worker

c’est à elle qu’appartiennent les plans de travail. Tout humain inscrit en reçoit une.

Vous comme contact principal de l’organisation.

L’ancien manuel disait qu’après avoir créé l’organisation, « vous n’êtes affecté à aucune équipe ». Ce n’est plus vrai : vous êtes déjà manager de Général avant de toucher à quoi que ce soit.

« Premiers pas »

Sur les deux écrans d’accueil (le tableau de bord des livrables et l’écran d’accueil d’Orion) il y a une carte appelée Premiers pas, repliée par défaut, qui affiche un anneau de progression et « x sur y terminés ».

Ce n’est pas une visite guidée avec des cases à cocher. Chaque ligne est dérivée de l’état réel de l’organisation, calculée sur le serveur : une étape est cochée parce que le numéro WhatsApp est effectivement connecté, parce que le plan de livrables est effectivement signé — jamais parce que quelqu’un a cliqué sur « compris ». Chacun d’eux affiche les étapes qui se règlent là :

Tant qu’une étape est en attente, elle affiche pourquoi elle compte (« Sans équipe, il n’y a personne à qui déléguer ni à qui demander des comptes »). Quand toutes les étapes de l’un d’eux sont faites, la carte disparaît d’elle-même de cet écran.

Un détail de portée : Premiers pas n’apparaît que pour les Admin. Une personne qui rejoint une organisation déjà en place ne configure rien et ne voit pas la liste.

Voir une entreprise en fonctionnement avant de décider

Sur l’écran d’inscription il y a un raccourci facile à manquer : « Avant de commencer, voyez une entreprise fictive déjà en fonctionnement », avec le bouton 🎬. Il vous place à l’intérieur d’une organisation de démonstration — Aurora Digital — avec environ six mois de travail enregistré : trois équipes, une douzaine de personnes et deux AI workers ; des livrables dans toutes les situations (dans les délais, reportés, en retard, terminés, annulés) ; des plans de travail qui disent ce que chaque personne va faire et ce qu’elle a fait à chaque cycle, avec l’évaluation et la justification ; la Situation déjà écrite ; et le Tableau de bord avec un historique pour comparer des périodes et suivre l’évolution.

Deux choses à savoir : cette organisation est en lecture seule (le serveur refuse toute écriture), et la sortie est une bande fixe en haut de l’écran. La seule exception est le bouton ✨ de la Situation (Mettre à jour, ou Générer quand elle n’existe pas encore) : il fonctionne, et celui qui clique paie — l’usage d’IA est imputé au quota d’IA de votre organisation, comme si vous la génériez dans la vôtre. Sans abonnement, ou encore sans organisation, le bouton affiche le 🔒 avec le motif, le même que vous verriez dans la vôtre. La Situation générée remplace celle qui était là et reste pour qui visitera ensuite, jusqu’à ce que la démonstration soit restaurée (une fois par jour). Elle s’ouvre dans la langue de l’écran — portugais, anglais ou espagnol —, avec les mêmes équipes, personnes, livrables et plans dans les trois ; pour la voir dans une autre langue, sortez de la démonstration, changez la langue et entrez de nouveau. Le raccourci n’apparaît pas dans l’application mobile.

Et le raccourci ne reste pas en arrière après l’inscription : dans le navigateur, le bouton 🎬 Voir la démonstration reste en haut de tous les écrans, pour toute personne connectée — y compris celle qui a rejoint l’organisation sur invitation d’une autre. C’est par lui que vous montrez à un collègue à quoi ressemble une entreprise dont tout le travail est enregistré. Il disparaît pendant que vous êtes à l’intérieur de la démonstration, parce que là, ce qui reste en haut, c’est la bande de sortie.

Rejoindre une organisation existante

Si quelqu’un a déjà créé l’organisation et que vous y avez été appelé, le chemin est court — mais il a une conséquence qu’il vaut mieux lire avant de cliquer.

Il n’existe pas de code d’invitation

Réglons cela d’abord, parce que l’ancien manuel répétait le contraire en cinq endroits : il n’existe pas de code d’invitation. Personne ne génère de code, personne ne partage de code par WhatsApp, et il n’y a pas d’écran « rejoindre une équipe » où vous saisissez quelque chose.

L’invitation se fait toujours par e-mail, et celui qui invite est toujours un Admin de l’organisation — sur la page Utilisateurs, en saisissant votre adresse. Un manager d’équipe n’invite personne de l’extérieur (voir Rôles et permissions).

Il existe un autre code sur la plateforme, et il ne sert à entrer nulle part. C’est le code de parrainage d’un partenaire d’Orion, que le client indique au moment de souscrire — il n’invite personne, ne donne accès à aucune organisation et ne change pas le prix. Il est décrit dans Forfaits, sortie et glossaire. Pour rejoindre une organisation, le chemin est l’e-mail, et lui seul.

À partir de là, ce qui se passe dépend d’une seule question : votre e-mail existe-t-il déjà dans une organisation de la plateforme ?

Chemin 1 — votre e-mail est nouveau ici

L’Admin enregistre votre e-mail dans Utilisateurs, en choisissant sur le moment votre rôle dans l’organisation, votre équipe principale et votre rôle dans cette équipe. Votre inscription reste préparée, en attente de votre acceptation — dans Utilisateurs elle apparaît comme Invitation en attente —, et vous recevez un e-mail avec le lien d’accès (si vous avez déjà un compte à cette adresse, connectez-vous normalement avec lui).

La première fois que vous vous connectez avec cet e-mail — sur orionworkers.com ou dans l’application —, l’écran « Vous avez été invité » apparaît, avec [ Rejoindre Acme Ltda. ] et [ Refuser ]. Personne ne rejoint une organisation sans accepter. En acceptant, vous entrez dans l’inscription que l’Admin a préparée, avec le rôle et l’équipe qu’il a choisis. En refusant, cette inscription sort de l’organisation (elle passe dans les utilisateurs retirés) et votre e-mail redevient libre : vous pouvez créer votre propre espace de travail avec lui.

Chemin 2 — vous appartenez déjà à une autre organisation

Ici la plateforme prend un autre chemin, exprès. Comme un compte appartient à une organisation à la fois, l’Admin ne peut pas créer une deuxième inscription pour vous : le système crée une invitation en attente et envoie un e-mail rédigé pour expliquer exactement cela.

Comme vous vous connectez normalement à votre organisation actuelle, l’invitation n’ouvre pas d’écran à part : elle apparaît comme une bande en haut de la page — sur n’importe quelle page de l’application, et elle y reste jusqu’à ce que vous répondiez :

> Untel vous a invité à rejoindre Acme Ltda. > En acceptant, votre compte sera déplacé de Beta Ltda. vers Acme Ltda. > [ Rejoindre Acme Ltda. ] [ Refuser ]

Cliquer sur « Rejoindre Acme Ltda. » ne change encore rien : cela ouvre une confirmation — « Rejoindre Acme Ltda. ? » — qui répète en trois lignes ce qui va se passer (votre compte sera déplacé et vous entrerez comme membre ; vous quitterez Beta Ltda., et votre accès et votre fonction là-bas seront clôturés ; un administrateur de l’ancienne organisation peut vous réinviter plus tard), avec les boutons [ Annuler ] et [ Confirmer et rejoindre Acme Ltda. ].

Lisez l’avertissement avec attention, car il est littéral. Accepter déplace votre compte. Au moment où vous confirmez :

• vous quittez l’organisation où vous étiez, et votre accès à celle-ci prend fin ;
• tous vos rôles d’équipe antérieurs sont clôturés ;
• votre fiche de worker passe à la nouvelle organisation ;
• votre rôle dans l’organisation est redéfini en Utilisateur, et vous entrez comme membre de l’équipe indiquée dans l’invitation.

Ce n’est pas un changement de contexte que l’on défait d’un clic : pour revenir, quelqu’un de l’ancienne organisation doit vous inviter de nouveau — et vous reviendrez comme Utilisateur, sans les rôles d’équipe que vous aviez.

« Refuser » refuse l’invitation, qui disparaît. Refuser est réversible : l’Admin peut inviter de nouveau.

Un effet de bord qui déroute les arrivants : tant qu’il y a une invitation en attente pour votre e-mail, la plateforme ne crée pas de nouvelle organisation pour vous. Si votre intention est d’avoir votre propre organisation et non de rejoindre celle de qui vous a invité, utilisez « Ou créez votre propre espace de travail » sur l’écran de l’invitation : créer la vôtre refuse les invitations en attente, et l’écran le signale avant.

Et une vérification honnête avant d’accepter : si vous êtes aujourd’hui le seul Admin de votre organisation actuelle, rien ne bloque votre départ. L’ancienne organisation n’est pas supprimée, et la plateforme promeut Admin la personne la plus ancienne qui reste — mais, s’il ne reste personne, elle se retrouve sans propriétaire actif. Promouvez un autre Admin avant de partir.

Temps de travail et salaire : qui les renseigne

L’ancien manuel vous disait de « demander à votre manager » de renseigner votre temps de travail hebdomadaire et votre salaire. Cela ne fonctionne pas.

Ces champs relèvent des RH : seuls ceux qui ont le rôle dans l’organisation Admin ou RH peuvent les enregistrer — dans votre profil ils apparaissent avec un cadenas 🔒 et, si quelqu’un essaie en dehors de l’écran, le serveur refuse. Le manager de votre équipe ne peut pas, à moins d’avoir aussi l’un de ces deux rôles dans l’organisation.

Il vaut la peine qu’ils soient renseignés : le temps de travail est la base de l’effort dans le plan de travail, et la rémunération est ce qui permet à l’organisation de calculer le coût d’un livrable. Mais la demande a une bonne adresse : un Admin ou les RH.

Deux champs de la même carte — Rôle dans l’organisation et Actif — ne relèvent que de l’Admin : les RH les voient aussi avec 🔒, y compris dans leur propre profil, avec le motif en dessous.

Rôles et permissions

C’est le chapitre qui a le plus changé. Le manuel précédent décrivait cette section comme « déduite à partir de pratiques standard des logiciels de gestion » — et se trompait presque à chaque ligne. Ce n’est pas une déduction : ce sont des rôles réels, avec une liste fermée de valeurs, vérifiés par le serveur à chaque requête. Voici ce que la plateforme fait aujourd’hui.

Deux couches

Chaque personne a un rôle dans l’organisation et, en plus, un rôle dans chaque équipe à laquelle elle participe. Les deux couches répondent à des questions différentes :

Rôle dans l’organisation

ce que vous atteignez dans l’entreprise entière — enregistrement des personnes, paramètres, abonnement, lecture large. Un par personne.

Rôle dans l’équipe

ce que vous pouvez faire à l’intérieur de cette équipe — créer des livrables, signer des plans, évaluer des cycles. Un par équipe, et vous pouvez avoir des rôles différents dans des équipes différentes.

En lecture, le rôle dans l’organisation est le plus fort : un Admin, un RH ou un Audit voient l’organisation entière indépendamment de l’équipe.

Et l’abonnement prime sur les deux. Le rôle dit ce que vous pouvez faire ; l’abonnement, si vous pouvez le faire maintenant. Sans abonnement, ou dans un forfait sans le tableau de bord de l’équipe, créer, signer et générer dans Y Managers passent en 🔒 quel que soit le rôle — y compris pour l’Admin, sauf celui d’une organisation qui paie le tableau de bord de l’équipe —, et lire, modifier et enregistrer l’avancement restent possibles. Pendant la période gratuite de Y Managers de l’organisation, tout le monde crée, signe et génère. Qui est sans abonnement, et le chemin du retour, se trouve dans Sans abonnement.

Les quatre rôles dans l’organisation

Admin

contrôle total. Il ajoute, modifie, désactive et retire des personnes ; définit le rôle des autres dans l’organisation ; crée et réorganise des équipes ; modifie les paramètres de l’organisation ; souscrit et résilie l’abonnement ; et passe outre n’importe quel verrou d’équipe. Le premier Admin est celui qui a créé l’organisation.

Une limite de l’Admin qui surprend

« contrôle total » vaut pour le travail enregistré, pas pour autoriser Orion à accomplir des actes à la place du manager. Cette permission ne peut être accordée que par un manager de cette équipe (ou d’une équipe au-dessus). Être Admin ne suffit pas, et c’est voulu : Admin est un profil technique — qui configure l’organisation n’autorise pas l’IA à signer au nom d’un manager qu’il n’est pas. Qui cumule les deux rôles accorde en tant que manager, pas en tant qu’Admin. Et un manager qui est un AI worker n’accorde jamais rien : l’IA ne s’autorise pas elle-même.

RH

s’occupe des personnes. Ouvre la page Utilisateurs et modifie la fiche — rémunération, type de contrat, modalité, temps de travail hebdomadaire, devise, équipe principale et compétences. Peut aussi réécrire les textes de l’échelle d’évaluation de 1 à 5 étoiles, le seul paramètre de l’organisation ouvert à qui n’est pas Admin. Ce que RH ne fait pas : ajouter de nouvelles personnes, retirer des personnes, changer le rôle de quelqu’un dans l’organisation — ni le sien, dans Mon profil — ni désactiver un compte, y compris le sien — cela reste à l’Admin. Et il n’existe pas de gestion des congés, des arrêts de travail ou des absences sur la plateforme ; évaluer un cycle est un acte du manager de l’équipe, pas de RH.

Audit

lecture large ; en écriture, seulement ses notes personnelles dans Connaissances. Il lit les livrables, les plans de livrables et les plans de travail de toute l’organisation, sans restriction d’équipe. Sur ces écrans, toute tentative d’écriture est refusée par le serveur. Les écrans de détail suivent la règle : un livrable ou un plan de travail s’ouvre en mode lecture seule, avec les champs verrouillés et sans les boutons d’action. Les listes, non : Créer un livrable, Créer un plan de livrables et Nouveau plan de travail continuent d’apparaître pour toute personne connectée — le refus n’arrive qu’au moment d’enregistrer. Dans Connaissances, Audit ne lit que ce qui appartient à l’entreprise : il lit, cherche et interroge la bibliothèque, et les éléments de l’organisation et ceux de livrable s’ouvrent en lecture seule, sans ✎ Modifier ni 🗑 Supprimer. Ses notes 🔒 Personnelles, il peut : + Nouvelle note et joindre un fichier enregistrent toujours un élément 🔒 Personnel, que lui seul voit et qu’il modifie et supprime — l’écran n’offre ni 🏢 Organisation, ni 🌐 Public, ni livrable. Son Orion n’archive rien dans la bibliothèque de l’entreprise, et un AI worker qui travaille à sa demande non plus : il livre le matériel et dit qu’il ne l’a pas conservé. Un fait qu’il confirme dans Radar reste dans les Notes de son Orion, pas dans Connaissances de l’entreprise. Mais « large » n’est pas « tout ». La fiche des personnes (salaires, contrats, rôles) est réservée à Admin et RH. Les valeurs de coût n’arrivent pas non plus : le serveur n’envoie le chiffre qu’à l’Admin et à qui est manager d’une équipe — et le rôle Audit, seul, n’est ni l’un ni l’autre. Selon la même règle, la page Rapports n’apparaît pas.

Utilisateur

le rôle par défaut, et celui de presque tout le monde. Seul, il ne donne rien au-delà de votre propre travail : ce que vous atteignez vient de vos rôles d’équipe.

Où chaque rôle entre dans la barre latérale

La barre a trois groupes : Orion, Y Managers (avec les sections de travail juste en dessous) et Paramètres (Organisation, Utilisateurs, Équipes, Regroupement, Abonnement et Mon profil). Dans chacun, chaque rôle voit :

Rapports suit une autre règle, parce qu’elle porte des évaluations individuelles : elle apparaît pour l’Admin et pour qui est manager ou assistant d’une équipe. Un RH qui ne dirige aucune équipe ne la voit pas.

La Gouvernance de l’équipe IA a ses propres règles. La piste d’audit (au bas de la page) n’appartient qu’à l’Admin et au titulaire du compte — le Contact principal de l’organisation —, même s’il n’est pas Admin : RH, Audit et managers d’équipe voient la page, mais pas la piste. Seuls l’Admin, le titulaire du compte et qui dirige l’équipe du worker voient le contenu des approbations en attente des AI workers (le bloc « En attente de votre approbation ») et peuvent les approuver ou les refuser — manager ou assistant de l’équipe où il a le plan de travail en vigueur et convenu, ou d’une équipe au-dessus ; pour les autres, le bloc montre seulement combien sont en attente et à qui elles reviennent. La posture et les règles d’un worker appartiennent aux mêmes personnes qui décident de ses approbations ; recruter, modifier et retirer des workers n’appartient qu’à l’Admin ; et les règles de la ligne « Orion (Manager) » appartiennent à l’Admin et au titulaire du compte. Et la réponse de votre propre Orion dans un groupe avec la politique « Toujours me consulter » n’est qu’à vous : vous seul la voyez et la décidez — ni l’Admin ni le titulaire du compte.

Les quatre rôles dans l’équipe

Ils sont quatre, pas trois — l’ancien manuel oubliait le dernier.

Manager

il répond de l’équipe. Il crée des livrables et des plans de livrables, crée des plans de travail pour les personnes de l’équipe, signe la ligne du superviseur, approuve ou rejette les demandes de modification et évalue les cycles. Signer et clôturer un plan de livrables lui est exclusif (ou à l’Admin) — et, après la signature, lui seul (ou l’Admin) ajoute ou retire des livrables du plan.

Assistant

un membre doté de pouvoirs de gestion, avec trois exceptions nettes. Il crée des livrables, des plans de livrables et des plans de travail, approuve et rejette les demandes de modification — mais il ne signe pas la ligne du superviseur, il n’évalue pas les cycles et, dans le plan de livrables, il n’ajoute et ne retire des livrables qu’avant la signature (après elle, cela revient au manager ou à l’Admin). Il y a un effet secondaire qui surprend : si « assistant » est votre seul rôle d’équipe dans toute l’organisation, vous ne pouvez pas signer même votre propre plan de travail, qu’un membre ordinaire signe sans problème.

Membre

il exécute. Il travaille sur les livrables, touche aux tâches où il intervient, monte et signe son propre plan de travail, envoie le rapport de cycle de son propre plan et peut demander des ajustements et des modifications. Il ne crée pas de livrables et n’évalue personne.

Observateur

lecture, et rien de plus. Il a été fait pour un mentor, un conseiller ou un consultant externe : il voit les plans de travail de l’équipe, ne compte jamais comme encadrement, ne voit pas les valeurs de coût (à moins que l’Admin ne l’autorise, dans Accès au tableau de bord, au coût et à l’évaluation moyenne) et ne reçoit aucun pouvoir d’écriture sur le travail de l’équipe. Le rôle d’observateur est attribué sur la carte de l’équipe, dans la page Équipes.

Ce que chaque rôle d’équipe peut faire

L’observateur est resté hors du tableau parce qu’il n’y cocherait aucune ligne : le rôle n’accorde pas d’écriture.

Un Admin de l’organisation a droit à toutes les lignes de ce tableau, dans n’importe quelle équipe. Audit n’a droit à aucune. L’exception est le plan de livrables clôturé : sa liste ne change pas, il ne se signe plus et ne génère pas de plans de travail, pour personne, pas même pour l’Admin. Le plan qui a dépassé sa date de fin sans être signé n’est pas clôturé — il reste un brouillon.

Quatre choses qui n’entrent pas dans le tableau :

Créer son propre plan de travail ne dépend pas d’un rôle d’équipe. Toute personne de l’organisation crée le sien. Ce qui exige manager, assistant ou Admin, c’est de créer le plan d’une autre personne.

Les actes de gestion valent pour les plans de votre équipe — et des équipes en dessous d’elle. Signer la ligne du superviseur, évaluer le cycle et répondre à une demande de révision appartiennent au manager de l’équipe du plan ou d’une équipe au-dessus d’elle ; créer le plan d’une autre personne, ajouter, retirer et modifier ses livrables (l’effort, la promesse et les tâches cochées), demander un ajustement sur le plan d’une autre personne (avant l’accord), approuver ou rejeter une modification et supprimer le plan d’une autre personne, au manager ou à l’assistant de cette même chaîne. Le manager d’une équipe sœur — ou d’une équipe en dessous de celle du plan — n’agit pas sur ces plans. Dans le plan de livrables, la même chaîne s’applique : signer et clôturer appartient au manager de l’équipe du plan ou d’une équipe au-dessus d’elle ; ajouter et retirer des livrables et générer des plans de travail, au manager ou à l’assistant de cette chaîne (dans le plan signé, ajouter et retirer n’appartient qu’au manager). Enregistrer ou corriger une décision dans le plan — de travail ou de livrables — appartient au manager ou à l’assistant de cette même chaîne (dans le plan de travail, aussi à la personne elle-même). L’Admin de l’organisation a droit à tous.

Les plans auto-gérés sont voulus, pas une faille. Un manager qui est aussi le participant du plan remplit les deux conditions et signe les deux lignes de son propre plan — participant et superviseur — sans un second manager. Dans les petites organisations, où le manager est celui qui exécute, c’est ce qui permet au cycle de tourner.

Demander une modification d’un plan déjà convenu est un acte du participant, pas du manager. Une fois les deux signatures entrées, celui qui rouvre le plan est la personne du plan : le bouton pour demander une modification n’apparaît que pour elle (et pour l’Admin de l’organisation), et la demande faite par un manager sur le plan d’une autre personne est refusée. Au manager revient d’approuver ou rejeter cette demande. Avant l’accord, la règle est l’inverse : la demande d’ajustement est ouverte au manager et à l’assistant sur le plan de n’importe quelle personne de l’équipe, et elle efface les signatures déjà données — le plan a de nouveau besoin des deux.

Un rôle par équipe

Dans une même équipe, vous êtes ou manager, ou assistant, ou membre, ou observateur — jamais deux. Attribuer un nouveau rôle efface le précédent dans cette équipe, sans avertissement de conflit, parce qu’il n’y a pas de conflit à résoudre.

Dans des équipes différentes, les rôles sont indépendants : vous pouvez être manager du Marketing et membre du Commercial.

Qui voit quoi

Au-delà des écrans, il y a deux règles de contenu qui valent la peine d’être connues, parce qu’elles expliquent pourquoi deux personnes voient des chiffres différents sur la même page.

Le coût et le salaire sont retirés sur le serveur. Par défaut, les valeurs de coût apparaissent pour l’Admin et pour qui est manager d’une équipe ; les assistants, les membres et les observateurs ne les reçoivent pas — et ce n’est pas l’écran qui cache : le serveur n’envoie pas le chiffre. Chaque organisation peut changer cela : dans la page Organisation, sous Accès au tableau de bord, au coût et à l’évaluation moyenne, l’Admin choisit qui voit le tableau de bord et qui voit le coût, par profil et par rôle dans l’équipe. Votre propre salaire, vous le voyez toujours, dans votre profil ; celui d’une autre personne, jamais, à moins que vous soyez Admin ou RH.

Les plans de travail arrivent déjà restreints, toujours. Pour qui a le rôle « Utilisateur » dans l’organisation, la liste montre : votre propre plan, toujours ; les plans des équipes que vous gérez ou assistez (y compris les sous-équipes) ; et les plans des équipes que vous observez. Qui ne dirige ni n’observe aucune équipe ne voit que son propre plan. Admin, RH et Audit ouvrent n’importe quel plan de l’organisation.

Confidentialité par équipe

Sur la page Organisation, il existe une option appelée Confidentialité par équipe, que seul l’Admin active.

Désactivée (par défaut)

les livrables et les plans de livrables sont visibles par toute l’organisation. C’est le mode de qui veut que toute l’équipe voie ce que fait l’entreprise.

Activée

qui a le rôle dans l’organisation « Utilisateur » ne lit que les livrables et les plans de livrables des équipes auxquelles il appartient, et le Tableau de bord de cette personne ne montre lui aussi que ces équipes. Admin, RH et Audit continuent de tout voir.

Il faut noter que l’option régit les livrables et les plans de livrables ; les plans de travail sont déjà restreints par défaut, avec ou sans elle, par la règle de la section précédente.

Le rôle n’est pas la même chose que « travailler sur le livrable »

Il existe un troisième axe, et il prend beaucoup de monde par surprise : pour toucher à un livrable ou à une tâche, avoir le bon rôle ne suffit pas — il faut avoir un lien avec ce livrable-là.

Modifier un livrable

manager ou assistant de son équipe (ou de l’équipe parent), ou Admin. Être manager du Marketing ne vous donne pas de pouvoir sur les livrables du Commercial.

Créer un livrable dans une équipe

la même règle, appliquée à l’équipe choisie.

Créer une tâche dans un livrable

qui y travaille — le responsable de l’équipe du livrable, quelqu’un marqué comme candidat dans une de ses tâches, ou qui a ce livrable dans son propre plan de travail.

Toucher à une tâche (progression, statut)

qui y intervient, le manager ou l’assistant de l’équipe du livrable, ou l’Admin.

Enregistrer une décision dans le livrable

être dans l’équipe ne suffit pas. Il faut diriger l’équipe du livrable (ou l’équipe parent) ou y travailler effectivement. Dans le plan de travail et dans le plan de livrables, c’est la règle des actes de manager, plus haut, qui s’applique : qui dirige l’équipe du plan ou une équipe au-dessus d’elle — et, dans le plan de travail, la personne elle-même.

Toute la règle tient en une phrase : qui travaille sur le livrable.

Qui inscrit les personnes

Il faut le répéter, car c’est la confusion la plus coûteuse de l’ancien manuel : faire entrer quelqu’un de nouveau dans l’organisation est un acte d’Admin, effectué par e-mail sur la page Utilisateurs.

Un manager d’équipe peut ajouter à son équipe des personnes qui existent déjà dans l’organisation, et définir leur rôle à cet endroit. Il n’inscrit pas de nouvelles personnes, ne voit pas les salaires et n’invite personne de l’extérieur. Si vous avez besoin de quelqu’un qui n’est pas encore sur la plateforme, la demande va à un Admin.

La protection du dernier Admin

Une organisation doit avoir un propriétaire. C’est pourquoi le serveur refuse trois mouvements lorsqu’ils laisseraient l’organisation sans aucun Admin actif :

• rétrograder le seul Admin vers un autre rôle ;
• désactiver le seul Admin ;
• retirer le seul Admin.

Cela vaut dans Utilisateurs et dans Mon profil : le seul Admin ne se rétrograde ni ne se désactive non plus depuis son propre profil. Et les conséquences sont les mêmes par les deux portes : se désactiver ou changer son propre rôle dans Mon profil fait ce que la page Utilisateurs ferait. Qui se désactive n’apparaît plus dans la liste des personnes au moment de créer un plan de travail, et qui hérite des équipes qu’elle gérait est prévenu ; et, si le changement laisse la personne sans abonnement, la demande de numéro WhatsApp supplémentaire qu’elle a faite sort du compte de l’organisation.

Le message est toujours la même idée : promouvez d’abord une autre personne au rôle d’Admin. Et personne ne se retire soi-même de la liste des personnes — le retrait porte toujours sur une autre personne.

Ce qui se passe quand vous désactivez quelqu’un

Désactiver n’est pas supprimer. La personne perd l’accès immédiatement : elle n’entre plus sur la plateforme, cesse de recevoir notifications et facturations, et Orion ne lui répond plus au sujet de l’organisation. Sa prospection s’arrête aussi : plus rien ne part par sa boîte d’envoi, et les campagnes qu’elle a créées restent à l’arrêt, avec les contacts là où ils étaient. Le service client par Instagram qu’elle a connecté se tait également : les messages continuent d’arriver sur Instagram, mais personne ne reçoit de réponse, aucune conversation à l’arrêt n’est reprise et aucune notification de nouveau contact n’est envoyée. Si elle essaie d’entrer, elle voit une notification qui indique que l’accès est désactivé et qui l’oriente vers un Admin.

Son travail reste là où il était — livrables, tâches, évaluations et historique ne sont pas supprimés. Et le geste est réversible : réactivez la personne et l’accès — ainsi que la prospection, là où elle s’est arrêtée, et le service client par Instagram — revient exactement comme avant. Avec un AI worker, c’est pareil, avec une différence sur la facturation : désactivé, il sort du compte de l’organisation (sur la carte bancaire, sa facturation s’arrête, avec l’ajustement au prorata) ; réactivé, il y revient, mais seulement là où l’organisation pourrait le recruter (voir L’équipe IA) : sur la carte bancaire, il est facturé de nouveau immédiatement ; en payant par Pix Automático, si le montant autorisé ne le couvre pas, il ne recommence à travailler qu’à l’arrivée du premier paiement d’une autorisation dont le montant l’inclut (la page Abonnement demande le nouveau montant). Le forfait Y Managers choisi pour une personne désactivée attend aussi son retour : ce n’est qu’alors qu’il entre dans le compte de l’organisation.

Ce sont trois gestes différents, et seul le dernier est sans retour. Désactiver retire l’accès et arrête sa prospection et le service client par Instagram qu’elle a connecté, et rien de plus — à la réactivation, tout cela revient. Retirer sort la personne de l’organisation et coupe Orion et sa prospection — y compris le service client par Instagram qu’elle a connecté, qui cesse de répondre et de signaler les nouveaux contacts —, mais c’est aussi réversible : à la restauration, l’accès, Orion, la prospection et le service client reviennent ensemble. Supprimer est définitif — c’est pourquoi la plateforme refuse de supprimer qui a déjà un historique de plan de travail : les registres de l’organisation doivent rester entiers — et cela déconnecte aussi le compte Instagram et la boîte d’envoi de la prospection que la personne a connectés.