Planos de trabalho, execução e ciclos

Planos de trabalho

Um plano de trabalho pertence a um worker — uma pessoa ou um AI worker — e cobre um período (geralmente um mês). Dentro dele você distribui a disponibilidade dessa pessoa entre as entregas às quais ela se compromete, em percentual de esforço, e descreve o que ela promete fazer em cada uma.

Duas coisas o tornam diferente de uma lista de tarefas: ele é assinado pelas duas partes, e a assinatura cria automaticamente os ciclos de avaliação do período. Sem plano de trabalho assinado não existe ciclo, não existe relatório de ciclo e não existe feedback estruturado.

O bloqueio nº 1 de todo gerente novo

Antes de criar qualquer plano de trabalho, a equipe precisa ter um plano de entregas assinado. Essa é a regra que mais surpreende quem está começando, então ela vem primeiro.

Para criar (e depois assinar) um plano de trabalho, a equipe da pessoa — ou uma equipe acima dela na hierarquia — precisa ter um plano de entregas que esteja, ao mesmo tempo:

• assinado pela gerência responsável, e
• em Em andamento ou Planejado (assinado e ainda não começou).

Um plano de entregas em Rascunho não serve. Rascunho não é plano: é um texto que ninguém revisou. A assinatura do plano de entregas é o momento em que o escopo foi revisado — e é ela que autoriza comprometer uma pessoa com esse escopo.

O sistema recusa nos dois momentos, com mensagens diferentes conforme o caso:

Não existe plano de entregas

"Este time ainda não tem plano de entregas em andamento. Crie e assine o plano de entregas do time (ou de um time acima) antes de criar planos de trabalho."

Existe, mas não foi assinado

"O plano de entregas deste time existe mas NÃO FOI ASSINADO pelo board. Planos de trabalho só podem ser construídos sobre entregas assinadas — a assinatura é a revisão do escopo."

A tela de criação já avisa quando a equipe não tem plano de entregas ativo e desabilita o botão. A verificação da assinatura acontece ao salvar e, de novo, ao assinar — porque um plano de entregas pode perder a assinatura numa revisão depois que o plano de trabalho já existia.

Se você está montando a operação do zero, a ordem é

criar a equipe → criar as entregas → montar o plano de entregas da equipe → assinar o plano de entregas → só então criar os planos de trabalho.

Criar o plano (a estrutura)

Em Planos de Trabalho → Novo plano de trabalho, você define a estrutura. As entregas entram na tela seguinte.

Membro da equipe

quem é o participante. O plano de outra pessoa é criado pelo gerente ou pelo assistente da equipe do plano (ou de uma equipe acima dela) e pelo Admin — ser gerente de outra equipe não basta, nem pela conversa com o Orion. Quem tem só papel de membro, ou só observa a equipe, cria plano apenas para si mesmo.

Time

normalmente vem preenchido pela equipe-casa da pessoa. Para um AI worker o campo é obrigatório — é o plano que o coloca na equipe.

Data de início e data de término

o período do plano. As duas são obrigatórias, e o término fica no mesmo dia do início ou depois — o sistema recusa criar o plano sem elas, por qualquer caminho (esta tela, a conversa com o Orion ou o ✨ Gerar planos de trabalho para a equipe), porque é delas que saem os ciclos, os dias úteis e o dia em que o plano entra em andamento.

Frequência de feedback

Semanal, Quinzenal, Mensal ou "Ao fim do plano de trabalho". É daqui que sai a duração do ciclo — 7, 14 ou 30 dias, ou um único ciclo cobrindo o período inteiro. Você não digita a duração: o número de ciclos é derivado de período ÷ duração, e a tela mostra a conta ("4 ciclos (período ÷ duração)"). Pela conversa com o Orion, se você não disser a frequência, vale a Semanal — o mesmo padrão que a tela já traz marcado.

Ciclos terminam em (opcional)

fixa um dia da semana para o fim de cada ciclo, se você quer que todo ciclo feche sempre na sexta, por exemplo. Deixando em branco, os ciclos correm consecutivos a partir da data de início.

Dias úteis

calculado sozinho — dias de semana no período menos os feriados nacionais do país da pessoa (o do perfil dela): Brasil, Estados Unidos, México e Canadá — no Canadá, só os feriados comuns a todas as províncias. Para outro país só os fins de semana saem. Sem país no perfil da pessoa, vale o país da organização; sem os dois, o calendário do Brasil. Você pode ajustar para cima ou para baixo (férias, meio período), e a disponibilidade em horas acompanha (horas por dia × dias úteis). Se a carga horária da pessoa não é sua de ver, a tela não mostra a disponibilidade: ela avisa que a conta sai da carga real da pessoa quando o plano for criado.

Adicionar entregas e definir o esforço

Criado o plano, você cai na página dele. Use ＋ Adicionar entrega.

Incluir, tirar e editar as entregas do plano de outra pessoa — o esforço, a promessa e as tarefas marcadas — é do gerente ou do assistente da equipe do plano (ou de uma equipe acima dela) e do Admin; o participante mexe no próprio plano. Quem só observa a equipe, o RH e a Auditoria abrem o plano e só leem. No plano de um AI worker, é de quem gere o plano.

O seletor pergunta primeiro de qual plano de entregas — já vindo pré-selecionado o plano ativo da equipe — e oferece também a opção "Todas as entregas ativas (qualquer equipe)". Marque as entregas nas caixas de seleção e clique em Adicionar (n).

Não existe etapa de autorização para pegar entrega de outra equipe. Contribuir com a entrega de outro time é uma exceção prevista pelo método, não um erro: o seletor oferece todas as entregas ativas da organização e o sistema aceita. A trava real é o cânone — a entrega precisa estar em um plano de entregas assinado e vigente, e aí não há exceção: a inclusão é recusada tanto para uma pessoa quanto para um AI worker, com o motivo. Depois que o plano de trabalho está assinado pelas duas partes, a regra não é mais conferida (mais sobre isso adiante). «Estar no plano» é estar na lista dele hoje: a entrega que foi tirada do plano de entregas não conta mais — se ela não estiver em outro plano assinado e vigente, a inclusão é recusada, e o plano de trabalho que já a tinha e ainda não foi assinado pelas duas partes tem a assinatura recusada, com o nome da entrega, de qual plano ela saiu e quando, até ela voltar a um plano assinado ou sair do plano de trabalho.

Para cada entrega adicionada, preencha:

Esforço %

quanto do tempo disponível no período vai para essa entrega. Ex.: 40% para "Novo método testado".

O que será feito (o compromisso)

a promessa, em texto. Ex.: "Contatar os voluntários e fechar a lista de participação no teste até o dia 10." Esse campo e o Esforço % travam já na primeira assinatura, de qualquer das partes. Com uma assinatura só, eles mudam pelo pedido de ajuste (veja Solicitar ajuste), que zera as assinaturas e devolve o plano à elaboração; depois que as duas partes assinam, só durante uma edição aprovada pela gerência (veja Mudar um plano já em andamento). As tarefas marcadas não travam com a assinatura. No plano de um AI worker, o esforço segue editável por quem o gere, e a promessa reabre pelo pedido de ajuste.

O Esforço total aparece no topo da página. Ele não é travado em 100%: acima de 100,5% o número fica vermelho, como aviso, e nada impede você de assinar assim. A decisão é sua — às vezes a soma passa de propósito, e o sistema não finge saber melhor que você.

Nem todo trabalho vira entrega. Use ＋ Outro trabalho para o que consome tempo e não produz uma entrega, em três categorias: Apoio, assessoria e treinamento, Gestão de equipes e entregas e Outras (não ligadas a entregas).

Apontar as tarefas

Quando a entrega está quebrada em tarefas — o caso mais comum —, o plano deve dizer em quais tarefas essa pessoa atua. Uma, algumas ou todas. Na página do plano, o botão Tarefas da entrega abre todas as tarefas daquela entrega; marque com ✓ as que essa pessoa assume — as outras ficam com outras pessoas. Ali mesmo, cada entrega pode ser vista em lista ou em kanban (as colunas de progresso, arrastando o cartão) — menos a recorrente, que fica só em lista, porque as tarefas dela são as etapas fixas do processo e zeram a cada ciclo —, e o filtro Só as que estou trabalhando esconde as tarefas não marcadas. No Quadro de tarefas, que junta as tarefas do plano inteiro, o mesmo filtro se chama Apenas minhas tarefas.

A tarefa que um AI worker não faz sozinho. Se a organização tem um AI worker ativo, algumas tarefas aparecem com uma etiqueta âmbar ao lado — na lista, no kanban e na página da entrega. Ela diz uma de duas coisas: Worker de IA: ficou bloqueado nesta tarefa, quando a última tentativa dele naquela tarefa terminou bloqueada, ou Worker de IA: falta uma ferramenta, quando ele mesmo registrou o que lhe falta. A etiqueta mostra a data, e o que ele escreveu aparece ao passar o mouse, atribuído a ele — porque esse texto é o registro dele para a equipe da plataforma, e não a explicação para quem monta o plano. As duas saem de registro, nunca de palpite sobre o texto da tarefa: sem registro, não há etiqueta. Depois de um bloqueio, o worker deixa aquela tarefa de lado por sete dias e trabalha nas outras do plano dele; passado o prazo, tenta de novo. A etiqueta é aviso, não bloqueio: marcar a tarefa continua livre, porque tarefa que depende de uma pessoa é legítima — quem monta o plano decide manter (e alguém da equipe atua), trocar por outra, ou liberar a ferramenta que falta. Sem AI worker ativo na organização, nada disso aparece.

Isso importa mais do que parece: a tarefa é o que define o progresso da entrega. Um plano que aponta entregas mas nenhuma tarefa fica com a etiqueta vermelha "sem tarefas" na lista de Planos de Trabalho, com a explicação: "O plano aponta entregas mas nenhuma TAREFA. O plano de trabalho deve apontar em quais tarefas o membro atua — não basta apontar a entrega."

Para uma pessoa isso é um aviso, e você segue. Para um AI worker, impede a assinatura.

Se a entrega ainda não tem tarefas, há um botão Sugerir tarefas que deixa a IA propor uma quebra a partir do título e do contexto da entrega — você revisa antes de qualquer coisa ser criada. Ele usa a franquia de IA da organização: sem assinatura — a sua ou a dela —, aparece com 🔒.

Assinar: o que a assinatura faz

O plano tem duas linhas de assinatura, Participante e Supervisor, e cada uma tem seu botão.

Linha do participante

só o dono do plano assina (ou um Admin da organização).

Linha do supervisor

o gerente da equipe do plano — ou de uma equipe acima dela — ou um Admin. O gerente de outra equipe não assina. Assistente não assina no lugar do gerente — esse é o único poder de plano de trabalho que o papel de assistente não tem, junto com avaliar ciclos.

Antes de qualquer assinatura, o plano precisa ter pelo menos uma entrega e data de início. Um plano vazio não é acordo nenhum, e um plano sem data de início não gera os ciclos nem entra em andamento — o sistema recusa os dois. Um plano antigo, criado sem data de início antes dessa regra, não ganha a data por edição: use ⧉ Copiar para criar um novo com o período certo; as entregas vêm junto. E, sem assinatura, os botões de assinar aparecem com 🔒 — pedir ajuste continua.

Dá para assinar pelo link do e-mail. Plano que já tem entregas dentro e está há mais de um dia esperando assinatura faz o sistema mandar um link pessoal para quem falta — o participante, os gerentes da equipe, ou os dois. O link abre uma página que primeiro descreve o que vai acontecer e só executa depois do clique; ela também oferece ver o plano completo antes, sem gastar o link. Três coisas valem saber: o link é pessoal (encaminhado a outra pessoa, ele responde que é de outra pessoa e não faz nada), é de uso único, e o estado é reconferido no clique — se o plano já tiver sido assinado nesse meio-tempo, ele recusa dizendo por quê. Responder o e-mail por escrito não assina nada. O link só vai a quem pode assinar: quem está sem assinatura não o recebe, e numa organização sem assinatura nenhum link sai até ela voltar a assinar.

A confirmação resume o que vai acontecer: "Ao assinar, o escopo do plano é travado, os ciclos de avaliação são criados e o Combinado é congelado." São três efeitos, e vale entender cada um:

Escopo travado

desde a primeira assinatura, de qualquer das partes, você não adiciona nem remove entregas do plano; no plano de uma pessoa, o esforço e a promessa também ficam como foram assinados. Com uma assinatura só, o caminho para mudar é o pedido de ajuste (veja Solicitar ajuste); depois que as duas partes assinam, é o fluxo de Edição (adiante).

Ciclos criados

o sistema gera os ciclos do período conforme a frequência escolhida, numerados (#1, #2, #3…). É a única forma de criar ciclos.

Combinado congelado

o Combinado vigente — organização → equipe → pessoa — é fotografado dentro do plano. Ao assinar, as duas partes também concordam com ele, e alterações posteriores no Combinado da equipe não mudam retroativamente o que foi acordado aqui.

Planos autogeridos. Um gerente que é o próprio participante do plano assina as duas linhas — participante e supervisor — sozinho. Não é necessário um segundo gerente. Quem responde pela equipe responde também pelo próprio plano.

Assim que as duas linhas estão assinadas, o estágio vira Pactuado — ou já Em andamento, se a data de início do plano já passou.

Os dez estágios

O manual antigo listava seis. São dez, e os quatro "extras" são estados reais que você vai ver na tela.

A lista de Planos de Trabalho abre com os pactuados e os em elaboração — tudo menos os finalizados. É de propósito: um plano parado em Rascunho, esperando a segunda assinatura ou com um ajuste pedido, é justamente o que não pode ser esquecido. Logo acima da tabela, um atalho diz quantos estão finalizados; no seletor de etapa você isola uma etapa, um conjunto inteiro (Em elaboração, Finalizados) ou vê todas. Pela conversa com o Orion a conta é a de sempre: ele responde pelos planos pactuados e diz, ao lado, quantos estão em elaboração.

Solicitar ajuste (antes da pactuação)

Se você recebe um plano para assinar e acha que ele precisa mudar, use Solicitar ajuste. O botão aparece apenas no estágio Pactuação pendente — ou seja, enquanto uma parte assinou e a outra não.

O plano não volta para Rascunho: ele vai para o estágio próprio Ajuste solicitado, e as duas assinaturas são zeradas. As duas partes precisam assinar de novo depois da mudança. A outra parte recebe notificação.

Tanto o participante quanto um gerente (ou assistente) podem pedir o ajuste. No plano de uma pessoa, ele é também o único caminho para mudar o esforço e a promessa com uma assinatura só: os dois travam na primeira assinatura e reabrem com o pedido de ajuste — pela tela ou pela conversa com o Orion. Depois que as duas partes assinam, o pedido de ajuste é recusado por qualquer caminho — também pela conversa com o Orion: o plano pactuado muda só pela Edição, a seguir. No plano de um AI worker, quem o gere ainda pode pedir ajuste depois do acordo — as duas assinaturas são zeradas e o plano é assinado de novo.

Mudar um plano já em andamento

Depois da pactuação, "Solicitar ajuste" desaparece — mudar um acordo assinado passa por um fluxo de quatro passos, com duas passagens pela gerência. É o fluxo de Edição:

1. O participante pede. Botão ✎ Solicitar edição, disponível para o dono do plano quando ele está Pactuado ou Em andamento. Os gerentes são notificados.
2. O gerente autoriza a entrada. Ao aprovar, o sistema tira uma fotografia do escopo atual (entregas, esforço, promessas e vínculos com tarefas) e destrava a edição. Recusando, o plano volta ao estado anterior sem nenhuma mudança.
3. O participante edita e envia. Ajusta as entregas e o esforço e clica em Enviar edição. O escopo trava de novo.
4. O gerente decide. Aprovar alterações mantém tudo e o plano segue em andamento com o novo escopo. Rejeitar alterações reverte exatamente para a fotografia do passo 2 — o que foi adicionado é removido, o que foi removido volta, e esforço e promessas retornam ao valor acordado.

O esforço, a promessa e as entregas só mudam enquanto a edição está aberta — depois que a gerência aprovou a entrada e antes do envio. Com a edição pedida e ainda não aprovada, ou já enviada, eles seguem travados.

As assinaturas permanecem durante todo o processo. A aprovação do gerente é a re-pactuação — não é preciso assinar de novo.

Aqui, ao contrário da assinatura, assistentes podem aprovar ou rejeitar as duas passagens da gerência.

Uma entrega pode ficar sem executor — e o Orion levanta a mão. Entrar no plano de entregas assinado não é o mesmo que ter quem faça: quem aponta o executor é o plano de trabalho. Entrega que entra no plano de entregas depois que os planos de trabalho já foram montados não aparece sozinha em plano nenhum — e a renovação por cópia também não a pega, porque ⧉ Copiar repete as entregas do plano anterior.

O Orion varre isso periodicamente. Quando encontra uma entrega viva, dentro de um plano de entregas assinado e vigente, sem atividade em nenhum plano de trabalho ativo, ele abre uma pendência para todos os gerentes daquele time, na caixa Esperando por você: "Entrega sem executor — [a entrega]", com prazo de três dias e um clique que leva ao plano de entregas onde ela está. É aviso, não ato: vencido o prazo nada acontece sozinho — a pendência só passa a aparecer como vencida. E ela não sai da caixa por conta própria, nem quando a entrega finalmente entra num plano: sai quando você disser ao Orion o que decidiu.

Os dois caminhos são seus: esperar a renovação e incluir a entrega quando o próximo plano de trabalho for pactuado, ou passar pelo fluxo de edição num plano vigente agora — que começa com o pedido do participante e termina na aprovação da gerência, como descrito acima. O Orion não faz nem um nem outro por conta própria: mexer no escopo de um plano de trabalho assinado é re-pactuação, e nem com a autonomia ligada isso é ato dele.

O que acontece sozinho, pela data

De meia em meia hora o sistema varre os planos e move o que a data mandar:

• Pactuado → Em andamento quando a data de início chega.
• Em andamento → Em finalização quando a data de término passa.
• Em finalização → Finalizado somente quando todos os ciclos do plano estiverem Consolidados.

Essa última é a que costuma gerar dúvida. "Em finalização" quer dizer: o período acabou, mas algum ciclo ainda está no meio do relatório, do feedback ou da janela de revisão. O plano fecha quando o último ciclo fecha — não antes.

Quando um plano é finalizado, a plataforma convida você a registrar uma nota de encerramento: o que funcionou, o que faria diferente. Não é obrigatório, e vira precedente reutilizável no próximo período.

Copiar, apagar, distribuir

⧉ Copiar é o caminho padrão de renovação. Copiar um plano cria um novo já com as mesmas entregas, esforço e promessas; você informa dono, período e frequência de novo. É bem mais rápido do que remontar mês a mês. A entrega que já não está num plano de entregas assinado e vigente — inclusive a que foi tirada do plano — não é copiada. A cópia para outra pessoa segue a regra de criar: quem só observa a equipe do plano, mas é gerente ou assistente de outra equipe, também tem o ⧉ Copiar — e escolhe na lista uma pessoa de uma equipe que lidera: o diálogo não abre com o dono do plano copiado.

🗑 Excluir plano funciona enquanto o plano ainda não foi pactuado e não tem nenhuma assinatura — o que vale para os três estágios de elaboração: Rascunho, Aguardando pactuação e Pedido de ajuste. O pedido de ajuste zera as duas assinaturas, então um plano nesse estado voltou a ser texto em elaboração e pode ser apagado. Qualquer assinatura, mesmo uma só, torna o plano indelével — porque a partir dali ele é um compromisso registrado, não um documento de trabalho. Um plano já pactuado não se apaga: para mudá-lo, use a Edição. Apagar o rascunho remove junto as entregas e tarefas que estavam nele.

✨ Gerar planos de trabalho para a equipe fica na página do plano de entregas. Ele aparece no plano de entregas assinado, em aberto (Planejado ou Em andamento) e com entregas, e só para quem lidera o plano: o gerente ou o assistente da equipe do plano (ou de uma equipe acima dela) e o Admin. No plano encerrado, não aparece para ninguém. O sistema recusa gerar planos de trabalho a partir de um plano encerrado, ou a pedido de quem não lidera o plano — também pelo chat. A IA distribui as entregas daquele plano entre os membros ativos da equipe e mostra a proposta — com o percentual alocado e as tarefas por pessoa — antes de criar qualquer coisa. Você revisa, manda propor de novo se não gostou, e só então confirma. Os planos nascem em Rascunho, para serem assinados normalmente. Os dias úteis e a disponibilidade em horas de cada plano saem da carga horária de cada pessoa, como no plano criado um a um; se você preencher a disponibilidade na tela, o valor vale para todos os planos do lote. Sem assinatura, ele aparece com 🔒 — assim como o ⧉ Copiar, porque os dois criam planos —, e o 🗑 Excluir plano continua.

Planos de AI workers

Um AI worker também tem plano de trabalho, e a mecânica é quase a mesma. As diferenças que importam:

O time é obrigatório. O time de um AI worker vem do plano de trabalho dele. É o plano de trabalho que o coloca na equipe — alocar ao time e dar direção são o mesmo ato.

Quem gere o plano de um AI worker. Criar o plano, assinar a linha do gestor, pedir ajuste, apagar, aprovar uma edição e escolher as tarefas em que ele trabalha é do Admin, do dono da conta (o Contato principal) ou de quem lidera o time do plano, ou um time acima dele — gerente ou assistente; assinar, só o gerente. Se o worker trabalha hoje para outro time, só o traz para o time do plano quem também é gerente do time em que ele está (ou de um time acima); o Admin e o dono da conta trazem sempre. Na página Usuários, o time de um AI worker só o Admin muda: ele vem do plano de trabalho. O que não cabe a você aparece com 🔒 e o motivo. A distribuição em lote é de quem lidera o plano de entregas, e nela o worker que você não gere fica de fora, com o nome dito.

Um plano vigente por vez. Períodos sobrepostos para o mesmo agente são recusados. Pessoas podem ter mais de um plano; agentes, não.

A assinatura do gerente basta. Quando o gestor assina a linha do supervisor de um plano de agente, o agente contra-assina a própria linha na hora.

O cânone bloqueia o agente onde a pessoa só é avisada. Entrega quebrada em tarefas sem nenhuma tarefa apontada é aviso para uma pessoa e recusa de assinatura para o AI worker, com a lista das violações. O motivo é simples e assumido — a pessoa sabe quando a exceção é legítima e responde por ela; o agente não tem esse julgamento, e um worker que ninguém consegue cobrar é a pior combinação possível. Já a outra regra — a entrega vir de um plano de entregas assinado e vigente — não tem essa assimetria: recusa os dois igualmente, porque aí não existe exceção legítima.

Autonomia: o que você pode deixar o Orion concluir por você

Até aqui o Orion propõe e espera: ele compõe a renovação do plano de um AI worker, redige o feedback de um ciclo, sugere as entregas e tarefas que faltam — e a conclusão é sua. Aplicar o feedback que ele redigiu para um AI worker, depois da sua aprovação, segue a regra da avaliação na tela: só aplica quem é gerente da equipe do plano do worker (ou de uma equipe acima dela), ou o Admin. (Numa organização sem assinatura — ou que paga só um plano sem o painel do time —, ele fica parado: não compõe, não redige e não sugere nada até ela voltar a assinar.) Esse caminho continua existindo, intocado, e é o padrão: nada do que vem abaixo está ligado quando você chega.

Desde 14/08/2026 existe um segundo caminho, opcional: você pode autorizar o Orion a concluir três atos que são do gerente. A autorização é por equipe, e só um gerente daquela equipe pode dar ou tirar.

Os três atos, com o nome que aparece na tela

• Avaliar ciclos por mim — na data-limite ele aplica o feedback que ele mesmo redigiu (nota e justificativa), de AI workers e de humanos da equipe.
• Assinar planos de AI workers por mim — na data ele assina os planos de trabalho de AI workers que ele compôs. Plano de pessoa humana: nunca — esse é sempre seu.
• Desdobrar trabalho por mim — ele cria entregas e tarefas dentro de um plano de entregas que um humano já assinou. Assinar o plano de entregas: nunca — pactuar é sempre seu.

O que nunca corre por aí, mesmo com tudo ligado

dinheiro, contato com terceiros, desligar um worker e mexer na própria política de autonomia. Não é desconfiança do modelo — são atos cuja consequência não cabe num "desfazer".

Quatro travas antes de cada ato. A autorização é conferida no momento de agir, não no da proposta: se você revogou ontem, ele não age hoje. A organização tem de poder agir na Y Managers, e quem autorizou tem de poder fazer aquele ato: sem assinatura — da organização ou de quem autorizou —, o Orion não data, não avisa e não age, e a autorização volta a valer sozinha quando o acesso voltar; depois de uma pausa, ele recalcula a data e avisa de novo, na véspera da data nova. Nada acontece sem aviso prévio entregue — quando o ato envolve entregas entrando num plano assinado, o aviso da véspera enumera o que vai entrar, e o texto do aviso sai do mesmo conteúdo que será aplicado, para aviso e ato nunca falarem de coisas diferentes. E depois de agir, você recebe o recibo.

A assinatura nunca é sua sem você. O que ele concluir fica registrado como feito pelo Orion sob a pré-autorização de fulano, na data tal — jamais como se você tivesse assinado. Cada concessão vira um registro imutável, e o plano guarda qual foi.

Onde ligar, ver e desligar. Em Planos de Trabalho, com uma equipe selecionada, o painel Autonomia do gerente de IA mostra os três atos, quem autorizou cada um e desde quando — e desliga num clique. Você também autoriza um ato por vez pela conversa ("autorizo"), ou pelo link pessoal que chega no e-mail, e desliga dizendo "para de fazer isso por mim". Quando a organização não pode agir na Y Managers, o painel diz que a aplicação automática está pausada; quando quem autorizou está sem assinatura, a autorização aparece como "Ligado, mas pausado"; e, para quem abre o painel sem assinatura, o ligar de cada ato aparece com 🔒 — desligar continua.

A pergunta da conversa. Quando três ou mais avaliações que o Orion redigiu para um time foram aplicadas sem mudança, ele pode perguntar "Quer que eu passe a aplicá-las na data-limite, quando você não conseguir chegar a tempo?", com três respostas: 1 aplica as pendentes agora, 2 autoriza daqui em diante, 3 continua esperando você. A pergunta só vai a quem pode autorizar. E o 2 de quem está sem assinatura não autoriza nada: o Orion diz o motivo e que nada foi registrado, e a pergunta continua aberta — com o acesso de volta, é só responder de novo.

Pelo Orion, sem abrir o painel

Quase tudo nesta seção também acontece na conversa. Alguns exemplos do que dizer:

• "cria um plano de trabalho pra Ana, de 1º a 30 de setembro, feedback semanal"
• "adiciona a entrega 'Guia X elaborado' no plano da Ana com 30% de esforço"
• "quais planos de trabalho estão esperando minha assinatura?"
• "assina meu plano de trabalho"

Copiar um plano é a exceção: isso se faz na tela, com o botão ⧉ Copiar. O Orion não tem esse comando.

O Orion executa com as mesmas permissões que você teria na tela. Se o servidor recusar — falta plano de entregas assinado, você não tem papel de gerente, você está sem assinatura —, ele repassa o motivo em vez de inventar um jeito de contornar, e não tenta de novo.

Executando e acompanhando

Plano assinado, começa a parte que ninguém consegue automatizar por inteiro: fazer o trabalho e registrar o que foi feito. A plataforma pede pouco registro, mas o que ela pede alimenta tudo o mais — progresso, risco, relatório de ciclo e avaliação.

Onde o progresso é atualizado

Na tarefa. Cada tarefa tem uma barra de 0 a 100%. Você arrasta e pronto — é o registro mais frequente e o mais barato.

Na entrega. O progresso da entrega é calculado, não digitado: ele sai do progresso das tarefas, ponderado pelo peso de cada uma. A página da entrega mostra a barra com a etiqueta "Progresso (calculado)", um gráfico de progresso ao longo do tempo e um Gantt com as barras planejadas, a linha de hoje e o início efetivo de cada tarefa.

No plano de trabalho. Cada entrega do plano tem um campo "O que foi feito", por ciclo. É aqui que o participante escreve, ao longo do ciclo, o que efetivamente realizou naquela entrega. Esse texto é o que vira o relatório do ciclo. Escrevem nesse campo o dono do plano, quem lidera o time do plano (ou um time acima dele) e o Admin; para as demais pessoas, ele aparece só para leitura. O Orion também acrescenta ali as notas de progresso que você registra com ele, até o relatório do ciclo ser enviado.

Entregas recorrentes funcionam diferente: elas não têm data de início nem prazo, e nunca ficam Concluídas — não terminam, dão voltas. Dentro de uma volta o progresso pode sim chegar a 100%: quer dizer que o ciclo cumpriu o previsto, e na volta seguinte ele recomeça do zero. O que se registra nelas é o valor alcançado por período ("em julho fechamos 340 atendimentos"), e a página mostra a série período a período.

O painel

O Painel tem capítulo próprio: O painel. Lá estão o período e a comparação, as leituras, a evolução mês a mês, a leitura dos relatos e quem vê o painel, o custo e a avaliação média.

Situação: o resumo escrito pela IA

A página do plano de trabalho, a da entrega e a do plano de entregas têm um cartão Situação. Clicando em Gerar, a IA compila em texto o que essa pessoa se comprometeu a fazer, o que realizou ao longo dos ciclos, os bloqueios e a tendência — dividido em Progresso, Desafios e Perspectiva. Quem tem o papel Auditoria vê a situação, mas não os botões Gerar e Atualizar: compilar grava, e esse papel só lê. E Gerar e Atualizar usam a franquia de IA da organização: exigem um plano com o painel do time e a organização com assinatura — sem isso, aparecem com 🔒, e a Situação já compilada continua visível.

A situação fica salva e não é recompilada a cada visita — é isso que mantém o custo de IA sob controle. Depois de compilada a primeira vez, ela é reescrita sozinha uma vez por dia, e só quando o trabalho por baixo mudou — enquanto a organização tem assinatura; sem ela, a reescrita para e volta depois que a organização assinar. Numa organização que paga só um plano sem o painel do time (o MEI e o MEI+, no Brasil, ou o Orion Light, fora do Brasil e pago no cartão), ela não acontece. Entre uma reescrita e outra, havendo trabalho novo desde a última compilação, o cartão avisa ("Há atividade mais recente desde que isto foi escrito") e oferece Atualizar.

O registro de decisões: o "porquê"

Abaixo do plano de trabalho (e da entrega, e do plano de entregas) existe um bloco para registrar decisões: lições, retrospectivas e desvios explicados, com a causa marcada. Ele fica disponível assim que o plano está pactuado — não há decisão a registrar num rascunho. Registrar ou corrigir uma decisão exige assinatura; ler o que já está registrado, não. Quem registra: no plano de trabalho, a própria pessoa, o gerente ou o assistente da equipe do plano ou de uma equipe acima dela, e o Admin; no plano de entregas, o gerente ou o assistente da equipe do plano ou de uma equipe acima dela, e o Admin; na entrega, quem trabalha nela. Corrigir não apaga nada: registra uma decisão nova ao lado da original, no mesmo lugar — na mesma entrega ou no mesmo plano —, e a original fica marcada como substituída. Corrige quem pode registrar ali; uma decisão de outra entrega ou de outro plano se corrige na página dela.

Vale o hábito. Esse acervo é o que alimenta a aba Lições dos Relatórios e o que faz o Orion, com o tempo, recomendar de um jeito parecido com o seu. "Decidimos adiar o módulo B porque o cliente mudou a prioridade" é uma frase de dez segundos que evita a mesma discussão daqui a três meses.

Relatórios

A página Relatórios é restrita a administradores, gerentes e assistentes de equipe — ela contém avaliações por pessoa. Traz três abas:

Relatórios

o arquivo dos relatórios mensais do trabalho do time, gerados a partir do trabalho real registrado na plataforma — um por mês, para a organização inteira ou para uma equipe. Abrem em nova aba por um link que expira. Quando há avaliações ou registros feitos no período depois da geração, o relatório mostra "n novos sinais" e pode ser atualizado pelo botão Atualizar — nasce uma versão nova e a anterior é preservada.

A cadência é mensal e automática: no 5º dia útil de cada mês (o dia seguinte ao prazo dos números do plano), o relatório do mês anterior é gerado para as organizações com assinatura e com o painel do time que registraram atividade naquele mês. Conta como atividade pelo menos um destes: um ciclo avaliado, uma decisão registrada por uma pessoa ou uma entrega cujo progresso (ou cujas tarefas concluídas) avançou no mês. Quando o relatório fica pronto, os administradores e os gerentes e assistentes de equipe são avisados no sino do aplicativo e por e-mail. Numa organização sem assinatura — ou que paga só um plano sem o painel do time (o MEI e o MEI+, no Brasil, ou o Orion Light, fora do Brasil e pago no cartão) —, o dia 1º não gera nada; quando ela volta a assinar, a geração automática recomeça no dia 1º seguinte, e os meses que ficaram sem relatório se geram pelo botão, logo abaixo.

Você também pode gerar o relatório de qualquer mês já encerrado entre os últimos 12. Escolha o mês (e, se quiser, uma equipe) e a página mostra antes os sinais daquele mês: ciclos avaliados, decisões registradas por pessoas e entregas que avançaram, mais contagens informativas — análises, entregas com registros e registros confirmados pelo Radar. Depois é clicar em Gerar relatório. Se não houver trabalho registrado por uma pessoa naquele mês, o relatório não é gerado, e a página diz isso. Um mês que já tem relatório oferece Atualizar em vez de gerar de novo. Há um limite de 10 gerações ou atualizações por organização por dia. Gerar relatório, Atualizar e o Gerar insights (IA) da aba Lições usam a franquia de IA da organização: sem assinatura — a sua ou a dela —, aparecem com 🔒, e os relatórios já gerados continuam abrindo.

A narrativa escrita pela IA só é redigida quando há material para isso — notas, avaliações com justificativa escrita, causas marcadas nas decisões. Sem material, o relatório sai com os números do período e as seções fixas — Panorama, Entregáveis por status, Gestão invisível e Lições do período — e nenhuma narrativa é inventada por cima.

O plano do ano. Quando a organização tem o plano do ano gravado, o relatório traz também a seção do plano (com o título «O plano de 2027» num mês de 2027): como o plano estava no último dia do mês. Ela mostra a execução das entregas, os indicadores por situação (no rumo, atenção, fora do rumo, sem número), cada parte com o dono, a execução e os indicadores, e o que pede atenção, com o aviso e o lembrete que o Orion mandou no mês. Nos meses de fim de trimestre, mostra também o tempo planejado e o aplicado no trimestre. O relatório da organização traz o plano inteiro; o de uma equipe, só as partes em que ela tinha entregas no fim do mês, com a execução contando só as entregas dela (os indicadores são da parte inteira). O relatório de um mês antigo mostra o plano como estava no fim daquele mês. A narrativa da IA não comenta o plano.

O relatório da organização inteira inclui as avaliações de todas as equipes; o de uma equipe, só as dela. Um Admin escolhe qualquer equipe; um gerente ou assistente, só as equipes que gerencia. Quando a organização está em período de piloto, o relatório dos meses do piloto é identificado como relatório do piloto; fora dele, é o relatório mensal regular.

Maturidade

a evolução dos sinais medidos entre um relatório e outro — avaliação média em estrelas, ciclos avaliados, decisões registradas, entregas atualizadas, pessoas ativas, progresso médio no fim do período, sinais positivos (%) e sinais de atrito. Aparece quando existem pelo menos dois períodos gerados.

A série só mostra o que é comparável de um período para o outro. "Entregas em risco" e "tarefas automatizáveis" ficaram de fora de propósito: elas só se sabem no valor de hoje, então dois períodos exibiriam o mesmo número e a comparação seria falsa. Você continua vendo as duas dentro de cada relatório, como retrato do momento.

Lições

o acervo de lições, retrospectivas e desvios da organização. Na lista, cada gestor vê os registros dos planos e das entregas que ele abre: o desvio explicado no plano de trabalho de uma pessoa só aparece para quem abre o plano dela. Já o botão Gerar insights (IA) — que aponta o que se repete a favor, os atritos recorrentes e recomendações, sempre dizendo em quantos registros se baseou — lê o acervo da organização inteira, e os insights gerados ficam guardados para qualquer gestor que abrir a aba. É de propósito: o resumo da organização é de qualquer gestor — o Admin e quem é gerente ou assistente de uma equipe —, assim como o relatório da organização inteira. RH e Auditoria que não lideram equipe nenhuma não abrem esta página nem geram os insights.

"Sou o gargalo?"

Pergunte isso ao Orion e ele lista tudo que está parado esperando você, em seis categorias: planos de trabalho para assinar, ciclos para avaliar, recursos (pedidos de revisão), pedidos de edição, planos de entregas para assinar e entregas para encerrar. E resolve ali na conversa o que der para resolver. Os prazos da lista aparecem como prazo pausado numa organização sem assinatura, e como prazo segurado quando quem devia agir está sem acesso; e, se você está sem assinatura, o que pede assinar ou avaliar vem com o motivo, sem a oferta de resolver ali.

Ciclos, feedback e recurso

O ciclo é a unidade de conversa sobre desempenho. Ele nasce com a assinatura do plano de trabalho, tem duração derivada da frequência de feedback que vocês escolheram, e percorre sempre a mesma sequência: o participante relata, o gerente responde com estrelas e comentário, o participante pode pedir revisão, e o ciclo consolida.

Os prazos abaixo são os que o sistema realmente aplica. Se você viu 10/30/10 em algum material antigo, aquilo está errado: são 5 / 10 / 5.

Os estados de um ciclo

Não iniciado

o ciclo ainda não começou.

Em andamento

o ciclo está correndo. O participante vai preenchendo "O que foi feito" em cada entrega.

Relatório pendente

o ciclo terminou e o relatório é esperado.

Feedback pendente

o relatório foi enviado (ou o prazo passou sem relatório) e a bola está com o gerente.

Feedback dado

a avaliação foi registrada. Ainda é mutável — corre a janela de 5 dias para pedir revisão ou para o gerente ajustar (numa organização sem assinatura, ela não fecha — veja abaixo).

Revisão solicitada

o participante contestou e o gerente precisa responder.

Consolidado

estado final. Imutável.

A linha do tempo, com os prazos reais

Na pior hipótese — ninguém entrega relatório e ninguém avalia —, um ciclo se resolve sozinho em 15 dias após o fim do período, e consolida 5 dias depois disso.

Na tela, com as datas de cada ciclo. Na página do plano, logo abaixo do ciclo selecionado, a faixa Prazos deste ciclo mostra esta mesma linha do tempo já com as datas daquele ciclo: quando ele termina e até quando vão o relatório, o feedback e a revisão — com quem age em cada passo e o que acontece sozinho se ninguém agir. O passo da vez fica destacado; os que já passaram mostram o que aconteceu (relatório enviado ou não, feedback dado e se foi automático). Numa organização sem assinatura, ela mostra pausado no lugar das datas; com o prazo segurado, segurado; e, depois da volta, as datas recontadas, com a linha "Os prazos recomeçaram em…".

Ciclo que nasce depois de terminar. Quando o plano é pactuado com o período já andando, os ciclos que já terminaram nascem junto, na hora da assinatura. Para eles, os prazos da tabela contam da criação do ciclo, não do fim: o participante ganha os mesmos 5 dias para o relatório e o gerente os mesmos 10 para o feedback — em vez de o 3★ automático chegar logo depois da assinatura.

Organização sem assinatura. Os prazos da tabela param: nada avança sozinho por prazo — o ciclo não segue sem relatório, o 3★ automático não entra, o pedido de revisão não caduca e o ciclo não consolida —, e a janela de 5 dias para pedir revisão ou ajustar o feedback não fecha. As passagens do calendário continuam (o ciclo e o plano começam e terminam nas datas deles), e o "O que foi feito" segue aberto. Quando a organização volta a assinar, cada prazo que estava correndo recomeça inteiro a partir daquele dia: 5 dias para o relatório, 10 para o feedback, 5 para a revisão.

Quem está sem acesso não é punido pelo prazo. Numa organização que paga, se o participante está sem assinatura (sem nenhum plano nem assento), o ciclo não segue sem relatório; se todos os gestores do time estão sem assinatura, o 3★ automático não entra e o pedido de revisão não caduca. O prazo fica segurado e recomeça inteiro quando o acesso voltar.

Passo 1 — o relatório do ciclo

O relatório sai do que você escreveu em "O que foi feito" em cada entrega. Não há um formulário separado: o botão Enviar relatório do ciclo compila esses textos e envia para o gerente. Enviar exige assinatura: sem ela, o botão aparece com 🔒 — e o "O que foi feito" continua aberto para você ir registrando. O botão aparece para quem pode enviar: o dono do plano, quem lidera o time do plano (ou um time acima dele) e o Admin. Enviado, o relatório fica travado: nem você nem o Orion acrescentam mais nada a ele, a não ser que um recurso seja aprovado.

A janela de envio é mais larga do que parece:

Antes do fim

o botão abre no último dia do ciclo. Terminou a semana na sexta e quer mandar já? Pode. Durante o resto do ciclo o botão fica visível, porém desabilitado, dizendo em que data ele abre.

No prazo

os 5 dias após o fim do ciclo.

Depois do prazo

se os 5 dias passaram sem relatório, o ciclo avança para "Feedback pendente" marcado como sem relatório — e você ainda pode enviar, enquanto o gerente não tiver dado o feedback. O envio tardio limpa a marca. (Numa organização sem assinatura, ou com você sem acesso, o prazo pausa ou fica segurado — veja acima.)

Perder o prazo, portanto, não trava o ciclo e não impede a avaliação. O que acontece é que ele segue em frente com uma marca visível, e o gerente é avisado de que falta o relatório (distinto de "relatório pronto").

Enviado o relatório, ele congela: os campos ficam bloqueados enquanto o ciclo aguarda o feedback.

Passo 2 — o feedback do gerente

Avaliar um ciclo é ato de quem tem papel de gerente (ou de um Admin da organização) — e exige assinatura: sem ela, Dar feedback ★ e Ajustar feedback aparecem com 🔒. Assistentes não avaliam. RH não avalia. Como na linha do supervisor, avalia o gerente da equipe do plano — ou de uma equipe acima dela —, não o de outra equipe.

O gerente abre Dar feedback ★, escolhe de 1 a 5 estrelas e escreve o comentário. O participante é notificado.

O rascunho do Orion já vem preenchido. Quando o gerente de IA redigiu a avaliação daquele ciclo, a janela abre com a nota e a justificativa dele, marcadas como redigidas pelo Orion, e o botão diz Aplicar como está. Assim que você muda uma palavra, passa a valer a sua versão — vale sempre o que estiver na tela na hora do clique.

Toda avaliação diz quem a escreveu. Na linha do ciclo aparece um selo de autoria sempre que ela não veio de um gerente humano: automática (ninguém deu feedback no prazo), redigida e aplicada pelo Orion, ou aplicada por ele sob pré-autorização. E a notificação de quem foi avaliado nomeia o autor — "o Orion deu um feedback" não vira "seu gerente deu um feedback".

Se o gerente não agir em 10 dias — contados do envio do relatório, ou do fim do ciclo + 5 dias quando não houve relatório —, o sistema aplica um feedback neutro automático de 3★, com uma justificativa gerada que diz exatamente isso, e notifica as duas partes. Numa organização sem assinatura, ou quando todos os gestores do time estão sem acesso, ele não entra: o prazo pausa ou fica segurado, como explicado acima.

Isso não é autoavaliação: as 3★ são o sistema fechando um ciclo que ficou sem resposta, de forma neutra e declarada — não uma nota que o participante deu a si mesmo.

Também não existe uma etapa separada de autoavaliação na plataforma: quem registra estrelas é sempre quem tem papel de gerente (ou um Admin). Em plano autogerido — aquele em que o gerente é o próprio participante — isso quer dizer que ele avalia o próprio ciclo, e o registro fica com o nome dele.

Organizações dormentes ficam de fora dessa automação. Se ninguém da organização entrou nem fez nada na plataforma nos últimos 30 dias, os ciclos não avançam sozinhos e ninguém recebe e-mail — a automação retoma quando alguém volta.

A escala de estrelas

As descrições completas aparecem na hora de avaliar, para que uma estrela nunca seja só um número. 3 estrelas é "Desempenho Sólido": "Trabalho de qualidade entregue de forma confiável que atendeu aos principais objetivos do período. Uma contribuição consistente e valorizada."

A escala acima é o padrão — a sua organização pode reescrevê-la. Título e descrição das cinco estrelas são editáveis na página Organização, com botão de "Restaurar padrão". Admin edita; RH também — é a única configuração da organização aberta ao papel de RH. Ou seja, os rótulos que você vê na sua tela podem ser os da sua empresa, não estes.

A justificativa obrigatória

Em 5★ e em 1–2★ o comentário é obrigatório: sem ele o sistema recusa a avaliação. Não é burocracia — são os dois extremos em que a nota, sozinha, não ensina nada.

Em 5★

registre o que tornou o trabalho excepcional, para servir de referência ao time. Destaque conquistas específicas em que a produtividade e a qualidade elevaram os resultados no período.

Em 1–2★

com clareza e gentileza, descreva o que não saiu como esperado (produtividade, qualidade ou ambos), o impacto no time e passos concretos para evoluir. O histórico fica registrado para acompanhar a evolução ao longo do tempo.

Passo 3 — pedir revisão

Quem recebe um feedback de 1 ou 2 estrelas tem 5 dias, contados da data da avaliação, para pedir uma revisão pelo botão Pedir revisão — acrescentando o seu ponto de vista sobre aquele período. Pede a revisão a própria pessoa avaliada (ou um Admin); responde o gerente da equipe do plano ou de uma equipe acima dela. Passado o prazo, o sistema recusa o pedido e a nota é final; a tela mostra a etiqueta ✓ final. Pedir revisão continua liberado sem assinatura; e, numa organização sem assinatura, essa janela não fecha — quando ela volta a assinar, são 5 dias a partir daquele dia.

O gerente responde de um dos dois jeitos — os dois exigem assinatura; sem ela, aparecem com 🔒:

Aceitar o pedido

o ciclo reabre em "Relatório pendente". O participante revisa "O que foi feito", reenvia, e o gerente avalia de novo.

Recusar

a avaliação é mantida e o ciclo segue para consolidação. O participante é notificado da recusa.

Se o gerente não responder em 5 dias, o pedido caduca e a avaliação original permanece. A exceção é a mesma do 3★: numa organização sem assinatura, ou com todos os gestores do time sem acesso, o pedido não caduca — o prazo pausa ou fica segurado e recomeça inteiro na volta.

O gerente também pode, na mesma janela de 5 dias, ajustar o próprio feedback sem que ninguém tenha pedido — botão Ajustar feedback. Um ajuste reinicia a janela de 5 dias, dando ao participante uma nova chance de se manifestar sobre a nota revista.

Consolidado: o fim da linha

Passados os 5 dias sem revisão nem ajuste, o ciclo vira Consolidado (numa organização sem assinatura, ele espera: a consolidação também pausa). Esse é o estado terminal: final e imutável. Ninguém reabre, ninguém reavalia, e o plano de trabalho só é finalizado quando todos os seus ciclos chegam aqui.

É por isso que a janela de 5 dias existe e é curta. Com ciclos semanais, o objetivo é que cada volta feche antes que a seguinte termine — feedback que chega meses depois não muda mais nada.

O registro que fica

Cada avaliação congela um registro imutável de desempenho daquele período: quem, em qual equipe, no ciclo número tanto, com o período exato, o compromisso assumido (a promessa de cada entrega), o relatório entregue, o esforço total, as estrelas, a justificativa e se houve pedido de revisão.

Esse registro é independente do plano de trabalho — se o plano for apagado depois, o histórico da pessoa continua de pé. É ele que sustenta os Relatórios, a visão de Maturidade e a memória da organização sobre o trabalho que foi realmente feito.

Ciclos pelo Orion

Como no capítulo anterior, tudo isso acontece na conversa:

• "envia o relatório do ciclo 2 do meu plano de trabalho"
• "quais ciclos estão esperando meu feedback?"
• "dá 4 estrelas pro ciclo 3 da Ana e escreve: entregou o guia antes do prazo e ajudou o time no teste"
• "quero pedir revisão do feedback do ciclo 1"

As permissões valem igual: o Orion só envia um relatório de ciclo que você mesmo poderia enviar na tela, só avalia um ciclo se você for gerente da equipe do plano (ou de uma equipe acima dela) ou Admin, e não aceita 5★ ou 1–2★ sem comentário — ele vai pedir o comentário antes. E vale a assinatura: sem ela, ele não envia o relatório nem avalia — diz o motivo e o caminho, e não tenta de novo. E, para achar um plano pelo nome da pessoa, o Orion só procura entre os planos que você abre na tela: sobre um plano que você não abre, ele responde como se o plano não existisse.