Planos de trabalho, execução e ciclos

15. Planos de trabalho

Um plano de trabalho pertence a um worker — uma pessoa ou um AI worker — e cobre um período (geralmente um mês). Dentro dele você distribui a disponibilidade dessa pessoa entre as entregas às quais ela se compromete, em percentual de esforço, e descreve o que ela promete fazer em cada uma.

Duas coisas o tornam diferente de uma lista de tarefas: ele é assinado pelas duas partes, e a assinatura cria automaticamente os ciclos de avaliação do período. Sem plano de trabalho assinado não existe ciclo, não existe relatório e não existe feedback estruturado.

O bloqueio nº 1 de todo gerente novo

Antes de criar qualquer plano de trabalho, a equipe precisa ter um plano de entregas assinado. Essa é a regra que mais surpreende quem está começando, então ela vem primeiro.

Para criar (e depois assinar) um plano de trabalho, a equipe da pessoa — ou uma equipe acima dela na hierarquia — precisa ter um plano de entregas que esteja, ao mesmo tempo:

• assinado pela gerência responsável, e
• em Em andamento ou Planejado (assinado e ainda não começou).

Um plano de entregas em Rascunho não serve. Rascunho não é plano: é um texto que ninguém revisou. A assinatura do plano de entregas é o momento em que o escopo foi revisado — e é ela que autoriza comprometer uma pessoa com esse escopo.

O sistema recusa nos dois momentos, com mensagens diferentes conforme o caso:

Não existe plano de entregas

"Este time ainda não tem plano de entregas em andamento. Crie e assine o plano de entregas do time (ou de um time acima) antes de criar planos de trabalho."

Existe, mas não foi assinado

"O plano de entregas deste time existe mas NÃO FOI ASSINADO pelo board. Planos de trabalho só podem ser construídos sobre entregas assinadas — a assinatura é a revisão do escopo."

A tela de criação já avisa quando a equipe não tem plano de entregas ativo e desabilita o botão. A verificação da assinatura acontece ao salvar e, de novo, ao assinar — porque um plano de entregas pode perder a assinatura numa revisão depois que o plano de trabalho já existia.

Se você está montando a operação do zero, a ordem é

criar a equipe → criar as entregas → montar o plano de entregas da equipe → assinar o plano de entregas → só então criar os planos de trabalho.

Criar o plano (a estrutura)

Em Planos de Trabalho → Novo plano de trabalho, você define a estrutura. As entregas entram na tela seguinte.

Membro da equipe

quem é o participante. Um gerente, assistente ou Admin cria plano para as pessoas que administra; quem tem só papel de membro cria plano apenas para si mesmo.

Time

normalmente vem preenchido pela equipe-casa da pessoa. Para um AI worker o campo é obrigatório — um agente não tem equipe-casa, e é o plano que o coloca na equipe.

Data de início e data de término

o período do plano.

Frequência de feedback

Semanal, Quinzenal, Mensal ou "Ao fim do plano de trabalho". É daqui que sai a duração do ciclo — 7, 14 ou 30 dias, ou um único ciclo cobrindo o período inteiro. Você não digita a duração: o número de ciclos é derivado de período ÷ duração, e a tela mostra a conta ("4 ciclos (período ÷ duração)").

Ciclos terminam em (opcional)

fixa um dia da semana para o fim de cada ciclo, se você quer que todo ciclo feche sempre na sexta, por exemplo. Deixando em branco, os ciclos correm consecutivos a partir da data de início.

Dias úteis

calculado sozinho — dias de semana no período menos feriados nacionais. Você pode ajustar para cima ou para baixo (férias, meio período), e a disponibilidade em horas acompanha (horas por dia × dias úteis).

Adicionar entregas e definir o esforço

Criado o plano, você cai na página dele. Use ＋ Adicionar entrega.

O seletor pergunta primeiro de qual plano de entregas — já vindo pré-selecionado o plano ativo da equipe — e oferece também a opção "Todas as entregas ativas (qualquer equipe)". Marque as entregas nas caixas de seleção e clique em Adicionar (n).

Não existe etapa de autorização para pegar entrega de outra equipe. Contribuir com a entrega de outro time é uma exceção prevista pelo método, não um erro: o seletor oferece todas as entregas ativas da organização e o sistema aceita. A única trava real é o cânone — a entrega precisa estar em um plano de entregas assinado. Para uma pessoa isso gera aviso; para um AI worker, bloqueia a assinatura (mais sobre isso adiante).

Para cada entrega adicionada, preencha:

Esforço %

quanto do tempo disponível no período vai para essa entrega. Ex.: 40% para "Novo método testado".

O que será feito (o compromisso)

a promessa, em texto. Ex.: "Contatar os voluntários e fechar a lista de participação no teste até o dia 10." Esse campo trava quando o plano é assinado.

O Esforço total aparece no topo da página. Ele não é travado em 100%: acima de 100,5% o número fica vermelho, como aviso, e nada impede você de assinar assim. A decisão é sua — às vezes a soma passa de propósito, e o sistema não finge saber melhor que você.

Nem todo trabalho vira entrega. Use ＋ Outro trabalho para o que consome tempo e não produz uma entrega, em três categorias: Apoio, assessoria e treinamento, Gestão de equipes e entregas e Outras (não ligadas a entregas).

Apontar as tarefas

Quando a entrega está quebrada em tarefas — o caso mais comum —, o plano deve dizer em quais tarefas essa pessoa atua. Uma, algumas ou todas. Na página do plano, em "Tarefas em que você vai trabalhar", marque as tarefas assumidas.

Isso importa mais do que parece: a tarefa é o que define o progresso da entrega. Um plano que aponta entregas mas nenhuma tarefa fica com a etiqueta vermelha "sem tarefas" na lista de Planos de Trabalho, com a explicação: "O plano aponta entregas mas nenhuma TAREFA. O plano de trabalho deve apontar em quais tarefas o membro atua — não basta apontar a entrega."

Para uma pessoa isso é um aviso, e você segue. Para um AI worker, impede a assinatura.

Se a entrega ainda não tem tarefas, há um botão Sugerir tarefas que deixa a IA propor uma quebra a partir do título e do contexto da entrega — você revisa antes de qualquer coisa ser criada.

Assinar: o que a assinatura faz

O plano tem duas linhas de assinatura, Participante e Supervisor, e cada uma tem seu botão.

Linha do participante

só o dono do plano assina (ou um Admin da organização).

Linha do supervisor

só um gerente (ou um Admin) — basta ter o papel de gerente em alguma equipe; o sistema não verifica se é a equipe do plano. Assistente não assina no lugar do gerente — esse é o único poder de plano de trabalho que o papel de assistente não tem, junto com avaliar ciclos.

Antes de qualquer assinatura, o plano precisa ter pelo menos uma entrega. Um plano vazio não é acordo nenhum, e o sistema recusa.

A confirmação diz exatamente o que vai acontecer: "Ao assinar, o escopo do plano é travado, os ciclos de avaliação são criados e o Combinado é congelado." São três efeitos, e vale entender cada um:

Escopo travado

com as duas assinaturas, você não adiciona nem remove entregas do plano. Para mudar, existe o fluxo de Edição (adiante).

Ciclos criados

o sistema gera os ciclos do período conforme a frequência escolhida, numerados (#1, #2, #3…). É a única forma de criar ciclos.

Combinado congelado

o Combinado vigente — organização → equipe → pessoa — é fotografado dentro do plano. Ao assinar, as duas partes também concordam com ele, e alterações posteriores no Combinado da equipe não mudam retroativamente o que foi acordado aqui.

Planos autogeridos. Um gerente que é o próprio participante do plano assina as duas linhas — participante e supervisor — sozinho. Não é necessário um segundo gerente. Quem responde pela equipe responde também pelo próprio plano.

Assim que as duas linhas estão assinadas, o estágio vira Pactuado — ou já Em andamento, se a data de início do plano já passou.

Os dez estágios

O manual antigo listava seis. São dez, e os quatro "extras" são estados reais que você vai ver na tela.

Solicitar ajuste (antes da pactuação)

Se você recebe um plano para assinar e acha que ele precisa mudar, use Solicitar ajuste. O botão aparece apenas no estágio Pactuação pendente — ou seja, enquanto uma parte assinou e a outra não.

O plano não volta para Rascunho: ele vai para o estágio próprio Ajuste solicitado, e as duas assinaturas são zeradas. As duas partes precisam assinar de novo depois da mudança. A outra parte recebe notificação.

Tanto o participante quanto um gerente (ou assistente) podem pedir o ajuste.

Mudar um plano já em andamento

Depois da pactuação, "Solicitar ajuste" desaparece — mudar um acordo assinado passa por um fluxo de quatro passos, com duas passagens pela gerência. É o fluxo de Edição:

1. O participante pede. Botão ✎ Solicitar edição, disponível para o dono do plano quando ele está Pactuado ou Em andamento. Os gerentes são notificados.
2. O gerente autoriza a entrada. Ao aprovar, o sistema tira uma fotografia do escopo atual (entregas, esforço, promessas e vínculos com tarefas) e destrava a edição. Recusando, o plano volta ao estado anterior sem nenhuma mudança.
3. O participante edita e envia. Ajusta as entregas e o esforço e clica em Enviar edição. O escopo trava de novo.
4. O gerente decide. Aprovar alterações mantém tudo e o plano segue em andamento com o novo escopo. Rejeitar alterações reverte exatamente para a fotografia do passo 2 — o que foi adicionado é removido, o que foi removido volta, e esforço e promessas retornam ao valor acordado.

As assinaturas permanecem durante todo o processo. A aprovação do gerente é a re-pactuação — não é preciso assinar de novo.

Aqui, ao contrário da assinatura, assistentes podem aprovar ou rejeitar as duas passagens da gerência.

O que acontece sozinho, pela data

De meia em meia hora o sistema varre os planos e move o que a data mandar:

• Pactuado → Em andamento quando a data de início chega.
• Em andamento → Em finalização quando a data de término passa.
• Em finalização → Finalizado somente quando todos os ciclos do plano estiverem Consolidados.

Essa última é a que costuma gerar dúvida. "Em finalização" quer dizer: o período acabou, mas algum ciclo ainda está no meio do relatório, do feedback ou da janela de revisão. O plano fecha quando o último ciclo fecha — não antes.

Quando um plano é finalizado, a plataforma convida você a registrar uma nota de encerramento: o que funcionou, o que faria diferente. Não é obrigatório, e vira precedente reutilizável no próximo período.

Copiar, apagar, distribuir

⧉ Copiar é o caminho padrão de renovação. Copiar um plano cria um novo já com as mesmas entregas, esforço e promessas; você informa dono, período e frequência de novo. É bem mais rápido do que remontar mês a mês.

🗑 Excluir rascunho só funciona em plano em Rascunho e sem nenhuma assinatura. Qualquer assinatura, mesmo uma só, torna o plano indelével — porque a partir dali ele é um compromisso registrado, não um documento de trabalho. Apagar o rascunho remove junto as entregas e tarefas que estavam nele.

✨ Gerar planos de trabalho para a equipe fica na página do plano de entregas. A IA distribui as entregas daquele plano entre os membros ativos da equipe e mostra a proposta — com o percentual alocado e as tarefas por pessoa — antes de criar qualquer coisa. Você revisa, manda propor de novo se não gostou, e só então confirma. Os planos nascem em Rascunho, para serem assinados normalmente.

Planos de AI workers

Um AI worker também tem plano de trabalho, e a mecânica é quase a mesma. As diferenças que importam:

O time é obrigatório. Um AI worker não é usuário e não tem equipe-casa. É o plano de trabalho que o coloca na equipe — alocar ao time e dar direção são o mesmo ato.

Um plano vigente por vez. Períodos sobrepostos para o mesmo agente são recusados. Pessoas podem ter mais de um plano; agentes, não.

A assinatura do gerente basta. Quando o gestor assina a linha do supervisor de um plano de agente, o agente contra-assina a própria linha na hora.

O cânone bloqueia, em vez de avisar. Entrega fora de plano de entregas assinado, ou entrega quebrada em tarefas sem nenhuma tarefa apontada: para uma pessoa isso é aviso; para o AI worker a assinatura é recusada com a lista das violações. O motivo é simples e assumido — a pessoa sabe quando a exceção é legítima e responde por ela; o agente não tem esse julgamento, e um worker que ninguém consegue cobrar é a pior combinação possível.

Pelo Orion, sem abrir o painel

Quase tudo nesta seção também acontece na conversa. Alguns exemplos do que dizer:

• "cria um plano de trabalho pra Ana, de 1º a 30 de setembro, feedback semanal"
• "adiciona a entrega 'Guia X elaborado' no plano da Ana com 30% de esforço"
• "quais planos de trabalho estão esperando minha assinatura?"
• "assina meu plano de trabalho"

Copiar um plano é a exceção: isso se faz na tela, com o botão ⧉ Copiar. O Orion não tem esse comando.

O Orion executa com as mesmas permissões que você teria na tela. Se o servidor recusar — falta plano de entregas assinado, você não tem papel de gerente —, ele repassa o motivo em vez de inventar um jeito de contornar.

16. Executando e acompanhando

Plano assinado, começa a parte que ninguém consegue automatizar por inteiro: fazer o trabalho e registrar o que foi feito. A plataforma pede pouco registro, mas o que ela pede alimenta tudo o mais — progresso, risco, relatório de ciclo e avaliação.

Onde o progresso é atualizado

Na tarefa. Cada tarefa tem uma barra de 0 a 100%. Você arrasta e pronto — é o registro mais frequente e o mais barato.

Na entrega. O progresso da entrega é calculado, não digitado: ele sai do progresso das tarefas, ponderado pelo peso de cada uma. A página da entrega mostra a barra com a etiqueta "Progresso (calculado)", um gráfico de progresso ao longo do tempo e um Gantt com as barras planejadas, a linha de hoje e o início efetivo de cada tarefa.

No plano de trabalho. Cada entrega do plano tem um campo "O que foi feito", por ciclo. É aqui que o participante escreve, ao longo do ciclo, o que efetivamente realizou naquela entrega. Esse texto é o que vira o relatório do ciclo.

Entregas recorrentes funcionam diferente: elas não têm prazo nem chegam a 100%. O que se registra nelas é o valor alcançado por período ("em julho fechamos 340 atendimentos"), e a página mostra a série período a período.

O painel

O Painel consolida a organização ao vivo: contagem de entregas, planos de trabalho ativos, pessoas ativas e equipes; horas orçadas e custo orçado a partir do esforço planejado; distribuição por status de entrega e por estágio de plano; e o top 10 de entregas por hora/custo. Há um filtro por equipe.

Um detalhe de privacidade que vale saber: valores de custo e salário são removidos no servidor para quem tem papel de membro ou assistente. Não é a tela que esconde — o número não sai do servidor.

Situação: o resumo escrito pela IA

A página do plano de trabalho, a da entrega e a do plano de entregas têm um cartão Situação. Clicando em Gerar, a IA compila em texto o que essa pessoa se comprometeu a fazer, o que realizou ao longo dos ciclos, os bloqueios e a tendência — dividido em Progresso, Desafios e Perspectiva.

A situação fica salva. Quando há trabalho novo desde a última compilação, o cartão avisa ("Há atividade mais recente desde que isto foi escrito") e oferece Atualizar. Ela não é recompilada a cada visita, então o custo de IA fica sob controle.

O registro de decisões: o "porquê"

Abaixo do plano de trabalho (e da entrega, e do plano de entregas) existe um bloco para registrar decisões: lições, retrospectivas e desvios explicados, com a causa marcada. Ele fica disponível assim que o plano está pactuado — não há decisão a registrar num rascunho.

Vale o hábito. Esse acervo é o que alimenta a aba Lições dos Relatórios e o que faz o Orion, com o tempo, recomendar de um jeito parecido com o seu. "Decidimos adiar o módulo B porque o cliente mudou a prioridade" é uma frase de dez segundos que evita a mesma discussão daqui a três meses.

Relatórios

A página Relatórios é restrita a administradores, gerentes e assistentes de equipe — ela contém avaliações por pessoa. Traz três abas:

Relatórios

relatórios periódicos do trabalho do time, gerados a partir do trabalho real registrado na plataforma. Abrem em nova aba por um link que expira. Quando há avaliações ou registros feitos no período depois da geração, o relatório mostra "n novos sinais" e pode ser regenerado — a versão anterior é preservada.

Maturidade

a evolução dos sinais medidos entre um relatório e outro — avaliação média em estrelas, ciclos avaliados, decisões registradas, entregas atualizadas, pessoas ativas, progresso médio no fim do período, sinais positivos (%) e sinais de atrito. Aparece quando existem pelo menos dois períodos gerados.

A série só mostra o que é comparável de um período para o outro. "Entregas em risco" e "tarefas automatizáveis" ficaram de fora de propósito: elas só se sabem no valor de hoje, então dois períodos exibiriam o mesmo número e a comparação seria falsa. Você continua vendo as duas dentro de cada relatório, como retrato do momento.

Lições

o acervo de lições, retrospectivas e desvios da organização, com um botão de Gerar insights (IA) que aponta o que se repete a favor, os atritos recorrentes e recomendações — sempre dizendo em quantos registros se baseou.

"Sou o gargalo?"

Pergunte isso ao Orion e ele lista tudo que está parado esperando você, em seis categorias: planos de trabalho para assinar, ciclos para avaliar, recursos (pedidos de revisão), pedidos de edição, planos de entregas para assinar e entregas para encerrar. E resolve ali na conversa o que der para resolver.

17. Ciclos, feedback e recurso

O ciclo é a unidade de conversa sobre desempenho. Ele nasce com a assinatura do plano de trabalho, tem duração derivada da frequência de feedback que vocês escolheram, e percorre sempre a mesma sequência: o participante relata, o gerente responde com estrelas e comentário, o participante pode pedir revisão, e o ciclo consolida.

Os prazos abaixo são os que o sistema realmente aplica. Se você viu 10/30/10 em algum material antigo, aquilo está errado: são 5 / 10 / 5.

Os estados de um ciclo

Não iniciado

o ciclo ainda não começou.

Em andamento

o ciclo está correndo. O participante vai preenchendo "O que foi feito" em cada entrega.

Relatório pendente

o ciclo terminou e o relatório é esperado.

Feedback pendente

o relatório foi enviado (ou o prazo passou sem relatório) e a bola está com o gerente.

Feedback dado

a avaliação foi registrada. Ainda é mutável — corre a janela de 5 dias para pedir revisão ou para o gerente ajustar.

Revisão solicitada

o participante contestou e o gerente precisa responder.

Consolidado

estado final. Imutável.

A linha do tempo, com os prazos reais

Na pior hipótese — ninguém entrega relatório e ninguém avalia —, um ciclo se resolve sozinho em 15 dias após o fim do período, e consolida 5 dias depois disso.

Passo 1 — o relatório do ciclo

O relatório sai do que você escreveu em "O que foi feito" em cada entrega. Não há um formulário separado: o botão Enviar relatório do ciclo compila esses textos e envia para o gerente.

A janela de envio é mais larga do que parece:

Antes do fim

o botão abre no último dia do ciclo. Terminou a semana na sexta e quer mandar já? Pode. Durante o resto do ciclo o botão fica visível, porém desabilitado, dizendo em que data ele abre.

No prazo

os 5 dias após o fim do ciclo.

Depois do prazo

se os 5 dias passaram sem relatório, o ciclo avança para "Feedback pendente" marcado como sem relatório — e você ainda pode enviar, enquanto o gerente não tiver dado o feedback. O envio tardio limpa a marca.

Perder o prazo, portanto, não trava o ciclo e não impede a avaliação. O que acontece é que ele segue em frente com uma marca visível, e o gerente é avisado de que falta o relatório (distinto de "relatório pronto").

Enviado o relatório, ele congela: os campos ficam bloqueados enquanto o ciclo aguarda o feedback.

Passo 2 — o feedback do gerente

Avaliar um ciclo é ato do gerente da equipe (ou de um Admin da organização). Assistentes não avaliam. RH não avalia.

O gerente abre Dar feedback ★, escolhe de 1 a 5 estrelas e escreve o comentário. O participante é notificado.

Se o gerente não agir em 10 dias — contados do envio do relatório, ou do fim do ciclo + 5 dias quando não houve relatório —, o sistema aplica um feedback neutro automático de 3★, com uma justificativa gerada que diz exatamente isso, e notifica as duas partes.

Isso não é autoavaliação: as 3★ são o sistema fechando um ciclo que ficou sem resposta, de forma neutra e declarada — não uma nota que o participante deu a si mesmo.

Também não existe uma etapa separada de autoavaliação na plataforma: quem registra estrelas é sempre quem tem papel de gerente (ou um Admin). Em plano autogerido — aquele em que o gerente é o próprio participante — isso quer dizer que ele avalia o próprio ciclo, e o registro fica com o nome dele.

Organizações dormentes ficam de fora dessa automação. Se ninguém da organização entrou nem fez nada na plataforma nos últimos 30 dias, os ciclos não avançam sozinhos e ninguém recebe e-mail — a automação retoma quando alguém volta.

A escala de estrelas

As descrições completas aparecem na hora de avaliar, para que uma estrela nunca seja só um número. 3 estrelas é "Desempenho Sólido": "Trabalho de qualidade entregue de forma confiável que atendeu aos principais objetivos do período. Uma contribuição consistente e valorizada."

A escala acima é o padrão — a sua organização pode reescrevê-la. Título e descrição das cinco estrelas são editáveis na página Organização, com botão de "Restaurar padrão". Admin edita; RH também — é a única configuração da organização aberta ao papel de RH. Ou seja, os rótulos que você vê na sua tela podem ser os da sua empresa, não estes.

A justificativa obrigatória

Em 5★ e em 1–2★ o comentário é obrigatório: sem ele o sistema recusa a avaliação. Não é burocracia — são os dois extremos em que a nota, sozinha, não ensina nada.

Em 5★

registre o que tornou o trabalho excepcional, para servir de referência ao time. Destaque conquistas específicas em que a produtividade e a qualidade elevaram os resultados no período.

Em 1–2★

com clareza e gentileza, descreva o que não saiu como esperado (produtividade, qualidade ou ambos), o impacto no time e passos concretos para evoluir. O histórico fica registrado para acompanhar a evolução ao longo do tempo.

Passo 3 — pedir revisão

Quem recebe um feedback de 1 ou 2 estrelas tem 5 dias, contados da data da avaliação, para pedir uma revisão pelo botão Pedir revisão — acrescentando o seu ponto de vista sobre aquele período. Passado o prazo, o sistema recusa o pedido e a nota é final; a tela mostra a etiqueta ✓ final.

O gerente responde de um dos dois jeitos:

Aceitar o pedido

o ciclo reabre em "Relatório pendente". O participante revisa "O que foi feito", reenvia, e o gerente avalia de novo.

Recusar

a avaliação é mantida e o ciclo segue para consolidação. O participante é notificado da recusa.

Se o gerente não responder em 5 dias, o pedido caduca e a avaliação original permanece.

O gerente também pode, na mesma janela de 5 dias, ajustar o próprio feedback sem que ninguém tenha pedido — botão Ajustar feedback. Um ajuste reinicia a janela de 5 dias, dando ao participante uma nova chance de se manifestar sobre a nota revista.

Consolidado: o fim da linha

Passados os 5 dias sem revisão nem ajuste, o ciclo vira Consolidado. Esse é o estado terminal: final e imutável. Ninguém reabre, ninguém reavalia, e o plano de trabalho só é finalizado quando todos os seus ciclos chegam aqui.

É por isso que a janela de 5 dias existe e é curta. Com ciclos semanais, o objetivo é que cada volta feche antes que a seguinte termine — feedback que chega meses depois não muda mais nada.

O registro que fica

Cada avaliação congela um registro imutável de desempenho daquele período: quem, em qual equipe, no ciclo número tanto, com o período exato, o compromisso assumido (a promessa de cada entrega), o relatório entregue, o esforço total, as estrelas, a justificativa e se houve pedido de revisão.

Esse registro é independente do plano de trabalho — se o plano for apagado depois, o histórico da pessoa continua de pé. É ele que sustenta os Relatórios, a visão de Maturidade e a memória da organização sobre o trabalho que foi realmente feito.

Ciclos pelo Orion

Como no capítulo anterior, tudo isso acontece na conversa:

• "envia o relatório do ciclo 2 do meu plano de trabalho"
• "quais ciclos estão esperando meu feedback?"
• "dá 4 estrelas pro ciclo 3 da Ana e escreve: entregou o guia antes do prazo e ajudou o time no teste"
• "quero pedir revisão do feedback do ciclo 1"

As permissões valem igual: o Orion só avalia um ciclo se você tiver papel de gerente (ou for Admin), e não aceita 5★ ou 1–2★ sem comentário — ele vai pedir o comentário antes.