A regra em uma frase: contato é de todos, negociação é de quem responde por ela
Dentro do Orion, sua empresa tem uma agenda compartilhada. Todo mundo que entra no painel vê os contatos e as empresas: nome, telefone, e-mail, histórico de conversas comuns. Isso é de propósito — é a agenda da casa.
As negociações funcionam ao contrário. Elas nascem fechadas. Só duas pessoas as enxergam: quem é Admin da empresa e quem está na lista de responsáveis daquela negociação. Ser responsável por uma negociação não abre as outras. Isso vale para tudo o que a negociação carrega: o título, o estágio, o valor, a data prevista de fechamento, quem responde por ela e as anotações feitas dentro dela.
Esse é o padrão de fábrica e ele está ligado em todas as empresas hoje. Ninguém precisou escolher isso; veio assim.
Por que a aba Processos aparece vazia para você
Se você não é Admin e não responde por nenhuma negociação, a aba Processos do CRM mostra: "Nenhum processo aberto. Confirme um lead nas Ações pendentes ou abra um aqui em cima."
Essa frase é o ponto fraco de hoje, e vale ser dito com todas as letras: ela não distingue "a empresa não tem negociação" de "a empresa tem negociações e nenhuma é sua". As duas situações produzem exatamente a mesma tela. Se um colega diz que existe uma proposta em andamento e você abre a aba e não encontra nada, a explicação mais provável não é bug — é que você não está na lista de responsáveis.
O mesmo acontece de forma mais silenciosa nas fichas: abrindo uma empresa ou uma pessoa, o bloco de negociações some inteiro. Não fica cinza, não fica bloqueado, não existe. A ficha parece a de um contato sem nenhum histórico comercial.
Quem consegue ver o funil inteiro — e quem não consegue, mesmo parecendo que deveria
Só quem tem o cargo de Admin da empresa vê todas as negociações. Não há meio-termo: ou você é Admin, ou você vê apenas aquelas em que é responsável.
Duas surpresas comuns, e as duas são reais:
Liderar um time não abre o funil. Um gerente que acompanha o trabalho de toda a equipe abre a aba Processos e vê o mesmo que qualquer outra pessoa — só o que é dele. Não é falha da ferramenta; é a regra atual.
Quem está sem cargo definido na empresa cai automaticamente no grupo que não vê. Cargos como auditoria ou RH também não abrem o funil.
E o outro lado: se você é Admin, você vê a lista cheia e não tem como perceber, pela tela, que seus colegas estão vendo outra coisa. Vale saber disso antes de cobrar alguém por "não ter olhado o pipeline".
Uma limitação honesta: hoje não existe botão, tela nem pedido no painel que abra o funil para o time inteiro. Se a sua empresa prefere o funil aberto a todos, isso não se resolve sozinho — fale com a gente.
A caixa "Previsão deste mês" que desaparece
No topo da aba Processos existe uma caixa com a previsão de fechamento do mês. Duas coisas sobre ela:
O total que você vê é só das negociações que você enxerga. A soma nunca entrega por diferença o que a lista escondeu — não dá para descobrir o valor da empresa subtraindo. Isso é intencional.
Se você não vê nenhuma venda aberta, a caixa não aparece de forma alguma. Ela some, sem nenhuma frase no lugar. Um Admin vê a caixa; você, na mesma tela, não vê nem o espaço onde ela ficava.
Detalhe que muda a conta: só negociações do tipo Venda entram na previsão. Parceria, atendimento e "outro" não somam valor nenhum, mesmo com dinheiro anotado.
O que acontece com o que VOCÊ escreve
Aqui está a parte que mais causa confusão, porque ela afeta quem escreve, não quem lê.
Quando você registra uma atividade — uma nota, um resumo de reunião, uma ligação — numa empresa (ou num contato dela) que tem uma Venda em aberto, essa nota é amarrada àquela venda automaticamente. Ninguém pede, ninguém avisa. E, amarrada, ela passa a seguir a regra da negociação: só os responsáveis e o Admin a enxergam.
A consequência incomoda: se você não é responsável por aquela venda, a sua própria anotação some da sua vista assim que você salva. Não dá erro. Ela some. A leitura natural é "o sistema perdeu o que eu escrevi" — e não é isso.
Duas ressalvas úteis:
Só Venda ancora. Se a empresa tem só uma parceria ou um atendimento em aberto, sua nota fica aberta a todos.
Pelo painel não existe hoje uma caixinha para marcar a nota como "geral". Pedindo ao Orion na conversa, dá: basta dizer que a anotação é geral e ela fica visível para todo mundo da empresa.
E, quando a negociação fecha, as notas novas voltam a nascer abertas — mas as que já foram amarradas continuam restritas, inclusive a nota de ganho ou perda.
Linha do tempo: o que some, e um ponto onde isso ainda não vale
Na aba Atividades, na linha do tempo da empresa e na linha do tempo da negociação, tudo que estiver preso a uma negociação que você não vê é retirado. Reuniões, conversas transcritas e também as notas que o próprio sistema escreve a cada movimento ("valor: …", "previsão: …", troca de estágio, troca de responsável).
A lista simplesmente vem mais curta. Não há reticências, marca de corte nem contador. Na linha do tempo da própria negociação o efeito é mais duro: ela vem vazia, porque ali tudo carrega o vínculo.
Isso vale igualmente na ficha da pessoa: desde 05/09/2026 a linha do tempo de um contato obedece à mesma regra da aba Atividades. Quando alguma linha fica de fora, a tela informa quantas são — você nunca fica sem saber que existe algo restrito ali.
Duas agendas diferentes: o CRM da empresa e o seu quadro Relacionamentos
Existem duas gavetas de contatos e elas não se misturam.
O CRM (Orion › CRM) é a agenda da empresa, compartilhada com todo mundo de lá. O quadro Relacionamentos é o seu, pessoal: nem colegas nem chefia veem o que está lá, e cada pessoa tem o seu, separado.
Quem pertence a uma empresa fica com o CRM travado na agenda da empresa — não há como alternar por ali. A porta para a sua agenda pessoal é a tela Relacionamentos.
O que cai em cada lado: o que o Orion captura sozinho (mensagem de WhatsApp, e-mail, reunião de agenda) vai para a sua gaveta pessoal. O que alguém salva de propósito — por você pedir ao Orion ou pela tela do CRM — vai para a agenda da empresa. Por isso a linha do tempo da empresa pode ser mais pobre que a realidade: as conversas capturadas automaticamente não estão lá.
A mesma pessoa pode ter uma ficha de cada lado, e elas não conversam entre si. Para levar um contato pessoal para a empresa, peça ao Orion na sua conversa direta com ele ("compartilhe este contato com a organização"). Não há botão para isso, e é caminho de ida: não dá para trazer de volta.
Se você apagar sua conta, sua gaveta pessoal vai junto. A agenda da empresa fica — ela é da empresa, não sua. A exceção é quem usa o Orion sozinho: aí as duas saem.
Se você usa o Orion sozinho, sem empresa
Nada disso se aplica a você. O funil é seu e você vê tudo. As duas telas — CRM e Relacionamentos — leem a mesma agenda, com recortes diferentes: no quadro Relacionamentos ficam em destaque os poucos que você marcou para acompanhar.
No dia em que você entrar numa empresa, o CRM passa a mostrar a agenda dela. Seus contatos antigos não somem: eles continuam seus e passam a aparecer no quadro Relacionamentos.
O bom-dia das 07:00 segue a mesma regra — com uma exceção
No resumo da manhã, o bloco de funil mostra apenas as negociações paradas que você pode ver. Se não há nenhuma sua, o bloco encolhe ou desaparece — sem dizer que foi recortado. Ou seja: "não há nada travado no meu bom-dia" não quer dizer "a empresa não tem nada travado".
A exceção, que é o contrário: a lista de retornos combinados e vencidos vai por NOME para todos os destinatários do resumo, inclusive quem não vê negociação nenhuma. Contato é agenda da empresa e não entra na regra do funil. Se um nome não deve circular, ele não deve estar como retorno pendente na agenda corporativa.
Quando você pergunta ao Orion
O Orion não contorna a regra: ele lê o funil com os olhos da pessoa dona daquela conta. Na sua conversa 1:1, esses olhos são os seus.
Um detalhe a favor: se você pedir a lista de negociações abertas, ele é instruído a dizer quantas existem que você não pode ver. É hoje o único lugar do produto que declara isso em voz alta.
E dois pontos em que ele ainda não declara, e que você deve levar em conta: ao pedir a previsão do mês, o número pode vir menor sem nenhuma ressalva; e ao pedir o histórico de um contato, ele conta uma história mais curta com a mesma naturalidade com que contaria a completa. Estamos corrigindo essa assimetria.
Em grupos de WhatsApp e Telegram
Nenhuma informação de funil circula em grupo. Num grupo, o Orion não tem acesso a negociações, valores, previsão nem histórico de contato — para ninguém, nem para o dono da conta. Se alguém pedir, ele responde que aquilo está fora do que ele pode fazer ali. Essa é a garantia que o grupo oferece.
Há uma exceção estreita: num grupo marcado como "Trabalho interno", e apenas quando é o próprio dono da conta que pergunta, o Orion alcança a agenda de contatos e empresas — e aí a etiqueta de funil do contato (lead, cliente, descartado) pode ser dita em voz alta na sala. Vale saber antes de perguntar de um cliente num grupo com gente de fora.
Duas coisas que o participante não percebe e você deve saber:
Em grupo marcado como grupo de trabalho, cada mensagem vira registro de trabalho da empresa, com texto, autor e data — áudio incluído, transcrito. Isso é separado de autorizar o Orion a responder: um grupo pode estar mudo e mesmo assim ser registrado.
Em grupos autorizados de WhatsApp, quem já é contato do CRM ganha uma linha por dia na própria ficha, com um resumo do que tratou. Quem não é contato nunca entra. Em grupos de Telegram isso não acontece.
Quem escreve para a sua linha de atendimento
Uma pessoa de fora que fala com o atendimento da sua empresa não lê nada: nem agenda, nem arquivos, nem CRM, nem plano de trabalho. Mesmo um cliente antigo já cadastrado é cumprimentado pelo nome e só — o Orion não enxerga o status dele no funil, o cargo, as anotações nem as conversas anteriores. Um telefone identifica uma linha, não uma pessoa.
Do material da empresa, ele alcança apenas o que foi publicado item a item como visível para visitantes. Se o Orion diz "não tenho essa informação" e o documento existe, é porque ele não foi publicado.
O que o visitante faz é escrever: quando demonstra intenção comercial clara, ele vira um lead da empresa e a conversa vira uma atividade. Se aquela empresa já tem uma venda aberta, essa atividade pode nascer visível só para os responsáveis e para o Admin.
O trabalhador de IA e o Orion conectado a outro assistente
O trabalhador de IA da sua empresa não tem visão própria. Ele trabalha dentro da conta de quem delegou a tarefa e enxerga o funil exatamente como aquela pessoa enxerga. Se quem delegou é Admin, o trabalhador pode citar num relatório uma negociação que você não encontra na sua tela. Se quem delegou não é Admin, o relatório vem mais curto — e nada no texto avisa isso. Vale conferir de qual conta a tarefa saiu antes de tratar o número como total da empresa.
O mesmo vale quando você liga o Orion a outro assistente (por exemplo, no Claude): ele enxerga o que o dono daquela conexão enxergaria no painel, nem uma negociação a mais, e a empresa vem sempre da própria chave — não há como apontar para outra.
Dois pontos cegos que você deve conhecer
Negociação sem responsável. Como o acesso vem de estar na lista de responsáveis, uma negociação que ficou sem ninguém é invisível para toda a empresa, menos para os Admins. Pior: o aviso "N negociações sem responsável", que existe justamente para alguém pegar a bola, também não aparece para quem não é Admin. Se nenhum Admin olhar, ela fica parada sem ninguém que possa notá-la.
Nem todo número do topo do CRM segue a regra. As pílulas de lead/cliente, o chip de acompanhamentos pendentes e os contadores de atividade dos últimos 7 e 30 dias contam a empresa inteira, para todo mundo. Só as negociações respeitam o fechamento. Então você pode ver um contador maior do que a lista que consegue abrir — e, ao perguntar ao Orion pelos acompanhamentos pendentes, receber o resumo escrito de um follow-up preso a uma negociação que a sua tela esconde. É uma inconsistência conhecida, não um vazamento intencional, e está na fila para ser fechada.
E, ao tentar abrir uma Venda ou Parceria para uma empresa que já tem uma em aberto e escondida de você, o sistema recusa dizendo que ela "está na lista abaixo". Ela não está — a lista é filtrada. Não perca tempo procurando: peça a um Admin.
Consulta rápida
| Quem | Vê | Não vê |
|---|---|---|
| Admin da empresa | Todas as negociações da empresa, com valor, estágio, previsão, responsável e toda a linha do tempo. O aviso de negociações sem responsável. | A agenda pessoal (quadro Relacionamentos) dos colegas. E não tem como saber, pela tela, o que os colegas deixam de ver. |
| Quem é responsável por uma negociação | Exatamente as negociações em que é responsável, com tudo o que elas carregam, e a previsão somada só sobre elas. | As negociações dos colegas — nem o título, nem o valor, nem que existem. Ser responsável por uma não abre as outras. |
| Colega da empresa sem negociação sua (inclusive gerente de time) | Todos os contatos e empresas, e todo histórico que não esteja preso a uma negociação. Os retornos vencidos, por nome, no bom-dia. | Nenhuma negociação, nenhum valor, nenhuma previsão — nem o aviso de negociação sem responsável. Liderar um time não abre o funil. |
| Você, usando o Orion sozinho, sem empresa | Tudo do próprio funil e da própria agenda. Nada é escondido de você. | Nada — a regra de funil fechado não se aplica ao uso pessoal. |
| Quem escreve para a linha de atendimento (visitante) | Só o material que a empresa publicou como visível para visitantes, e as próprias reservas de horário. | CRM, funil, arquivos internos, plano de trabalho, histórico dele mesmo. Mas ele pode virar lead da empresa. |
| Participante de grupo de WhatsApp ou Telegram | Nada de funil — em grupo o Orion não alcança negociações, valores nem histórico de contato. | Mas ele é registrado: em grupo marcado como de trabalho, cada mensagem (áudio incluído) vira registro da empresa. |
Última atualização: 05/09/2026.