O CRM: contatos, empresas e negociações

De quem é o CRM

Se você pertence a uma organização, o CRM que você abre é o da organização, sempre. Ele é compartilhado com todo mundo de lá — é o registro de relacionamentos corporativos da empresa: vendas, parcerias e contatos institucionais. Não existe chave para voltar ao CRM pessoal por esta tela.

Se você é solo, sem organização, o CRM é seu e privado. Ele continua existindo quando você entra numa organização; o que muda é que a tela do CRM passa a mostrar o da organização.

E existe uma segunda tela, que é outra coisa: o quadro de Relacionamentos. Ele é pessoal e privado, vinculado a você e não compartilhado com a organização. Ali você escolhe as poucas pessoas de quem quer ficar próximo, define de quantos em quantos dias falar com cada uma, por que ela importa e sobre o que ela gosta de conversar. O CRM é o registro completo; Relacionamentos é a lista curta que você acompanha de perto. "Parar de acompanhar" tira a pessoa do quadro e a mantém no CRM; a lixeira apaga em todos os lugares.

Quatro abas, e uma caixa em cima

A tela tem quatro abas — Contatos, Empresas, Processos e Atividades — e, acima delas, uma caixa de Ações pendentes com o que está esperando uma decisão sua.

Abaixo da caixa ficam os indicadores: quantos leads, ativos, encerrados e internos você tem, e os sinais que existirem naquele momento (acompanhamentos pendentes, negociações paradas, leads sem contato, negociações sem responsável). Clicar num sinal filtra a lista.

Duas coisas sobre esses números, porque nenhuma delas é óbvia. A primeira: eles contam só quem é a própria unidade comercial — pessoa sem empresa, ou única pessoa da empresa dela. A partir do segundo contato de uma mesma empresa, as pessoas saem da contagem, e a tela declara quantas saíram e por quê: nesse caso a unidade é a empresa, e ela está na aba Empresas. A segunda: a prospecção fria não aparece na lista de contatos. Lead que veio da prospecção e ainda não respondeu fica fora da aba Contatos até responder — sem isso, uma importação de mil nomes soterraria os seus contatos de verdade.

A pessoa não tem funil

Este é o corte que explica quase tudo o que parece estranho no começo. São três vocabulários diferentes, e eles não se misturam:

Repare no que a pessoa não tem: Prospect, Piloto e Usando grátis são estados da empresa, não de gente. Isso foi arrumado de propósito em 07/08/2026 — antes, o estágio de venda ficava na pessoa, e o resultado era que todo funcionário de uma empresa cliente aparecia dentro do funil.

Quando o contato pertence a uma empresa com dois ou mais contatos, o campo de relação dele fica somente leitura e mostra o da empresa, com o aviso de que a relação é dela. Para mudar, você edita a empresa. Numa pessoa que é a própria unidade, o campo é editável e traz o lembrete de que o estágio da negociação fica na aba Processos.

Papel na decisão. Tirar o funil da pessoa deixaria todo mundo da empresa igual, e as pessoas de uma empresa não são iguais: uma assina, outra pesa na escolha, outra só usa. Esse é um campo próprio — 🖋 Decisor, ◐ Influenciador, · Usuário —, diferente do cargo: "Gerente de Obras" não diz se a pessoa assina o contrato. Na lista de contatos da empresa, os decisores sobem para o topo.

Processos: onde a negociação mora

Um processo é um fluxo em andamento com estágios próprios. Quando o contato tem empresa, o processo pertence à empresa, e a pessoa entra como contato principal — várias pessoas da mesma empresa, uma negociação só. São quatro tipos:

Cada processo aberto mostra há quantos dias está parado no mesmo estágio, e o número ganha destaque a partir do sétimo dia. Marcar Ganho transforma o contato e a empresa em clientes; marcar Perdido só encerra aquele processo — ninguém é desqualificado por isso.

Responsáveis. Um processo tem uma ou mais pessoas responsáveis, com uma marcada como principal (★). Responsável é gente de dentro: só entra usuário ativo da mesma organização, e um AI worker nunca pode ser apontado. O processo pertence à empresa; o responsável é quem carrega a bola. Negociação sem ninguém apontado vira um alerta próprio nos indicadores.

Entrega vinculada. Um processo pode apontar para uma entrega do Y Managers e criar tarefas nela direto dali — é a ponte entre o que você está vendendo e o trabalho que vai executar.

Ações pendentes: a caixa que não deixa a bola cair

Quando o Orion percebe um lead — alguém respondeu querendo saber mais, pediu preço, apareceu um interessado —, ele não se contenta em te avisar por mensagem. Ele registra empresa, contato e o que aconteceu, e cria uma linha na caixa de Ações pendentes, no topo do CRM: o que houve, de onde veio, e uma sugestão concreta do próximo passo. Isso existe porque um aviso por mensagem morre na mensagem — e foi exatamente o que aconteceu antes de a caixa existir.

Cada linha espera uma decisão sua, entre quatro:

• Confirmar lead — e isso abre uma Venda automaticamente.
• Virar tarefa — cria uma tarefa na sua lista, com vencimento no dia seguinte. Depois de usada, o botão vira um link para a tarefa, e o item continua na caixa.
• Passar para alguém — escolhe um membro da organização. Não aparece no CRM pessoal, onde não há a quem passar.
• Desqualificar — marca o contato e a empresa ligada a ele como desqualificados. As outras pessoas daquela empresa ficam como estavam.

O que entra sozinho — e onde

Aqui vale entender uma divisão que o produto leva a sério: o que é capturado sozinho vai para o seu quadro pessoal; o que vai para o CRM da organização é o que alguém salvou de propósito.

Na prática, sobre a captura automática:

• Mensagem de desconhecido não vira nada. Quem escreve para você sem estar no seu quadro não cria contato e não deixa rastro. Só o que você envia cria contato automaticamente.
• Uma linha por pessoa por dia, por sentido. Para quem você não marcou para acompanhar de perto, fica só o registro de que houve contato — sem conteúdo. Para os acompanhados de perto, ficam os primeiros 280 caracteres do texto da mensagem, nos dois sentidos.
• Uma reunião na sua agenda com alguém que ainda não está no quadro cria o contato — reunião é sinal forte. Vale para quem conectou o Google, e convites com muita gente ficam de fora.
• E-mail com o Orion em cópia. Vai mandar um e-mail por fora do Orion? Ponha o endereço dele em CC ou CCO e a mensagem entra sozinha como atividade de saída em cada destinatário real. Ele só aceita se o e-mail vier comprovadamente da sua conta: remetente forjado é tratado como e-mail comum de entrada.
• No CRM da organização o registro automático é só-casamento: uma mensagem que o Orion envia só aparece na linha do tempo da organização se o destinatário já for contato de lá. Ele nunca cria contato de organização sozinho.

Para pôr alguém no CRM da organização, portanto, o caminho é deliberado: você cadastra na tela, importa uma planilha, ou pede ao Orion.

O que o sistema muda sozinho — e como você fica sabendo

Uma vez por dia, de madrugada, lead sem nenhum contato há 60 dias é encerrado automaticamente. Duas coisas que a frase esconde e que valem mais que ela:

Lead que nunca teve nenhuma atividade registrada é encerrado na primeira varredura, por mais novo que seja o cadastro. A conta olha a última atividade, não a data em que a pessoa entrou. Se você importou uma lista hoje e não registrou nada em cima dela, ela pode aparecer encerrada amanhã.

Quem está sendo trabalhado nunca é encerrado. Sequência de prospecção em andamento conta como contato — a sequência é o toque.

E nada disso acontece em silêncio. Fica um aviso no topo do CRM dizendo quantos foram encerrados e por quê, com um botão Desfazer em cada um (os oito primeiros; o resto aparece como "e mais N"), e uma nota na linha do tempo de cada pessoa. O aviso só some quando você clica em Entendi.

O destino desse encerramento é sempre Encerrado, nunca Desqualificado — e a diferença é proposital: encerrado é "tentamos e não deu"; desqualificado é um julgamento seu de que aquela pessoa não serve. A máquina não emite julgamento.

Duplicados

Quando você cadastra alguém que já existe com aquele e-mail ou telefone, a tela avisa antes de gravar e te dá as duas saídas: atualizar o contato existente ou criar mesmo assim.

Além disso há a tela Duplicados, que agrupa os prováveis repetidos em três faixas — Alta certeza (mesmo e-mail e telefone em comum), Possível e Mesmo nome. Dá para mesclar um grupo por vez, e há um botão que mescla de uma vez só os de alta certeza. Ao mesclar, o histórico é mantido.

Você também pode marcar um grupo como Não é duplicado, e a sugestão para de aparecer. Saiba de uma coisa antes de clicar: isso não tem botão de volta. A decisão é gravada e não existe, hoje, como desfazê-la pela tela.

Dois sinais de esfriamento que não se misturam

O CRM separa duas coisas que quase todo mundo junta, e juntá-las é o que faz um painel de vendas mentir:

🕒 Negociação parada — um processo aberto em que nada aconteceu nos últimos 30 dias: nenhuma mensagem, reunião ou nota. O estágio não importa; uma negociação que continua andando não entra aqui. Isto é negócio esfriando.

💤 Lead sem contato — alguém que não tem negociação aberta e com quem ninguém falou nos últimos 30 dias (na maioria dos casos, nunca). Isto é fila de prospecção parada, não negócio perdido. Quem está com prospecção em andamento fica fora, e a tela declara quantos ficaram.

Há ainda o ⚠️ negociação sem responsável: negócio aberto que ninguém está carregando.

Pelo Orion, sem abrir a tela

Pedindo em linguagem normal, ele: acha uma pessoa pelo nome, telefone ou e-mail; registra uma atividade na linha do tempo dela; lê o que já aconteceu ("em que pé está com o Ricardo?"); cria ou atualiza um contato; marca a data do próximo contato com uma nota do que falar e uma cadência de repetição; lista quem vence hoje; registra de uma vez só vários toques de uma conversa inteira; e resume o seu pipeline.

Os números do resumo são calculados pelo sistema, não pelo modelo — ele narra o que o banco devolveu, e não inventa cifra.

Sobre a data do próximo contato, uma regra que evita frustração: depois que você aprova e a mensagem sai, a data anda sozinha — com cadência, pula para daqui a N dias; sem cadência, some. Mas isso só vale se a data já tinha chegado. Mensagem enviada antes do dia marcado não mexe no lembrete.

Limites honestos

• O Orion não mexe no funil. Abrir, mover de estágio e fechar um processo são atos seus, na tela. Ele lê o quadro e comenta; quem move é você. A única exceção é o Confirmar lead, que abre uma Venda.
• Ele não enxerga o papel na decisão. Decisor, influenciador e usuário não estão entre os campos que chegam até ele, então "quem decide na Acme?" não é uma pergunta que ele responda a partir do CRM. Na tela, está lá.
• Ele não etiqueta ninguém. As etiquetas de segmento são gravadas pela importação e pelas telas de prospecção, não pela conversa.
• Registrar atividade citando um nome que não existe grava assim mesmo, sem dono. A atividade entra na aba Atividades e conta nos números, mas não aparece na linha do tempo de ninguém. Confira o nome, ou peça para ele achar o contato primeiro.
• No registro manual você escolhe entre quatro tipos — nota, ligação, e-mail e reunião. WhatsApp, voz e LinkedIn entram pelo registro automático ou pedindo ao Orion.
• O CRM da organização não é apagado quando você apaga o seu agente. O que sai é o seu CRM pessoal. O registro corporativo pertence à organização, e é dela enquanto ela existir.