O CRM: contatos, empresas e negociações

De quem é o CRM

Se você pertence a uma organização, o CRM que você abre é o da organização, sempre. Ele é compartilhado com todo mundo de lá — é o registro de relacionamentos corporativos da empresa: vendas, parcerias e contatos institucionais. Não existe chave para voltar ao CRM pessoal por esta tela.

Se você é solo, sem organização, o CRM é seu e privado. Ele continua existindo quando você entra numa organização; o que muda é que a tela do CRM passa a mostrar o da organização.

E existe uma segunda tela, que é outra coisa: o quadro de Relacionamentos. Ele é pessoal e privado, vinculado a você e não compartilhado com a organização. Ali você escolhe as poucas pessoas de quem quer ficar próximo, define de quantos em quantos dias falar com cada uma, por que ela importa e sobre o que ela gosta de conversar. O CRM é o registro completo; Relacionamentos é a lista curta que você acompanha de perto. "Parar de acompanhar" tira a pessoa do quadro e a mantém no CRM; a lixeira apaga em todos os lugares.

Quatro abas, e uma caixa em cima

A tela tem quatro abas — Contatos, Empresas, Processos e Atividades — e, acima delas, uma caixa de Ações pendentes com o que está esperando uma decisão sua.

Abaixo da caixa ficam os indicadores: quantos leads, ativos, encerrados e internos você tem, e os sinais que existirem naquele momento (acompanhamentos pendentes, negociações paradas, leads sem contato, negociações sem responsável). Clicar num sinal filtra a lista.

Duas coisas sobre esses números, porque nenhuma delas é óbvia. A primeira: eles contam só quem é a própria unidade comercial — pessoa sem empresa, ou única pessoa da empresa dela. A partir do segundo contato de uma mesma empresa, as pessoas saem da contagem, e a tela declara quantas saíram e por quê: nesse caso a unidade é a empresa, e ela está na aba Empresas. A segunda: a prospecção fria não aparece na lista de contatos. Lead que veio da prospecção e ainda não respondeu fica fora da aba Contatos até responder — sem isso, uma importação de mil nomes soterraria os seus contatos de verdade.

A pessoa não tem funil

Este é o corte que explica quase tudo o que parece estranho no começo. São três vocabulários diferentes, e eles não se misturam:

Repare no que a pessoa não tem: Prospect, Piloto e Usando grátis são estados da empresa, não de gente. Isso foi arrumado de propósito em 07/08/2026 — antes, o estágio de venda ficava na pessoa, e o resultado era que todo funcionário de uma empresa cliente aparecia dentro do funil.

Quando o contato pertence a uma empresa com dois ou mais contatos, o campo de relação dele fica somente leitura e mostra o da empresa, com o aviso de que a relação é dela. Para mudar, você edita a empresa. Numa pessoa que é a própria unidade, o campo é editável e traz o lembrete de que o estágio da negociação fica na aba Processos.

Papel na decisão. Tirar o funil da pessoa deixaria todo mundo da empresa igual, e as pessoas de uma empresa não são iguais: uma assina, outra pesa na escolha, outra só usa. Esse é um campo próprio — 🖋 Decisor, ◐ Influenciador, · Usuário —, diferente do cargo: "Gerente de Obras" não diz se a pessoa assina o contrato. Na lista de contatos da empresa, os decisores sobem para o topo.

Processos: onde a negociação mora

Um processo é um fluxo em andamento com estágios próprios. Quando o contato tem empresa, o processo pertence à empresa, e a pessoa entra como contato principal — várias pessoas da mesma empresa, uma negociação só.

Quem vê um processo. Contatos e empresas são a agenda corporativa — abertos a toda a organização. A negociação não: estágio, valor, previsão e as atividades dela são visíveis apenas para os Admins e para os responsáveis daquele processo. Quem está fora não vê o processo em lista nenhuma — nem os rastros dele: as anotações que o sistema gera a cada ação da negociação (responsável, valor, previsão, estágio) somem também da linha do tempo da empresa e do contato para quem não participa. Enquanto uma empresa tem negociação aberta, as atividades novas dela entram vinculadas à negociação por padrão — inclusive as que chegam sozinhas, por e-mail ou mensagem registrada. Quem registra pode marcar a nota como geral para deixá-la aberta ao time: abrir é o ato deliberado. Quando a negociação fecha, as atividades novas voltam a ser abertas. As demais atividades da empresa — reuniões, ligações, anotações comuns — continuam abertas. E os totais que chegam a essa pessoa dizem quantas negociações ficaram fora da visão dela — o número informa sem revelar. Um Admin pode abrir o funil inteiro para a organização, se essa for a cultura da casa; o padrão é fechado.

São quatro tipos:

Cada processo aberto mostra um sinal de ritmo: Parado (vermelho) quando não há compromisso marcado e não houve atividade real há 14 dias ou mais; compromisso em DD/MM quando há um follow-up ou retorno combinado no futuro; ou simplesmente há quantos dias foi a última atividade. Dias no estágio continuam visíveis, em cinza — informam, não alarmam. Ajustes de campo (valor, previsão) e stubs de agenda não contam como atividade. A tela, o bom-dia e o relatório mensal leem esse mesmo sinal. Marcar Ganho transforma o contato e a empresa em clientes; marcar Perdido só encerra aquele processo — ninguém é desqualificado por isso.

Responsáveis. Um processo tem uma ou mais pessoas responsáveis, com uma marcada como principal (★). Responsável é gente de dentro: só entra usuário ativo da mesma organização, e um AI worker nunca pode ser apontado. O processo pertence à empresa; o responsável é quem carrega a bola. Negociação sem ninguém apontado vira um alerta próprio nos indicadores.

Entrega vinculada. Um processo pode apontar para uma entrega do Y Managers e criar tarefas nela direto dali — é a ponte entre o que você está vendendo e o trabalho que vai executar.

Painel do negócio. No topo de cada negociação aberta há um painel com seis faixas, todas calculadas sobre o que está gravado: próximo compromisso, de quem é a bola (na agenda · comigo · com eles · caída), ritmo, dinheiro e prazos (valor, fechamento previsto e, quando a empresa tem conta no sistema, o período da conta dela — os dois relógios lado a lado, com aviso quando ficam a 7 dias ou menos um do outro: um é contrato, outro é teste), mapa de decisão (as pessoas da empresa com papel, cargo e histórico contado) e único próximo passo. Cópias da mesma reunião aparecem uma vez, com os participantes; ecos de campo ficam de fora.

Reuniões que ainda vão acontecer. As reuniões da sua agenda com gente da negociação aparecem nela como próximo compromisso, sem você digitar nada. Só entram quando pelo menos um convidado já é contato da organização, nunca criam gente nova e somem sozinhas quando o evento é cancelado ou remarcado para fora da janela. Uma promessa que você anotou para antes da reunião ganha dela: o painel mostra sempre o compromisso mais próximo.

Composição do negócio. O valor da negociação é o seu teto. Abaixo dele, a composição diz o que está sendo vendido: assentos por tipo de assinatura, na quantidade esperada e ao preço que você praticar (o de tabela vem preenchido, e você muda quando dá um valor diferenciado), mais extras como consultoria ou white label. Dela saem dois números que nunca se somam: o recorrente por mês e o valor único. Assinatura anual entra no recorrente pelo duodécimo. Quando a empresa tem conta no sistema, um toque preenche a quantidade de assentos com as pessoas ativas dela hoje. Se a composição passar do teto, a tela avisa.

Previsão com os três números. A previsão do funil mostra o total da janela, quanto dele é recorrente por mês e quanto é valor único, e diz quantas negociações têm valor mas ainda não têm composição — dessas não dá para saber a recorrência.

Notas da negociação. Um campo de texto livre na negociação para a minuta de contrato, extras (consultoria, white label), condições em discussão. Salva ao sair do campo e o Orion lê quando fala desse negócio.

Previsão com baldes. A previsão do funil escolhe a janela (este mês, 30, 90 dias, até o fim do ano) e declara o que ficou fora: negociações com data fora da janela e negociações com fechamento previsto no passado — estas pedem uma data ou um estágio novo. Nada disso entra no total; o total é a janela.

Ações pendentes: a caixa que não deixa a bola cair

Quando o Orion percebe um lead — alguém respondeu querendo saber mais, pediu preço, apareceu um interessado —, ele não se contenta em te avisar por mensagem. Ele registra empresa, contato e o que aconteceu, e cria uma linha na caixa de Ações pendentes, no topo do CRM: o que houve, de onde veio, e uma sugestão concreta do próximo passo. Isso existe porque um aviso por mensagem morre na mensagem — e foi exatamente o que aconteceu antes de a caixa existir.

Cada linha espera uma decisão sua, entre quatro:

• Confirmar lead — e isso abre uma Venda automaticamente.
• Virar tarefa — cria uma tarefa na sua lista, com vencimento no dia seguinte. Depois de usada, o botão vira um link para a tarefa, e o item continua na caixa.
• Passar para alguém — escolhe um membro da organização. Não aparece no CRM pessoal, onde não há a quem passar.
• Desqualificar — marca o contato e a empresa ligada a ele como desqualificados. As outras pessoas daquela empresa ficam como estavam. E o assunto fica encerrado: se essa mesma pessoa voltar a escrever depois, a mensagem continua sendo gravada no histórico dela, mas nenhuma linha nova aparece aqui — o Orion não te pergunta duas vezes sobre quem você já descartou. Para voltar a tratá-la como lead, mude o status dela na aba Contatos.

O que entra sozinho — e onde

Aqui vale entender uma divisão que o produto leva a sério: o que é capturado sozinho vai para o seu quadro pessoal; o que vai para o CRM da organização é o que alguém salvou de propósito.

Na prática, sobre a captura automática:

• Mensagem de desconhecido não vira nada. Quem escreve para você sem estar no seu quadro não cria contato e não deixa rastro. Só o que você envia cria contato automaticamente.
• Uma linha por pessoa por dia, por sentido. Para quem você não marcou para acompanhar de perto, fica só o registro de que houve contato — sem conteúdo. Para os acompanhados de perto, ficam os primeiros 280 caracteres do texto da mensagem, nos dois sentidos.
• Uma reunião na sua agenda com alguém que ainda não está no quadro cria o contato — reunião é sinal forte. Vale para quem conectou o Google, e convites com muita gente ficam de fora.
• E-mail com o Orion em cópia. Vai mandar um e-mail por fora do Orion? Ponha o endereço dele em CC ou CCO e a mensagem entra sozinha como atividade de saída em cada destinatário real. Ele só aceita se o e-mail vier comprovadamente da sua conta: remetente forjado é tratado como e-mail comum de entrada.
• No CRM da organização o registro automático é só-casamento: uma mensagem que o Orion envia só aparece na linha do tempo da organização se o destinatário já for contato de lá. Ele nunca cria contato de organização sozinho.

Para pôr alguém no CRM da organização, portanto, o caminho é deliberado: você cadastra na tela, importa uma planilha, ou pede ao Orion.

Notas de reunião de qualquer app. Além do Gemini do Google Meet, entram notas e resumos de Zoom, Fireflies, Otter, tl;dv, Read.ai, Fathom, Fellow e Teams, e qualquer resumo que você encaminhe do seu e-mail. O que decide não é quem mandou, e sim se as notas casam com uma reunião real da sua agenda: o link da reunião igual ao do evento, ou o início a 15 minutos ou menos e ao menos um participante das notas entre os convidados. Título e dia iguais bastam só quando o e-mail vem do próprio app ou de você. Duas reuniões no mesmo horário sem participante que desempate são recusadas, e blocos pessoais sem convidados (Foco, Almoço) não concorrem. Você não conta como participante em comum: você está em todas as suas reuniões. Título igual em dia diferente não casa, e notas de reunião que ainda não aconteceu são recusadas. Notas que chegam mais de 2 dias depois da reunião são recusadas. Só o que vem no corpo do e-mail entra; links de transcrição que exigem login não são seguidos. Toda recusa fica contada com o motivo.

Reunião da agenda: para onde vai. A reunião entra no CRM da organização quando pelo menos um convidado externo casa com um contato da organização ou com o domínio do site de uma empresa cadastrada — e aí é gravada com o título real, para quem casou, e ancorada na negociação da empresa quando ela é única. Caso contrário fica em Relacionamentos (pessoal). Se casa com os dois, não é gravada em nenhum: fica um recibo, e cabe a você mover a pessoa para um só lugar. Convidado desconhecido nunca é criado no CRM da organização. Contas Google compartilhadas por mais de um usuário são lidas uma vez só.

Um contato só existe em um lugar. CRM da organização ou Relacionamentos, nunca os dois. O cadastro é recusado quando a pessoa já está no outro, e diz onde ela está; mover é gesto seu.

Prospecção vedada. Gente de empresa que já é cliente, está em piloto, usa de graça ou é a própria casa nunca recebe abordagem fria — nem por e-mail de SDR, nem por LinkedIn, nem por import. A proteção é pela empresa, não pelo status da pessoa.

O que o sistema muda sozinho — e como você fica sabendo

Uma vez por dia, de madrugada, lead sem nenhum contato há 60 dias é encerrado automaticamente. Duas coisas que a frase esconde e que valem mais que ela:

Lead que nunca teve nenhuma atividade registrada é encerrado na primeira varredura, por mais novo que seja o cadastro. A conta olha a última atividade, não a data em que a pessoa entrou. Se você importou uma lista hoje e não registrou nada em cima dela, ela pode aparecer encerrada amanhã.

Quem está sendo trabalhado nunca é encerrado. Sequência de prospecção em andamento conta como contato — a sequência é o toque.

E nada disso acontece em silêncio. Fica um aviso no topo do CRM dizendo quantos foram encerrados e por quê, com um botão Desfazer em cada um (os oito primeiros; o resto aparece como "e mais N"), e uma nota na linha do tempo de cada pessoa. O aviso só some quando você clica em Entendi.

O destino desse encerramento é sempre Encerrado, nunca Desqualificado — e a diferença é proposital: encerrado é "tentamos e não deu"; desqualificado é um julgamento seu de que aquela pessoa não serve. A máquina não emite julgamento.

Duplicados

Quando você cadastra alguém que já existe com aquele e-mail ou telefone, a tela avisa antes de gravar e te dá as duas saídas: atualizar o contato existente ou criar mesmo assim.

Além disso há a tela Duplicados, que agrupa os prováveis repetidos em três faixas — Alta certeza (mesmo e-mail e telefone em comum), Possível e Mesmo nome. Dá para mesclar um grupo por vez, e há um botão que mescla de uma vez só os de alta certeza. Ao mesclar, o histórico é mantido.

Você também pode marcar um grupo como Não é duplicado, e a sugestão para de aparecer. Saiba de uma coisa antes de clicar: isso não tem botão de volta. A decisão é gravada e não existe, hoje, como desfazê-la pela tela.

Dois sinais de esfriamento que não se misturam

O CRM separa duas coisas que quase todo mundo junta, e juntá-las é o que faz um painel de vendas mentir:

🕒 Negociação parada — um processo aberto sem compromisso marcado e sem atividade real há 14 dias ou mais: nenhuma mensagem, reunião ou nota (ajuste de campo não conta). O estágio não importa; uma negociação com reunião marcada está viva mesmo parada no estágio. É o mesmo sinal da tela, do bom-dia e do relatório — uma definição só. Isto é negócio esfriando.

💤 Lead sem contato — alguém que não tem negociação aberta e com quem ninguém falou nos últimos 30 dias (na maioria dos casos, nunca). Isto é fila de prospecção parada, não negócio perdido. Quem está com prospecção em andamento fica fora, e a tela declara quantos ficaram.

Há ainda o ⚠️ negociação sem responsável: negócio aberto que ninguém está carregando.

Pelo Orion, sem abrir a tela

Pedindo em linguagem normal, ele: acha uma pessoa pelo nome, telefone ou e-mail; registra uma atividade na linha do tempo dela; lê o que já aconteceu ("em que pé está com o Ricardo?"); cria ou atualiza um contato; marca a data do próximo contato com uma nota do que falar e uma cadência de repetição; lista quem vence hoje; registra de uma vez só vários toques de uma conversa inteira; e resume o seu pipeline.

As duas gavetas, e quem abre cada uma. Quando você pergunta ao Orion na sua conversa direta, ele procura no CRM da organização e no seu quadro pessoal, e diz de qual veio cada pessoa — "esse é seu", "esse é da empresa". Em grupo, num run de worker de IA ou no atendimento a um visitante, ele enxerga apenas o CRM da organização. Contato pessoal é seu e do seu Orion, e de mais ninguém.

Passar um contato pessoal para a empresa é um pedido seu, em uma frase: "passa o Ricardo para o CRM da empresa". O contato vai junto com o histórico dele, e o caminho é de mão única — não existe ferramenta para trazer de volta, porque tirar da empresa um contato que passou a ser dela não é uma decisão que uma conversa deva tomar.

Os números do resumo são calculados pelo sistema, não pelo modelo — ele narra o que o banco devolveu, e não inventa cifra.

Sobre a data do próximo contato, uma regra que evita frustração: depois que você aprova e a mensagem sai, a data anda sozinha — com cadência, pula para daqui a N dias; sem cadência, some. Mas isso só vale se a data já tinha chegado. Mensagem enviada antes do dia marcado não mexe no lembrete.

Limites honestos

• O Orion não mexe no funil. Abrir, mover de estágio e fechar um processo são atos seus, na tela. Ele lê o quadro e comenta; quem move é você. A única exceção é o Confirmar lead, que abre uma Venda.
• Ele não enxerga o papel na decisão. Decisor, influenciador e usuário não estão entre os campos que chegam até ele, então "quem decide na Acme?" não é uma pergunta que ele responda a partir do CRM. Na tela, está lá.
• Ele não etiqueta ninguém. As etiquetas de segmento são gravadas pela importação e pelas telas de prospecção, não pela conversa.
• Registrar atividade citando um nome que não existe grava assim mesmo, sem dono. A atividade entra na aba Atividades e conta nos números, mas não aparece na linha do tempo de ninguém. Confira o nome, ou peça para ele achar o contato primeiro.
• No registro manual você escolhe entre quatro tipos — nota, ligação, e-mail e reunião. WhatsApp, voz e LinkedIn entram pelo registro automático ou pedindo ao Orion.
• O CRM da organização não é apagado quando você apaga o seu agente. O que sai é o seu CRM pessoal. O registro corporativo pertence à organização, e é dela enquanto ela existir.