Os seus clientes: atendimento, agenda e prospecção

Atendimento ao público

O Orion pode atender seus clientes no WhatsApp com um papel que você define. Duas condições, antes de qualquer coisa:

Exige um número dedicado. No seu número pessoal o papel público fica bloqueado, na tela e no servidor — ligá-lo ali faria o Orion responder aos seus contatos pessoais. Ou o número principal do Orion é dedicado a ele, ou você conecta um número adicional.

Você escreve o papel. Em Orion → Papel público: o Papel (o que ele representa para quem chega), o Tom, o Fluxo da conversa (os passos, em ordem — dá para começar de um modelo do papel escolhido e editar) e os Limites ("nunca compartilhar preços ou detalhes internos", "nunca prometer prazos").

O que acontece do outro lado:

Ele fica cercado. No atendimento, o Orion não usa nenhuma das suas ferramentas internas. Ele conversa, registra e escala — nada mais.

Você fica sabendo. O Orion resume para você o que o visitante quis — o atendimento não corre às escuras.

Ele responde com o que você publicou. Documentos do Conhecimento marcados como visíveis para visitantes (preços, serviços, políticas, como contratar) alimentam as respostas. O que não estiver ali continua sob os limites que você escreveu: ele não inventa, ele escala.

Ele alimenta o CRM. Contatos e interações nascem do atendimento, com o resumo do que foi tratado — uma interação por conversa, não uma por mensagem.

Ele pode agendar, quando a sua organização tem profissionais e horários configurados: os horários vêm do servidor, nunca da imaginação do modelo.

Números adicionais. Desde 05/08/2026, um número extra entra apenas pela API oficial da Meta, e apenas na função de atendimento — a antiga opção de número de prospecção de vendas foi retirada. O caminho é um login rápido no Facebook do seu negócio, direto na tela de Conexão, e a conta de WhatsApp criada fica no seu nome. O que você precisa saber antes:

A liberação não é imediata. O WhatsApp analisa a conta antes. Costuma levar horas e pode chegar a 24h; nesse período o número aparece como "Em análise" e não envia nem recebe.
O número não pode estar em uso no WhatsApp hoje, e você recebe um código para provar que ele é seu (em linha fixa ou número virtual, peça o código por chamada — SMS não chega).
É preciso cadastrar uma forma de pagamento na conta de WhatsApp do seu negócio; sem ela o WhatsApp bloqueia os envios.
O número vira linha comercial: deixa de funcionar no aplicativo comum do WhatsApp no celular.
Regras do WhatsApp, não nossas: respostas livres valem por até 24h após a última mensagem do cliente; fora dessa janela só saem modelos pré-aprovados. E conversas iniciadas pela empresa começam com um limite diário baixo, que sobe conforme o número entrega com qualidade.

Agenda Compartilhada — agendamento para os seus clientes

Uma recepção por WhatsApp que oferece horários reais, marca, registra e lembra — sem você no meio. É o que atende clínicas, consultórios e qualquer negócio que viva de hora marcada.

O que ela faz

Um cliente escreve no seu número de atendimento e conversa com o Orion como conversaria com uma recepcionista: pergunta quem atende no sábado, escolhe um horário, informa nome e telefone, e sai com a consulta marcada. Por trás dessa conversa, o sistema faz o trabalho técnico sozinho:

Oferece só horários reais. A disponibilidade vem do cadastro de cada profissional e da agenda dele no Google — horário ocupado some da oferta. O Orion é proibido de inventar horário: quem calcula é o sistema, não o modelo de linguagem.
Marca de verdade. Cada agendamento vira, de uma vez: uma linha na planilha de controle, um evento no calendário compartilhado (e um convite por e-mail ao cliente, se ele informar o e-mail — com os lembretes do próprio Google), e um registro no sistema. Sessão Online ainda ganha, na hora, um link de videochamada do Google criado dentro do próprio evento: quem informou e-mail recebe esse link junto do convite. Sem e-mail, o link existe só no evento do calendário — a confirmação e o lembrete por WhatsApp não repetem o endereço da sala.
Calcula o valor. Particular usa o valor do profissional; convênio usa a tabela de preços da planilha, com o repasse do profissional calculado junto. O cliente não precisa perguntar preço para a conversa andar.
Lembra o cliente na véspera. O lembrete sai sozinho na manhã do dia anterior (e, para marcações de última hora, na manhã do próprio dia), uma única vez por agendamento. Vai por WhatsApp e, quando há e-mail do cliente, também por e-mail — com uma diferença que importa: responder no WhatsApp remarca ou cancela na mesma conversa, porque é o Orion que lê. Já o e-mail pede que a pessoa chame no WhatsApp ou responda o próprio e-mail, e essa resposta cai na caixa do negócio para alguém responder à mão: e-mail não move agenda sozinho. O lembrete por WhatsApp depende do número conectado pela API oficial; sem ele — por exemplo, num negócio que só usa a ponte com o Calendly — sobra apenas o e-mail, quando houver.
Alimenta o CRM. Cliente conhecido que escreve aparece na própria linha do tempo, e quem marca horário entra no CRM como contato. O registro completo — contatos, empresas, negociações e histórico — está no capítulo do CRM.

As duas metades: o motor e a voz

A Agenda Compartilhada é sempre duas páginas trabalhando juntas — e entender a divisão evita a maior parte das dúvidas:

O motor mora em Orion → Agenda: profissionais, dias e faixas de horário de cada um, duração da sessão, intervalo entre sessões, modalidade, valores, salas. Tudo que é mecânica — buscar horário livre, escrever na planilha, criar evento, calcular repasse — é automático e invisível.

A voz mora no Papel Público: qual papel o Orion assume, o tom, o roteiro da conversa (o que perguntar e em que ordem) e o que ele nunca pode fazer. É lá que se define como a recepção soa.

Uma regra que vale registrar, porque não é óbvia (definida em 11/08/2026): a capacidade de agendar vem do cadastro de profissionais, não do papel escolhido. Com profissionais cadastrados, o Orion sabe marcar em qualquer papel público — um papel de "Atendimento ao cliente" também agenda, quando o cliente pedir. O papel "Recepcionista de Agendamentos" existe porque traz o roteiro certo: ele conduz a conversa ativamente para o agendamento, em vez de esperar o assunto surgir. Quer um híbrido — suporte que também marca? Use o papel de atendimento e acrescente passos de agendamento no roteiro.

Como ligar — o circuito completo

O agendamento está no ar quando cinco coisas são verdade ao mesmo tempo. A página cobra as duas primeiras logo na entrada — sem a conta Google conectada ela só oferece o botão de conectar, e sem nenhum profissional cadastrado ela abre direto no cadastro. Já configurada, ela mostra no topo um cartão de status que cuida do resto, o canal: qual número atende, com que papel, e o que falta ligar. São elas:

Google conectado — a conta do negócio, dona da planilha e do calendário.
Profissionais cadastrados — pelo menos um, com disponibilidade.
Um número atendendo o público — pode ser um número dedicado conectado pela API oficial do WhatsApp (bloco "Números para atendimento via WhatsApp" na página de Conexão) ou o próprio número principal do Orion, desde que ele não seja a sua linha pessoal: na linha pessoal o papel público fica bloqueado e a chave nem liga. Uma diferença prática entre os dois caminhos: o lembrete de véspera por WhatsApp só sai se a organização tiver um número da API oficial ativo — sem ele, a conversa de agendamento funciona normalmente, mas o lembrete não vai por WhatsApp. O capítulo de conectar o Orion explica a conexão e os limites da API oficial.
Papel público ligado nesse número.
Papel "Recepcionista de Agendamentos" — recomendado, não obrigatório (veja a regra acima).

O cartão de status fala claro: verde = atendendo, com o número e a última mensagem recebida ("mande um oi para testar", se ainda não houver nenhuma); amarelo = algo pede ação — atendimento desligado, número ainda em análise pelo WhatsApp, ou o último envio falhou; vermelho = nenhum número de atendimento conectado. Cada aviso vem com o botão que leva ao lugar da correção.

A planilha e o calendário são espelhos

A fonte da verdade é o sistema. A planilha de controle e o Google Agenda são projeções: cômodos de olhar, mas reconstruíveis. Se alguém apagar ou bagunçar a planilha, o botão "Reconstruir planilha do sistema" cria uma nova com todo o histórico.

Reconstruir tem uma contrapartida que vale conhecer antes de clicar. Todos os agendamentos voltam — data, profissional, cliente, pagador, modalidade, sala e o desfecho de cada um —, e os profissionais e seus valores particulares padrão continuam como estavam, porque vêm do cadastro. O que não volta é o que foi ajustado à mão dentro da planilha: a tabela de preços renasce na versão padrão (preços, repasses e a lista de convênios que você tenha editado ou acrescentado voltam ao original) e a porcentagem de repasse particular volta ao padrão de 50%. As colunas de preenchimento manual também nascem vazias: sem a marca de guia assinada, os atendimentos por convênio voltam a aparecer como guia pendente; e cada atendimento particular sem valor digitado passa a ser calculado pelo valor padrão do profissional, que pode não ser o que foi cobrado naquele dia. A planilha reconstruída é um arquivo novo, com link novo — atalhos antigos continuam apontando para a anterior. E a anterior não é apagada: ela permanece na conta Google do negócio, então dá para abrir as duas lado a lado, reajustar preços e porcentagem e copiar o que faltar antes de descartá-la.

O acesso segue um modelo simples e proposital:

A planilha pertence à conta Google do negócio — é por ela que o Orion escreve.
Ela é compartilhada somente leitura com o e-mail do dono da organização. Não existe link público: ninguém mais abre.
As travas não valem na conta dona. Como o e-mail do dono recebe só leitura, quem marca o desfecho de um atendimento precisa estar logado na conta Google do negócio — ou receber acesso de edição por fora. E, nessa conta, as travas não seguram nada: logado nela você muda qualquer célula, inclusive as travadas, e a própria planilha avisa isso na primeira aba, Instruções (a descrição do calendário repete o aviso). As travas valem para quem você convidar para editar: para essa pessoa ficam livres apenas o desfecho de cada atendimento (coluna Status) e a guia assinada, mais os preços e as porcentagens nas abas de preço e de configuração; datas, horários, nomes, valores e fórmulas ficam bloqueados. Trate o aviso como regra da casa, não como capricho: o que for mudado à mão nas células travadas não volta para o sistema nem para o calendário — a planilha deixa de ser espelho e passa a divergir em silêncio. Cancelamento e remarcação passam sempre pelo Orion.

Quem escreve o desfecho é a sua recepção. Todo agendamento nasce como Agendada e continua Agendada depois de a hora passar: nenhuma rotina marca Realizada sozinha para os horários que o Orion marcou (a única exceção é quem conectou o Calendly — nesse caso uma varredura diária vira os horários já passados em Realizada). Escrever o desfecho na planilha (Realizada, Falta, Cancelada) é rotina de fim de dia, e é ela que alimenta o fechamento: a totalização por profissional — sessões, faturado e repasse — conta apenas as linhas marcadas como Realizada. Enquanto o desfecho não for escrito, o atendimento aconteceu na vida real e não entra em total nenhum. É por isso que a coluna de desfecho fica livre para edição enquanto o resto da linha permanece travado.

No calendário, cada profissional tem a sua cor — você escolhe na linha dele, e quem ficar sem escolha recebe uma cor distinta automaticamente. O título do evento nunca traz o nome do cliente: ele diz a modalidade e o profissional ("🏥 Presencial — Dra. Ana", "💻 Online — Dra. Ana"), com a sala cadastrada, ou "Online", no campo de local. Nome, contato, pagador e modalidade ficam na descrição do evento, não no título que qualquer tela compartilhada exibe.

Já usa o Calendly? (opcional)

Se o seu negócio já agenda pelo Calendly, dá para conectar as duas coisas: os agendamentos feitos lá entram sozinhos na mesma planilha e no CRM, ao lado do que o Orion marca. A conexão é self-service, na própria página da Agenda, e exige plano pago do Calendly (Standard ou superior). Se você só vai usar o agendamento por WhatsApp, não precisa de Calendly para nada.

Limites honestos

Número em análise não atende. Ao conectar um número novo pela API oficial, o WhatsApp analisa a conta antes de liberar (horas, até 24h). O cartão de status mostra "em análise" e atualiza sozinho.
Hoje o número oficial entende texto. Áudio e imagem enviados pelo cliente ainda não são processados nesse número — o Orion avisa e pede em texto. (No seu canal pessoal com o Orion, áudio funciona normalmente.)
Fora da janela de 24h, só modelos aprovados. É regra do WhatsApp: o lembrete de véspera sai por um modelo pré-aprovado justamente por isso. A conversa de agendamento em si sempre acontece dentro da janela — é o cliente quem escreve primeiro.
A oferta tem piso e teto. O Orion não oferece horário que comece nas próximas 12 horas, nem nada além de 21 dias à frente. Na prática: quem escreve às 9h não vê nada antes das 21h daquele mesmo dia — mesmo com a agenda vazia — e um retorno para daqui a dois meses não aparece na lista. Os dois limites são fixos hoje: não existe campo para mudá-los na página da Agenda.
Sala é etiqueta, não trava. A sala é um campo do cadastro do profissional: o nome dela vai para a linha da planilha e para o local do evento — nos atendimentos presenciais. Mas a página da Agenda não dá à sala uma agenda própria, e sem isso o Orion não verifica se ela já está ocupada nem reserva a sala. O choque de horário é checado na agenda de cada profissional; dois profissionais diferentes podem acabar marcados na mesma sala, no mesmo horário. Quem tem poucas salas presenciais precisa conferir na mão.
A planilha precisa continuar sendo espelho. Editar na mão o que está travado não é suportado — o caminho é sempre o Orion ou a página da Agenda.

Prospecção

Orion → Prospecção é a mesa de trabalho do worker de prospecção: contatos, campanhas de e-mail, fila de LinkedIn e as regras do que pode sair. Cinco abas — Visão geral, Contatos, Campanhas, LinkedIn e Configurações.

A tela abre pelo que impede, não pelo número. Se falta a caixa de envio, os países de atuação, uma campanha ativa ou contatos na fila, isso aparece no topo com o que fazer — porque um painel que mostra "0 enviados" sem dizer o motivo transforma configuração faltando em suspeita de defeito.

A caixa de envio é sua, e é dedicada. Os e-mails saem de uma conta Google Workspace ou Microsoft 365 que você conecta — nunca de uma caixa nossa. E não deve ser o seu e-mail principal: prospecção fria desgasta a reputação de quem envia, e esse desgaste precisa cair num domínio de prospecção, não naquele por onde passam contratos e clientes. Há um botão para enviar um e-mail de teste: conectar prova que a autorização passou, não que existe caixa do outro lado.

Países de atuação. Ninguém fora deles é abordado. Enquanto os países não estiverem definidos, a tela avisa em destaque no topo, e ligar o envio pelo chat é recusado até você declará-los. E um contato sem país conhecido nunca é abordado, mesmo estando na lista. Foi uma trava aprendida na prática, não uma preferência.

Ritmo e volume. Você define quantas mensagens por dia (até 200) e a janela de horário, no seu fuso. As mensagens são distribuídas ao longo da janela, nunca em rajada: dezenas de e-mails saindo de uma caixa só em poucos minutos é exatamente o que os provedores leem como disparo em massa. Se você digitar um número acima do teto, a tela diz que ajustou e para quanto: nada é cortado em silêncio.

A campanha é uma sequência de três e-mails. O primeiro sai quando o contato entra; o segundo três dias depois, com outro ângulo; o terceiro sete dias depois do segundo, curto e encerrando. Você descreve em uma ou duas frases o que a campanha oferece e o Orion escreve as três mensagens; a campanha nasce em rascunho, para você ler e editar antes de ligar. Dá para pedir que ele reescreva tudo — mas só com a campanha pausada, porque reescrever debaixo de quem já recebeu o primeiro e-mail faria o segundo falar de outra coisa.

O que a sequência respeita sozinha:

Se a pessoa responder, a sequência para na hora. A resposta chega até você e o contato deixa de ser prospecção: vira relacionamento no CRM.
Cada pessoa entra em campanha uma vez só. Sem resposta ao fim dos três e-mails, a sequência se encerra e o contato fica parado.
Quem pede para não receber mais entra na lista de bloqueio e nunca mais é abordado, por nenhuma campanha. Todo e-mail sai com o endereço da sua empresa no rodapé e um link de descadastro de um clique — exigência legal, e é por isso que o endereço é campo obrigatório.
Quem já usa o produto nunca recebe prospecção.

Contatos. Você sobe uma planilha (export do Apollo, do Sales Navigator, do seu CRM ou a sua própria — não há formato obrigatório) e a tela mostra o que entendeu de cada coluna antes de gravar qualquer coisa. Depois da importação ela diz quantos entraram, quantos foram atualizados, quantos entraram em sequência e quantos ficaram de fora por país. Também dá para adicionar um a um, corrigir a ficha e excluir de verdade.

Busca automática de prospects é opcional. Conectando uma chave do enrich.so, o worker encontra prospects sozinho pelo perfil que você definiu. Sem ela, tudo o mais continua funcionando com os contatos que você trouxer — e a busca é cobrada na sua conta do enrich, não aqui.

LinkedIn: a fila é dele, o envio é seu. O worker monta uma fila de pessoas dentro do seu perfil de cliente ideal. Quem abre o perfil e envia é você, no seu navegador — o LinkedIn não permite que programas mandem convites, e quem automatiza isso perde a conta. São uns 15 segundos por pessoa. Não existe conexão com a sua conta do LinkedIn: os dados de perfil vêm da base do enrich, e nada é buscado dentro do LinkedIn.

O convite vai sem texto; a conversa começa depois do aceite. Nada é escrito na nota do convite — no LinkedIn a conversa de verdade só é possível depois que a pessoa aceita. A partir daí vem uma sequência de três mensagens: apresentação, algo de valor, e convite à ação. Elas não são redigidas uma a uma: existe um modelo por estágio, igual para todos os contatos, com o primeiro nome e a empresa preenchidos na hora. Você edita os três modelos num lugar só, e pode pedir que o Orion escreva o primeiro rascunho de cada um — quem assina o texto é você.

Os prazos organizam a fila; o clique é sempre seu. Entre a primeira e a segunda mensagem, e entre a segunda e a terceira, corre um intervalo que você define. Quando a data chega, o contato ganha um selo de "hora de enviar", entra na conta de para agir hoje e sobe para o topo da lista. Esgotadas as três sem resposta, a tela sugere encerrar aquele contato — e espera a sua confirmação, porque alguns leads levam mais tempo para maturar. Nenhuma mensagem sai sozinha: você copia e envia.

Cada contato mostra a esteira dele: convite enviado → convite aceito → mensagem 1 → mensagem 2 → mensagem 3 → respondeu. Clicar num estágio à frente marca também os anteriores (dá para esquecer de marcar um passo); clicar num estágio já feito desfaz dali em diante. Quando a pessoa responde, ela deixa de ser prospecção e vira relacionamento no CRM — a mesma regra do e-mail.

Como a esteira anda sem trabalho manual. O LinkedIn não avisa ninguém sobre aceites e respostas, e não abre isso a programas. O caminho oficial é o seu próprio export de dados, que a tela ensina a pedir: o arquivo de Conexões responde "quem aceitou?" e o de Mensagens (`messages.csv`) marca sozinho quais mensagens da sequência saíram, com a data real de cada uma, e quem respondeu. É só enviar o arquivo na tela do LinkedIn da Prospecção. Se você já marcou algo à mão, a importação não duplica; se passar de uma semana sem importar e houver gente no meio da sequência, o Orion lembra você.

A conversa fica registrada. Ao importar o arquivo de mensagens, o texto das conversas com pessoas da sua fila é guardado e fica no próprio card do contato, no botão Conversa no LinkedIn — e o Orion pode consultá-lo quando você perguntar o que já foi tratado com alguém. Guardar não espera a pessoa responder: vale desde o primeiro contato. Só conversas individuais com quem está na fila são salvas — conversas de grupo e todo o resto do arquivo, que são as suas outras conversas, nunca são gravados.

Prospecção por WhatsApp não existe hoje. O caminho foi retirado em 05/08/2026 e continua desligado. Prospecção, aqui, é e-mail e LinkedIn.