La planification de l’année : entretiens, synthèse, déclinaison et approbation

La synthèse apparaît sur la page, pour les personnes clés, et la personne qui pilote, si elle en fait partie, y décide chaque carte (voir Décider chaque carte) et, chaque carte acceptée ou écartée, la déclinaison commence : l’arbre du plan, les livrables de chaque partie et le temps de chaque équipe (voir La déclinaison : l’arbre du plan, Les livrables du plan et Le temps de chaque équipe, période par période) et, enfin, l’approbation de chaque partie, la plénière et l’enregistrement dans Y Managers (voir L’approbation et la plénière et L’enregistrement dans Y Managers). La page est celle de l’organisation et se trouve dans Paramètres › Regroupement › Planifier l’année prochaine. En haut, elle indique jusqu’à quand courent les entretiens, la méthode et qui coordonne — et, pour un plan qui commence après janvier, de quand à quand il vaut (par exemple, Plan d’août à décembre). Juste en dessous viennent les étapes, un bloc pour chacune : Préparer, Bilan de l’année, Entretiens, Synthèse et décision, Déclinaison et Approbation et plan. Chaque bloc indique « Fait », « Vous êtes ici », « À suivre » ou « Plus tard », et une étape déjà faite se rouvre d’un clic. Ensuite, la carte Votre prochaine étape indique ce qui vous revient à l’étape en cours, que vous coordonniez, que vous soyez une personne clé ou quelqu’un hors de la liste, et porte le bouton de l’action quand il y en a une : ouvrir les entretiens, inviter ceux qui manquent, commencer ou continuer votre entretien, ou commencer la déclinaison. Dans la déclinaison, elle montre les quatre étapes — Propriétaires des parties, Livrables, Indicateurs et Temps des équipes —, chacune avec ce qui manque, et le titre indique l’étape en cours ; cliquer sur une étape descend jusqu’à son bloc.

Qui commence et qui pilote

C’est l’Admin qui commence. Au moment de préparer, il choisit l’année, la méthode, les personnes clés et le délai des entretiens (15 jours par défaut ; 30 au maximum, en comptant le jour même), et il peut désigner l’une d’elles pour piloter ; sans désignation, c’est la personne qui prépare qui pilote. La personne qui pilote ajuste la liste et les questions, ouvre les entretiens, rouvre un entretien terminé et demande la synthèse à Orion. Sans abonnement, ces boutons apparaissent avec 🔒. Dans Préparer, un bandeau indique le mode : réviser ce qui existe déjà, avec ce que le Regroupement contient — les objectifs, les initiatives et les livrables ouverts qui y sont rattachés —, ou partir de zéro, quand il n’a pas encore d’objectifs.

Préparer, en six blocs

L’étape Préparer tient en six blocs numérotés, dans l’ordre du travail : Méthode, Personnes clés, Le guide de l’entretien, Le noyau du plan, Délai des entretiens et Quand le plan commence. Enregistrer se trouve dans une barre fixée en bas de la page, avec le résumé de ce qui va être enregistré — combien de personnes clés et de questions, le délai et la méthode — et enregistre tout d’un coup. S’il reste une modification non enregistrée, la barre le signale et affiche Abandonner les modifications, qui ramène tout à ce qui est enregistré. Dans le bloc du délai, les rappels apparaissent sur des cartes : l’invitation (par l’Ouvrir les entretiens du Bilan de l’année ; les entretiens ouverts, à chaque enregistrement, à qui vient d’entrer dans la liste), celui de qui n’a pas commencé, celui de qui s’est arrêté en cours de route et celui du délai, avec sa date, 2 jours avant.

Quand le plan commence

Le plan vaut du mois où il commence jusqu’à décembre. Dans le bloc Quand le plan commence, la personne qui prépare choisit le mois : pour l’année prochaine, la planification propose janvier ; pour l’année en cours, le mois actuel — l’entreprise qui décide en milieu d’année d’avoir un plan planifie le reste de l’année, sans attendre janvier. Les mois qui précèdent le début restent hors du plan : les périodes, le temps des équipes et la trajectoire des indicateurs commencent au début du plan, et le Tableau de bord indique le jour où le plan commence. Le mois est enregistré avec le reste, par l’Enregistrer.

La méthode

Il y en a cinq : CLEAR (la méthode de Y Managers : de trois à cinq objectifs, avec peu d’initiatives chacun), OKR, BSC, Arbre à problèmes et Planification stratégique situationnelle (Matus). La méthode apporte les questions de l’entretien — que la personne qui prépare peut modifier — et décide des colonnes de la synthèse : les niveaux de la méthode et les livrables. La page affiche celle qui est choisie, avec le résumé ; Utiliser une autre méthode affiche la liste. Dès que la première personne répond, elle ne change plus.

Les personnes clés et le domaine de chacune

Les personnes sont choisies dans la structure, équipe par équipe. Cliquez sur une équipe et cochez les personnes qui en font partie, une à une ou avec Cocher toute l’équipe. Seulement les managers ne laisse dans la liste que les managers de l’équipe. Ensuite, passez à l’équipe suivante. La recherche cherche dans toute l’organisation, par le nom, par le poste ou par l’équipe. Les personnes déjà choisies figurent dans le tableau Choisies jusqu’ici, avec le poste, le domaine, Pilote et l’entretien sur un badge — Entre à l’enregistrement pour qui vient d’entrer dans la liste. Dans la structure, le décompte de chaque équipe passe au vert quand toute l’équipe est choisie, et manage signale qui manage l’équipe. Le domaine vient de l’équipe dans laquelle la personne a été cochée et peut être modifié (par exemple : Commercial, Opérations). Qui sort de la liste, par le Retirer de sa ligne, reste hors de la planification. Si cette personne avait déjà reçu l’invitation, l’entretien est clos et elle reçoit une notification. Ce qu’elle a déjà confirmé reste conservé, apparaît dans les réponses avec la mention n’est plus une personne clé, et Orion l’utilise dans la synthèse en sachant que cela vient de quelqu’un qui est sorti. Si c’était la dernière personne qui restait à terminer, la personne qui pilote reçoit, à l’enregistrement, la notification que les entretiens sont terminés. Une fois que la synthèse existe, retirer quelqu’un de la liste demande une confirmation.

La personne retirée de l’organisation (désactivée dans Utilisateurs) sort du décompte de l’avancement sans que personne ait à la retirer de la liste : elle reste dans Les entretiens, avec le badge Hors de l’organisation, ne compte pas dans le total ni parmi ceux qui manquent, et ce qu’elle a dit reste, avec la même mention. L’Enregistrer ne la retire pas de la liste et ne la prévient pas ; si elle est rétablie, elle compte de nouveau. Si c’était la dernière personne qui restait à terminer, la notification que les entretiens sont terminés part sous un jour.

Après la déclinaison, qui est propriétaire de parties du plan ne sort de la liste qu’après les avoir transmises : à la place du Retirer apparaissent Transmettre les parties à… et la personne clé qui les reprend (les parties transmises perdent leur approbation, et le nouveau propriétaire est prévenu).

Le guide de l’entretien

Les questions se trouvent dans Le guide de l’entretien, dans Préparer. Elles commencent par celles de la méthode, et chaque personne les voit dans sa langue. La personne qui prépare peut modifier le texte de chacune, Ajouter une question, Retirer et changer l’ordre avec les flèches ; dès lors, le guide vaut tel qu’il a été écrit, pour toutes les personnes, dans n’importe quelle langue. Jusqu’à 20 questions, de 500 caractères au maximum chacune, et Revenir aux questions de la méthode annule les modifications. Le guide peut changer alors que les entretiens sont ouverts : la question dont le texte change garde ses réponses ; celle qui sort ne compte plus dans l’avancement, et ce qui y a déjà été répondu reste conservé et entre dans le plan ; la question nouvelle vaut pour qui n’a pas encore terminé. Le guide est enregistré avec le reste, par l’Enregistrer.

Le noyau du plan

La vision et la mission du plan sont optionnelles. Quand elles sont écrites, les cartes de la synthèse les servent, et Orion ne les réécrit pas. Vides, Orion propose une vision à partir des entretiens quand il monte la synthèse, pour que vous l’ajustiez. La vision écrite, le bloc montre comment elle ouvre le schéma de la déclinaison, dans le bandeau sombre. Toute l’organisation voit le noyau à l’étape Préparer.

Le bilan de l’année

Après l’enregistrement de la liste, l’étape Bilan de l’année montre l’année qui précède celle du plan : les livrables — ceux dont l’échéance tombait dans l’année et ceux qui ont reçu des heures —, par objectif et initiative du Regroupement (chaque ligne additionne ce qui est en dessous d’elle) et par équipe. Sur chaque ligne : combien ont été terminés — et, parmi eux, combien dans les délais et combien en retard —, combien ont été annulés, combien restent ouverts et les heures des plans de travail signés ; dans Attention, combien dépendent d’une seule personne (quand elle a fait 80 % ou plus des heures) et combien sont arrivés à échéance encore ouverts. Cliquez sur une ligne pour ouvrir, sous le tableau, ses livrables : l’équipe, l’échéance — celle qui était planifiée et l’actuelle, quand le livrable a été reporté —, la situation et les heures. Ce qui n’était dans aucun objectif apparaît dans Hors de tout objectif. Si le Regroupement n’a pas encore d’objectifs, la planification part de zéro, et le bilan montre l’année par équipe. Le bilan est réservé à la personne qui pilote et aux personnes clés ; dans une organisation qui lit par équipe, le nom et l’échéance d’un livrable d’une autre équipe sont masqués, mais il compte dans les chiffres.

L’invitation et l’entretien

À l’étape du bilan, le bouton Ouvrir les entretiens, dans Votre prochaine étape, invite chaque personne clé : la notification arrive dans la cloche En attente de vous, par e-mail et, si elle a Orion sur WhatsApp, par là aussi, avec le délai et le lien qui ouvre la page de la planification directement sur les questions. Chaque rappel ne part qu’une seule fois : à qui n’a pas commencé, 3 jours après l’invitation ; à qui s’est arrêté en cours de route, après 3 jours sans réponse ; et à qui n’a pas terminé, 2 jours avant le délai. À partir de ce jour-là, seul le rappel du délai part : personne n’en reçoit deux le même jour. La personne qui pilote est prévenue quand quelqu’un termine, quand tout le monde termine et quand le délai arrive à échéance ; si quelqu’un entre dans la liste après que tout le monde a terminé, la notification que tout le monde a terminé repart quand cette personne termine. Qui entre dans la liste ensuite, les entretiens ouverts et avant le délai, est invité par l’Enregistrer lui-même, avec la même notification ; si la notification ne part pas pour quelqu’un, Inviter ceux qui manquent, sur la même carte, réessaie. Après le délai, qui est ajouté n’est invité que si le délai est prolongé dans le même enregistrement.

L’entretien est un formulaire sur la page même, dans Votre entretien : en haut, la barre Répondu à x questions sur y ; en dessous, les questions. La personne écrit la réponse et clique sur Envoyer la réponse : la réponse est conservée en brouillon, et Orion commente ce qui est clair et ce qui manque — pourquoi cela compte, comment savoir que c’est réussi, jusqu’à quand et qui s’en occupe. Orion ne réécrit pas la réponse, n’invente rien et ne juge pas. La personne ajuste le texte, si elle veut, et clique sur Confirmer ; Demander un autre commentaire l’envoie de nouveau. Si le commentaire n’arrive pas, la réponse reste conservée et il est possible de confirmer quand même. Sans objet marque la question qui ne concerne pas son domaine, et Modifier la réponse rouvre une réponse déjà confirmée. Seules les réponses confirmées et celles qui sont sans objet comptent dans la barre. Le commentaire utilise l’IA de Y Managers, payée par l’organisation ; si l’organisation n’a pas d’abonnement, la personne confirme directement, sans le commentaire.

Il est possible de s’arrêter et de revenir quand on veut, jusqu’au délai : ce qui a été envoyé reste conservé. Le lien de l’invitation et le bouton Commencer mon entretien (ou Continuer mon entretien), dans Votre prochaine étape, mènent aux questions. Toutes répondues, Terminer l’entretien clôt l’entretien et prévient la personne qui coordonne.

Quand l’entretien se ferme, et comment le rouvrir

L’entretien reste ouvert jusqu’à la fin du jour du délai. Si la personne qui pilote change le délai alors que les entretiens sont ouverts, l’entretien de tous ceux qui n’ont pas encore terminé suit la nouvelle date, sans nouveau message ; prolonger un délai déjà échu rouvre l’entretien de qui n’a pas terminé. Après le délai, les questions passent en lecture seule, et ce qui a été confirmé reste conservé et entre dans le plan. L’entretien terminé passe aussi en lecture seule. Pour modifier une réponse après avoir terminé, jusqu’au délai, la personne elle-même utilise Rouvrir mon entretien, dans Votre entretien ou dans Votre prochaine étape. La personne qui pilote rouvre aussi celui de n’importe qui, avec Rouvrir l’entretien, sur sa ligne, dans Les entretiens, et la personne reçoit alors une notification par le même chemin que l’invitation. Les réponses sont toujours là : la personne modifie ce qu’elle veut et termine de nouveau.

Qui voit quoi

Dans Les entretiens, la page montre combien sont terminés, en cours, invités sans avoir commencé, fermés et pas encore invités, un badge avec l’état de chaque personne et à combien de questions chacune a déjà répondu. Les personnes clés voient tout les unes des autres, avec le nom de la personne qui l’a apportée : dans Les réponses, telles que chacun les a écrites, les réponses confirmées de chacune, par question ou par personne — le brouillon n’apparaît pas —, et la page le signale à qui répond. Le reste de l’organisation, y compris un Admin qui n’est pas dans la liste, voit qui participe et où chacun en est, mais pas le contenu.

La synthèse

Quand elle le souhaite, la personne qui pilote demande la synthèse à Orion par le bouton Demander la synthèse à Orion, à l’étape Synthèse et décision, ou dans la conversation — par exemple, « Fais la synthèse de la planification de 2027 ». Les personnes qui n’ont pas encore terminé entrent avec ce qu’elles ont déjà confirmé. La synthèse ne ferme pas les entretiens : qui n’a pas encore terminé continue de répondre jusqu’au délai, et la barre d’étapes affiche Ouverts jusqu’au à l’étape Entretiens. Orion travaille en arrière-plan et indique, dans la conversation de qui l’a demandée, combien de cartes la synthèse contient, combien sont restées vagues et combien de points sont allés à l’ordre du jour. La synthèse sort dans la langue de l’organisation (le champ Langue de la page Organisation), même si la personne qui pilote utilise une autre langue sur son propre compte. Avec de nouvelles réponses, Demander une nouvelle version en fait une autre ; sans rien de nouveau, Orion dit que la synthèse actuelle couvre déjà tout.

Orion monte les cartes à partir des réponses : il sépare les idées de chaque réponse, réunit celles qui se ressemblent venant de personnes différentes, met chacune dans une taille — un niveau de la méthode, un livrable ou encore vague —, propose où elle entre et la compare au plan de l’année précédente. Chaque champ ne porte que ce que quelqu’un a dit ; ce que personne n’a dit apparaît comme Manque : personne ne l’a dit. Avant d’enregistrer, le serveur vérifie que chaque carte cite de vraies réponses, que chaque lien respecte les niveaux de la méthode et que toute réponse est devenue une carte ou apparaît dans Réponses qui ne sont pas devenues des cartes, avec le motif.

Dans Des réponses aux cartes, le schéma a une colonne pour chaque niveau de la méthode et une pour les livrables. La ligne en pointillés relie chaque carte à celle du dessus : c’est le lien proposé par Orion, à vérifier. La ligne pleine est celle que la personne qui pilote a choisie ou confirmée. La carte sans lien reste dans sa colonne, avec la bordure en pointillés, et les réponses isolées restent dans Encore vagues, chacune avec une proposition concrète d’Orion ou une question à qui l’a dite. Cliquez sur une carte pour voir qui l’a écrite et les champs : pourquoi cela compte ; comment savoir que c’est réussi, avec l’indicateur, l’unité, le chiffre d’aujourd’hui, la cible et la formule — marquée proposition d’Orion, à vérifier quand personne ne l’a dite — ; pour les livrables, quand ils sont prêts ; jusqu’à quand ; et qui participe. La carte ouverte montre aussi D’où cela vient, avec les mots de chacun, ce que montre le plan de l’année précédente (par exemple, Dans le plan de 2026, dans une planification de 2027) et Où cela entre.

Sous le schéma se trouvent Sur quoi elles s’accordent (chaque thème, avec le nombre de personnes qui l’ont apporté), Où elles divergent (chaque camp, avec la personne et sa position), L’ordre du jour de la réunion de décision (chaque question avec son étiquette : Proposition d’Orion, Nouveau, Maintenir et ajuster, Clôturer ou Divergence) et Ce qu’Orion a lu dans les entretiens, le résumé pour la réunion. Ce sont les personnes clés qui décident, en réunion ; les cartes que la personne qui pilote a portées à la réunion entrent à la fin de l’ordre du jour.

La synthèse montre ce que chaque personne clé a dit, et c’est pourquoi seules les personnes clés la voient, y compris la personne qui pilote, si elle est sur la liste. Un Admin qui pilote sans être sur la liste voit qu’elle est prête, mais pas le contenu ; le reste de l’organisation ne la voit pas. Un brouillon fait avant la synthèse par cartes n’apparaît qu’avec le résumé, comme La version précédente du brouillon.

Décider chaque carte

La personne qui pilote, si elle est sur la liste des personnes clés, décide chaque carte dans Vous décidez, sous la carte ouverte. Chaque changement est enregistré sur le moment et apparaît pour les personnes clés :

Accepter dans le plan : la carte va au schéma de la déclinaison, l’étape suivante, et passe encore par l’approbation, à la dernière ;
Porter à la réunion : la carte entre à la fin de L’ordre du jour de la réunion de décision, comme Décider la carte « … », et ne va au schéma que si la réunion le décide — ce qu’elle a décidé s’enregistre dans l’ordre du jour lui-même (voir La réunion de décision) ;
Écarter : la carte n’entre pas dans le plan, mais elle reste conservée avec qui l’a apportée et le motif — C’est pour une autre période, C’est déjà dans une autre carte ou Ce n’est pas une priorité maintenant —, et il est possible de la ramener ;
Revenir à « sans décision » défait la décision.

Avant de décider, il est possible d’ajuster le Titre (celui d’Orion reste consigné dans la carte, et Revenir au titre d’Orion le ramène), la Taille et Où cela entre : seules apparaissent les cartes du niveau que la méthode accepte au-dessus, Confirmer ce lien rend pleine la ligne qu’Orion a proposée, et Retirer le lien laisse la carte sans lien. Réunir avec une autre carte sert à deux cartes qui disent la même chose : celle qui est choisie continue, les mots de qui a apporté les deux s’additionnent dans D’où cela vient, ce qui était lié à l’autre passe à elle, et l’autre sort du schéma et apparaît dans Réunie ici, avec Séparer pour défaire. On ne réunit que des cartes de la même taille ; une carte encore vague se réunit avec n’importe laquelle. Dans le schéma, chaque carte décidée reçoit un badge — Dans le plan, À l’ordre du jour ou Écartée —, et la carte ouverte dit qui a décidé et quand.

Les décisions sont attachées à la version de la synthèse. Une nouvelle version commence sans décision, parce que ses cartes sont d’autres cartes ; les décisions de la précédente restent conservées avec elle, et la page prévient avant de demander la nouvelle version. Les autres personnes clés voient les décisions et qui les a prises, mais ne changent rien. Qui pilote sans être sur la liste ne voit pas la synthèse, et ne décide donc pas. Sans abonnement, les boutons de Vous décidez apparaissent avec 🔒.

La réunion de décision

Dans L’ordre du jour de la réunion de décision, sous chaque point, figure ce que la réunion a décidé : Décidé ou Reporté, la date de la réunion, le texte et qui l’a enregistré. En haut de l’ordre du jour, une ligne avec une barre indique combien de points ont été décidés, combien ont été reportés et combien sont sans enregistrement.

Qui pilote, s’il est sur la liste des personnes clés, enregistre chaque point. Sur une question de l’ordre du jour, Enregistrer ce que la réunion a décidé ouvre le champ Ce que la réunion a décidé, le choix Résultat — Décidé ou Reporté — et la date dans Réunion du, qui reprend la date du dernier enregistrement ou, pour le premier, celle du jour ; Enregistrer l’enregistre. Le décidé demande le texte ; le reporté, non. Sur un point enregistré, Modifier rouvre l’enregistrement, et Revenir à « sans enregistrement » efface l’enregistrement de ce point.

La carte portée en réunion se décide ici même, avec la date dans Réunion du et, si vous le souhaitez, le texte dans Ce que la réunion a décidé (facultatif) : Accepter dans le plan, Mettre de côté, avec le motif — Pour une autre période, Déjà dans une autre carte ou Pas une priorité maintenant —, ou Reporter à une autre réunion ; Ouvrir la carte montre la carte dans le panneau à côté du schéma. La décision est enregistrée comme prise en réunion, et la carte reçoit son badge sur le schéma. La carte reportée reste portée en réunion et bloque la déclinaison, qui ne commence que lorsque chaque carte a été acceptée ou mise de côté. Revenir à « sans enregistrement » sur une carte la ramène à portée en réunion.

Les autres personnes clés voient l’enregistrement de chaque point, avec le nom de qui l’a enregistré, et ne changent rien. L’enregistrement est lié à la version de la synthèse : une nouvelle version commence sans enregistrement, et celui de la précédente reste enregistré avec elle. Sans abonnement, les boutons qui enregistrent apparaissent avec 🔒.

La déclinaison : l’arbre du plan

La déclinaison commence quand chaque carte de la synthèse est acceptée ou écartée, et que la carte vague acceptée a une taille choisie. La carte portée à la réunion attend encore : après la réunion, elle est acceptée ou écartée. Le volet à côté du schéma compte les cartes sans décision et celles qui sont à l’ordre du jour de la réunion. Avant de commencer, l’étape Déclinaison de la barre d’étapes s’ouvre déjà et, comme la fin de la synthèse, montre ce qui manque encore, carte par carte, chacune avec Ouvrir la carte, qui revient à la synthèse avec cette carte ouverte pour décider. Tout étant décidé, la personne qui pilote, si elle est sur la liste des personnes clés, appuie sur Commencer la déclinaison, là ou dans Votre prochaine étape. L’arbre du plan naît des cartes acceptées, et à partir de là les décisions de la synthèse ne changent plus.

Comment l’arbre naît. Chaque carte acceptée devient une partie du plan à son niveau dans la méthode (dans CLEAR, objectif ou initiative), liée à la partie du dessus qui a été décidée dans la synthèse. L’indicateur de la carte devient l’indicateur de la partie, avec le chiffre d’aujourd’hui et la cible quand ce qui a été dit est un chiffre ; quand ce n’en est pas un (par exemple, « en dessous de 10 »), ce qui a été dit reste conservé, et la page l’affiche à côté du champ. Le Qui de la carte devient le propriétaire quand c’est le nom d’une personne clé. La carte de livrable devient un livrable proposé. La carte qui correspond à quelque chose de l’année précédente fait que la partie continue ce qui est déjà dans le Regroupement : l’enregistrement du plan met cette partie à jour, au lieu d’en créer une autre, et ses livrables ouverts entrent comme des livrables qui existent déjà.

Les quatre blocs. Dans l’étape, chacune des étapes a son bloc, avec le même numéro que dans Votre prochaine étape : 1, le schéma du plan ; 2, Les livrables du plan, avec Ajouter un livrable au plan juste après le schéma et la liste en dessous ; 3, Les indicateurs du plan ; et 4, Le temps de chaque équipe, période par période (avec le rythme par défaut, trimestre par trimestre). Ce qui est resté hors du plan vient dans une carte à part, à la fin, et le Annuler se trouve au-dessus des blocs.

Ce qui reste dehors. Ce qui est dans le Regroupement et qu’aucune carte acceptée n’a apporté apparaît dans Resté hors du plan, avec les livrables ouverts de chaque partie. Ces parties restent actives et intactes : l’enregistrement du plan n’efface ni ne désactive rien. Pour en désactiver une, exprès, utilisez la page Regroupements.

Le schéma et la liste. La vision de l’étape Préparer se trouve en haut, dans un bandeau sombre. Chaque partie du dessus occupe un bandeau, une ligne qui n’est qu’à elle : à gauche, la partie ; à droite, ce qui est sous elle — les parties du niveau du dessous, chacune dans une carte d’une autre couleur, avec ses livrables — ou, sans niveau du dessous, les livrables de la partie elle-même. Les livrables sont blancs, et la légende sous le schéma indique les couleurs des niveaux et les badges. Dans chaque bandeau, qui modifie la partie a + Ajouter et le nom du niveau du dessous — dans CLEAR, + Ajouter une initiative —, qui crée la partie sur place, avec le nom seulement. Chaque partie montre le propriétaire et le premier indicateur, aujourd’hui → cible ; ce qui manque apparaît en orange. Pour qui peut modifier la partie, Sans propriétaire · choisir ouvre la partie avec le curseur sur le propriétaire, et Sans indicateur · créer ouvre la partie déjà avec un indicateur nouveau, le curseur sur ce qui est mesuré. La partie qui continue le Regroupement porte le badge Continue de et l’année précédente. Chaque livrable porte le badge de son origine — Existe déjà (dans Y Managers), Proposé (sorti des entretiens, par Orion ou par une personne clé) ou Nouveau (créé dans le plan) —, expliqué dans la légende sous le schéma ; cliquer sur un livrable ouvre le livrable sous le schéma (voir Les livrables du plan). Dans la partie qui reçoit des livrables, + Ajouter un livrable ici mène à Ajouter un livrable au plan, avec la partie déjà choisie. Liste montre le même arbre, en retrait.

Qui modifie quoi. La personne qui pilote modifie tout. Le propriétaire d’une partie la modifie, elle et ce qui est sous elle. Les autres personnes clés voient l’arbre entier et à qui est chaque partie. Qui pilote sans être sur la liste, et le reste de l’organisation, voient seulement que la déclinaison est en cours.

Ce qu’il est possible de faire dans une partie. Cliquez sur la partie pour ouvrir :

Texte et Enregistrer le texte ;
Propriétaire : une personne clé, ou Sans propriétaire. Le propriétaire change à tout moment : la personne qui pilote, le propriétaire lui-même (en transmettant la partie) ou le propriétaire d’une partie au-dessus. Pour donner la partie à quelqu’un d’autre, cette personne entre d’abord dans la liste de Préparer ;
Indicateurs : jusqu’à dix par partie, ajoutés dans Ajouter un indicateur, chacun avec ce qui est mesuré, l’Unité, la Formule, Aujourd’hui, Cible, Jusqu’à (mois et année), Se mesure (chaque jour, chaque semaine, tous les quinze jours, chaque mois ou chaque trimestre), Meilleur quand (ça monte ou ça descend ; sans choix, c’est ce que montrent aujourd’hui et la cible qui vaut) et Le chiffre vient de : Le propriétaire le renseigne, par défaut, ou Y Managers calcule, uniquement pour une mesure choisie dans une liste de ce que Y Managers sait déjà compter — les livrables de la partie terminés dans les délais, les livrables terminés et l’exécution des livrables de la partie. La formule écrite décrit le chiffre ; elle ne devient jamais un calcul. Aucun champ n’est obligatoire, et ce qui manque apparaît en orange ;
Déplacer vers : uniquement vers une partie du niveau du dessus ;
Fusionner avec : uniquement avec une partie du même niveau. Celle qui reçoit continue, avec son propriétaire ; ce qui était sous l’autre, les indicateurs et les livrables passent à elle, et le texte de l’autre reste consigné dans Fusionné ici. Au moment de fusionner, on choisit le nom qui reste : celui de l’une, celui de l’autre ou les deux ensemble ;
Ajouter en dessous : une partie du niveau du dessous, sans propriétaire et sans indicateur ;
Ajouter un livrable à cette partie : uniquement dans la partie qui reçoit des livrables ; mène à Ajouter un livrable au plan, avec la partie déjà choisie (voir Les livrables du plan) ;
Supprimer cette partie du plan…, en rouge, à la fin de la partie ouverte : la partie et ce qui est sous elle sortent du plan, avec une confirmation. Un livrable qui existe déjà dans Y Managers n’est pas supprimé : il reste dans le quotidien, sans lien dans le plan, et dans Y Managers il reste là où il est. Un livrable proposé sort.

La personne qui pilote ajoute aussi des parties au niveau du dessus, dans + Ajouter et le nom du niveau, en haut du schéma.

Annuler. Au-dessus des blocs, chaque personne annule sa propre dernière modification, y compris de texte et d’indicateur, puis la précédente. Quand une autre personne a modifié le même élément après, Annuler refuse, pour ne pas effacer son changement.

Les indicateurs du plan. Dans le bloc 3, un tableau montre les indicateurs partie par partie — l’indicateur, Aujourd’hui → cible, Jusqu’à et Le chiffre vient de —, et le haut du bloc indique combien de parties ont un indicateur. Chaque ligne ouvre la partie : celle d’un indicateur, avec le curseur dessus ; celle d’une partie sans indicateur, pour qui peut la modifier, déjà avec un indicateur nouveau, comme le Sans indicateur du schéma.

Rien de la déclinaison ne change Y Managers : le plan passe à l’approbation, à l’étape 6, et seul l’enregistrement, après la plénière, l’y porte (voir L’enregistrement dans Y Managers). Sans abonnement, les boutons qui enregistrent apparaissent avec 🔒.

Les livrables du plan

Chaque livrable du plan se trouve dans une partie du dernier niveau de la méthode — dans CLEAR, l’initiative, ou l’objectif qui n’a pas d’initiative en dessous —, dans une équipe et dans les périodes du plan où l’équipe va y travailler (avec le rythme par défaut, les trimestres ; voir Le rythme du suivi). Les livrables naissent avec l’arbre : ceux qui sont ouverts dans les composants du Regroupement qui continuent de l’année précédente entrent avec la partie qui continue chacun d’eux, et ceux des cartes de la synthèse entrent comme proposés. Tous commencent à la première période du plan et À confirmer. Chaque livrable indique d’où il vient, dans une étiquette et une phrase courte : Existe déjà, avec venu avec et le composant du Regroupement, lié par une carte de la synthèse ou amené par et le nom de qui l’a amené ; Proposé, par Orion, à partir des entretiens ou par qui l’a proposé ; et Nouveau, créé par et le nom. Le livrable ouvert le répète en entier, dans D’où il vient. Celui qui existe déjà arrive avec son équipe dans Y Managers ; celui qui est proposé commence Sans équipe pour l’instant, et l’équipe se choisit sur sa page.

La liste des livrables. Dans le bloc 2, juste après la carte du plan, vient Inclure un livrable dans le plan et, en dessous, la liste de tous, avec les filtres Tous, Existent déjà, Nouveaux et proposés et À confirmer. Chaque ligne montre le livrable, avec l’étiquette et la phrase d’où il vient ; la partie, que qui peut modifier le livrable change là même — pour une autre partie qui reçoit des livrables, ou pour Hors du plan (quotidien) —, confirmée ou non ; l’équipe ; les périodes, qui se cochent là aussi ; et la confirmation : la personne qui pilote appuie sur Confirmer, et celui qui est confirmé affiche Confirmé. Cliquer sur le nom ouvre le livrable juste en dessous de sa ligne.

Inclure un livrable dans le plan. La partie se choisit dans Dans quelle partie — le + Inclure un livrable ici de la carte du plan et le Inclure un livrable dans cette partie de la partie ouverte la choisissent déjà et placent le curseur sur le nom — et :

Créer un nouveau livrable, uniquement avec le nom : le livrable naît « à confirmer », à la première période du plan, dans l’équipe principale du propriétaire de la partie, et s’ouvre ensuite pour compléter le reste ;
Choisir un livrable existant : la recherche par le nom commence à deux lettres et montre jusqu’à huit livrables ouverts de l’organisation, parmi ceux que la personne voit dans Y Managers, chacun avec où il est aujourd’hui (dans une partie du plan, hors du plan, dans un regroupement ou dans le quotidien), le statut et l’équipe. Amener ici place le livrable dans la partie ; s’il était dans une autre partie du plan, il en sort, et l’avertissement indique laquelle.

Le livrable ouvert. Cliquer sur un livrable l’ouvre sous la carte du plan, quand le clic vient de celle-ci ou de la partie ouverte, ou sous sa ligne, quand il vient de la liste : D’où il vient, le statut dans Y Managers (quand il existe déjà), À confirmer ou Confirmé par et le nom, l’Équipe, les Périodes (avec le rythme par défaut, Trimestres), le Temps de l’équipe dans chaque période cochée et la Partie du plan, la partie où il se trouve. Pour qui peut le modifier :

Périodes : une par période du plan, à cocher et à décocher — avec le rythme par défaut, de T1 à T4 ; avec un autre rythme, par les mois, comme janv. et févr.–mai. Décocher une période retire le pourcentage du livrable dans ces mois ;
Changer le rattachement : pour une autre partie qui reçoit des livrables, ou Sort du plan (reste dans le quotidien) ;
Fusionner avec : seulement le livrable nouveau ou proposé, dans un autre livrable du plan. L’autre continue ; le nom de celui qui a été fusionné y reste consigné, et les périodes des deux s’additionnent ;
Supprimer ce livrable…, en rouge, pour le nouveau ou le proposé, qui sort du plan ; ou Retirer du plan…, pour celui qui existe déjà, qui n’est pas supprimé de Y Managers : il reste dans le quotidien, sans rattachement dans le plan, et dans Y Managers il reste là où il est.

La page du livrable. Pour le livrable nouveau ou proposé, Ouvrir la page du livrable montre, à l’intérieur de la planification, le Titre, l’Équipe, le Début, la Fin, les Périodes et la Description, avec Revenir au plan. Changer l’équipe retire les pourcentages du livrable dans le temps des équipes. Pour celui qui existe déjà, la page est celle de Y Managers : Ouvrir la page du livrable dans Y Managers.

Qui modifie. Pour les livrables, la règle des parties s’applique : la personne qui pilote, le propriétaire de la partie et le propriétaire d’une partie au-dessus d’elle. Amener un livrable d’une autre partie demande de pouvoir modifier les deux. Seule la personne qui pilote confirme : Confirmer, dans la liste, ou Confirmer le livrable, dans le livrable ouvert ; Revenir à « à confirmer » annule. Chaque modification entre dans le Annuler, comme celles des parties.

Le rythme du suivi

Chaque entreprise suit le plan à son rythme : tous les 2, 3, 4 ou 6 mois, à partir d’un mois. Le rythme découpe l’année du plan en périodes, et le temps des équipes, le Tableau de bord et le rapport mensuel comptent par périodes. Sans choix, c’est le rythme par défaut qui s’applique : tous les 3 mois, à partir de janvier — les quatre trimestres habituels, et l’étape indique 1er trimestre et T1, comme avant. Le rythme apparaît en haut du bloc 4, par exemple Rythme : tous les 4 mois, à partir d’octobre ; la personne qui coordonne la planification le change dans changer (l’Admin aussi, quand il est parmi les personnes clés), qui ouvre la fenêtre Le rythme du suivi : À quelle fréquence ?, Une des périodes commence en et l’aperçu de ce que donne le plan de l’année. Le rythme vaut pour l’organisation entière et se poursuit d’une année à l’autre. Après l’enregistrement, il apparaît aussi en haut de l’étape Révisions du plan, avec changer pour qui coordonne et pour l’Admin (voir Les révisions du plan).

Les périodes sont coupées au début du plan et au 31 décembre. Tous les 4 mois à partir d’octobre, par exemple, le plan d’une année entière a janv., févr.–mai, juin–sept. et oct.–déc. : janv. est la fin de la période d’octobre à janvier, qui a commencé l’année précédente, et oct.–déc. est le début de la période suivante, dont le reste entre dans la planification de l’année suivante ; la note sous les onglets le signale, sur chaque tranche. Changer le rythme n’efface rien : chaque pourcentage vaut pour les mois pour lesquels il a été donné, et une nouvelle période montre la moyenne de ces mois, pondérée par les heures.

Le temps de chaque équipe, période par période

Dans le bloc 4, la planification montre le temps de chaque équipe, une période à la fois — avec le rythme par défaut, 1er trimestre à 4e trimestre ; avec un autre rythme, par les mois, comme janv. et févr.–mai ; ce qui dépasse 100 % est signalé dans l’onglet. Le manager de chaque équipe répartit le temps de l’équipe en pourcentages, par priorité, entre les livrables sur lesquels l’équipe va travailler dans la période, sans avoir besoin de savoir combien d’heures l’équipe a : Orion convertit chaque pourcentage en heures (le pourcentage multiplié par le temps de l’équipe). La personne qui pilote et le manager d’une équipe au-dessus remplissent aussi ; les autres personnes clés voient les chiffres. Le manager qui n’est pas dans la liste des personnes clés ne voit pas la déclinaison : pour remplir, il entre d’abord dans la liste du Préparer. Le pourcentage est enregistré à la sortie du champ ; vide signifie « sans pourcentage ».

Chaque équipe a une carte avec :

le manager, ou Sans manager dans la fiche, et les heures de l’équipe dans la période : pour chaque personne dont l’équipe principale (l’équipe principale de la fiche) est celle-là, les jours ouvrés du pays dans la période, déjà hors jours fériés, multipliés par la durée hebdomadaire de travail de la fiche (sans durée, 8 heures par jour). Chaque personne compte une fois, dans son équipe principale, et seules les personnes comptent. C’est le même calcul que celui du plan de travail ;
le quotidien : la part du temps qui ne va pas à un livrable, comme le soutien, la gestion de l’équipe et la formation. Dans la première période du plan (avec le rythme par défaut, le 1er trimestre), il est Quotidien, d’après les plans signés : ce que ces plans occupent déjà, sans champ pour le changer, et les livrables qui viennent de l’année précédente apparaissent avec déjà dans les plans et les heures, sans pourcentage. À partir de la deuxième période, il n’y a pas encore de plans de travail : le quotidien commence à la moyenne de l’année précédente — les heures des lignes sans livrable et des livrables récurrents, sur les heures des plans signés cette année-là —, et le manager ajuste période par période. L’équipe sans historique commence à 0 %, avec un avertissement ;
un pourcentage pour chaque livrable de l’équipe coché dans la période ;
le total, et Libre ou Au-dessus de 100 %, en pourcentage et en heures. Au-dessus de 100 %, la carte indique les livrables qui pèsent le plus et suggère de baisser un pourcentage ou de passer un livrable à une autre période, dans la liste des livrables.

Les notes indiquent ce qui rend le chiffre optimiste : qui n’a pas de plan de travail signé dans la première période compte comme libre, et le livrable sans pourcentage ne s’ajoute pas au total. Le livrable nouveau ou proposé sans équipe reste hors des cartes jusqu’à ce qu’il en reçoive une, sur sa page ; une alerte en haut compte combien il en manque. Les absences et les congés n’entrent pas encore dans le calcul. D’où viennent les chiffres, à la fin, répète ces calculs.

Comme le reste de la déclinaison, rien du temps n’est enregistré dans Y Managers avant l’approbation.

L’approbation et la plénière

La déclinaison terminée, la personne qui coordonne soumet le plan à l’approbation (la carte Soumettre le plan à l’approbation, sous l’arbre, dit d’abord ce qu’il faut vérifier, sans bloquer). L’étape 6, Approbation et plan, commence, et chaque propriétaire reçoit une notification personnelle avec les parties qui l’attendent.

1. Chaque propriétaire approuve sa partie. Approuver une partie (objectif ou initiative), c’est approuver son texte, son propriétaire, ses indicateurs et ses livrables ; sans indicateur, elle est suivie par l’exécution des livrables. Décident le propriétaire, le propriétaire d’une partie au-dessus, la personne qui est au-dessus d’eux dans la ligne des équipes et la personne qui coordonne — chacun ne voit que les boutons de ce qu’il décide. Approuver accepte un commentaire ; Rouvrir la discussion retire l’approbation et prévient le propriétaire ; modifier une partie approuvée la retire aussi. Refuser… (seulement la partie non approuvée, avec confirmation) retire la partie du plan avec ce qui est en dessous d’elle ; les livrables qui existent déjà dans Y Managers restent dans le quotidien. La partie refusée va dans Les refusées, d’où Remettre en discussion la ramène, sans les approbations d’avant.

2. Ce que chacun a approuvé: qui a approuvé chaque partie, quand et le commentaire.

3. La plénière valide l’ensemble. Tout étant approuvé, les personnes clés discutent le plan et la personne qui coordonne consigne : Approuvé tel quel, Approuvé avec ajustements ou Retour en révision (qui rouvre toutes les parties). Approuvé, le plan est verrouillé jusqu’à l’enregistrement ; la personne qui coordonne peut Rouvrir le plan. Chaque personne clé est prévenue du résultat.

Le plan approuvé, la personne qui coordonne l’enregistre dans Y Managers (voir L’enregistrement dans Y Managers). Les notifications vont uniquement à chaque personne, jamais à un groupe ; sans abonnement, les boutons apparaissent avec 🔒.

L’enregistrement dans Y Managers

Après que la plénière a approuvé le plan, la personne qui coordonne le porte dans Y Managers, dans le point 3 de l’étape 6, dans le bloc Enregistrer le plan dans Y Managers. En consignant « approuvé tel quel » ou « approuvé avec ajustements », si rien ne bloque l’enregistrement, le bouton est Consigner et enregistrer le plan dans Y Managers : il consigne le résultat et enregistre d’un coup. Un plan qui est déjà approuvé a le bouton Enregistrer le plan dans Y Managers. Avant, une confirmation dit ce qui va se passer.

Ce que l’enregistrement fait. Chaque objectif et chaque initiative du plan devient un regroupement sur la page Regroupement, ou met à jour celui qui existe déjà quand la partie vient de l’année précédente, avec le nom de la partie, le type du niveau de la méthode (dans CLEAR, Objectif et Initiative), la partie au-dessus et le propriétaire. Le livrable qui existe déjà change de regroupement quand le plan l’a changé de place. Le livrable nouveau naît dans son équipe, comme Non démarré, avec les dates de sa page ; sans dates, c’est ce que couvrent les périodes cochées qui vaut, du premier jour du premier mois au dernier jour du dernier. Le livrable nouveau du quotidien naît sans regroupement.

Ce que l’enregistrement ne fait pas. Rien n’est supprimé ni désactivé. Ce qui est resté hors du plan continue tel quel dans Y Managers : les regroupements qu’aucune carte n’a amenés, les parties refusées et les livrables du quotidien. Les indicateurs et le temps de chaque équipe restent dans la planification.

Ce qui bloque. Un livrable nouveau encore À confirmer ; un livrable nouveau sans équipe, sans dates et sans périodes cochées, ou avec les dates à l’envers ; une partie sans titre. La liste apparaît dans le bloc de l’enregistrement. La personne qui coordonne confirme là même chaque livrable À confirmer, y compris avec le plan approuvé. Pour donner une équipe ou des dates, ou retirer un livrable, la personne qui coordonne rouvre le plan.

Ensuite. Le bloc affiche Enregistré dans Y Managers, avec la date et qui a enregistré, ce qui a été fait et les liens vers le Regroupement et vers les livrables, et l’étape 6 apparaît comme « Fait ». Il n’y a pas d’Annuler pour ce qui est venu avant l’enregistrement. Pour changer le plan, la personne qui coordonne le rouvre ; après que la plénière a approuvé de nouveau, l’enregistrement met à jour les mêmes regroupements et livrables, sans doublon. Orion prévient les personnes clés et les managers des équipes qui ont reçu de nouveaux livrables, chacun dans sa notification personnelle (la cloche, le WhatsApp d’Orion de la personne et l’e-mail), jamais en groupe.

Le plan dans le Tableau de bord

Après l’enregistrement, le plan apparaît dans le Tableau de bord, dans la section avec l’année du plan (par exemple, Le plan de 2027), pour les personnes à qui l’organisation a ouvert le Tableau de bord. En haut, un résumé du plan entier : l’exécution, les indicateurs comptés par statut et le temps de la période en cours. Chaque objectif et chaque initiative apporte trois chiffres : l’exécution des livrables (de ce que les livrables de la partie devaient avoir avancé jusqu’à aujourd’hui, ce qu’ils ont avancé), le temps de la période en cours, au rythme de l’entreprise (les heures planifiées, d’après le pourcentage de chaque équipe, et celles appliquées, les heures des plans de travail signés dans la période) et les indicateurs, avec le chiffre, la cible et le statut : Sur la bonne voie, Attention ou Hors trajectoire. La partie sans indicateur est suivie par l’exécution des livrables. Les indicateurs que Y Managers calcule ont déjà un chiffre ; pour ceux que le propriétaire renseigne, apparaît le dernier chiffre renseigné, avec sa période (par exemple, « 13 clients en avr. »). Le chapitre Le tableau de bord explique chaque chiffre.

Le chiffre du propriétaire. Dans Voir les détails, chaque indicateur que le propriétaire renseigne montre les chiffres période par période, avec la couleur du statut de chacun, et qui a renseigné le dernier. Le propriétaire de la partie et l’Admin renseignent le chiffre là même, dans Renseigner le chiffre : choisissez la période (pour l’indicateur mesuré chaque jour, le jour) et saisissez uniquement le chiffre, sans l’unité ; Enregistrer le sauvegarde. Enregistrer de nouveau sur la même période corrige le chiffre, et Supprimer le chiffre de … le retire. Les autres voient les chiffres, sans le champ ; la personne à qui l’organisation n’a pas ouvert le Tableau de bord ne voit pas cette section, et dans ce cas elle répond à Orion dans la conversation, ou l’Admin renseigne le chiffre. Le chiffre d’une période vaut à la fin de celle-ci ; celui de la période en cours vaut comme « jusqu’à présent ». Quand le « Aujourd’hui » a manqué dans la planification, le chiffre de la première période renseignée devient la base de référence, et le statut se mesure à partir de là. La période qui se termine sans chiffre affiche « sans chiffre » après 3 jours ouvrés, et l’indicateur affiche alors « sans chiffre depuis … » à la place du statut. La dernière période de l’année (décembre, le 4e trimestre, la dernière quinzaine ou la dernière semaine) a aussi ce délai : en janvier, jusqu’au 4e jour ouvré, le Tableau de bord montre aussi le plan qui s’est terminé, uniquement pour clôturer les chiffres, et ensuite il sort du Tableau de bord. Pour l’indicateur mesuré chaque jour, le statut se compte par semaine, avec le dernier chiffre de celle-ci. Le chiffre est renseigné dans cette section du Tableau de bord ou en répondant à Orion dans la conversation.

Orion demande le chiffre. Le premier jour ouvré après la fin de chaque période, Orion demande au propriétaire les chiffres qu’il renseigne, dans un seul message, avec tous ceux qui manquent. La question arrive dans la conversation du propriétaire avec Orion, sur WhatsApp ou sur Telegram ; qui n’a pas l’un de ces canaux reçoit la notification dans la cloche et par e-mail, avec le lien vers le Tableau de bord, et la première réponse d’Orion dans le chat du site ou de l’application, après cela, se termine par les chiffres qui manquent encore. Il suffit de répondre par le chiffre : Orion vérifie de quel indicateur et de quelle période il s’agit, l’enregistre et dit ce qu’il a enregistré, et le Tableau de bord montre le chiffre comme renseigné par la conversation. Dans les indicateurs de chaque jour et de chaque semaine, la question vient au maximum une fois par semaine, le lundi, pour la semaine écoulée. Sans réponse, Orion fait un rappel une fois, le jour où la période passe à « sans chiffre » ; le chiffre peut toujours être renseigné dans le Tableau de bord. Quand un indicateur reste Hors trajectoire sur deux périodes de suite (dans ceux de chaque jour et de chaque semaine, sur deux semaines de suite), Orion prévient le propriétaire de la partie et le propriétaire de la partie au-dessus dans l’arbre du plan ; au sommet, la personne qui coordonne la planification. Rien de tout cela ne va dans des groupes. Les indicateurs que Y Managers calcule ne sont pas demandés : le lendemain de la fin de chaque période, Y Managers enregistre leur chiffre, et Voir les détails montre aussi leurs chiffres période par période.

Le plan dans le rapport mensuel. Le rapport mensuel de l’organisation, sur la page Rapports, sort le 5e jour ouvré de chaque mois et apporte la section du plan : tel qu’il était au dernier jour du mois, avec l’exécution des livrables, les indicateurs par situation, les parties et ce qui demande de l’attention ; dans les mois où une période du plan se termine (avec le rythme par défaut, mars, juin, septembre et décembre), aussi le temps planifié et le temps appliqué de cette période. Dans le rapport d’une équipe n’entrent que les parties où elle a des livrables, et l’exécution ne compte que ses livrables.

Les plans des années précédentes. Quand l’année se termine, son plan reste aussi sur cette page, en lecture seule, et il y reste après être sorti du Tableau de bord. La liste des années, en haut de la page, apporte avant l’année en cours les années qui se sont terminées avec un plan enregistré, avec « terminée » dans le nom (par exemple, 2026 · terminée). En choisissant l’une d’elles, la page montre le plan comme le Tableau de bord le montrait : le résumé, les parties et les chiffres de chacune, avec l’avertissement qu’il s’est terminé le 31/12, et sans les étapes de la planification. Personne n’y renseigne de chiffre ; en janvier, pendant que le plan terminé est encore dans le Tableau de bord, le chiffre de la dernière période est renseigné là-bas. Les règles du Tableau de bord s’appliquent : qui n’a pas été autorisé par l’organisation dans le Tableau de bord ne voit pas ces années dans la liste, et, avec la Confidentialité par équipe activée, qui a le profil Utilisateur ne voit que les parties où ses équipes ont des livrables.

Les révisions du plan

À chaque période du rythme de l’entreprise, le plan enregistré passe par une révision : qui dirige s’arrête, regarde le résultat et décide ce qui change pour la période suivante. Y Managers suit déjà toute seule les livrables et le temps des équipes, et Orion réunit tout cela dans la révision ; il reste aux personnes ce que seules elles savent et décident. C’est la septième étape de la page, Révisions du plan, qui apparaît après l’enregistrement dans Y Managers et devient l’étape du moment. Sa légende indique le rythme, par exemple tous les 4 mois, et le rythme apparaît aussi en haut de l’étape, avec changer pour qui coordonne et pour l’Admin.

Quand la révision ouvre. Elle ouvre deux semaines avant la fin de chaque période et reste ouverte jusqu’au 5e jour ouvré de la période suivante. Avec le rythme par défaut, celle du 1er trimestre ouvre le 18 mars et reste ouverte jusqu’au 5e jour ouvré d’avril. La révision d’une période qui traverse le changement d’année appartient au plan de l’année où elle se termine et regarde le morceau qui est dans ce plan : tous les 4 mois à partir d’octobre, la révision d’octobre à janvier appartient au plan de l’année de janvier. Changer le rythme avec une révision ouverte ne change pas cette révision : le changement vaut à partir de la suivante. Quand la révision ouvre, Orion prévient qui coordonne et les personnes clés, dans la conversation de chacun (qui n’a ni WhatsApp ni Telegram avec Orion reçoit l’avis dans la cloche et par e-mail), et fait un rappel une fois, 3 jours ouvrés plus tard, à qui a encore quelque chose à faire.

Ce que la révision montre. En haut, la période, jusqu’à quand elle reste ouverte, qui coordonne et les 4 étapes, chacune avec son état ; Votre prochaine étape dit ce qui manque. Viennent ensuite quatre blocs :

Le résultat de la période, à lire seulement : l’exécution des livrables du plan, les indicateurs comptés par situation, les livrables du plan sur la période (terminés, en retard et en cours), le temps des équipes (les heures appliquées, des plans de travail signés, sur les heures planifiées) et Ce qui demande une décision, les parties qu’Orion a triées.
Les chiffres de la période : une ligne par indicateur et une colonne par mois de la période, avec le dernier mois mis en évidence. Les indicateurs que Y Managers calcule se mettent à jour tout seuls. Pour ceux que le propriétaire renseigne, le chiffre qui manque encore au dernier mois a un champ sur place, pour le propriétaire de la partie et pour l’Admin, et Enregistrer les chiffres les enregistre tous d’un coup ; le chiffre peut aussi arriver par la conversation avec Orion. Pour changer une cible, décidez Ajuster dans sa partie.
Que faire de chaque partie : une décision pour chaque partie du plan. Maintenir : reste tel quel. Ajuster : change la cible, l’échéance, le propriétaire ou les livrables. Mettre en pause : sort du focus jusqu’à la prochaine révision, et les livrables restent dans Y Managers. Clôturer : terminée ou laissée de côté, sort du Tableau de bord à la fin de la période. Orion en suggère une, avec le pourquoi, selon une règle fixe sur les chiffres : clôturer, quand tous les livrables de la partie sont terminés et qu’aucun indicateur n’est hors trajectoire ni ne demande de l’attention ; mettre en pause, quand il y a un livrable en retard et aucune heure appliquée sur les livrables de la partie au dernier mois de la période ; ajuster, quand un indicateur est hors trajectoire ; et maintenir, dans le reste. Ajuster ouvre la cible et le « jusqu’à quand » de chaque indicateur de la partie, et le propriétaire ; pour ajouter ou retirer des livrables, le chemin est la Déclinaison. Chaque décision accepte un pourquoi, qui va dans le compte rendu.
Les priorités de la période suivante : jusqu’à 3 parties sur lesquelles l’entreprise concentre l’effort. Celles de la révision précédente continuent, comme « renforcées », à moins que quelqu’un ne les retire dans Ne plus être une priorité ; la partie mise en pause ou clôturée sort des priorités. Dans le même bloc se trouve le message de la direction, facultatif.

Qui fait quoi. La révision appartient aux personnes clés. Chaque partie est décidée par son propriétaire, par qui coordonne la planification ou par qui est au-dessus de qui coordonne dans la même ligne des équipes (le manager de l’équipe de qui coordonne et ceux des équipes au-dessus de lui). Les priorités, le message et la clôture appartiennent à qui coordonne ou à qui est au-dessus. Qui est au-dessus et n’est pas une personne clé entre d’abord dans la liste du Préparer. Qui n’est pas une personne clé ne voit à l’étape que l’avancement : le rythme, les révisions de l’année et quand chacune ouvre.

Clôturer la révision. Clôturer la révision, dans la barre en bas, demande une confirmation. On peut clôturer avec quelque chose qui manque : ce qui manque reste dans le compte rendu comme « sans chiffre » ou « sans décision ». À la clôture :

la cible, le « jusqu’à quand » et le propriétaire des parties ajustées changent dans le plan, et le propriétaire change aussi dans le Regroupement de Y Managers ;
la partie mise en pause sort du Tableau de bord et des priorités jusqu’à la clôture de la prochaine révision, et Orion ne demande pas ses chiffres pendant ce temps ;
la partie clôturée sort du plan à la fin de la période, avec les parties en dessous d’elle, et les livrables restent dans Y Managers ;
Orion porte les priorités et le message aux personnes clés et aux managers des équipes qui ont des livrables dans le plan, dans la conversation de chacun.

Le compte rendu de la révision. La révision clôturée devient le compte rendu : le résumé, les chiffres de la période, les décisions partie par partie, ce qui a changé dans le plan, les priorités (les nouvelles, les renforcées et celles qui sont sorties, avec qui les a retirées), le message et qui a participé. Voir à quoi ressemblera le compte rendu, dans la barre, montre l’aperçu avant la clôture. Le compte rendu reste à cette étape, dans Les révisions de …, avec Voir le compte rendu ; les priorités et le message apparaissent en haut de la section du plan dans le Tableau de bord ; et le rapport mensuel de l’organisation du mois où la révision a été clôturée porte la révision.

Entre une révision et une autre. L’étape montre la prochaine révision et quand elle ouvre, ce qui vaut maintenant (les priorités, le message et les parties mises en pause de la dernière révision) et les révisions de l’année, avec le compte rendu de chacune. La révision de la période qui se termine le 31 décembre est celle de la fin de l’année : elle clôture le résultat et les chiffres, sans la décision des parties ni les priorités, parce que ce qui reste et ce qui change l’année suivante appartient à la planification de l’année suivante. Les comptes rendus d’une année terminée restent sur la page de cette année-là.

Le parcours de la planification, dans la conversation

Orion connaît aussi la planification de l’année comme un parcours : le pas à pas d’un processus de l’entreprise, qu’il conduit. Demandez dans la conversation, par exemple « comment je fais la planification de l’année ? » ou « planifions 2027 », et Orion explique, dans votre langue, les étapes, qui décide de chacune, les écueils les plus courants, un calendrier pour commencer janvier avec le plan enregistré et par où commencer. Le parcours va au-delà de la page : après l’enregistrement, il arrive aux plans de livrables et de travail de chaque équipe, dans Y Managers. Commencer la planification reste du ressort de l’Admin, sur la page.

La planification de l’année