Qui voit quoi dans votre CRM

La règle en une phrase : le contact est à tous, l’affaire est à qui en répond

Dans Orion, votre entreprise a un répertoire partagé. Toute personne qui entre dans le tableau de bord voit les contacts et les entreprises : nom, téléphone, e-mail, historique des conversations ordinaires. C’est voulu — c’est le répertoire de la maison.

Les affaires fonctionnent à l’inverse. Elles naissent fermées. Deux personnes seulement les voient : l’Admin de l’entreprise et qui figure sur la liste des responsables de cette affaire. Être responsable d’une affaire n’ouvre pas les autres. Cela vaut pour tout ce que l’affaire porte : le titre, l’étape, le montant, la date de clôture prévue, qui en répond et les notes prises à l’intérieur.

C’est le réglage d’usine et il est activé dans toutes les entreprises aujourd’hui. Personne n’a eu à le choisir ; c’est livré ainsi.

Pourquoi l’onglet Processus vous apparaît vide

Si vous n’êtes pas Admin et que vous ne répondez d’aucune affaire, l’onglet Processus du CRM affiche : « Aucun processus ouvert. Confirmez un lead dans Actions en attente ou ouvrez-en un ci-dessus. »

Cette phrase est le point faible d’aujourd’hui, et il vaut la peine de le dire en toutes lettres : elle ne distingue pas « l’entreprise n’a aucune affaire » de « l’entreprise a des affaires et aucune n’est la vôtre ». Les deux situations produisent exactement le même écran. Si un collègue dit qu’une proposition est en cours et que vous ouvrez l’onglet sans rien trouver, l’explication la plus probable n’est pas un bug — c’est que vous ne figurez pas sur la liste des responsables.

La même chose se produit de façon plus silencieuse dans les fiches : en ouvrant une entreprise ou une personne, le bloc des affaires disparaît entièrement. Il n’est pas grisé, il n’est pas verrouillé, il n’existe pas. La fiche ressemble à celle d’un contact sans aucun historique commercial.

Qui voit tout le pipeline — et qui ne le voit pas, alors qu’on croirait le contraire

Seules les personnes qui ont le rôle d’Admin de l’entreprise voient toutes les affaires. Il n’y a pas de demi-mesure : soit vous êtes Admin, soit vous ne voyez que celles dont vous êtes responsable.

Deux surprises courantes, et toutes deux sont réelles :

Diriger une équipe n’ouvre pas le pipeline. Un manager qui suit le travail de toute l’équipe ouvre l’onglet Processus et voit la même chose que n’importe qui d’autre — seulement ce qui est à lui. Ce n’est pas un défaut de l’outil ; c’est la règle actuelle.

Qui n’a pas de rôle défini dans l’entreprise tombe automatiquement dans le groupe qui ne voit pas. Des rôles comme Audit ou RH n’ouvrent pas le pipeline non plus.

Et l’autre côté : si vous êtes Admin, vous voyez la liste complète et vous n’avez aucun moyen de percevoir, à l’écran, que vos collègues voient autre chose. Il vaut la peine de le savoir avant de reprocher à quelqu’un de « ne pas avoir regardé le pipeline ».

Une limite assumée : aujourd’hui il n’existe ni bouton, ni écran, ni demande dans le tableau de bord qui ouvre le pipeline à toute l’équipe. Si votre entreprise préfère le pipeline ouvert à tous, cela ne se règle pas tout seul — parlez-en avec nous.

L’encadré « Prévision de ce mois-ci » qui disparaît

En haut de l’onglet Processus se trouve un encadré avec la prévision de clôture du mois. Deux choses à son sujet :

Le total que vous voyez ne porte que sur les affaires que vous voyez. La somme ne livre jamais par différence ce que la liste a caché — il n’est pas possible de découvrir le montant de l’entreprise par soustraction. C’est intentionnel.

Si vous ne voyez aucune vente ouverte, l’encadré n’apparaît pas du tout. Il disparaît, sans aucune phrase à sa place. Un Admin voit l’encadré ; vous, sur le même écran, ne voyez même pas l’emplacement où il se trouvait.

Un détail qui change le calcul : seules les affaires de type Vente entrent dans la prévision. Partenariat, service et « autre » n’ajoutent aucun montant, même avec de l’argent inscrit.

Ce qui arrive à ce que VOUS écrivez

Voici la partie qui crée le plus de confusion, parce qu’elle touche qui écrit, non qui lit.

Quand vous enregistrez une activité — une note, un compte rendu de réunion, un appel — sur une entreprise (ou sur un de ses contacts) qui a une Vente ouverte, cette note est rattachée à cette vente automatiquement. Personne ne le demande, personne ne prévient. Et, rattachée, elle suit désormais la règle de l’affaire : seuls les responsables et l’Admin la voient.

La conséquence dérange : si vous n’êtes pas responsable de cette vente, votre propre note disparaît de votre vue dès que vous enregistrez. Il n’y a pas d’erreur. Elle disparaît. La lecture naturelle est « le système a perdu ce que j’ai écrit » — et ce n’est pas cela.

Deux réserves utiles :

Seule une Vente ancre. Si l’entreprise n’a qu’un partenariat ou qu’un service ouvert, votre note reste ouverte à tous.

Par le tableau de bord, il n’existe pas aujourd’hui de case à cocher pour marquer la note comme « générale ». En le demandant à Orion dans la conversation, c’est possible : il suffit de dire que la note est générale et elle devient visible pour tout le monde dans l’entreprise.

Et, quand l’affaire se clôt, les nouvelles notes naissent de nouveau ouvertes — mais celles qui ont déjà été rattachées restent restreintes, y compris la note de gain ou de perte.

Chronologie : ce qui disparaît, et un point où cela ne vaut pas encore

Dans l’onglet Activités, dans la chronologie de l’entreprise et dans la chronologie de l’affaire, tout ce qui est rattaché à une affaire que vous ne voyez pas est retiré. Les réunions, les conversations transcrites et aussi les notes que le système lui-même écrit à chaque mouvement (« montant : … », « prévision : … », changement d’étape, changement de responsable).

La liste arrive simplement plus courte. Il n’y a ni points de suspension, ni marque de coupe, ni compteur. Dans la chronologie de l’affaire elle-même l’effet est plus dur : elle arrive vide, parce que là tout porte le lien.

Cela vaut également dans la fiche de la personne : depuis le 05/09/2026 la chronologie d’un contact obéit à la même règle que l’onglet Activités. Quand une ligne reste dehors, l’écran indique combien il y en a — vous n’ignorez jamais qu’il existe quelque chose de restreint là.

Deux répertoires différents : le CRM de l’entreprise et votre tableau Relations

Il existe deux tiroirs de contacts et ils ne se mélangent pas.

Le CRM (Orion › CRM) est le répertoire de l’entreprise, partagé avec tout le monde là-bas. Le tableau Relations est le vôtre, personnel : ni les collègues ni la hiérarchie ne voient ce qui s’y trouve, et chaque personne a le sien, à part.

Qui appartient à une entreprise a le CRM verrouillé sur le répertoire de l’entreprise — il n’y a pas moyen de basculer par là. La porte vers votre répertoire personnel est l’écran Relations.

Ce qui tombe de chaque côté : ce qu’Orion capte tout seul (message WhatsApp, e-mail, réunion d’agenda) va dans votre tiroir personnel. Ce que quelqu’un enregistre exprès — parce que vous le demandez à Orion, par l’écran du CRM ou par le bouton Enregistrer le lead de la liste des opportunités d’e-mail — va dans le répertoire de l’entreprise. L’exception est l’e-mail qui peut être une opportunité : sur le compte de l’Admin de l’organisation, le probable de qui n’est pas encore client entre dans la boîte Actions en attente de l’entreprise, avec le nom, l’entreprise, l’e-mail, l’objet et le pourquoi — jamais le texte de l’e-mail. Sur le compte d’un membre, son e-mail ne va pas tout seul dans le répertoire de l’entreprise — l’exception est le prospect de sa prospection : la réponse et l’e-mail qu’il envoie après la fin de la séquence restent dans l’historique de ce contact, qui est à l’entreprise. La notification n’est qu’à lui, et le reste, il l’enregistre s’il le veut. Et la liste des opportunités d’e-mail est propre à chacun : l’Admin ne voit pas la boîte d’un membre, et le membre ne voit pas celle de l’Admin — le lien Ouvrir l’e-mail d’une action en attente n’apparaît que pour le propriétaire de la boîte. En dehors de cette exception, la chronologie de l’entreprise peut être plus pauvre que la réalité : les conversations captées automatiquement n’y sont pas.

La même personne peut avoir une fiche de chaque côté, et elles ne se parlent pas. Le Enregistrer le lead de la liste des opportunités d’e-mail et l’e-mail qui peut être une opportunité ne créent pas la seconde : qui est déjà dans votre tableau personnel y reste. Pour emmener un contact personnel vers l’entreprise, demandez à Orion dans votre conversation directe avec lui (« partagez ce contact avec l’organisation »). Il n’y a pas de bouton pour cela, et c’est un aller sans retour : on ne peut pas le ramener.

Si vous supprimez votre compte, votre tiroir personnel part avec. Le répertoire de l’entreprise reste — il est à l’entreprise, pas à vous. L’exception est celui qui utilise Orion seul : là, les deux partent.

Si vous utilisez Orion seul, sans entreprise

Rien de tout cela ne s’applique à vous. Le pipeline est le vôtre et vous voyez tout. Les deux écrans — CRM et Relations — lisent le même répertoire, avec des découpages différents : dans le tableau Relations sont mis en avant les quelques contacts que vous avez marqués à suivre.

Le jour où vous entrerez dans une entreprise, le CRM affichera le répertoire de celle-ci. Vos anciens contacts ne disparaissent pas : ils restent à vous et apparaissent désormais dans le tableau Relations.

Le bonjour de 7 h suit la même règle — avec une exception

Dans le résumé du matin, le bloc pipeline ne montre que les affaires à l’arrêt que vous pouvez voir. S’il n’y en a aucune à vous, le bloc rétrécit ou disparaît — sans dire qu’il a été découpé. Autrement dit : « il n’y a rien de bloqué dans mon bonjour » ne veut pas dire « l’entreprise n’a rien de bloqué ».

L’exception, qui est l’inverse : la liste des relances convenues et échues part par NOM à tous les destinataires du résumé, y compris ceux qui ne voient aucune affaire. Le contact est le répertoire de l’entreprise et n’entre pas dans la règle du pipeline. Si un nom ne doit pas circuler, il ne doit pas figurer comme relance en attente dans le répertoire de l’entreprise.

Quand vous demandez à Orion

Orion ne contourne pas la règle : il lit le pipeline avec les yeux de la personne titulaire de ce compte. Dans votre conversation 1:1, ces yeux sont les vôtres.

Un détail en votre faveur : si vous demandez la liste des affaires ouvertes, il est instruit pour dire combien il en existe que vous ne pouvez pas voir. C’est aujourd’hui le seul endroit du produit qui le déclare à voix haute.

Et deux points où il ne le déclare pas encore, et dont vous devez tenir compte : en demandant la prévision du mois, le chiffre peut arriver plus petit sans aucune réserve ; et en demandant l’historique d’un contact, il raconte une histoire plus courte avec le même naturel qu’il mettrait à raconter la complète. Nous corrigeons cette asymétrie.

Dans les groupes WhatsApp et Telegram

Aucune information de pipeline ne circule en groupe. Dans un groupe, Orion n’a pas accès aux affaires, aux montants, à la prévision ni à l’historique de contact — pour personne, pas même pour le titulaire du compte. Si quelqu’un le demande, il répond que cela est en dehors de ce qu’il peut faire là. C’est la garantie que le groupe offre.

Il y a une exception étroite : dans un groupe marqué « Travail interne », et seulement quand c’est le titulaire du compte lui-même qui demande, Orion atteint le répertoire de contacts et d’entreprises — et là l’étiquette de pipeline du contact (lead, client, écarté) peut être dite à voix haute dans la salle. Il vaut la peine de le savoir avant de poser une question sur un client dans un groupe avec des gens de l’extérieur.

Deux choses que le participant ne perçoit pas et que vous devez savoir :

Dans un groupe marqué comme groupe de travail, chaque message devient un enregistrement de travail de l’entreprise, avec le texte, l’auteur et la date — audio compris, transcrit. L’audio des autres participants compte dans les 75 % de votre quota de transcription réservés aux personnes de l’extérieur. En dehors des groupes de travail, l’audio publié dans le groupe n’est pas transcrit ; sur WhatsApp, l’exception est l’audio que quelqu’un cite en appelant Orion. C’est séparé du fait d’autoriser Orion à répondre : un groupe peut être muet et être tout de même enregistré.

Dans les groupes WhatsApp autorisés, qui est déjà contact du CRM gagne une ligne par jour dans sa propre fiche selon la politique du groupe (voir Groupes WhatsApp et Telegram) : en 🟢 Répond à tous, avec un résumé de ce qu’il a traité — sans sa signature, seulement la présence, comme en 🟡 ; en 🟡 Le patron seul déclenche, seulement la présence (combien de messages) ; en 🔴 Me consulte toujours, rien. Un message de groupe non autorisé n’entre dans la fiche de personne. Qui n’est pas contact n’entre jamais. Dans les groupes Telegram cela n’arrive pas.

Qui écrit à votre ligne de service client

Une personne de l’extérieur qui parle au service client de votre entreprise ne lit rien : ni le répertoire, ni les fichiers, ni le CRM, ni le plan de travail. Même un ancien client déjà enregistré est salué par son prénom et c’est tout — Orion ne reçoit pas son nom de famille, son e-mail ni son téléphone, et ne voit pas le statut dans le pipeline, la fonction, les notes ni les conversations antérieures. Un téléphone identifie une ligne, pas une personne.

Qui est reconnu. Uniquement celui qui écrit depuis le numéro exact qui figure dans la fiche : pays, indicatif et numéro. La seule différence acceptée est le neuvième chiffre du portable brésilien, que certains appareils envoient et d’autres non. Un numéro ressemblant — même fin, mais autre indicatif ou autre pays — est un inconnu. Si le même numéro figure dans deux fiches, Orion n’en choisit aucune : personne n’est salué par son nom tant que vous n’avez pas réglé la paire dans l’écran Doublons du CRM. Et un téléphone enregistré dans la fiche sans l’indicatif du pays peut ne pas être reconnu : enregistrez le numéro complet, avec le + et l’indicatif du pays.

Celui qui vient de l’extérieur ne modifie aucune fiche. Ce que le visiteur dit ou saisit — un nom, un e-mail, un autre téléphone — ne change jamais un contact qui existe déjà et ne l’y rattache jamais. Seul le numéro depuis lequel le message est arrivé crée ce lien.

Du matériel de l’entreprise, il n’atteint que ce qui a été marqué, élément par élément, comme 🌐 Public. Si Orion dit « je n’ai pas cette information » et que le document existe, vérifiez d’abord que l’élément est bien en 🌐 Public et que le texte se trouve dans l’élément lui-même — le texte des PDF et des Word n’est pas encore lu. Ce ne sont pas les seules causes : en dehors du document cité dans le script, Orion ne reçoit que les quelques extraits les plus proches du dernier message du client, et le bon extrait peut ne pas en faire partie. Dans ce cas, rédigez l’élément avec les mots que le client emploie, ou citez le document dans le script.

Ce que le visiteur fait, c’est écrire : quand il manifeste une intention commerciale claire, il devient un lead de l’entreprise et la conversation devient une activité. Si son numéro n’appartient encore à aucun contact, une nouvelle fiche naît, avec le téléphone depuis lequel il a écrit ; un autre téléphone qu’il dictera reste seulement noté dans la fiche, comme indiqué et non vérifié. Si le numéro appartient déjà à un contact, la fiche reste telle quelle, la conversation entre dans sa chronologie, et ce qu’il indiquera de différent (un nouvel e-mail, par exemple) devient une note à cet endroit, à vérifier et à mettre à jour. Si le numéro figure dans deux fiches, la conversation est enregistrée sans fiche. Si cette entreprise a déjà une vente ouverte, cette activité peut naître visible seulement pour les responsables et pour l’Admin.

Les réponses au questionnaire

Le questionnaire appliqué par le bloc « Appliquer un questionnaire » conserve ce que chaque personne a répondu. Ces réponses ne suivent pas la règle du CRM : elles ne sont lues que par celui qui s’occupe de la ligne qui les a recueillies et par l’Admin de l’organisation — dans 📋 Réponses, avec le document des questions, dans Connaissances. Les autres collègues, y compris les managers d’équipe, ne voient pas le bouton, et leur demande est refusée. Les groupes, les AI workers, les assistants connectés et Orion lui-même ne lisent pas les réponses. Dans le CRM ne restent que la ligne fixe « A répondu au questionnaire « X » (7 sur 8) » et, parmi les questions que vous avez marquées, le nom, l’e-mail et l’entreprise que la personne a confirmés — aucune autre réponse. Voir Appliquer un questionnaire par le numéro de service client.

L’AI worker et Orion connecté à un autre assistant

L’AI worker de votre entreprise n’a pas de vue propre. Il travaille dans le compte de celui qui a délégué la tâche et voit le pipeline exactement comme cette personne le voit. Si celui qui a délégué est Admin, le worker peut citer dans un rapport une affaire que vous ne trouvez pas sur votre écran. Si celui qui a délégué n’est pas Admin, le rapport est plus court — et rien dans le texte ne le signale. Il vaut la peine de vérifier de quel compte la tâche est partie avant de traiter le chiffre comme le total de l’entreprise.

Il en va de même quand vous reliez Orion à un autre assistant (par exemple dans Claude) : il voit ce que le propriétaire de cette connexion verrait dans le tableau de bord, pas une affaire de plus, et l’entreprise vient toujours de la clé elle-même — il n’y a aucun moyen de la pointer vers une autre.

Deux angles morts que vous devez connaître

Affaire sans responsable. Comme l’accès vient du fait de figurer sur la liste des responsables, une affaire restée sans personne est invisible pour toute l’entreprise, sauf pour les Admins. Pire : l’alerte « N affaires sans responsable », qui existe justement pour que quelqu’un s’en charge, n’apparaît pas non plus pour qui n’est pas Admin. Si aucun Admin ne regarde, elle reste à l’arrêt sans personne qui puisse la remarquer.

Les chiffres en haut du CRM ne suivent pas tous la règle. Les pastilles lead/client, la puce des suivis en attente et les compteurs d’activité des 7 et 30 derniers jours comptent toute l’entreprise, pour tout le monde. Seules les affaires respectent la fermeture. Vous pouvez donc voir un compteur plus grand que la liste que vous arrivez à ouvrir — et, en demandant à Orion les suivis en attente, recevoir le résumé écrit d’un follow-up rattaché à une affaire que votre écran cache. C’est une incohérence connue, pas une fuite intentionnelle, et elle est en file d’attente pour être fermée.

Et, en essayant d’ouvrir une Vente ou un Partenariat pour une entreprise qui en a déjà une ouverte et cachée pour vous, le système refuse en disant qu’elle « est dans la liste ci-dessous ». Elle n’y est pas — la liste est filtrée. Ne perdez pas de temps à chercher : demandez à un Admin.

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Dernière mise à jour : 05/09/2026.