Vos clients : accueil, agenda et prospection

Accueil du public

Orion peut accueillir vos clients sur WhatsApp et sur Instagram, avec un rôle que vous définissez pour chaque point de contact. Deux conditions, avant toute chose :

Sur WhatsApp, cela exige un numéro dédié. Sur votre numéro personnel, le rôle public reste verrouillé, à l’écran et sur le serveur — l’activer là ferait répondre Orion à vos contacts personnels. Soit le numéro principal d’Orion lui est dédié, soit vous connectez un numéro supplémentaire. Sur Instagram, il n’y a pas ce verrou : le compte est celui de l’entreprise par construction, et il suffit d’activer les messages directs — voir Connecter Orion.

C’est vous qui écrivez le rôle. Dans Orion → Rôle public : le Rôle (ce qu’il représente pour celui qui arrive), le Ton, le Flux de la conversation (les étapes, dans l’ordre — on peut partir d’un modèle du rôle choisi et l’adapter) et les Limites (« ne jamais communiquer de prix ni de détails internes », « ne jamais promettre de délais »).

Ce qui se passe de l’autre côté :

Il est cloisonné. Dans l’accueil, Orion n’utilise aucun de vos outils internes. Il converse, enregistre et fait remonter — rien de plus.

Vous êtes au courant. Orion vous résume ce que le visiteur voulait — l’accueil ne se fait pas à votre insu.

Il répond avec ce que vous avez publié. Les documents de Connaissances marqués 🌐 Public (prix, services, politiques, comment souscrire) alimentent les réponses. Ce qui n’y figure pas reste soumis aux limites que vous avez écrites : il est instruit de ne rien inventer et de vous faire remonter le sujet.

Il alimente le CRM. Par WhatsApp, les contacts et les interactions entrent dans le CRM ; par Instagram, pas encore. Voir Les contacts qui viennent de l’extérieur.

Il peut prendre des rendez-vous, quand votre organisation a des professionnels et des créneaux configurés : les créneaux viennent du serveur, jamais de l’imagination du modèle.

Numéros supplémentaires. Depuis le 05/08/2026, un numéro en plus n’entre que par l’API officielle de Meta, et uniquement dans la fonction d’accueil — l’ancienne option de numéro de prospection commerciale a été retirée. Le chemin est une connexion rapide au Facebook de votre entreprise, directement sur l’écran de Connexion, et le compte WhatsApp créé reste à votre nom. En payant par Pix Automático, le numéro est ajouté au montant avant d’être connecté — voir Connecter Orion. Ce qu’il faut savoir avant :

L’ouverture n’est pas immédiate. WhatsApp examine le compte avant. Cela prend en général quelques heures et peut aller jusqu’à 24 h ; pendant cette période, le numéro apparaît comme « En cours d’examen » et n’envoie ni ne reçoit.
Le numéro ne doit pas être utilisé sur WhatsApp aujourd’hui, et vous recevez un code pour prouver qu’il est bien le vôtre (sur une ligne fixe ou un numéro virtuel, demandez le code par appel — le SMS n’arrive pas).
Il faut enregistrer un moyen de paiement sur le compte WhatsApp de votre entreprise ; sans lui, WhatsApp bloque les envois.
Le numéro devient une ligne professionnelle : il cesse de fonctionner dans l’application WhatsApp ordinaire sur le téléphone.
Règles de WhatsApp, pas les nôtres : les réponses libres valent jusqu’à 24 h après le dernier message du client ; en dehors de cette fenêtre, seuls des modèles pré-approuvés partent. Et les conversations lancées par l’entreprise commencent avec une limite quotidienne basse, qui augmente à mesure que le numéro délivre avec qualité.

Agenda partagé — la prise de rendez-vous pour vos clients

Ce qu’il fait

Un client écrit à votre numéro d’accueil et parle à Orion comme il parlerait à une réceptionniste : il demande qui reçoit le samedi, choisit un créneau, donne son nom et son téléphone, et ressort avec son rendez-vous pris. Derrière cette conversation, le système fait le travail technique tout seul :

Il ne propose que de vrais créneaux. La disponibilité provient de la fiche de chaque professionnel et de son agenda Google — un créneau occupé disparaît de l’offre. Orion a l’interdiction d’inventer un créneau : c’est le système qui calcule, pas le modèle de langage.
Il réserve pour de vrai. Chaque rendez-vous devient, d’un coup : une ligne dans la feuille de calcul de suivi, un événement dans le calendrier partagé (et une invitation par e-mail au client, s’il donne son e-mail — avec les rappels de Google lui-même), et un enregistrement dans le système. Une séance En ligne reçoit en plus, sur le moment, un lien de visioconférence Google créé dans l’événement lui-même : celui qui a donné un e-mail reçoit ce lien avec l’invitation. Sans e-mail, le lien n’existe que dans l’événement du calendrier — la confirmation et le rappel par WhatsApp ne répètent pas l’adresse de la salle.
Il calcule le montant. En privé, c’est le tarif du professionnel ; en convention, c’est la grille tarifaire de la feuille de calcul, avec la rétrocession du professionnel calculée en même temps. Le client n’a pas besoin de demander le prix pour que la conversation avance.
Il confirme au moment de la réservation. Dès que le créneau est réservé, le client reçoit la confirmation par WhatsApp — avec le professionnel, le jour et l’heure. Elle vaut par elle-même (la personne sait que la réservation a bien pris) et elle a un effet pratique : qui répond à cette confirmation ouvre la conversation, et à partir de là le rappel de la veille arrive comme un message ordinaire, pas comme un modèle. Cela dépend du numéro connecté par l’API officielle ; sans lui, la confirmation ne part pas par WhatsApp.
Il rappelle le client la veille. Le rappel part tout seul le matin de la veille (et, pour les réservations de dernière minute, le matin même), une seule fois par rendez-vous. Il va uniquement au téléphone et à l’e-mail de cette réservation — jamais à un autre téléphone ou e-mail que la fiche de la personne aurait dans le CRM. Il part par WhatsApp et, quand il y a un e-mail du client, aussi par e-mail — avec une différence qui compte : répondre sur WhatsApp reporte ou annule dans la même conversation, parce que c’est Orion qui lit. Cela vaut pour qui écrit depuis le numéro de la réservation : le téléphone donné lors de la réservation ou, si la personne n’en a pas donné d’autre, le numéro depuis lequel elle a réservé. Lorsque vous réservez pour un client, donnez le téléphone avec l’indicatif du pays (« +55 11 98765-4321 », « +1 613 555 0100 »). Sans l’indicatif, Orion lit le numéro selon le pays du WhatsApp de votre compte ; si le même numéro est aussi valable dans un autre pays — celui du fuseau horaire du compte, ou le Brésil —, il ne devine pas : il le garde tel qu’il a été écrit, et la personne ne peut ni reporter ni annuler depuis son WhatsApp. Qui a réservé pour quelqu’un d’autre, avec le numéro de cette personne, ne voit ni n’annule cette réservation depuis son propre WhatsApp — il s’adresse à votre accueil. L’e-mail, lui, demande à la personne d’écrire sur WhatsApp ou de répondre à l’e-mail lui-même, et cette réponse tombe dans la boîte de l’entreprise pour que quelqu’un réponde à la main : l’e-mail ne modifie pas l’agenda tout seul. Le rappel par WhatsApp dépend du numéro connecté par l’API officielle ; sans lui — par exemple, dans une entreprise qui n’utilise que la passerelle avec Calendly — il ne reste que l’e-mail, quand il y en a un. Si aucun canal n’accepte le rappel (par exemple, votre compte e-mail a refusé l’envoi et il n’y a pas de WhatsApp du client), Orion réessaie le lendemain matin, tant que le rendez-vous est encore à venir. Si l’heure du rendez-vous passe sans que le rappel soit parti, vous recevez une courte notification, seulement avec le nom du client et le jour et l’heure du rendez-vous. Elle part une fois par rendez-vous ; lors d’une panne rare, elle peut arriver en double, parce qu’Orion préfère prévenir deux fois que ne pas prévenir.
Il alimente le CRM. La réservation par WhatsApp crée un contact, ou apparaît dans la fiche de la personne si le numéro est déjà dans le CRM ; la réservation par Instagram ne crée pas de contact. Voir Les contacts qui viennent de l’extérieur.

Les deux moitiés : le moteur et la voix

L’Agenda partagé, c’est toujours deux pages qui travaillent ensemble — et comprendre ce partage évite la plupart des questions :

Le moteur se trouve dans Orion → Rendez-vous (la page Agenda partagé) : les professionnels, les jours et les plages horaires de chacun, la durée de la séance, l’intervalle entre les séances, la modalité, les tarifs, les salles. Tout ce qui est mécanique — chercher un créneau libre, écrire dans la feuille de calcul, créer l’événement, calculer la rétrocession — est automatique et invisible.

La voix se trouve dans le Rôle public : quel rôle Orion endosse, le ton, le script de la conversation (quoi demander et dans quel ordre) et ce qu’il ne peut jamais faire. C’est là que l’on définit comment sonne l’accueil. La page liste chaque point de contact qui parle au public — le numéro principal, chaque numéro d’accueil et chaque compte Instagram — et chacun peut avoir son propre rôle, avec des comportements différents.

Faire passer un questionnaire, ou suivre un document. Dans le bloc Faire passer un questionnaire, dans le Rôle public, Orion envoie les questions de votre formulaire ou de votre enquête exactement telles que vous les avez approuvées, une par message, et conserve ce que chaque personne a répondu avec le document des questions, pour que vous puissiez les lire, les télécharger et les supprimer dans 📋 Réponses. Il peut aussi suivre un document cité dans le script — un formulaire d’admission, un formulaire de consentement. Le pas à pas, les limites et ce qui va dans le CRM et dans l’agenda sont dans Faire passer un questionnaire depuis le numéro d’accueil.

Une règle qui n’est pas évidente (définie le 11/08/2026) : la capacité de prendre des rendez-vous vient des professionnels enregistrés, non du rôle choisi. Avec des professionnels enregistrés, Orion sait réserver dans n’importe quel rôle public — un rôle d’« Accueil client » prend aussi des rendez-vous, quand le client le demande. Le rôle « Réceptionniste de rendez-vous » existe parce qu’il apporte le bon script : il conduit la conversation activement vers la prise de rendez-vous, au lieu d’attendre que le sujet vienne. Vous voulez un hybride — de l’assistance qui réserve aussi ? Utilisez le rôle d’accueil et ajoutez des étapes de prise de rendez-vous au script.

Comment l’activer — le circuit complet

La prise de rendez-vous est en service quand cinq choses sont vraies en même temps. La page exige les deux premières dès l’entrée — sans le compte Google connecté, elle ne propose que le bouton de connexion, et sans aucun professionnel enregistré, elle s’ouvre directement sur l’enregistrement. Une fois configurée, elle affiche en haut une carte d’état qui s’occupe du reste, le canal : quel numéro accueille, avec quel rôle, et ce qu’il reste à activer. Les voici :

Google connecté — le compte de l’entreprise, propriétaire de la feuille de calcul et du calendrier.
Professionnels enregistrés — au moins un, avec des disponibilités.
Un numéro qui accueille le public — ce peut être un numéro dédié connecté par l’API officielle de WhatsApp (bloc « Numéros pour l’accueil via WhatsApp » sur la page de Connexion) ou le numéro principal d’Orion lui-même, à condition qu’il ne soit pas votre ligne personnelle : sur la ligne personnelle, le rôle public reste verrouillé et l’interrupteur ne s’active même pas. Sans un numéro de l’API officielle actif, la conversation de prise de rendez-vous fonctionne normalement, mais le rappel de la veille ne part pas par WhatsApp. Le chapitre sur la connexion d’Orion explique la connexion et les limites de l’API officielle.
Rôle public activé sur ce numéro.
Rôle « Réceptionniste de rendez-vous » — recommandé, non obligatoire (voir la règle ci-dessus).

La carte d’état est claire : vert = l’accueil est en service, avec le numéro et le dernier message reçu (« envoyez un bonjour pour tester », s’il n’y en a encore aucun) ; jaune = quelque chose demande une action — accueil désactivé, numéro encore en cours d’examen par WhatsApp, ou le dernier envoi a échoué ; rouge = aucun numéro d’accueil connecté. Chaque alerte vient avec le bouton qui mène à l’endroit de la correction.

La feuille de calcul et le calendrier sont des miroirs

La source de vérité est le système. La feuille de calcul de suivi et Google Agenda sont des projections : commodes à consulter, mais reconstructibles. Si quelqu’un supprime ou met en désordre la feuille de calcul, le bouton « Reconstruire la feuille de calcul depuis le système » en crée une nouvelle avec tout l’historique.

Reconstruire a une contrepartie. Tous les rendez-vous reviennent — date, professionnel, client, payeur, modalité, salle et l’issue de chacun —, et les professionnels et leurs tarifs privés par défaut restent tels qu’ils étaient, parce qu’ils viennent de leur fiche. Ce qui ne revient pas, c’est ce qui a été ajusté à la main dans la feuille de calcul : la grille tarifaire renaît dans sa version par défaut (les prix, les rétrocessions et la liste des conventions que vous avez modifiés ou ajoutés reviennent à l’original) et le pourcentage de rétrocession en privé revient à 50 % par défaut. Les colonnes à remplir à la main naissent également vides : sans la coche de feuille de soins signée, les consultations en convention réapparaissent comme feuille de soins en attente ; et chaque consultation privée sans montant saisi est désormais calculée au tarif par défaut du professionnel, qui n’est peut-être pas celui facturé ce jour-là. La feuille de calcul reconstruite est un nouveau fichier, avec un nouveau lien — les anciens raccourcis continuent de pointer vers la précédente. Et la précédente n’est pas supprimée : elle reste dans le compte Google de l’entreprise, on peut donc ouvrir les deux côte à côte, réajuster les prix et le pourcentage et copier ce qui manque avant de la supprimer.

L’accès suit un modèle simple et voulu :

La feuille de calcul appartient au compte Google de l’entreprise — c’est par lui qu’Orion écrit.
Elle est partagée en lecture seule avec l’e-mail du propriétaire de l’organisation. Il n’existe aucun lien public : personne d’autre ne l’ouvre.
Les verrous ne valent pas dans le compte propriétaire. Comme l’e-mail du propriétaire ne reçoit que la lecture, qui inscrit l’issue d’un rendez-vous doit être connecté au compte Google de l’entreprise — ou recevoir un accès en modification par ailleurs. Et, dans ce compte, les verrous ne retiennent rien : connecté à ce compte, vous modifiez n’importe quelle cellule, y compris les cellules verrouillées, et la feuille de calcul elle-même le signale dans son premier onglet, Instructions (la description de l’agenda répète l’avertissement). Les verrous valent pour qui vous invitez à modifier : pour cette personne, seuls restent libres l’issue de chaque rendez-vous (colonne Statut) et le bon signé, plus les prix et les pourcentages dans les onglets de prix et de configuration ; dates, horaires, noms, montants et formules restent bloqués. Ce qui est modifié à la main dans les cellules verrouillées ne revient ni au système ni à l’agenda — la feuille de calcul cesse d’être un miroir et se met à diverger en silence. Annulation et report passent toujours par Orion.

C’est votre accueil qui inscrit l’issue. Tout rendez-vous naît Planifié et reste Planifié après le passage de l’heure : aucune routine ne passe en Réalisé toute seule les créneaux fixés par Orion (la seule exception est qui a connecté Calendly — dans ce cas, un balayage quotidien passe en Réalisé les créneaux déjà passés). Inscrire l’issue dans la feuille de calcul (Réalisé, Absence, Annulé) est une routine de fin de journée, et c’est elle qui alimente la clôture : la totalisation par professionnel — séances, facturé et reversement — ne compte que les lignes marquées Réalisé. C’est pour cela que la colonne d’issue reste libre à la modification alors que le reste de la ligne demeure verrouillé.

Dans l’agenda, chaque professionnel a sa couleur — vous la choisissez sur sa ligne, et celui qui reste sans choix reçoit automatiquement une couleur distincte. Le titre de l’événement ne porte jamais le nom du client : il dit la modalité et le professionnel (« 🏥 En présentiel — Dr Ana », « 💻 En ligne — Dr Ana »), avec la salle enregistrée, ou « En ligne », dans le champ du lieu. Nom, contact, payeur et modalité restent dans la description de l’événement, pas dans le titre qu’affiche n’importe quel écran partagé.

Vous utilisez déjà Calendly ? (facultatif)

Si votre entreprise planifie déjà avec Calendly, vous pouvez connecter les deux : les rendez-vous pris là-bas entrent tout seuls dans la même feuille de calcul et dans le CRM, à côté de ce qu’Orion fixe — dans le CRM, chacun comme une nouvelle fiche, sans modifier ceux qui existent déjà (Contacts qui arrivent de l’extérieur). Le téléphone du rendez-vous est celui du rappel par SMS de Calendly lui-même ou la réponse à la question du formulaire qui demande téléphone, mobile ou WhatsApp — donnez l’un de ces noms à la question. La réponse à toute autre question (un CPF, le numéro de carte d’assuré) n’est jamais lue comme un téléphone ; sans téléphone, le rappel de ce rendez-vous part uniquement par e-mail. La connexion est en libre-service, sur la page Agenda partagé elle-même, et exige un forfait payant de Calendly (Standard ou supérieur). Si vous n’allez utiliser que la planification par WhatsApp, Calendly ne vous sert à rien.

Limites honnêtes

Un numéro en cours d’examen ne répond pas. La carte de statut affiche « en cours d’examen » et se met à jour toute seule.
Sur le numéro officiel, Orion comprend le texte et l’audio. L’audio du client devient du texte et reçoit une réponse comme un message écrit (la transcription compte dans la limite de transcription de votre forfait, à l’intérieur des 75 % réservés aux personnes de l’extérieur) ; quand la transcription n’est pas possible, Orion demande du texte. L’image et le document ne sont pas encore lus sur ce numéro — Orion le signale et demande du texte. (Sur votre canal personnel avec Orion, l’audio fonctionne normalement.)
Hors de la fenêtre de 24 h, seuls les modèles approuvés. Orion suit cette fenêtre par personne et choisit tout seul — message ordinaire pour qui est en conversation, modèle pour qui ne l’est pas. En pratique : la confirmation et le rappel partent par modèle ; dès que le client répond, la conversation devient ordinaire et Orion peut écrire librement.
L’offre a un plancher et un plafond. Orion ne propose pas de créneau qui commence dans les 12 heures qui viennent, ni rien au-delà de 21 jours devant. En pratique : qui écrit à 9 h ne voit rien avant 21 h le même jour — même avec l’agenda vide — et un rendez-vous de suivi dans deux mois n’apparaît pas dans la liste. Les deux limites sont fixes aujourd’hui : il n’existe pas de champ pour les changer sur la page Agenda partagé.
La salle est une étiquette, pas un verrou. La salle est un champ de la fiche du professionnel : son nom va dans la ligne de la feuille de calcul et dans le lieu de l’événement — pour les rendez-vous en présentiel. Mais la page Agenda partagé ne donne pas à la salle un agenda propre, et sans cela Orion ne vérifie pas si elle est déjà occupée ni ne réserve la salle. Le conflit d’horaire est vérifié dans l’agenda de chaque professionnel ; deux professionnels différents peuvent finir inscrits dans la même salle, au même horaire. Qui a peu de salles en présentiel doit vérifier à la main.
La feuille de calcul doit continuer d’être un miroir. Modifier à la main ce qui est verrouillé n’est pas pris en charge — le chemin est toujours Orion ou la page Agenda partagé.

Prospection

Orion → Prospection est le poste de travail du worker de prospection : contacts, campagnes d’e-mail, file d’attente LinkedIn et les règles de ce qui peut sortir. Cinq onglets — Vue d’ensemble, Contacts, Campagnes, LinkedIn et Paramètres.

Ce qui est à vous et ce qui est à l’organisation. Chaque carte de la Prospection porte un badge : 🏢 De l’organisation vaut pour tous (qui change, change pour tous) ; 👤 Seulement à vous ne vaut que pour vous. Sont à l’organisation les contacts, les campagnes et leurs réponses, le profil de client idéal et les pays ; chaque campagne part par la boîte d’envoi de qui l’a créée. Sont à chacun LinkedIn (file d’attente, briefing, canal et séquence), la boîte d’envoi, le rythme d’envoi et la clé de recherche.

Qui part cesse de prospecter. Comme chaque campagne part par la boîte d’envoi de qui l’a créée, désactiver, retirer ou supprimer cette personne — ou la suspension de l’organisation — arrête sa prospection sur le champ : plus rien ne part par sa boîte, aucun nouveau contact n’entre dans sa campagne, et les réponses qui arrivent ne reçoivent ni réponse ni rendez-vous tout seuls (elles restent dans la liste de réponses). La campagne, les contacts et le point de chaque séquence restent où ils étaient : la personne (ou l’organisation) réactivée ou restaurée, l’envoi repart tout seul d’où il s’était arrêté. Supprimer la personne définitivement désactive aussi sa prospection et déconnecte la boîte d’envoi. Rien ne passe tout seul dans la campagne d’une autre personne.

Ce qu’Orion rédige ou classe sur cet écran — campagne d’e-mail, séquence et réponses LinkedIn — sort du même compte que votre chat « Demandez à Orion » : votre capacité d’IA personnelle, si vous avez un forfait de canal, ou le quota de l’organisation ; jamais du quota du worker de prospection. Avant d’appeler l’IA, ces boutons passent par la limite de celui qui paie et par une limite de demandes par personne et par heure — voir Les boutons d’IA comptent aussi dans la limite, dans Forfaits, sortie et glossaire. Sans abonnement, rien de cela n’arrive : Écrire la séquence, Réécrire avec Orion et, dans LinkedIn, Écrire avec Orion restent avec 🔒, et le clic en dit la raison et le chemin du retour. Écrire vous-même (Écrire moi-même), enregistrer le texte, la file d’attente, l’envoi, l’importation et le CRM continuent.

L’écran s’ouvre par ce qui empêche, pas par le chiffre. S’il manque la boîte d’envoi, les pays d’activité, une campagne active ou des contacts dans la file d’attente, cela apparaît en haut avec ce qu’il faut faire — parce qu’un tableau de bord qui affiche « 0 envoyé » sans en dire la raison transforme une configuration manquante en soupçon de défaut.

La boîte d’envoi est la vôtre, et elle est dédiée. Les e-mails partent d’un compte Google Workspace ou Microsoft 365 que vous connectez — jamais d’une boîte à nous. Et ce ne doit pas être votre e-mail principal : la prospection à froid use la réputation de l’expéditeur, et cette usure doit tomber sur un domaine de prospection, pas sur celui par où passent contrats et clients. Il y a un bouton pour envoyer un e-mail de test : connecter prouve que l’autorisation est passée, pas qu’il existe une boîte de l’autre côté. Connectez la boîte dans Prospection › Paramètres › Boîte d’envoi, en étant connecté au tableau de bord : la connexion se termine dans le même navigateur, en 15 minutes au plus. Par la conversation, Orion envoie l’adresse de cette page, jamais un lien d’autorisation. Pour changer de boîte, déconnectez l’actuelle avant : une autre boîte qui revient est refusée.

Les réponses vont à Orion, pas à cette boîte. Qui clique sur Répondre écrit à l’adresse de réponses de la prospection, si vous en avez défini une (en le demandant à Orion) ; sinon, à l’adresse Orion de votre compte — aussi bien avec la boîte Google qu’avec la Microsoft. Dans Paramètres › Boîte d’envoi, l’écran montre à quelle adresse vont les réponses. C’est ainsi qu’Orion lit la réponse et arrête la séquence : si vous définissez une adresse de réponses à vous, elle doit transférer à Orion. Un e-mail envoyé directement à la boîte d’envoi, sans passer par Répondre, reste seulement dans celle-ci, parce qu’Orion ne lit pas la boîte d’envoi. L’exception est quand vous transférez cette boîte à Orion (juste en dessous).

Transférer la boîte d’envoi à Orion. C’est facultatif, et la Vue d’ensemble de la Prospection recommande le transfert tant que rien n’est arrivé d’elle — et de nouveau quand rien n’en arrive depuis 7 jours. Avec le transfert, arrive à Orion ce qui va directement à la boîte d’envoi : le nouvel e-mail qui lui est envoyé, la réponse de qui n’utilise pas Répondre et l’avertissement de « non délivré » de vos e-mails. Transférez vers l’adresse Orion de votre compte, le worker-…@orionworkers.com : dans Paramètres › Boîte d’envoi, avec la boîte connectée, le bloc Laissez Orion voir tout ce qui arrive dans cette boîte montre cette adresse, avec un bouton pour la copier, et le pas à pas du seul fournisseur de la boîte. Si vous avez défini une adresse de réponses qui est une autre boîte, ne transférez pas vers elle : seule l’adresse Orion amène les e-mails à Orion.

Boîte Google (Gmail) : dans le Gmail de la boîte d’envoi, ouvrez Paramètres ⚙️ › Voir tous les paramètres › Transfert et POP/IMAP › Ajouter une adresse de transfert. Collez l’adresse Orion et cliquez sur Suivant › Continuer › OK. Gmail envoie une demande de confirmation à l’adresse Orion. Orion essaie de confirmer tout seul ; qu’il y arrive ou non, il vous prévient par votre canal et par e-mail dans cette boîte, et, s’il n’y est pas arrivé, il envoie le lien pour que vous confirmiez. Ensuite, revenez à cet onglet et actualisez la page. Cochez « Transférer une copie des e-mails reçus à », choisissez l’adresse Orion et « Conserver la copie Gmail dans la boîte de réception », puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Sans ce dernier pas, rien n’arrive, et Gmail ne le signale pas : Orion vous prévient quand le premier e-mail de cette boîte arrive et, si aucun n’arrive, vous le rappelle au bout de 2 et de 24 heures (voir Connecter vos comptes). Si l’option de transfert n’apparaît pas, qui administre l’e-mail de l’entreprise doit autoriser le transfert automatique.
Boîte Microsoft (Outlook) : dans l’Outlook de la boîte d’envoi, ouvrez Paramètres › Courrier › Transfert et activez Activer le transfert. Collez l’adresse Orion, cochez « Conserver une copie des messages transférés » et cliquez sur Enregistrer. Microsoft 365 bloque souvent le transfert vers l’extérieur de l’entreprise. Si revient un avertissement disant que l’organisation n’autorise pas le transfert externe, demandez à qui administre l’e-mail de l’entreprise d’autoriser le transfert automatique vers cette adresse.

Avec la boîte qui transfère, la réponse retransmise vaut comme celle qui arrive par Répondre : mêmes règles sur ce qui compte comme réponse, même notification. La même réponse qui arrive par les deux chemins ne compte qu’une fois. Quand arrive par cette boîte l’avertissement de « non délivré » d’un e-mail de la prospection, Orion vérifie si l’avertissement vient bien d’un e-mail qu’il a envoyé à cette personne. Si c’est le cas, l’adresse va dans la liste de blocage et la séquence de la personne s’arrête : dans la liste d’inscrits, elle apparaît comme E-mail non délivré, et la non-remise entre dans la clôture du jour. S’il n’est pas possible de le confirmer, rien n’est bloqué. Parfois le serveur de destination refuse le message par politique : l’adresse existe, mais le message n’a pas été accepté. Cet avertissement ne met jamais l’adresse dans la liste de blocage, et l’avertissement d’un de vos e-mails qui n’est pas de la prospection ne bloque rien non plus. Tout ce qui arrive par cette boîte, ces avertissements compris, reste dans la boîte e-mail d’Orion pour que vous le voyiez. Dans le résumé du matin, les non lus venus par elle apparaissent sur une ligne à part, pour ne pas se mélanger au reste. Orion regarde aussi ces e-mails : dans le résumé du matin, il met en avant ce qui semble avoir besoin de vous, de qui que ce soit ; et, d’heure en heure, il vous prévient quand l’un d’eux peut être une opportunité commerciale — sur n’importe quel sujet, même de quelqu’un qui a été dans une séquence des mois plus tôt (voir Connecter vos comptes). Depuis la liste d’opportunités (Orion › E-mails), Mettre en séquence inscrit la personne dans une séquence active, avec les verrous habituels. Dans Paramètres › Boîte d’envoi, l’écran montre le jour où est arrivé le dernier e-mail transféré par cette boîte, dans votre fuseau, ou qu’aucun n’est encore arrivé. Si le dernier a plus de 7 jours, l’écran vous demande de vérifier si le transfert est toujours actif. Gmail ne transfère pas ce qu’il classe comme spam.

Google ou Microsoft. Vous pouvez connecter la boîte depuis le tableau de bord ou en demandant le lien à Orion, celui de Google ou celui de Microsoft. Avec l’une ou l’autre, sortir du mode approbation et les réponses que vous demandez à Orion d’envoyer à un prospect fonctionnent de la même façon : elles partent de cette boîte, avec la même adresse de réponse. Une différence à l’envoi : avec la boîte Google, le logiciel de messagerie du destinataire affiche aussi son propre bouton de désabonnement, en haut du message ; avec Microsoft, non. Le lien de désabonnement du pied de message part dans les deux cas.

Pays d’activité. Ils appartiennent à l’organisation : ils valent pour tous ceux qui prospectent en son nom, et celui qui les change (sur l’écran ou en le demandant à Orion) les change pour tous. Personne en dehors de ces pays n’est contacté. Tant que les pays ne sont pas définis, l’écran le signale en évidence en haut, et activer l’envoi par le chat est refusé jusqu’à ce que vous les déclariez. Et un contact sans pays connu n’est jamais contacté, même s’il est dans la liste. C’est un verrou appris dans la pratique, pas une préférence.

Rythme et volume. Vous définissez combien de messages par jour (jusqu’à 200) et la plage horaire, dans votre fuseau. Les messages sont répartis sur toute la plage, jamais en rafale : des dizaines d’e-mails partant d’une seule boîte en quelques minutes, c’est exactement ce que les fournisseurs lisent comme un envoi en masse. Si vous saisissez un nombre au-dessus du plafond, l’écran dit qu’il a ajusté et à combien : rien n’est coupé en silence. Si le fournisseur échoue au milieu d’un envoi et qu’il n’est pas possible de savoir si le message est parti, il compte dans la limite du jour comme s’il était parti, et Orion arrête ce tour-là : il préfère envoyer un message de moins qu’envoyer le même deux fois à quelqu’un de l’extérieur. C’est pourquoi, un jour où le fournisseur échoue, il peut partir moins de messages que le nombre que vous avez défini.

Qui la prospection cherche : un seul profil de client idéal. Le profil de Paramètres vaut pour la file LinkedIn, pour toutes les campagnes et pour les recherches que vous demandez à Orion (« utilise mon filtre »), et il dit lequel il a utilisé. En le demandant à Orion, une campagne peut en ajuster une partie pour elle seule ; le reste suit celui de l’organisation. La carte de la campagne dit lequel s’applique, avec Utiliser seulement celui de l’organisation pour retirer les ajustements. Sans aucun profil, Orion ne cherche pas de contacts.

La campagne est une séquence de trois e-mails. Le premier part quand le contact entre ; le deuxième trois jours après, sous un autre angle ; le troisième sept jours après le deuxième, court et concluant. Vous décrivez en une ou deux phrases ce que la campagne propose et Orion écrit les trois messages ; la campagne naît en brouillon, à lire et à modifier avant de l’activer. Vous pouvez lui demander de tout réécrire — mais seulement avec la campagne en pause, parce que réécrire sous les pieds de quelqu’un qui a déjà reçu le premier e-mail ferait parler le deuxième d’autre chose. Et vous pouvez écrire vous-même. À côté du bouton qui demande la rédaction à Orion se trouve la voie manuelle : la campagne naît avec les trois messages à écrire et vous les rédigez dans l’éditeur, sans avoir besoin du résumé. Dans les deux cas, elle ne s’active qu’une fois les trois écrits — tant qu’il en manque un, l’activation est refusée, car sinon c’est le texte d’attente qui partirait au prospect. Supprimer une campagne : vous pouvez supprimer une campagne qui n’a jamais rien envoyé — elle disparaît avec ses messages, et les contacts qui y étaient retournent dans la file ; personne n’est supprimé du CRM. Une campagne qui a déjà échangé un message avec quelqu’un ne se supprime pas : mettez-la en pause. Un message envoyé est la trace qu’une personne a reçu un e-mail de vous, et l’écran dit combien il y en a eu. Un envoi sans confirmation de remise (le message est parti, mais il n’y a pas eu de confirmation qu’il est arrivé) empêche aussi la suppression. L’écran indique à part combien il y en a, et le bouton Supprimer n’apparaît que lorsque la campagne peut effectivement être supprimée.

Ce que la séquence respecte d’elle-même :

Si la personne répond, la séquence s’arrête aussitôt. La réponse vous parvient : elle apparaît avec son texte dans Vue d’ensemble › Personnes qui ont répondu. Cela vaut pour la réponse qui arrive à Orion (voir « Les réponses vont à Orion », plus haut) : l’e-mail qui ne lui arrive pas n’arrête pas la séquence, ne génère pas de notification et n’apparaît pas dans le tableau de bord. Une réponse automatique d’absence (« je suis absent jusqu’au… ») ne compte pas comme réponse et ne génère pas de notification sur le moment. Si la séquence de la personne était en cours, le prochain e-mail est reporté d’une semaine — et, s’il attendait votre approbation, le brouillon est abandonné et un nouveau arrive à la nouvelle date ; si elle était déjà dans une conversation, avec une demo fixée ou avec la séquence terminée, rien ne change. L’absence apparaît dans la prochaine clôture du jour, sur une ligne à part (avec la date du prochain e-mail de chaque personne, ou « séquence arrêtée »), et dans Vue d’ensemble › Personnes qui ont répondu — selon la règle de « Ce qui compte comme réponse » : celle à nouveau sujet, de quelqu’un dont la séquence était déjà terminée ou arrêtée, n’apparaît pas là : elle reste avec Orion et dans l’historique du contact dans le CRM, sans notification. La notification part dans votre canal avec Orion, dans la langue de votre compte : par WhatsApp, quand vous avez connecté un numéro à Orion (le vôtre ou un numéro qui lui est dédié), ou, à défaut, par Telegram — dans les deux cas, la notification entière, avec l’extrait de ce que la personne a écrit. Sans aucun des deux, elle part par le WhatsApp officiel d’Orion, le contact Orion — jamais par votre numéro de service client, qui ne parle qu’à vos clients —, vers votre téléphone rattaché au contact Orion : si vous avez écrit sur cette ligne dans les dernières 24 heures, la notification entière arrive ; en dehors de cette fenêtre, WhatsApp n’autorise qu’un modèle approuvé, et une notification courte arrive — ce qui s’est passé et avec qui, sans l’extrait. Sans aucun de ces canaux, la notification ne part à personne : la séquence s’arrête quand même, et la réponse reste dans Vue d’ensemble › Personnes qui ont répondu. Si cette notification n’arrive pas à atteindre votre canal, elle est répétée (à 1, 2, 4… jusqu’à 60 minutes) pendant 24 heures au maximum quand il s’agit de l’un de ces cas : quelqu’un a demandé sa désinscription en répondant à l’e-mail ; le « vérifiez » (juste en dessous) ; la notification de toute réponse arrivée pendant une instabilité du système (y compris celle de quelqu’un qui veut fixer une demo) ; quelqu’un qui était déjà sorti de la séquence et qui veut fixer une demo ; l’invitation d’agenda de la personne (la prise de rendez-vous, la modification ou l’annulation — voir « Invitation d’agenda de la personne ») ; ou le « vous a écrit » (e-mail à nouveau sujet de quelqu’un dont la séquence est terminée ou arrêtée). Dans les autres cas, la notification est tentée une seule fois.
Ce qui compte comme réponse. Quatre cas : l’e-mail qui répond à un e-mail de la séquence — même avec « Re: », « RES: », « [EXTERNAL] » ou une autre marque que le serveur de l’entreprise met dans le sujet, ou avec quelque chose écrit après lui ; tout e-mail de quelqu’un dont la séquence est en cours ; l’e-mail suivant d’une conversation déjà commencée ; et l’invitation d’agenda de la personne — ou sa modification et son annulation — quand sa séquence est en cours, que la conversation a déjà commencé ou que la séquence est terminée (voir le point suivant). Ne comptent pas, et ne génèrent pas de notification : vos e-mails, ceux de votre équipe ou de la boîte de prospection elle-même ; les notifications automatiques du système ; hors séquence en cours, l’acceptation ou le refus d’une invitation d’agenda et l’invitation de quelqu’un qui n’a jamais reçu un e-mail de la séquence ; et, de la part de quelqu’un qui est déjà client et dont la séquence n’est pas en cours, ce qui ne répond pas à un e-mail de la séquence — y compris les invitations d’agenda. Ces e-mails restent avec Orion, comme tout e-mail qui lui arrive — ils restent seulement en dehors du décompte des réponses. Un cas à part est l’e-mail à nouveau sujet, qui ne répond pas à un e-mail de la séquence, de quelqu’un qui a déjà reçu un e-mail de la séquence, dont elle est terminée ou arrêtée (achevée, en pause, sortie de la liste ou avec un e-mail non remis) et qui n’est pas encore client. Il ne compte pas comme réponse et Orion n’y répond pas de lui-même. Vous êtes quand même au courant : il entre dans l’historique du contact dans le CRM, comme e-mail reçu, et vous recevez une notification courte : « Paula (prospection terminée) vous a écrit : <sujet>. C’est dans la boîte d’Orion. » La notification dit « prospection terminée » même quand la séquence est seulement en pause. Il arrive au maximum une notification de ce type par personne toutes les 24 heures. La réponse automatique d’absence ne génère pas cette notification, et la demande de désinscription a déjà la notification de désabonnement. La demande claire de désinscription vaut depuis n’importe quel e-mail de la personne, qu’il compte comme réponse ou non.
Invitation d’agenda de la personne : elle a déjà pris rendez-vous. Quand la personne envoie une invitation d’agenda (et qu’elle compte — point précédent), elle a fixé la réunion : la séquence s’arrête, le contact passe en Demo fixée et vous recevez une notification avec le jour et l’heure dans votre fuseau (« Paula a envoyé une invitation pour le 01/10 à 15 h »). Orion ne crée pas d’autre événement, ne répond pas et ne confirme rien à la personne, à aucun niveau d’autonomie : l’invitation est la sienne, et son e-mail reste avec Orion. Si elle envoie une nouvelle invitation ensuite — y compris celle qui revient à l’ancien horaire ou celle qui refait une invitation annulée —, la notification indique l’horaire (ce peut être une modification) ; si elle annule, vous recevez la notification de l’annulation et le contact vous revient (A répondu · avec vous) — sauf si la demo a été fixée par Orion lui-même : dans ce cas son événement reste dans votre agenda et le contact reste en demo fixée. La même invitation arrivant deux fois de suite (à l’adresse d’Orion et dans votre boîte redirigée, par exemple) ne notifie qu’une seule fois ; si un autre e-mail d’elle est arrivé entre les deux, ou si sa séquence est redevenue en cours, l’invitation notifie de nouveau (et, avec la séquence en cours, elle l’arrête une deuxième fois). Avec certaines invitations de réunion en ligne, la deuxième copie peut aussi notifier : dans le doute, Orion notifie en trop, jamais en moins. Si Orion n’arrive pas à lire l’horaire, la notification le dit — il n’invente jamais d’horaire. Une demande claire de désinscription à l’intérieur de l’invitation vaut comme désabonnement — y compris quand elle arrive dans la deuxième copie de la même invitation.
Chaque personne n’entre en campagne qu’une seule fois. Sans réponse au bout des trois e-mails, la séquence se termine et le contact reste à l’arrêt : dans la liste des inscrits de la campagne, il apparaît comme Séquence achevée.
Quiconque demande à ne plus rien recevoir entre dans la liste de blocage et n’est plus jamais contacté, par aucune campagne. Tout e-mail part avec l’adresse de votre entreprise en pied de message et un lien de désabonnement en un clic — exigence légale, et c’est pour cela que l’adresse est un champ obligatoire. Une exception : si le contact a déjà été supprimé de la liste Contacts de la prospection (ou de votre CRM), le lien de désabonnement des e-mails de prospection envoyés avant le 15/08/2026 cesse d’être valable — et, comme la fiche a été supprimée, il ne reçoit plus rien de toute façon. Quand Orion n’est pas sûr que la réponse soit une demande de désinscription — par exemple si elle est arrivée pendant une instabilité du système et qu’il n’est pas possible de la lire avec certitude, ou si la personne a posé une condition (« seulement jusqu’en janvier », « parlez-en à Ana ») —, il ne la met pas de lui-même dans la liste de blocage. La séquence s’arrête quand même et vous recevez la notification « vérifiez cette réponse — ce peut être une demande de désinscription », avec l’extrait, pour décider. Une demande claire suivie de la signature et de la mention de confidentialité de l’e-mail reste une demande claire ; si cette mention contient un message de la personne elle-même (une date, un autre contact, « envoyé par erreur »), c’est le « vérifiez » qui s’applique.
Sans abonnement, la réponse est lue sans l’IA. Seule la demande claire de désinscription vaut comme désabonnement ; toute autre réponse vous parvient avec la notification que le compte est sans abonnement et qu’elle peut être une demande de désinscription — vérifiez. Orion ne répond pas de lui-même et ne fixe pas de réunion, et la séquence de cette personne reste à l’arrêt.
Quiconque utilise déjà le produit ne reçoit jamais de prospection.

Les réponses dans le tableau de bord. Dans Vue d’ensemble, la carte Personnes qui ont répondu compte des personnes, pas des messages. Une personne qui a répondu deux fois compte une fois. Le taux de réponse divise ces personnes par les personnes atteintes. Cliquer sur la carte ouvre la liste des réponses, de la plus récente à la plus ancienne, 20 par page. Chaque ligne indique qui a répondu, l’entreprise, la campagne, l’intention (intérêt, objection, veut fixer un rendez-vous, désabonnement, réclamation, absence ou autre sujet), la date et l’heure dans votre fuseau et le texte que la personne a écrit, sans la citation de l’e-mail précédent. L’absence apparaît dans la liste, mais n’entre pas dans le décompte. Un texte très long apparaît jusqu’aux 4 000 premiers caractères ; pour lire l’e-mail entier, demandez-le à Orion. Dans Campagnes, le « N réponses » de chaque campagne ouvre la même liste, avec seulement ses réponses. La liste des inscrits indique la situation de chaque personne : a répondu, demo fixée, sorti de la liste, séquence achevée, et ainsi de suite. Dans Contacts, la personne qui a répondu apparaît comme A répondu, avec l’intention, y compris celle qui a répondu après la fin de la séquence. La fiche du contact indique la dernière réponse, avec le texte. Si la personne a répondu à la prospection d’une autre personne de votre entreprise, la fiche le dit, sans le texte : il reste avec celui qui a prospecté.

Ce qui vous arrive en plus. Tant que l’envoi est activé et votre compte actif dans l’organisation, arrivent par le même canal, dans la langue de votre compte : la clôture du jour, quand la fenêtre d’envoi se ferme et qu’il y a eu un envoi, une réponse, une réponse automatique d’absence, une désinscription ou un échec — l’absence qui arrive après la clôture entre dans celle du jour suivant (compte comme échec le message que le fournisseur a refusé — votre boîte d’envoi, par exemple —, une seule fois par message, même si Orion réessaie d’heure en heure ; celui qui finit par partir ensuite ne compte pas) ; et, chaque lundi à 9 h (heure de Brasília), le rapport de la semaine, avec l’entonnoir et, s’il y a plus d’une campagne, la comparaison entre elles. Quand chaque e-mail attend votre approbation avant de partir, chaque brouillon arrive aussi par là, avec l’objet et le texte entier — il suffit de demander à Orion d’approuver ou de refuser. Par le modèle approuvé de WhatsApp officiel, en dehors de la fenêtre de 24 heures, la clôture et le rapport arrivent sous la forme d’une notification courte, avec seulement les chiffres principaux — les brouillons, non : par cette voie ils n’arrivent pas et restent à attendre votre approbation pour le moment où vous ouvrirez la conversation avec Orion ; il suffit de demander les brouillons en attente. L’objet et le texte de chaque brouillon sont ceux de cette étape de la campagne (onglet Campagnes), avec le prénom et l’entreprise de la personne remplis. Avec l’envoi désactivé — ou avec votre compte désactivé, retiré ou suspendu —, rien de tout cela ne part.

Contacts. Vous téléversez une feuille de calcul (export d’Apollo, de Sales Navigator, de votre CRM ou la vôtre — il n’y a pas de format obligatoire) et l’écran montre ce qu’il a compris de chaque colonne avant d’enregistrer quoi que ce soit. Après l’import, il indique combien sont entrés, combien étaient déjà dans le CRM, combien sont entrés en séquence et combien ont été écartés à cause du pays. La feuille de calcul ne modifie pas les personnes déjà dans le CRM : elle remplit seulement le pays, quand il est vide — voir Contacts qui arrivent de l’extérieur. Il est aussi possible d’ajouter un par un, de corriger la fiche et de supprimer pour de bon. La liste est celle du worker, pas celle de votre CRM. N’apparaissent ici que les personnes entrées par la prospection : par la feuille de calcul, ajoutées sur cet écran ou trouvées par la recherche automatique. Enregistrer une personne dans le CRM ne la place jamais dans cette liste et n’amène jamais le worker à l’aborder — ce sont deux écrans aux objectifs différents.

La recherche automatique de prospects est optionnelle. En connectant une clé d’enrich.so, le worker trouve des prospects tout seul selon le profil que vous avez défini. Sans elle, tout le reste continue de fonctionner avec les contacts que vous apportez — et la recherche est facturée sur votre compte enrich, pas ici. Sans abonnement, la recherche cesse d’acheter de nouveaux contacts ; l’inscription et l’envoi vers les personnes déjà dans le CRM continuent.

LinkedIn : la file est à lui, l’envoi est à vous. Le worker constitue une file de personnes correspondant à votre profil de client idéal. C’est vous qui ouvrez le profil et qui envoyez, dans votre navigateur — LinkedIn ne permet pas que des programmes envoient des invitations, et qui automatise cela perd son compte. Cela prend environ 15 secondes par personne. Il n’existe aucune connexion à votre compte LinkedIn : les données de profil viennent de la base d’enrich, et rien n’est récupéré à l’intérieur de LinkedIn.

L’invitation part sans texte ; la conversation commence après l’acceptation. Rien n’est écrit dans la note de l’invitation — sur LinkedIn, la vraie conversation n’est possible qu’après que la personne a accepté. À partir de là vient une séquence de 1 à 4 messages — vous choisissez combien dans Combien de messages, et qui ne choisit pas en a trois : présentation, quelque chose de valeur et appel à l’action ; le quatrième est une dernière relance, légère et sans rien réclamer, avec une invitation ouverte (un événement, un contenu, un défi). Ils ne sont pas rédigés un par un : il existe un modèle par étape, le même pour tous les contacts, avec le prénom et l’entreprise remplis sur le moment. Vous modifiez les modèles en un seul endroit, et vous pouvez demander à Orion d’écrire le premier brouillon de chacun (avec un abonnement : sans lui, Écrire avec Orion apparaît avec 🔒) — celui qui signe le texte, c’est vous.

Les délais organisent la file ; le clic est toujours le vôtre. Entre chaque message et le suivant court un intervalle que vous définissez. Quand la date arrive, le contact reçoit un badge « heure d’envoi », entre dans le décompte à traiter aujourd’hui et remonte en haut de la liste. Une fois le dernier message de votre séquence épuisé sans réponse, l’écran suggère de clôturer ce contact — et attend votre confirmation, parce que certains leads mettent plus de temps à mûrir. Aucun message ne part tout seul : vous copiez et vous envoyez.

Chaque contact montre sa chaîne d’étapes: invitation envoyée → invitation acceptée → message 1 → message 2 → … jusqu’au dernier de votre séquence (au maximum le message 4) → a répondu. Cliquer sur une étape plus avancée marque aussi les précédentes (on peut oublier de marquer une étape) ; cliquer sur une étape déjà faite défait à partir de là.

Comment la chaîne avance sans travail manuel. LinkedIn ne prévient personne des acceptations et des réponses, et n’ouvre pas cela aux programmes. La marche à suivre officielle est votre propre export de données, que l’écran vous apprend à demander : le fichier Connexions répond à « qui a accepté ? » et celui des Messages (messages.csv) marque tout seul quels messages de la séquence sont partis, avec la date réelle de chacun, et qui a répondu. Il suffit d’envoyer le fichier dans l’écran LinkedIn de Prospection. Si vous avez déjà marqué quelque chose à la main, l’import ne duplique pas ; si plus d’une semaine passe sans import et qu’il y a des personnes au milieu de la séquence, Orion vous le rappelle.

La conversation reste enregistrée. À l’import du fichier de messages, le texte des conversations avec les personnes de votre file est conservé et reste sur la carte même du contact, dans le bouton Conversation sur LinkedIn — et Orion peut le consulter quand vous demandez ce qui a déjà été traité avec quelqu’un. La conservation n’attend pas que la personne réponde : elle vaut dès le premier contact. Seules les conversations individuelles avec les personnes de la file sont enregistrées — les conversations de groupe et tout le reste du fichier, qui sont vos autres conversations, ne sont jamais enregistrés.

Chaque contact est dans une phase, et chaque phase est une action. La file n’est pas une liste en vrac : chaque personne tombe dans exactement une phase — à envoyer, en attente d’acceptation, vérifier l’acceptation, n’ont pas accepté, a accepté (il manque le 1er message), en attente du 2e, 2e échu, en attente du 3e, 3e échu, en attente du 4e, 4e échu, clôturer ou reporter, a répondu, hors séquence. Les nombres en haut de l’écran sont les phases : cliquer sur l’un d’eux filtre la liste sur les personnes qui demandent cette même action. À traiter aujourd’hui ne totalise que les phases qui dépendent d’un clic de votre part.

Les trois fichiers de l’export LinkedIn, et ce que chacun répond. Le Connections.csv répond à « qui a accepté ? ». Le messages.csv marque quels messages sont partis et qui a répondu. L’Invitations.csv apporte les invitations que vous avez envoyées en navigant, hors de la file — et c’est lui qui fait entrer ces personnes dans l’entonnoir, avec la date réelle de l’invitation. Chaque fichier a sa propre carte, avec son nom dans le titre, et tous acceptent le téléversement ou du texte collé. Téléverser le mauvais fichier renvoie un avertissement indiquant lequel vous avez envoyé et lequel était le bon.

L’import d’invitations a une fenêtre. Le fichier apporte toutes les invitations que vous avez déjà envoyées, y compris celles de plusieurs mois en arrière, qui relèvent d’ordinaire du réseau personnel et non de la prospection. C’est pourquoi vous choisissez la fenêtre — 7, 14, 30, 90 jours ou tout — et le résultat indique combien ont été écartés. Rien n’est coupé en silence.

Celui qui répond est lu, pas seulement compté. Quand l’historique de messages est importé, Orion interprète la dernière réponse et pose une étiquette : veut discuter, a posé une question, a orienté vers une autre personne, pas maintenant, sans intérêt, ou courtoisie. Cela change ce qui se passe : une courtoisie — le « merci pour la connexion, bonne continuation » — ne clôture pas la séquence, parce que ce n’est pas une conversation entamée ; les autres vous passent la balle, avec un délai de trois jours. L’étiquette est à vous de changer : le sélecteur se trouve à côté d’elle, et Orion n’écrit jamais par-dessus votre correction. Sans le texte de la réponse conservé, il dit qu’il ne sait pas ce que la personne a dit, au lieu de faire semblant de le savoir. Une courtoisie ne retire pas l’étape de la carte : l’étiquette, le texte de la réponse et le lien vers la fiche dans le CRM restent en haut, et juste en dessous subsistent le message de l’étape prêt à copier et le lien du profil — parce que la séquence de cette personne continue. Sans abonnement, le fichier de messages entre sans l’étiquette : les conversations sont conservées et la chaîne avance, et la lecture revient au premier import fait avec un abonnement.

L’import prévient quand un message est parti dans la mauvaise conversation. Les messages de la séquence sont écrits pour que vous les copiiez et les colliez dans LinkedIn, et LinkedIn colle dans la conversation qui est ouverte — il est facile d’envoyer le texte d’une personne à une autre sans s’en apercevoir. Comme chaque message commence en saluant par le nom, l’import compare le nom salué avec le propriétaire de la conversation : quand cela ne correspond pas, il prévient en rouge, en indiquant quel nom le texte saluait et dans quelle conversation il est tombé, et ne compte pas cette étape pour celui qui l’a reçue par erreur. Celui qui aurait dû la recevoir n’a rien reçu — renvoyez-le et, si vous aviez déjà marqué l’étape de cette personne à la main, décochez-la. Un message sans salutation ou une salutation sans nom (« Bonjour, comment allez-vous ? ») ne devient jamais une accusation.

Et il prévient aussi quand un marquage n’a pas de preuve dans le fichier. Si un contact figure comme « message 2 envoyé » mais que sa conversation ne contient aucun envoi, l’import le signale. L’avertissement ne vaut que pour les dates antérieures au dernier jour que le fichier couvre — ce que vous avez envoyé le jour où vous avez demandé l’export n’y est pas encore, et le signaler serait une fausse alerte.

De la réponse à la négociation, en un clic. Celui qui répond avec de l’intérêt, une question ou une orientation reçoit le bouton Ouvrir une négociation dans le CRM sur sa carte même. La négociation naît liée à la personne et à l’entreprise, avec l’origine enregistrée. Une négociation de vente est unique par entreprise, donc cliquer deux fois ouvre la même, jamais deux. Ce qui se conclut ce mois-ci, et ce que la prévision laisse de côté, se trouve dans le chapitre du CRM.

Sortir de la séquence sans écarter. Quelqu’un qu’il vaut la peine de garder en relation mais qui n’est pas une cible de prospection n’a pas besoin d’être écarté. Le bouton sortir de la séquence maintient la connexion et met fin à la cadence : la personne reste dans votre CRM et n’apparaît plus jamais dans « à traiter aujourd’hui ». C’est réversible.

Ce que la chaîne compte comme message de votre part. Seulement ce qui part avant que la conversation ne commence. Après une vraie réponse, ce que vous écrivez est de la conversation, pas de la cadence — et cela ne devient pas une étape de la séquence.

La prospection par WhatsApp n’existe pas aujourd’hui. La voie a été retirée le 05/08/2026 et reste désactivée. La prospection, ici, c’est l’e-mail et LinkedIn.