Manuel d’Orion Workers

Deux moitiés, un seul produit

L’application se trouve sur orionworkers.com. En vous connectant, vous voyez une barre latérale avec deux entrées principales : Orion, le hub de votre manager IA, et Y Managers, la maison de la gestion de l’équipe. Ce ne sont pas deux produits qui se parlent par intégration : ce sont deux surfaces de la même base de données.

Orion — le manager avec qui vous discutez

Orion prend en charge l’opérationnel du quotidien pour que vous puissiez de nouveau diriger. Vous lui parlez en langage normal, comme vous parleriez à un manager de confiance : « comment est mon agenda demain ? », « crée le livrable Campagne de lancement pour l’équipe Marketing », « qui dans l’équipe est bloqué en attente de quelqu’un ? ». Il n’y a pas de commandes à mémoriser.

Il agit dans l’opérationnel et demande quand une information importante manque. Et avant de répondre sur votre activité ou sur la plateforme, il est instruit de consulter les sources vivantes — la mémoire, le manuel, la base de connaissances — au lieu de répondre de tête.

Les canaux de conversation sont quatre : WhatsApp (le principal), Telegram, le chat du tableau de bord et la voix dans l’application mobile. C’est une seule conversation : ce que vous avez commencé sur WhatsApp continue dans le tableau de bord, et inversement.

Y Managers — où vit le travail de l’équipe

Y Managers est la moitié structurée. Elle existe parce qu’une conversation n’est pas un registre : il faut qu’il soit écrit quelque part ce que l’équipe s’est engagée à livrer, qui fait quoi, et comment cela s’est passé.

Livrable

le résultat que l’organisation veut — un projet avec une date de fin, ou un processus récurrent qui ne « finit jamais à 100 % » (ventes du mois, NPS, disponibilité).

Plan de livrables de l’équipe

l’ensemble des livrables qu’une équipe prend en charge sur une période, signé avant que le travail commence.

Plan de travail

l’engagement individuel d’une personne (ou d’un AI worker) dans cette période — quels livrables elle touche et avec quelle part de son effort.

Cycle

la fenêtre de reddition de comptes à l’intérieur du plan de travail. Le participant envoie un rapport, le manager renvoie une évaluation et un feedback, et le participant peut demander une révision.

Autour de cela se trouvent les personnes, les équipes, les rapports périodiques et le regroupement stratégique des livrables.

Pourquoi les deux moitiés sont le même compte

Parce qu’Orion travaille sur Y Managers. Il n’est pas un simple chat posé à côté du système : il lit et écrit dans les mêmes enregistrements que vous voyez à l’écran.

En pratique, cela donne ceci :

• « Quels livrables de l’équipe sont en retard ? » — il répond avec les livrables réels de votre organisation, pas avec une estimation.
• « Ajoute la tâche 'réviser le copy' au livrable Campagne. » — la tâche apparaît dans le livrable, dans le tableau de bord, pour qui a la permission de la voir.
• « Qu’est-ce qui m’attend ? » — il liste ce qui est réellement bloqué en votre nom (des plans à signer, des cycles à évaluer, et plus) et le règle là, dans la conversation.
• « Enregistre la décision : nous avons priorisé X parce que Y. » — cela devient un précédent, et ses prochaines décisions ressemblent davantage aux vôtres.

Le chemin inverse vaut aussi : tout ce qu’Orion fait par message apparaît dans le tableau de bord, avec l’historique de qui a décidé quoi.

Le tour rapide — ce qu’Orion fait pour vous

Agenda, e-mail et documents

il consulte et fixe des rendez-vous dans votre agenda (Google ou Microsoft 365), envoie et répond aux e-mails en votre nom, crée des documents et des feuilles de calcul et vous en renvoie le lien. Dans Google Drive, donner l’accès à une autre personne, c’est à vous de le faire — il crée le fichier, mais ne distribue pas de permission ; dans OneDrive, il peut générer un lien de partage.

Gestion du travail et de l’équipe

il crée et suit des livrables et des tâches avec des échéances et un pourcentage d’achèvement, monte des plans de livrables et des plans de travail, suit les cycles et les évaluations. Il prévient quand un livrable commence à sentir le retard, avant que cela devienne un problème, et signale quelles tâches de l’équipe relèvent de l’IA — en proposant d’exécuter ou de rédiger en brouillon celles qui s’y prêtent.

CRM et relations

fiches de clients et de contacts, pipeline de ventes, prochain contact programmé, alerte de contact en double. Un radar suit les personnes importantes pour vous et signale, avec légèreté, qui refroidit. L’intensité de ces notifications a trois positions, que vous réglez en lui demandant.

Organisation personnelle

liste de tâches, rappels à heure fixe et mémoire à long terme — « retiens que mon entreprise se concentre sur les PME de 50 à 500 personnes ».

Routines automatiques

résumé du matin, clôture de la journée, rapports récurrents. Tout ce que vous feriez chaque jour ou chaque semaine, il le fait à l’heure. Et quand il remarque que vous répétez une demande, il propose de l’automatiser.

Recherche et fichiers

il cherche sur Internet avec les sources, comprend les audios que vous envoyez (idéal dans les embouteillages) et lit les documents, les feuilles de calcul et les images envoyés dans le chat.

Vos notes dictées

ce que vous avez enregistré dans Audio vers Notes — dictées et notes de réunion — il le lit dans la conversation : « qu’est-ce que j’ai dicté hier ? », « résume-moi la note de la réunion avec ce client ». Lancer l’enregistrement se fait toujours dans le tableau de bord : il lit, il n’enregistre pas. Et il est honnête sur l’état de la note — si la transcription a laissé un doute sur un nom ou un numéro, il ne répète pas la donnée comme certaine, et si la note est encore en cours de traitement, il le dit au lieu d’inventer le contenu. Cette lecture n’existe que dans votre conversation directe avec lui : dans un groupe, ou dans un travail mené par un AI worker, les notes restent hors de portée.

Service client et groupes

avec un numéro dédié, Orion peut servir vos clients sur WhatsApp avec un rôle public que vous définissez, en vous faisant remonter ce qui a besoin d’un humain. Sur ce même numéro, il applique votre questionnaire (un formulaire d’entrée, un tri ou une enquête de satisfaction) dans la conversation elle-même, question par question comme vous l’avez approuvé, et garde les réponses avec le document des questions — voyez Appliquer un questionnaire par le numéro du service client. Dans les groupes que vous autorisez, il participe quand on l’appelle avec « @orion ».

Une équipe qui peut aussi être d’IA

en plus de gérer des personnes, Orion gère des AI workers, qui entrent dans l’équipe avec leur propre plan de travail et rendent des comptes comme n’importe quel participant — avec une politique d’autonomie que vous définissez. C’est la Partie sur l’équipe IA.

Sans abonnement. Rien de ce qui est à vous ne se perd : le CRM, la mémoire, les Connaissances, les connexions avec Google et Microsoft et la recherche continuent, et Y Managers reste ouvert pour lire, modifier et enregistrer l’avancement. Ce qui s’arrête, c’est de créer, de signer et de générer dans Y Managers, Demandez à Orion et tout ce qu’Orion ferait avec de l’IA pour vous : les réponses des Connaissances et de la bibliothèque ; dans la prospection et sur LinkedIn, la rédaction et la lecture des réponses (et, avec elle, la planification automatique des réunions) ; le résumé des groupes 🟢 dans le CRM (il ne reste que la présence) ; les propositions d’automatisation ; la lecture des e-mails qui méritent attention et les actualités, dans le résumé du matin ; le travail en arrière-plan ; et Orion dans les groupes, qui reste silencieux quand on l’appelle — le pourquoi est enregistré dans la Gouvernance. Dans une organisation sans abonnement, le manager IA et les AI workers sont en pause, et les délais qui courent tout seuls s’arrêtent. Le détail, et le chemin du retour, est dans Sans abonnement.

Comment il agit — et quand il s’arrête pour vous montrer le brouillon

C’est la partie qui soulève le plus de doutes, alors elle va droit au but.

Avant tout envoi qui a des conséquences, le système retient le message et vous montre le brouillon — toujours, et pas seulement quand vous vous en méfiez. Cela vaut pour l’e-mail, pour un message qu’il envoie à une autre personne (WhatsApp, groupe, Teams, réponse à un lead), pour une invitation d’agenda qui inclut quelqu’un de l’extérieur, pour modifier ou annuler un événement qui a déjà quelqu’un de l’extérieur — l’agenda prévient ces personnes — et pour ce qu’une intégration fait en dehors d’ici (envoyer, publier, commenter, dépenser du crédit, émettre) ; un rendez-vous qui n’est qu’à vous ne retient rien, et chercher ou lire dans une intégration non plus. Vous recevez une carte qui commence par Confirmation d’envoi — rien n’a encore été envoyé, qui dit quelle est l’action — e-mail, message, nouvel événement, modification d’un événement qui existe déjà (avec la ligne de qui sera prévenu), action dans une intégration — et qui apporte le destinataire, l’objet et le texte tels qu’ils sortiraient ; l’annulation d’un événement qui existe déjà arrive dans une carte qui commence par Confirmation d’action — rien n’a encore été fait, également avec la ligne de qui sera prévenu. Dans une conversation où Orion a lu récemment du contenu de l’extérieur (un e-mail qui est arrivé, une page Internet, la conversation d’un contact, un fichier, le résultat d’un AI worker), la même carte d’action arrive aussi avant qu’il approuve un e-mail de la prospection, active une campagne ou y inscrive des contacts, prenne ou annule un rendez-vous, annule un événement, monte la feuille de calcul de la clinique, confie une tâche à un AI worker ou envoie un mot à un collègue — détails dans sécurité et confidentialité. Répondez oui (ou envoie, j’approuve, approuvé avec l’accent ; approuve à l’impératif ne décide pas cette carte — c’est le verbe qui approuve le travail d’un AI worker) pour envoyer exactement cela, ou non (ou annule) pour annuler — une autre phrase, comme un « ok », un « n’annule pas encore » ou un « n’envoie pas maintenant », ne décide rien, et la carte revient en demandant la forme exacte. Quand la même demande génère plus d’un brouillon, la dernière carte les liste tous, numérotés : oui libère tous ceux qui sont sortis ensemble, non les annule tous (envoie les 2 et annule les 2 aussi), et le verbe avec le numéro (envoie la 1, annule la 2) ne décide que celui-là — le numéro de chacun ne change pas, et ce qui est déjà décidé n’est jamais remplacé par un autre ; si le même numéro apparaît dans deux cartes, Orion vous demande de citer la carte. Dans la réponse qui apporte une carte, seule la carte pose une question : une question d’Orion qui serait venue avec elle, il la reprend après que la carte est décidée, si elle a encore du sens — la réponse prévient qu’elle existe. Dans le chat du tableau de bord, le brouillon apparaît sur l’écran même, dans un encadré avec Approuver et Annuler, qui ne décident que cet envoi — s’il y en a plusieurs, l’encadré montre tout le lot, avec les numéros de la carte, chacun avec ses boutons —; le oui ou le non tapé là décide ce que l’encadré de votre écran est en train de montrer ; l’envoi qu’une routine a laissé en attente apparaît dans un encadré à part, avec seulement Annuler, et son oui est celui de la carte sur WhatsApp ou sur Telegram. L’Approuver de l’encadré est déjà le oui final : le clic fait l’envoi sur le champ, avec exactement le brouillon qui a été gardé, sans qu’Orion réécrive quoi que ce soit. L’encadré montre le brouillon en entier ; quand il est très long, il montre le début et dit combien de caractères il a montrés, et l’envoi emporte le texte complet. La réponse est la ligne du code : le reçu, ou la ligne qui dit que ce n’est pas parti ou qu’il n’a pas été possible de confirmer. Si Orion avait gardé une question pour après la carte, il la reprend juste après cette ligne, si elle a encore du sens. Dans les envois qui n’ont pas de reçu (le message dans un groupe, par exemple), Orion dit en une phrase courte ce qui s’est passé. Dans le tableau de bord, sans abonnement, les encadrés des brouillons qui attendaient déjà restent dans la fenêtre : le Annuler fonctionne dans tous — aussi dans l’encadré d’une routine —, et l’Approuver, seulement dans l’envoi qui a un reçu (l’e-mail, le message à une personne, le message dans Slack, l’invitation d’agenda) ; le reste — le message dans un groupe, le message programmé dans Slack et les options d’une routine nouvelle (Créer, Remplacer, Les deux) — reste avec 🔒.

Deux choses font que cette carte vaut quelque chose. La première : celui qui écrit la carte, c’est le code, pas Orion — donc ce que vous lisez est ce qui va sortir, et non la description qu’il a faite de ce qui va sortir. La deuxième : votre oui reste attaché au contenu que vous avez lu. Une virgule du texte a changé, le destinataire a changé, l’horaire a changé, il redemande. Un oui ne sert pas non plus deux fois, et un brouillon n’attend pas pour toujours — après quelques heures sans réponse, il expire, et il faut alors redemander.

Dans la conversation vocale, le verrou est le même : Orion lit la carte à voix haute — l’action, le destinataire avec l’adresse, l’objet et le texte — et l’envoi ne part qu’avec votre oui prononcé ; non annule. Le lien n’est pas lu à voix haute : la carte signale que le message porte un lien (et combien) et, si le texte est trop long pour être dit à voix haute, qu’il continue au-delà de ce qui a été lu — votre oui envoie le brouillon entier, exactement tel quel. Ce que vous avez dit passe par la reconnaissance vocale, alors écoutez l’adresse et le nom avant de répondre.

Il y a deux exceptions, et il vaut mieux que vous les connaissiez. La première : une routine que vous avez programmée envoie à l’heure prévue sans redemander — le contenu a été autorisé quand vous avez créé la routine. Mais si, en s’exécutant, elle lit du contenu venu de l’extérieur (un e-mail reçu, une page internet, la conversation d’un contact) et doit ensuite envoyer quelque chose à une autre personne ou faire quelque chose qui atteint d’autres personnes (approuver un e-mail de la prospection, fixer un rendez-vous, confier une tâche à un AI worker, transmettre un message à un collègue), cela attend votre oui dans une carte comme celle-ci ; ce qu’elle n’envoie qu’à vous continue de partir à l’heure prévue. Si vous demandez une routine dans une conversation où Orion vient de lire du contenu venu de l’extérieur (un e-mail reçu, une page internet, la conversation d’un contact, un fichier que vous avez envoyé, une invitation d’une autre personne dans votre agenda, une fiche du CRM venue de l’extérieur), il vous montre d’abord la routine entière dans une carte et ne la crée qu’avec votre oui — un oui qui ne vaut que pour cette carte ; la routine qui porte le même nom qu’une routine que vous avez déjà arrive aussi dans une carte, qui demande s’il faut remplacer l’ancienne, garder les deux ou écarter la nouvelle (un oui seul ne crée rien) ; quand il n’y a aucun moyen de vous montrer cette carte, la routine se contente de consulter et de préparer, et ce qu’elle doit envoyer, ou modifier dans votre agenda, attend votre oui — détails dans sécurité et confidentialité. La seconde : un AI worker ne passe pas par cette carte — ce qui retient son travail, c’est la politique d’autonomie que vous avez définie, traitée dans la Partie sur l’équipe IA.

Après le départ de l’envoi, vous recevez un reçu court — ✔ E-mail envoyé à…, ✔ Événement créé : … — sam. 15/08/2026. Le reçu est lui aussi écrit par le code et n’apparaît que lorsque le service qui réalise l’envoi a confirmé que tout s’est bien passé. Dans le message Slack, le reçu porte le lien du message parti, quand Slack le renvoie — ✔ Message envoyé sur Slack à … — https://…. Dans un événement Google Agenda ou Outlook, la personne indiquée comme invitée sans e-mail valide n’entre pas dans l’invitation, et le reçu dit qui a été laissé de côté — ✔ Événement créé : … · n’est pas entré comme invité (sans e-mail valide) : …. Si l’envoi que vous avez approuvé n’est pas parti, à la place du reçu vient une ligne, écrite aussi par le code, qui le dit, et la raison quand elle est connue — ✖ Je n’ai pas envoyé l’e-mail à… : votre compte Google n’est pas connecté à Orion, ou la connexion a expiré. Rien n’a été envoyé. Quand le service renvoie une erreur et qu’il n’y a pas moyen de savoir si l’envoi est parti, la ligne dit exactement cela — ⚠️ Je n’ai pas pu confirmer si l’e-mail à… est parti — et demande que vous vérifiiez avant de redemander, pour que rien ne parte en double. Sur WhatsApp et sur Telegram, le reçu et cette ligne arrivent sous forme de message ; dans le tableau de bord et dans l’application, ils n’arrivent pas comme un message séparé : ils ouvrent la réponse d’Orion, toujours. L’exception est le message en groupe, qui part sans reçu.

Si Orion est interrompu au milieu d’une demande (depuis le tableau de bord, depuis l’application ou en vocal), vous ne restez jamais sans réponse. Si la réponse était déjà prête, elle arrive normalement. S’il n’avait fait que des consultations simples (regarder l’agenda ou le CRM, chercher un e-mail, faire une recherche sur internet), il refait la demande tout seul, une fois. Deux consultations laissent une trace et ne sont donc pas refaites : vérifier vos nouveaux e-mails (ceux qu’il a listés comptent dès lors comme Survolé sur la page E-mails) et consulter une procédure judiciaire (cela compte dans la limite du jour). Il prévient alors qu’il a été interrompu et qu’il n’a rien envoyé ni exécuté, et vous redemandez. S’il avait déjà commencé une action (un envoi, une tâche, un enregistrement), il ne la répète pas : il prévient qu’il a été interrompu et demande que vous vérifiiez avant de redemander, pour que rien ne parte en double. Certaines consultations reçoivent le même soin qu’une action et portent cette même notification — par exemple ouvrir un e-mail en entier, lire une pièce jointe, consulter la bibliothèque de l’entreprise, générer un rapport financier ou utiliser un outil externe des Intégrations. La notification reste dans la conversation, à côté de votre demande, vous pouvez donc demander plus tard si cela est bien parti. Si la nouvelle tentative ne réussit pas non plus, il prévient qu’il n’a pas pu terminer : quand il sait que rien n’a été modifié, il le dit et demande que vous renvoyiez la demande ; quand il n’a pas pu vérifier si une action a été faite, il le dit — et cette notification peut ne pas rester dans la conversation, vérifiez donc avant de répéter. En vocal, il énonce la notification.

Une note sur les noms

Deux marques cohabitent : Orion Workers est le manager IA et le nom de l’application ; Y Managers est la plateforme de gestion du travail. Vous voyez les deux au même endroit.

Si vous avez utilisé la plateforme avant, vous cherchiez « Y Intelligence » dans le menu. Ce nom n’existe plus dans le menu de l’application — il apparaît encore dans des textes hérités de la méthodologie CLEAR et de la FAQ de gestion sur le site. Tout ce qui était intelligence artificielle est aujourd’hui Orion : l’entrée Orion dans la barre latérale et le chat Demandez à Orion, qui vous accompagne sur toutes les pages du tableau de bord.

Carte des écrans

La barre latérale a trois groupes : Orion ; Y Managers, avec les sections de travail juste en dessous ; et les Paramètres, une page avec Organisation, Utilisateurs, Équipes, Regroupement, Abonnement et Mon profil. La barre reste réduite en icônes et s’ouvre quand le pointeur passe dessus. Dans le navigateur du téléphone, elle n’occupe pas l’écran : elle s’ouvre par le bouton ☰, en haut à gauche, et se ferme quand vous touchez en dehors d’elle, sur le ✕ ou sur une page.

En haut de celle-ci se trouvent le nom et le logo de votre organisation ; dans son pied, la ligne Orion Workers · Powered by Y Managers et votre avatar, qui ouvre votre compte.

La barre latérale

De haut en bas, en trois groupes :

Orion

le hub de votre agent. Détaillé juste en dessous.

Y Managers

ouvre l’accueil de la gestion de l’équipe — En attente de vous, les sections de travail en blocs et les Paramètres, sur un seul écran, le même écran Y Managers que dans l’application. En haut de celui-ci, une carte Orion montre son état (le WhatsApp connecté, les e-mails non lus) et mène au hub. Dans le navigateur, juste en dessous, se trouve la barre Comment fonctionne Y Managers : une vidéo de trois minutes sur la méthode et le cycle — le livrable, le plan de livrables, le plan de travail, les cycles de feedback et le tableau de bord — qui ne s’ouvre que lorsque vous cliquez dessus (la flèche ouvre et ferme ; sur le téléphone, elle ouvre la vidéo verticale). Elle n’a pas de ✕ et ne disparaît pas : c’est une référence, pour qui rejoint l’équipe à n’importe quel moment. Après les blocs du travail, également uniquement dans le navigateur, la carte Planification de l’année mène à la page de la planification de l’année, ouverte à toute l’organisation. Dans les forfaits sans le tableau de bord de l’équipe, l’entrée apparaît avec un cadenas et l’écran explique pourquoi. Juste en dessous de l’entrée, en retrait dans la barre, se trouvent les sections de travail :

Tableau de bord

les graphiques de l’équipe — allocation des heures et du coût par livrable, avancement, répartition par statut. C’est la vue d’ensemble du travail.

Livrables

la liste de tous les livrables, avec titre, destinataire, statut, avancement, heures et fin planifiée — plus le coût, pour qui peut voir les montants. L’équipe n’est pas une colonne : c’est un filtre en haut de la liste. C’est là que les livrables sont créés et modifiés.

Plans de livrables

les plans de livrables des équipes — créer, signer, suivre et clôturer.

Plans de travail

les plans individuels, avec participant, période, étape, signatures, fréquence d’évaluation et l’état des cycles.

Rapports

l’archive des rapports mensuels du travail de l’équipe — générés automatiquement pour les organisations avec abonnement et activité dans le mois, ou à la demande, également avec abonnement, pour tout mois clôturé —, plus les signaux de maturité et le recueil des enseignements. Ils contiennent des évaluations par personne.

Cours

le mode étude, avec sections, leçons et avancement par personne. N’apparaît que si votre organisation a un cours actif.

Chaque bloc de travail de l’accueil Y Managers (et de l’écran de l’application) montre un chiffre du moment, compté sur le même périmètre que la page qu’il ouvre : dans le Tableau de bord, combien de livrables dont l’échéance tombe dans les 90 derniers jours ont été reprogrammés (apparaît à partir de 5) ; dans Livrables, ceux en retard et ceux qui arrivent à échéance dans 7 jours, dans votre équipe ; dans Plans de livrables, jusqu’à quand vaut le convenu en cours ; dans Plans de travail, combien sont en cours et en élaboration (pour qui gère) ou le cycle de votre plan ; dans Rapports, le mois le plus récent prêt ; dans le Cours, ce que vous avez terminé. Sans rien à dire, le bloc ne montre que la description.

Paramètres

ouvre une page avec ce qui organise la maison — une ligne pour chaque page, qui ouvre la page habituelle (les adresses n’ont pas changé). Jusqu’en octobre 2026, chacune d’elles était une entrée séparée de la barre. Chaque rôle ne voit que les siennes :

Organisation

les données de votre entreprise — identité, adresse, contact, profil — et les textes de l’échelle d’évaluation. La modification revient à l’Admin.

Utilisateurs

le registre des personnes. C’est par ici qu’un Admin fait entrer quelqu’un de nouveau dans l’organisation, par e-mail.

Équipes

la structure des équipes et des sous-équipes, qui est dans chacune et avec quel rôle.

Regroupement

la couche stratégique qui regroupe les livrables en objectifs, initiatives, résultats clés ou le nom que votre organisation voudra leur donner.

Abonnement

le forfait de l’organisation, les licences et l’accès au portail de facturation.

Mon profil

vos données. Certains champs apparaissent verrouillés avec un cadenas — ce sont les champs RH et, pour qui n’est pas Admin, le rôle dans l’organisation et l’Actif, traités dans le chapitre des rôles et permissions. Elle s’ouvre aussi par votre nom, dans le pied de la barre.

Sous les destinations, il y a trois raccourcis qui ne sont pas des pages de travail :

Manuel

ouvre cette documentation dans un nouvel onglet, déjà au chapitre qui répond à l’écran où vous êtes et dans la langue de l’application. Sur les écrans qui n’ont pas encore de chapitre propre, il ouvre l’index. Ce même lien se répète, discret, à côté du titre dans Livrables, Plans de livrables, Plans de travail, Rapports, Utilisateurs, Équipes, Organisation et Mon profil.

Visite guidée

repasse la présentation des écrans, autant de fois que vous le voulez — y compris après que la liste « Premiers pas » a déjà disparu.

Se déconnecter

met fin à la session. Il reste fixé en bas de la liste, toujours visible, même quand votre rôle déverrouille beaucoup de pages — les deux autres défilent avec les destinations.

Dans le pied de la barre se trouvent les trois boutons de langue — EN · PT · ES. En changer là modifie aussitôt la langue de l’application et reste enregistré comme votre préférence, valable les prochaines fois que vous vous connecterez, sur n’importe quel appareil.

Quel est votre écran d’accueil

En créant l’organisation, vous dites ce que vous êtes venu résoudre en premier. Qui est venu pour le manager IA atterrit sur le hub d’Orion ; qui est venu pour la gestion des livrables et de l’équipe atterrit sur l’accueil de Y Managers — à moins que le forfait n’inclue pas le tableau de bord de l’équipe : l’écran d’accueil est alors Orion. Rien n’est caché à cause de ce choix — il décide seulement de l’endroit où vous arrivez en ouvrant l’application.

Qui voit quelle page

La visibilité n’est pas qu’un détail de menu : le serveur vérifie la même chose à chaque requête, cacher un élément n’est donc pas la seule barrière.

Une règle importante qui n’apparaît pas dans le menu : les montants de coût et de salaire sont retirés sur le serveur pour qui n’est ni Admin ni manager d’équipe. Les assistants et les membres ne voient pas ces chiffres, même dans le Tableau de bord — ils n’arrivent pas jusqu’au navigateur.

Le hub d’Orion

L’entrée Orion ouvre le hub de votre agent, divisé en quatre blocs : Canaux, Identité, Outils et Zone de danger. En haut se trouvent votre liste Premiers pas et, juste en dessous, la barre Guide rapide : une vidéo de deux minutes qui montre ces mêmes étapes et qui ne s’ouvre que lorsque vous cliquez dessus (la flèche ouvre et ferme ; sur le téléphone, elle ouvre la vidéo en format portrait). Le ✕ masque la barre pour cette visite : elle revient au chargement suivant, jusqu’à ce que vous la fermiez trois fois — à partir de là, elle n’apparaît plus. Pour qui voit la liste (l’Admin), elle disparaît aussi d’elle-même lorsque les trois étapes sont faites. Le décompte des ✕ reste dans le navigateur que vous utilisez, donc dans un autre navigateur ou sur un autre appareil il repart de zéro. La même vidéo est sur orionworkers.com/tour, sans avoir besoin de se connecter — c’est l’adresse qu’Orion envoie à la fin de la configuration.

Canaux — cinq cartes, avec l’état réel de la connexion

Chaque carte montre l’état réel de la connexion (Connecté, Non connecté, ou Vérification… pendant le chargement — jamais un état inventé).

WhatsApp

connecter et gérer le numéro WhatsApp d’Orion.

Telegram

connecter Orion à Telegram.

Google

connecter Agenda, Gmail, Drive et Contacts.

Microsoft 365

connecter Outlook, l’agenda, Teams, OneDrive et la suite Office.

E-mails

l’adresse vers laquelle vous transférez vos e-mails, et ce qui est arrivé par là.

Identité — qui il est et comment il se comporte

Patron

vos données en tant que patron — nom, fuseau horaire, téléphone et e-mail. Le téléphone et l’e-mail par lesquels Orion vous reconnaît ne changent qu’ici, une fois connecté : par la conversation, il ne les change pas (voyez sécurité et confidentialité). Le téléphone est la façon dont Orion vous reconnaît quand vous écrivez, alors il s’occupe du format pour vous : saisissez-le comme vous le composez dans votre pays (par exemple, 06 12 34 56 78). Sans le + devant, le numéro est lu dans le pays qui apparaît juste en dessous du champ, sous Pays du numéro : celui que vous avez choisi là, qui reste enregistré même sans numéro enregistré ; sans choix, celui du WhatsApp connecté, tant qu’il est connecté ; sans lui, le pays de votre organisation (les « États-Unis » écrits en entier ne valent que pour la devise : les comptes plus anciens l’ont reçu pour tout pays hors du Brésil) ; sans cela, celui de votre appareil — par le fuseau horaire ou, à défaut, par la connexion —, enregistré la première fois que vous ouvrez le tableau de bord d’Orion, sur l’ordinateur ou dans l’app ; en dernier, le Brésil. Dans un compte qui paie en dollars et dont l’organisation n’a pas de pays défini, le Brésil n’entre pas : jusqu’à cette première fois, aucun pays n’est enregistré. Pour en changer, choisissez un autre pays là et enregistrez : le choix reste enregistré, même sans numéro. Si vous retirez le numéro, le pays par défaut revient. S’il n’y a pas encore de pays enregistré, le champ apparaît vide et vous demande de choisir — et, tant qu’il est vide, le numéro saisi sans le + n’est pas enregistré : Orion demande l’indicatif du pays devant. Orion enregistre le numéro au format international et le relit tel qu’il l’a compris : Nous vous écrirons au +33 6 12 34 56 78 · France. Si le numéro ne tient pas debout, il n’enregistre pas : il dit pourquoi et, quand c’est possible, montre la lecture la plus probable pour que vous l’acceptiez d’un clic ; quand le même numéro existe dans deux pays (certains numéros du Canada et des États-Unis sont aussi des fixes valides au Brésil), il demande lequel est le vôtre, même si vous avez déjà choisi un pays avant, et montre les deux lectures pour que vous choisissiez d’un clic — avec l’indicatif du pays devant (+1 613 555 0142), aucun doute. Un téléphone fixe est accepté, avec l’avertissement qu’il a été compris comme un fixe. Si votre numéro a été enregistré dans le passé sans l’indicatif du pays, la page montre un avertissement jaune avec la lecture prête — Utiliser +33 6 12 34 56 78 · France — et un clic corrige. Si le WhatsApp connecté à Orion est votre propre numéro et que vous en enregistrez un autre, la page avertit qu’Orion cesse de traiter ce WhatsApp comme le vôtre. Sur la ligne officielle partagée (le contact Orion), le numéro ne change pas dans ce champ : il montre le téléphone connecté et la marche à suivre pour connecter le nouveau téléphone — et avertit si les messages qu’Orion vous envoie partent vers un autre numéro (voyez sécurité et confidentialité). Limite connue : les mobiles du Mexique et de l’Argentine arrivent sur WhatsApp avec un chiffre de plus (le 1 après le +52 ; le 9 après le +54). En Argentine, enregistrez le numéro avec ce 9 (+54 9 11…) ; au Mexique, pour l’instant, Orion peut ne pas reconnaître le patron par son téléphone. Le fuseau horaire n’est enregistré que lorsqu’il s’agit d’un vrai fuseau — n’importe quel texte est refusé au lieu de devenir une horloge erronée. Sans fuseau enregistré, la première option de la liste indique le fuseau par défaut qui s’applique (America/New_York) ; une fois choisi, le fuseau ne redevient pas vide — pour en changer, choisissez-en un autre. Par la conversation, vous pouvez dire le lieu : « mon fuseau est Paris » (ou Montréal, Dakar, Brasília… — quelques villes ne sont reconnues que sous le nom qui figure dans la liste des fuseaux : écrivez Brussels pour Bruxelles, Zurich pour Genève et Lisbon pour Lisbonne) ; quand il ne comprend pas le lieu, il demande — il ne choisit pas un fuseau de lui-même.

Personnalité

la personnalité, le ton et la manière d’agir d’Orion, y compris ce qu’il ne doit jamais faire.

Rôle public

comment il se présente à des tiers, quand il répond à des personnes qui ne sont pas vous ; c’est là aussi que se trouve, sur la ligne de chaque numéro de service connecté — pas sur votre ligne personnelle, ni sur une ligne sans numéro connecté, ni sur Instagram —, le signal 📋 Appliquer un questionnaire, qui mène au bloc Appliquer un questionnaire.

Outils — dix cartes, plus Audio vers Notes

Équipe d’AI workers

la politique d’autonomie et l’audit de vos AI workers, et la file d’escalades qui attend votre décision.

Intégrations

connectez des outils tiers avec vos propres identifiants.

Automatisations

des tâches et des messages programmés ou récurrents.

Liste

votre liste personnelle de tâches et de choses en attente.

Audio vers Notes

transcrit les audios de réunion en notes structurées, écrites dans la langue parlée pendant la réunion et avec le texte complet de la conversation mis en ordre (qui a dit quoi, sans résumer ni censurer) à un clic, prêt à copier, et des dictées dans vos propres mots. La carte apparaît toujours, dans le tableau de bord et dans l’app. Si votre forfait n’inclut pas la transcription, elle reste avec un cadenas 🔒 et prévient qu’un forfait supérieur la débloque. Les enregistrements faits avant restent là pour les lire et les supprimer : avec eux, la carte au cadenas mène jusqu’à la liste. Supprimer un enregistrement emporte avec lui l’audio, la transcription et le texte complet, même en pleine phase de traitement, et ne dépend pas du forfait.

Rendez-vous

l’agenda des horaires et des réservations avec les clients.

Connaissances

les documents et le contexte qu’Orion consulte avant de répondre.

Notes d’Orion

ce qu’il a noté sur vous et sur votre travail.

CRM

les contacts, les entreprises et le pipeline de ventes.

Prospection

trouver et aborder de nouveaux clients.

Relations

votre réseau personnel et les rappels de contact.

Zone de danger

Une seule carte, Supprimer, qui efface définitivement l’agent et ses données. Ce qui est exactement effacé — et ce que votre entreprise conserve, quand l’organisation compte plus d’une personne — se trouve dans le chapitre sur quitter et supprimer les données. Cela vaut la peine de le lire avant de cliquer.

« Demandez à Orion » — le chat sur chaque page

Un bouton flottant sur toutes les pages du tableau de bord (ou ⌘K / Ctrl+K) ouvre le chat. Dans le navigateur du téléphone, c’est un cercle avec ✨, en bas à droite. C’est le même cerveau que WhatsApp, dans la même conversation : ce que vous avez traité là-bas continue ici.

Sa différence, c’est le contexte de page. Le chat sait ce que vous regardez, alors vous pouvez pointer au lieu de décrire : ouvrez un livrable et demandez « pourquoi celui-ci est-il en retard ? » ; ouvrez un plan de travail et demandez « résumez-moi ça ». Quand vous ouvrez le chat sans rien taper, il propose quelques questions prêtes à l’emploi pour l’écran où vous êtes. Par sécurité, le chat ne reçoit du tableau de bord que quel écran est ouvert — jamais le texte de l’adresse — et le livrable, le plan ou l’équipe de l’écran seulement lorsqu’il existe dans votre organisation. Un lien avec du texte dans l’adresse n’emporte pas ce texte jusqu’à Orion et ne l’affiche pas comme titre de l’écran.

Fichier et audio. Le 📎, à côté de la zone de texte, joint jusqu’à 5 fichiers par message — PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV, TXT et images (JPG, PNG, WebP) —, et Orion les lit comme il lit ceux qui arrivent par WhatsApp. Chaque fichier apparaît dans une étiquette au-dessus de la zone pendant son envoi ; s’il est d’un type qu’il ne lit pas, plus grand que la limite ou bloqué par la vérification de sécurité, l’étiquette le dit sur le moment, et le ✕ le retire du message. Vous pouvez envoyer seulement le fichier, sans texte. Avec la zone vide, le 🎙 à la place de Envoyer enregistre un message audio, comme sur WhatsApp : le temps défile à l’écran, 🗑 jette et ➤ envoie ; l’enregistrement s’arrête tout seul au bout de 5 minutes. L’audio est transcrit et compte dans les minutes de transcription de votre forfait, comme la note vocale de WhatsApp ; la bulle montre l’audio, que vous pouvez écouter tant que la fenêtre est ouverte, et ce qu’Orion a compris. La première fois, le navigateur demande la permission d’utiliser le microphone.

Si votre session dans le tableau de bord a pris fin, ou s’il n’est pas possible de confirmer votre accès à ce moment-là, le chat prévient que le message n’est pas arrivé à Orion et que rien n’a été exécuté : reconnectez-vous (ou réessayez dans un instant) et envoyez le message à nouveau.

Sans abonnement, le bouton reste là, avec 🔒 à la place du ✨ — dans le cercle du téléphone aussi. Il ouvre le chat avec la notification Demandez à Orion est verrouillé, qui dit le motif et le chemin du retour, à la place des questions prêtes à l’emploi ; la zone de texte est désactivée. Si l’abonnement tombe avec le chat ouvert, le message suivant revient avec la même notification, et rien n’est exécuté. Les cases des brouillons qui attendaient déjà restent dans la fenêtre (voyez Comment il agit). Dans un compte neuf, le chat fonctionne dès l’inscription : la période gratuite de Y Managers commence là et compte comme un abonnement.

La cloche « En attente de vous »

En haut de la barre latérale, juste en dessous du nom de votre organisation et au-dessus de la liste des pages, il y a une cloche avec un compteur. Elle réunit, en un seul endroit, tout ce qui est à l’arrêt en attendant une décision de votre part — un plan à signer, un cycle à évaluer, un rapport à envoyer, une escalade d’AI worker (seulement celles que vous décidez : comme Admin, titulaire du compte ou personne qui dirige l’équipe du worker), des notifications non lues. Cliquer sur un élément mène droit à l’écran où la décision se prend, et la liste rétrécit vraiment à mesure que vous résolvez. Dans le navigateur du téléphone, la même cloche se trouve en haut de l’écran, à droite, avec le même compteur. Sans abonnement, ce que vous ne pouvez pas faire reste dans la liste, avec 🔒 et le motif. Dans une organisation sans abonnement — ou avec le délai d’un cycle suspendu —, le délai de l’élément apparaît comme ⏸ délai en pause ; le renouvellement du plan d’un AI worker est l’exception, parce qu’il échoit à la fin du plan.

« Premiers pas »

Une courte liste d’activation, présente aussi bien dans le Tableau de bord que dans le hub d’Orion, repliée par défaut en une ligne avec la progression (« x sur y »).

Deux choses sont à savoir : chaque élément est marqué comme fait à partir de l’état réel — le numéro de WhatsApp est bien connecté, le plan a bien été signé —, jamais parce que quelqu’un a cliqué dans une visite guidée. Et la liste est réduite selon ce que vous avez dit être venu faire, donc qui a souscrit seulement le manager IA ne reçoit pas d’étapes de livrables. Quand tout est fait, elle disparaît d’elle-même.

Sur le téléphone

L’app Orion Workers (App Store et Google Play — les liens des deux boutiques sont sur les cartes de l’écran d’accueil du tableau de bord, à côté des outils) apporte les mêmes écrans dans votre poche, en quatre onglets — Accueil, Clients, E-mails et Paramètres — plus un bouton de microphone au centre, sans étiquette, qui ouvre la conversation par la voix en temps réel. L’installation et le mode voix sont dans le chapitre sur les canaux. À la fin de l’écran Accueil se trouve la Zone de danger, avec Supprimer le compte. L’app crée aussi le compte de qui n’en a pas encore (voyez Depuis l’application mobile, dans Se connecter à la plateforme).