1. Pourquoi le plan de livrables est-il important ?
Le plan de livrables définit les priorités du travail de l’équipe pendant sa période de validité. À partir de lui, le manager peut affecter les ressources humaines avec plus de justesse, en identifiant quelles personnes sont les plus adaptées pour contribuer à chaque livrable et comment répartir le travail entre tous. Ainsi, le plan de livrables sert de point de référence pour la construction des plans de travail individuels des membres de l’équipe.
De plus, le plan de livrables apporte :
- Clarté minimale : Il répond aux questions de base (quoi, combien, quand, qui et pour qui) sans lesquelles l’équipe ne sait pas ce qu’elle fait, ni pourquoi elle existe.
- Alignement stratégique : Il peut relier (si l’organisation dispose d’une planification stratégique formelle) le travail quotidien de l’équipe aux objectifs stratégiques, en sortant la stratégie du « tiroir » pour l’amener dans la routine de travail.
- Mesurer les résultats : Il permet de comparer le planifié avec le réalisé, d’évaluer les performances et de favoriser l’amélioration continue.
- Prise de décisions : Avec de la clarté sur ce qui est fait, il devient plus facile de prioriser les ressources, d’ajuster la trajectoire et de communiquer les résultats de façon transparente.
2. Concept de Plan de livrables
Un Plan de livrables réunit un ensemble (portefeuille) de livrables qu’une équipe se propose de travailler au cours d’une période définie :
- Quoi : Quels livrables l’équipe va produire.
- Combien : La cible à atteindre (en unités ou en pourcentage).
- Quand : Le délai (date de fin) pour évaluer si la cible a été atteinte ou non.
- Qui (Demandeur) : Qui a demandé le livrable, c’est-à-dire qui a autorité pour le demander et pour évaluer son résultat.
- Pour qui (Destinataire) : Qui bénéficiera du livrable, ce qui peut être le demandeur lui-même ou un public plus large.
3. Période du Plan de livrables
Le plan a un début et une fin (par exemple un trimestre, un semestre ou une année). Cela ne signifie pas que tous les livrables commencent et finissent dans la même période : certains peuvent avoir été commencés avant ou être terminés après.
La période du plan de livrables est l’intervalle de temps pendant lequel l’équipe s’engage à travailler, à un moment donné, sur les livrables sélectionnés. Cela ne signifie pas que tous les livrables seront commencés et terminés dans cet intervalle, ni qu’ils seront produits simultanément. Certains peuvent être travaillés au début de la période, d’autres plus tard, selon la complexité et le contexte.
- Photo de l’instant : À la fin de la période, on évalue ce qui a été atteint (bien qu’un suivi fréquent soit recommandé) et ce qui peut être amélioré.
- Alignement avec la stratégie : Il est conseillé de synchroniser la période du plan avec le cycle stratégique de l’organisation, s’il existe.
- Complexité vs. durée : Plus la période du plan de livrables est longue, plus la complexité et la probabilité que des facteurs externes influencent le résultat sont grandes. C’est pourquoi il n’est pas recommandé de dépasser 12 mois. S’agissant d’une planification opérationnelle, une période trimestrielle est généralement adaptée. Cet intervalle peut toutefois être ajusté, plus long ou plus court, selon la réalité et le contexte dans lequel l’équipe se trouve.
4. Résumé final
Un Plan de livrables n’est pas seulement un document ; c’est une boussole qui guide l’équipe au quotidien. Il garantit que le travail de chaque personne est relié aux priorités de l’équipe, ce qui rend possible d’évaluer si ce qui a été promis est réellement livré.